Det er vigtigt for hver arbejdsgiver at vide, hvilke perioder med opbevaring af ordrer til personale, der finder sted. Når alt kommer til alt er sikkerheden ved dokumentation det ansvar, som enhver virksomhed påtager sig. Det skal ikke kun indsamle oplysninger om medarbejdernes personale, men også sikre dets opbevaring. Og uden at fejle. Kun ikke alle ved, hvad denne dokumentation indebærer. Og endnu mere, mange forstår ikke principperne for opbevaring og registrering af ordrer for personale. Alle detaljer vedrørende disse emner præsenteres nedenfor. De vil hjælpe med at forstå, hvor meget og hvordan nøjagtigt oplysninger om medarbejderne er gemt, samt andre dokumenter, der kan tilskrives personaledokumentation.
Hvad er dette?
Det første skridt er at finde ud af, hvad der står på spil. Hvad er ordrer med hensyn til personale? Når alt kommer til alt, inden du begynder at opbevare noget, skal du forstå, hvilken dokumentation du skal arbejde med.
Personaleordrer - lovgivningsmæssige papirer arbejdsmarkedsrelationer mellem medarbejder og arbejdsgiver. Denne dokumentation er alt, der kan indikere filer og oplysninger, der vedrører aktiviteten. Alle ordrer er opdelt i flere kategorier:
- Dokumenter med langtidslagring.
- Kortvarige papirer.
- Midlertidige ordrer.
Følgelig har hver af kategorierne sine egne karakteristika. Før du begynder at studere teorien om opbevaring og regnskabsdokumentation for personale i virksomheden, skal du forstå, hvilken type dette eller dette papir tilhører. Først efter dette vil det være muligt uden at overtræde de etablerede regler at gennemføre de studerede processer. Hvad er tilbageholdelsesperioderne for personaleordrer? Hvad skal enhver arbejdsgiver vide om dette øjeblik?
Langsigtede dokumenter
Nu er det tid til at overveje hver type af tidligere listede dokumenter. Det er allerede sagt, at dette vil hjælpe med til fuldt ud at forstå, hvor meget man skal opbevare dokumentationen. Men regnskabet for alle typer værdipapirer er det samme. Derfor er spørgsmålet som regel ligetil. Opbevaringstid personaledokumenter afhænger direkte af papirtypen. Den første er ordrer med langvarig opbevaring. Det er ikke svært at gætte, at de vil blive taget i betragtning af arbejdsgiveren og opbevares i lang tid. Hvor meget præcist? Mere om dette senere.
Hvad kan tilskrives denne dokumentation? Dette er dokumenter, der beskriver ansættelsesforholdet mellem arbejdsgiveren og underordnede og angiver også væsentlige arbejdsfaktorer. Hvad kan tilskrives dem? Dette er:
- En ansættelseskontrakt med en jobordre.
- Oversættelsesdokumenter.
- Bestillinger om etablering af en bestemt løn i en bestemt stilling.
- Certifikater, der bekræfter medarbejdernes tildeling eller bonus.
- Papirer om forretningsrejser (lange, udenlandske).
- Personlige filer.
- Ansøgningsskemaer udfyldt under ansættelsen.
- Afvisningsordrer.
Ikke af personale
Nu er det klart, hvilke dokumenter der er langsigtede. Det eneste er, at ordren for at ansætte en medarbejder er et papir, der henviser til personalet. Men der er en lille undtagelse fra reglen. Det skal huskes.
Hvad taler du om? Ikke alle ansættelsesordrer sammen med en ansættelseskontrakt er ordrer på personale. Lignende papirer er en undtagelse. Der er såkaldte ordrer for hovedaktiviteten. Disse inkluderer følgende:
- En ansættelseskontrakt med en passende ordre.
- Ændringer i arbejdsaftalen (f.eks. Til overførsel til en anden stilling).
- Dokumenter om afskedigelse af rammen.
Det skal bemærkes, at disse værdipapirer for hovedaktiviteten kun betragtes i forhold til enkeltpersoner. Dette er typisk selskabsledere såvel som regnskabsførere, chefer, stedfortrædere. Dette personale ordineres ofte i selskabets charter. Denne regel skal huskes, hvis arbejdsgiveren ønsker at finde ud af, hvad der er betingelserne for opbevaring af ordrer på personale. Ikke alle dokumenter falder ind under denne kategori.
Kortvarig opbevaring
Derefter skal du forstå, hvad der kan tilskrives kortvarige lagringspapirer. Selvfølgelig vil der blive foretaget en slags bogføring af ordrer på personale i denne situation. Men efter en kort periode vil sådanne dokumenter blive ødelagt. Hvad kan tilskrives denne kategori? Dokumenter med kortvarig opbevaring kaldes ordrer, der straks regulerer en medarbejders ydelse for en bestemt arbejdsaktivitet. Det vil sige, dette er ikke så alvorlige dokumenter som papirer om afskedigelse eller en ansættelseskontrakt. Mere specifikt kan vi skelne:
- Feriebestillinger.
- Kørselsvejledning på korte ture.
- Dokumenter, der angiver en række forskellige disciplinære handlinger.
- Bestillinger til at sende personale til kurser eller efteruddannelseskurser.
Men det er ikke alt. Opbevaringsregler for de studerede dokumenter har mange funktioner og nuancer. Ud over de allerede overvejede indstillinger kan man skelne mellem midlertidig opbevaring og permanent. Disse sager er ikke for almindelige.
Midlertidigt og permanent
Midlertidige dokumenter er ordrer og instruktioner, der ikke spiller en væsentlig rolle for arbejdet. Normalt er de vigtige på et bestemt tidspunkt. Og efter at de ikke længere er nødvendige, bliver de ødelagt. Der er også ordrer til permanent opbevaring. Oftest kan kun personlige filer over ledere og andre embedsmænd, der er foreskrevet i selskabets charter, adskilles fra papirer om personale. Regnskab og opbevaring af sådan dokumentation udføres løbende. Og det ødelægges først efter virksomhedens lukning.
Lang tid
Hvad er tilbageholdelsesperioderne for personaleordrer? Det er allerede sagt, at meget afhænger af, hvilken slags værdipapirer det drejer sig om. Der er dokumentation til langtidslagring. Det bør systematiseres og tages i betragtning i henhold til de fastlagte regler. Og sådanne dokumenter gemmes i lang tid.
I betragtning af at kun nogle virksomheder er i stand til at arbejde i lang tid efter åbningen, kan vi sige, at langtidslagringspapir ikke bør ødelægges løbende. Hvorfor? Faktum er, at personaleordrer i denne kategori gemmes i 75 år. Og først efter denne periode kan du gøre ødelæggelsen. Kun nogle virksomheder lykkes at arbejde mere end den angivne periode.
Er det kort?
Og hvad er lagringsperioderne for personaledokumenter, der er klassificeret som kortvarige? Sådan dokumentation kan stadig gå gennem ødelæggelsesfasen uden at lukke eller likvidere organisationen. Kortvarige dokumenter opbevares normalt i 5 år. I nogle tilfælde (hvis det er ordineret i chartret) - 10. Men ikke mere.
Om regnskab og opbevaring
Hvor mange personaleordrer gemmes? Besvarelse af dette spørgsmål er ikke svært. Nu kan du være opmærksom på regnskabsreglerne for disse dokumenter. Dette er også et vigtigt punkt, som enhver arbejdsgiver skal vide. Når alt kommer til alt, hvis der er papirer, der er gemt i en bestemt periode, skal du på en eller anden måde føre en fortegnelse over disse, ellers kan du miste vigtige ordrer.
Nu er der flere typer dokumentlagring. I ethvert selskab skal de implementeres. Nu skal virksomheder oprette specielle lister med regnskab for deres værdipapirer på personale i både papir og elektronisk form.For det andet kan den anden forsømmes. Men den generelt accepterede papirform for præsentation er et must. Men hvordan udføres regnskab? Principperne for de elektroniske og materielle versioner er de samme. Om dem videre.
Grundlæggende regnskabsprincipper
Så regnskabsføring af ordrer på personale er et ansvarligt anliggende og reguleres af almindeligt accepterede standarder. Alle personaledokumenter skal registreres. Hvis dette ikke er gjort, kan du ikke gemme dette eller det papir. Ingen registrering - intet dokument. Hvad menes med denne proces?
Registrering af ordrer på personale er overførsel af oplysninger, der er skrevet på dokumenter til specialiserede dokumentationsformularer med den efterfølgende tildeling af et nummer og datoen for godkendelsen af papiret som registreret. Det vil sige med en papirfortolkning og med en elektronisk en er det nødvendigt at tildele en digital betegnelse til hver ordre. Og skriv det også i en eller anden form. Dette er en påkrævet vare.
Oplysningerne registreres i ordreregistre for personale. Indrejse finder også sted i elektroniske databaser og arkiver. Dette er den eneste måde at optage og gemme dokumenter fuldt ud. Virksomhederne sørger for det frie valg af formularen til at gemme dokumentation. Chartret skal indeholde regler, hvorefter alle ordrer (eller specifikke) gemmes både i papir og elektronisk version. Det er værd at bemærke, at første afsnit normalt er obligatorisk. Det er et materielt dokument, der er i stand til at bekræfte en bestemt ordre.
Bestil tidsskrift
Den mest almindelige praksis med registrering og lagring af dokumentation er en virksomhedsudstedt ordrebog for personale. Dette dokument er en lille notesbog. Det indeholder antallet af ordrer såvel som deres vigtigste data (detaljer). For eksempel navn og godkendelsesdato. Journalen for ordrer registrerer papir med permanent, langvarig og kortvarig opbevaring. Men hvis vi taler om midlertidig dokumentation, skal den ikke indtastes i en sådan notebook. Medmindre virksomheden leverer et charter for en separat journal, der udelukkende er beregnet til midlertidige ordrer. Det er fyldt helt ud. Så snart de tomme ark slutter, skal du indtaste et nyt regnskabsdokument i drift. Den gamle arkiveres og sendes til opbevaring. I øvrigt er dette et papir med konstant bogføring.
optegnelser
Uanset hvilke ordrer personalet taler om, sørger hvert selskab for arkivopbevaring af dokumenter. Dette er den mest almindelige form for papirregnskab. Og dem alle sammen. Ikke nødvendigvis i personale. Alle data sendes til arkiver, når de ikke længere er nødvendige. Eller dem, der allerede er udført. For eksempel personlige filer af ansatte. Så snart underskrevet afskedigelsesordre såvel som sagen er afsluttet, skal den sendes til arkivet til opbevaring i en specificeret periode. Der er flere typer datasortering, men mere om det senere.
Til at begynde med skal det bemærkes, at arkiver kan præsenteres i papirform (påkrævet) såvel som elektronisk. Uanset dette vælger virksomheden principperne for organisering af den gemte information. Arkiveringsdata har en opgørelse. Det giver en kort liste over al gemt dokumentation. Arkivering af dokumenter er den mest bekvemme form for dataregistrering. Det bruges både i papir og i elektronisk form. Det skal bemærkes, at midlertidige dokumenter ikke arkiveres. De er knyttet til de vigtigste værdipapirer og derefter ødelagt. Det anbefales at sende alle midlertidige lagerordrer til et separat sted og ikke at kombinere dem med langvarige eller kortsigtede ordrer.
Systematiseringstips
Opbevaringsperioderne for personaledokumenter er forståelige. Normalt er den 5 og 75 år gammel. Men det er ikke alt. Der kræves særlig opmærksomhed over for arkiver.Efter registrering af ordren samt placering i arkivet er det påkrævet at systematisere alle de tilgængelige data. Til dette formål bruger virksomheder flere principper:
- Dokumentationslagring i separate mapper med opdeling i kortvarige og langvarige dokumenter. Det anbefales, at du ikke stakler alle papirer sammen.
- Systematisering efter år, måned og dato. Hver mappe med dokumenter er ordrer fra en bestemt periode. Inde er alle papirer lagt ud under hensyntagen til deres registrering i regnskabsdagbogen (i måneder og dage). Således letter opgaven med at finde et bestemt dokument lettere.
- Brug af placering efter ordrenumre under hensyntagen til den alfabetiske rækkefølge. Allerede inde i hver mappe anbefales det at systematisere efter ordrenumre såvel som med store bogstaver.
Afslutning af regnskab
Hvad skal jeg gøre efter udløbet af lagring af et dokument i arkiverne? En særlig service i virksomheden kontrollerer papirerne. Derefter systematiserer han dem og giver visse ordrer om destruktion. Typisk brændes dokumenter enten eller sendes gennem en shredder. Under alle omstændigheder kan ordrer ikke bare kastes. Det er netop at ødelægge dem. For at tildele dokumenter til en eller anden type er en særlig kommission involveret. Hun værdsætter betydningen af ordrer, tildeler dem en holdbarhed. Og først derefter placeres de i arkiver i en eller anden form.
