Medarbejders personlige fil: prøvedesign

Medarbejdere i personaleafdelingen skal have nøjagtige, komplette og objektive oplysninger om alle ansatte i virksomheden, der er i dens personale. Dokumentationen af ​​individuelle poster, der indeholder oplysninger om hver enkelt arbejdstagers professionelle aktiviteter, indsamles i en slags dossier. Dernæst overvejer vi, hvordan dannelsen af ​​personlige filer af medarbejdere i virksomheden udføres.

Generel information

Dossieret til medarbejderen er nødvendigt for at systematisere de tilgængelige oplysninger, opsummere dem et sted. Den personlige fil for medarbejderen, hvis stikprøve vil blive præsenteret nedenfor, er et sæt papirer, der vedrører:

• Beskæftigelse.
• Fremgangsmåde.
• Overholdelse af reglerne for arbejdsdisciplin.
• Opsigelse af forbindelserne med arbejdsgiveren og anden.

Hovedkategorier af ansatte

Det skal bemærkes, at håndtering af personlige filer over medarbejdere ikke er obligatorisk i forhold til alle ansatte. Et eksempel er den føderale lov nr. 79. Den indeholder bestemmelser om obligatorisk registrering af personlige sagsmapper for ansatte, der er i embedsforvaltningen. For andre arbejdstagere kan proceduren for udarbejdelse af dossieret bestemmes af lokale lovgivningsmæssige handlinger. Personlige filer kan opbevares af følgende ansatte:

1. Ledere (virksomhedschefer, stedfortrædere, assistenter).
2. Leder af strukturelle afdelinger og deres stedfortrædere.
3. Førende (hoved) specialister.
4. Arbejdstagernes ansvar.
5. Medarbejdere, der er inkluderet i personalereserven til overførsel til positioner af særlig betydning.
6. Specialister, der leverer aktiviteten i virksomhedsstyringsapparatet.

Fordele ved at udarbejde et dossier

Det skal bemærkes, at en medarbejders personlige fil er en meget praktisk datakilde om hver enkelt arbejdstager. I en mappe samles alle kopier af medarbejderens personlige papirer, ordrer taget i forhold til ham osv. Dette giver dig mulighed for at gøre det mest komplette karakteristisk for medarbejderen at notere sig om hans fordele eller omvendt enhver overtrædelse og misbrug, der er begået af ham under hans professionelle aktiviteter i virksomheden.

Virksomhedens interne handlinger: medarbejderens personlige fil

Dokumenter indsamles og udarbejdes af forskellige medarbejdere efter ledelsens skøn. Hvis mapper med personlige papirer er beregnet til alle ansatte, anbefales det at oprette en passende lokal handling. Derudover skal et afsnit inkluderes, der indeholder behovet for at åbne en medarbejders personlige fil for hver fuldtidsansat, herunder teknisk personale. Hos nogle virksomheder foretrækker ledere at udvikle en særskilt retsakt, der fastlægger alle specifikationer for dossiersamling.

De vigtigste nuancer

Uanset form for regulering til udarbejdelse af dossierer for medarbejdere, når du arbejder med dem, skal du bestemme:

1. Kategorier af medarbejdere, som der er arkiveret personlige filer på. Vil det være alle ansatte eller kun separate grupper af dem. For eksempel kan det kun være ledere af alle managementafdelinger.
2. Den måde, hvorpå medarbejdernes personlige fil udarbejdes. Prøven skal indeholde alle de nødvendige sektioner og kolonner, hvori oplysninger om specialist indtastes.
3. Sammensætningen af ​​de papirer, der er samlet i dossieret. Samtidig angives det, hvilke dokumenter der er arkiveret i form af kopier, og hvilke der er i originalen.
4. Den rækkefølge, i hvilken dossierer udarbejdes.
5. Regler for at gøre medarbejderen bekendt med papirer om ham.
6. Proceduren for lagring af personlige filer af ansatte.

Er der behov for et dossier til et deltidsjob?

Dette afhænger af, om medarbejderen indtager en position, hvor den personlige fil for medarbejderen er nødvendig. Samtidig startes et nyt dossier normalt for eksterne deltidere, og for interne mapper arkiveres de tilsvarende dokumenter i eksisterende mapper. Hvis virksomheden sørger for obligatorisk udførelse af personlige anliggender i lovbestemmelser, placeres de også på deltidsjob i overensstemmelse med den fastlagte procedure.

For deltidsansatte udarbejdes dossieret i henhold til de generelle regler, der er defineret på hver enkelt virksomhed. I henhold til art. 283 i Labour Code, viser en borger, når han udnævnes ham til stillingen samtidigt, et pas eller et andet dokument, der bekræfter hans identitet. Hvis stillingen kræver særlig viden, har arbejdsgiveren ret til at bede den kommende specialist om at fremlægge et eksamensbevis eller andet dokument om uddannelse eller uddannelse (eller en kopi heraf, behørigt certificeret). Når der ansøges om en virksomhed med vanskelige eller farlige (skadelige) arbejdsforhold, kan arbejdsgiveren kræve et certifikat for arten og aktivitetsbetingelserne på medarbejderens hovedsted. Kopier af de indsendte dokumenter skal arkiveres til den personlige fil.

Første kompilering

Oprettelse af personlige filer udføres for en ordnet gruppering af dokumenterede oplysninger om medarbejdere direkte i processen med at fastlægge arbejdsrelationer med dem. Kompilering udføres som regel i en separat mappe for hver medarbejder. Denne form for at føre personlige anliggender betragtes som den mest bekvemme måde at organisere information på. Samtidig skal det huskes, at det er forbudt at modtage, behandle og vedhæfte dossieret oplysninger om hans politiske, religiøse og andre tro, privatliv, medlemskab af offentlige organisationer, herunder fagforeninger.

Grundlæggende krav

I praksis, når man udarbejder personlige filer, placeres dokumenter i en mappe. På forsiden påsættes serienummer, der er tildelt dossieret. Under den registreres medarbejdernes personlige fil i den tilsvarende journal (bog) for regnskab. Dette krav er indeholdt i art. 695, afsnit b i listen over arkivmodelpapirer oprettet i processen med at fungere fra statslige organer, lokale myndigheder med angivelse af opbevaringsperioden. Når medarbejderen forlader virksomheden, fjernes hans dossier fra mappen. Derefter udføres den personlige fil til overførsel til arkivet og deponeres.

Oplysninger om regnskabsdagbog (bog)

Dette dokument kan indeholde følgende data:

1. Dossiernummer.
2. Fuldt navn specialist.
3. Antallet af indledende sager.
4. Dato for overførsel af papirer til arkivet.
5. Andre oplysninger indenrigspolitik foretagende.

Indledende henrettelse involverer en gruppering af papirer, der vidner om ansættelse af en borger, og derefter alle oplysninger, der er relateret til den faglige virksomhed, som en medarbejder i organisationen har.

Master Data List

I lovgivningen er listen over dokumenter, der skal inkluderes i personlige filer, ikke defineret. For embedsmænd forudsættes det, at deres dossier indeholder personlige og andre oplysninger om adgang til tjenesten, videregivelse og afskedigelse. Personlige oplysninger inkluderer også de oplysninger, der er nødvendige for at sikre et statsagenturs aktiviteter. Dossieret indeholder også:

1. Intern liste over papirer.
2. Personligt registreringsark eller ansøgningsskema.
3. Selvbiografi.
4. kopier:

• identitetsdokument;
• forsikringsattest;
• TIN (hvis leveret af en medarbejder);
• militære registreringsattester for værnepligtige og borgere, der er underlagt udkast;
• værdipapirer, der bekræfter specialistens ret til skattefradrag, jf. art. 218 skattekode;
• attester til fastsættelse af niveauet for begrænsninger for handicap, handicap (hvis leveret af en specialist);
• ordrer (ordrer) ved optagelse i staten;
• jobbeskrivelse;
• en aftale om accept af ansvar (hvis stillingen indeholder bestemmelser om det);
• arbejdskontrakt (hvis originalen er gemt i en separat mappe).

5. Papirer vedrørende adgang til oplysninger, der udgør en hemmelighed beskyttet ved lov (hvis udførelsen af ​​en specialists pligter indebærer brug af sådanne oplysninger).

6. Resultaterne af den foreløbige medicinske undersøgelse (undersøgelse), der gennemføres for at fastlægge faglig egnethed (i tilfælde, der er omhandlet i lov).

Yderligere papirer

I løbet af specialistens arbejde kan hans personlige fil arkiveres:

1. Kopier af aftaler til hovedkontrakten (eller deres kopier).
2. Underretninger om ændringer i betingelserne i arbejdskontrakten på initiativ af arbejdsgiveren.
3. kopier:

• rapporter og forklarende bemærkninger, erklæringer og andragender fra medarbejderen om forskellige spørgsmål;
• ordrer (ordrer) om overførsel af en medarbejder til en anden aktivitet (stilling), om fjernelse af disciplinære sanktioner, incitamenter, ophør af aktivitet i virksomheden;
• arbejdsbog.

4. Resultaterne af periodiske (obligatoriske) medicinske undersøgelser.

5. Certificeringsmateriale (hvis positionen kræver disse foranstaltninger).

6. Andre dokumenter, der vedrører specialiteten i virksomheden.

Specialistfoto

Hun er også til stede i den personlige fil. Typisk bruges et 4x6-fotografi. På bagsiden står det fulde navn medarbejder. Det tilrådes at skifte foto mindst en gang hvert 5. år, eller når en bestemt alder er nået. Dette spørgsmål reguleres efter myndighedernes skøn.

Skift detaljer

Personalearbejdere, der er ansvarlige for forberedelse og udførelse af forretninger, skal overvåge deres status og rettidig opdatere oplysninger. Det er ikke nødvendigt at ændre spørgeskemaet eller registreringsarket samt kræve, at en specialist udfylder papiret igen. Alle justeringer foretages ved at udarbejde individuelle handlinger. De kaldes tilføjelser til et bestemt afsnit (fx tilføjelse til spørgeskemaet). Som regel præsenteres de i tabelform. Udviklingen af ​​passende former er efter arbejdsgiverens skøn.