I løbet af deres aktiviteter træffer juridiske enheder ofte beslutninger om emner, der forelægges en generalforsamling, hvor stiftere, aktionærer, enheder, samt repræsentanter for parter, der er forretningspartnere, kan deltage. I en sådan situation udarbejdes opgaver, der skal løses på mødet, ved hjælp af en sådan form som protokollen fra generalforsamlingen. Dette er et temmelig specifikt dokument, som i en kort form afspejler forløbet af hele begivenheden og også kan indeholde et kort resumé af de præsenterede oplysninger.
Spørgsmål løst på grundlag af protokollen fra generalforsamlingen
Protokollen fra generalforsamlingen er nødvendig for at løse forskellige problemer, der er en integreret del af organisationen eller virksomheden. Ved hjælp af dette dokument kan der foretages ændringer i sammensætningen af stiftere eller aktionærer, udstedelse af aktier, omorganisering eller likvidation af en virksomhed.
I sager, hvor en kollektiv beslutning er nødvendig, skal protokollen fra generalforsamlingen anvendes. Kompilationsmodellen er den samme for alle sådanne begivenheder inden for den samme organisation. Da dette dokument er en afspejling af virksomhedens økonomiske aktivitet, har dette dokument en vigtig juridisk betydning.
Protokollen fra generalforsamlingen, en stikprøve af dens udarbejdelse og reglerne for dens indhold fastlægges ved forskellige lovgivningsmæssige retsakter fra Den Russiske Føderation. Derfor er det nødvendigt nøje at overholde de etablerede krav til dens gennemførelse, da tilsynsmyndighederne under inspektioner har ret til at ugyldige afgørelser truffet af en juridisk enhed på grundlag af eksisterende krænkelser og manglende overholdelse af de grundlæggende krav til protokollen.
Juridiske krav til registrering
Protokollen fra generalforsamlingen for medlemmer, der deltager i organisationens økonomiske aktiviteter, skal udarbejdes senest 15 dage fra datoen for dens afholdelse. Dokumentet er forberedt i duplikat og skal indeholde et specifikt datasæt:
- Dato og sted for møde.
- Antallet af stemmer, der ejes af deltagerne.
- Det samlede antal afgivne stemmer fraværende deltagere.
- Efternavn og navn på mødets formand.
- Præsidiets sammensætning.
- Dagsordenen.
Som regel angiver referatet i form af sammendrag de vigtigste spørgsmål, der er forelagt til diskussion og afstemning, og de resultater, der er godkendt.
Protokolformål
Protokol fra generalforsamlingen - dette er et dokument skitserer forløbet for at tage eventuelle beslutninger, der bestemmer retningen for den juridiske enhed, samlet. Alle former og typer af protokoller er rettet mod at dokumentere de beslutninger, der træffes af kollegiale organer. Protokollen udarbejdes også under forretningsmøder, kommissionsmøder, forhandlinger, diskuterede møder. Formålet med protokollen er at dokumentere kollegiale beslutninger og indgåede aftaler.
Enhver virksomhed eller organisation skal anvende metoderne til kollegial beslutningstagning og være i stand til korrekt at udarbejde referater fra deres møder. Betydningen af at registrere kollegielt vedtagne beslutninger er en god hjælp til den korrekte udførelse af deres aktiviteter af en juridisk enhed.
Hvis grundlæggeren eller direktøren for virksomheden træffer en eneste beslutning om udførelse af forretningsaktiviteter, grupperes et overvejende møde nødvendigvis for at træffe vigtige beslutninger om virksomheden.Behandlingen af sådanne beslutninger og nye spørgsmål registreres således i generalforsamlingsprotokollen.
Vigtig procedure
Processen med at udarbejde protokollen består af flere trin:
- Definition og forberedelse af dagsordenen.
- Udarbejdelse og forberedelse af den nødvendige dokumentation.
- Underretning til alle deltagere om sted for generalforsamlingen.
- Distribution af den nødvendige information for deltagere til at forberede sig til mødets dagsorden, der dækker nogle af dens emner.
Før forhandlingerne påbegyndes, er det nødvendigt at registrere registreringsdata for mødedeltagerne i protokollen. Til dette formål udarbejdes en liste over alle deltagere, hvis antal kræves for at svare til antallet af stemmer, der kræves for at træffe en juridisk lovlig beslutning.
For yderligere at dokumentere oplysninger om de beslutninger, der er truffet og forløbet af generalforsamlingen, anvendes moderne tekniske midler til lyd- eller videooptagelse, der bruges til stenografi og behandling af alle taler og beslutninger, der er truffet. På samme tid som optagelsen er det nødvendigt at udarbejde skriftligt udkast til protokoll under hele mødet. Sørg for at angive listen over dokumenter, der deltog i indsendelsen af spørgsmål til afstemning eller diskussion. Dette er rapporter, projekter, referencer brugt på generalforsamlingen.
Regler for registrering
Protokollen fra generalforsamlingen for ejere eller deltagere skal udarbejdes kompetent og fuldt ud overholde de lovgivningsmæssige krav i lovgivningen i Den Russiske Føderation.
I henhold til dets indhold kan dokumentet være både en detaljeret og et resume af mødet. Alle indlæg, der fandt sted på generalforsamlingen i det forberedende organ, vises i fuld form. Den korte formular indeholder kun information om talerne, emnet for den foredragne tale. Den korte formular kaldes et protokolleskema. Formularen til udarbejdelse af protokollen fastlægges af formanden for mødet eller under den kollegiale beslutning. Et eksempel på et referat af deltagernes generalforsamling præsenteres nedenfor.
Dette dokument er udarbejdet i overensstemmelse med alle normer og krav til kontorarbejde for at fremstille detaljerne i overensstemmelse med GOST.
Indholdet af protokollen. Organisationsdata
Protokollen fra generalforsamlingen, hvis eksempler er under udvikling, skal nødvendigvis indeholde data om organisationens fulde navn samt accepterede forkortelser vedrørende den juridiske form (LLC, JSC osv.). I dette tilfælde skal navnet svare til det, der er angivet i virksomhedens charter og indgå i Unified State Register, samt have en fuld afkodning uden brug af forkortelser.
Hvis dette er protokollen fra generalforsamlingen i LLC, udarbejdes prøven efter de samme regler og standarder som for organisationer, der har en anden juridisk ejerskabsform. Det fastlægger placeringen af den juridiske enhed, afspejlet i form af en registrering af organisationens juridiske adresse, og skal svare til den, der er anført i de konstituerende dokumenter, samt registrering i Unified State Register.
Mødedata
I det næste afsnit, efter at have specificeret de juridiske data, der afspejler det faktiske navn på virksomhedens placering, er det nødvendigt at angive oplysninger, der vedrører tidspunktet og formen for mødet. Først og fremmest angives typen af generalforsamling, der kan være årlig, ekstraordinær, planlagt osv. Protokollen fra generalforsamlingen for LLC-deltagere i henhold til den nuværende lovgivning fastlægges med en frekvens på mindst en gang om året.
Mødeformer
Mødets form kan defineres som:
- Personlig tilstedeværelse af autoriserede repræsentanter eller aktionærmedlemmer.
- Korrespondanceformular ved at indsamle dokumentation sendt tidligere for at afklare udtalelser om afstemningsspørgsmål.
Dato og sted for mødet i det rådgivende udvalg markeres også, den faktiske adresse, hvor deltagerne blev samlet, blev angivet.
Hoveddelen af protokollen
Emnet, spørgsmål, som mødet blev afholdt på, er angivet. I tilfælde af årlige møder definerer loven en række spørgsmål, der skal overvejes. I resten af mødet kan deltagerne frit vælge de emner, der er nødvendige for at løse dem.
Start- og sluttidspunktet for registrering af personer med ret til at deltage i og deltage i diskussionen skal angives. I dette tilfælde gennemfører arrangøren eller sekretæren registreringsproceduren for alle ankomster ved at fastlægge identiteten af de tilstedeværende og indtaste disse data i afsnittet "Til stede" i protokollen. Sørg for at indikere deltageren samt den holdning, han har, og antallet af stemmer, han har. For aktieselskaber kan data på et identitetskort eller udstedt fuldmagt også indtastes.
Også i denne del er tidspunktet for åbningen og afslutningen af det kollegiale møde angivet, afstemningsresultaterne, der er fastlagt ved tidspunktet for afstemningen, der vises.
Når man overvejer hvert punkt på dagsordenen, skal følgende angives:
- Antallet af stemmer, der er berettigede til at deltage i mødet.
- Antallet af stemmer, der deltog.
- Antallet af afgivne stemmer til forskellige valgmuligheder.
- Ordlyden af de trufne beslutninger.
Dette efterfølges af et afsnit, hvor alle de vigtigste bestemmelser i de hørte taler er optaget, samt navnene på personer, der talte om hvert emne. Oplysningerne præsenteres i form af abstrakter, der udgør et resumé af talerne.
Afsluttende del
Efter udarbejdelse af protokollen fra generalforsamlingen for stiftere, aktionærer eller andre deltagere, anbringes det på underskrifterne fra formanden samt sekretæren for mødet. Datoen for dens forberedelse er også indstillet, hvilket muligvis ikke falder sammen med datoen for mødet.
Særlige protokoller og møder
Et andet interessant eksempel på sådan dokumentation er protokollen fra generalforsamlingen for husets ejere eller gartnerisk partnerskab. Sådanne møder og deres optagelse adskiller sig ved, at deltagerne har lige rettigheder, og i tilfælde af, at et stort antal mennesker ikke møder, kan beslutninger stadig træffes på baggrund af udtalelser fra dem, der ankom og deltog i løsningen af spørgsmål, der blev forelagt til diskussion. På baggrund af en sådan protokol er de resterende medlemmer af boligmassen eller gartneripartnerskabet forpligtet til at underkaste sig de beslutninger, der er truffet, uanset om de deltog i dette møde eller ej.
Når der udarbejdes et sådant dokument, angiver det normalt sammensætningen af genfortællingsudvalget. Både de autoriserede personer og dem, der er valgt ved at stemme blandt de tilstedeværende deltagere, kan fungere som formand og sekretær for mødet. måde ledelsesbygning ledelse eller et gartnerisk partnerskab vælges af generalforsamlingen for ejere af boliger eller jord. Beslutninger truffet om disse spørgsmål er bindende for alle ejere.
Gennemførelsen af protokollen fra generalforsamlingen kræver særlig opmærksomhed og visse dokumentarfærdigheder. Forsømmelse af reglerne, der er fastlagt for udførelsen af dette dokument, bør ikke tillades, da det er den eneste dokumentariske afspejling af lovligheden af beslutningerne på det kollegiale møde, som er vigtige, og som også har stor juridisk styrke og leveres under revisioner tilsynsmyndigheder.
