På grund af det faktum, at vi i hverdagen konstant støder på dokumenter på arbejdspladsen og hjemme, ønsker vi at afsætte yderligere samtale til dem. Lad os finde ud af, hvad et dokument er, og hvilke typer der findes.
Hvad er et dokument?
Et dokument er information, der er registreret på et håndgribeligt medium, der har detaljer, der gør det muligt at identificere det. Der er andre definitioner af dette koncept. Så vi kan sige, at et dokument er information, der er gemt af enkeltpersoner og organisationer som bevis for aktiviteter eller forpligtelser.
Dokument essens
Grundlæggende understreger alle de tilgængelige definitioner af et dokument dets oplysende karakter (essens).
Loven om "information, informationsteknologi" hedder, at information er de leverede oplysninger, uanset formene og metoderne for deres indsendelse. Og det betyder, at når vi vises i dokumentet, kan vi gemme og overføre de tilgængelige oplysninger til andre personer og også bruge dem gentagne gange.
En bærer af dokumenteret information er et objekt, der bruges til at gemme og sikre det i lyd, tale og visuel form.
Fra det foregående kan vi konkludere, at dokumentet også er et uundværligt element i det interne arbejde i enhver organisation, institution, virksomhed, der sikrer samspillet mellem de enkelte enheder. Det er faktisk information, der er grunden til at træffe alle ledelsesmæssige beslutninger samt bevis for deres implementering og materiale til yderligere aktiviteter.
På ledelsesområdet er et dokument et emne, da enhver beslutning, der træffes, registreres skriftligt.
Eksterne tegn på dokumenter er karakteristiske træk, der afspejler dens størrelse og form, registreringsmetoder og designelementer. Dets forfatter kan være både en individuel og en juridisk enhed. Ethvert arbejdsdokument har retlig kraft, hvis det udføres korrekt.
Detaljer om dokumenter
Papirarbejde er forbundet med overholdelsen af alle obligatoriske elementer, der kaldes krav. Disse inkluderer:
- navn;
- adressaten;
- forfatteren;
- dato;
- tekst;
- signatur;
- beslutning;
- godkendelse og godkendelse.
Det skal bemærkes, at forskellige dokumenter har helt forskellige detaljer. Deres antal afhænger af dens mål og formål. Mange har for eksempel et begrænset antal detaljer. Forresten, hvis mindst en af dem er angivet forkert, betragtes dokumentet som ugyldigt.
Dokumentregnskab
Hvilke dokumenter er nødvendige i arbejdet? Inden for organisationsstyring anvendes en række forskellige former. Det hele afhænger af hvor og til hvilket formål du har brug for at indsende dokumenter.
Alle af dem eksisterer ikke af sig selv, men er underlagt streng systematisering. Med andre ord, enhver virksomhed fører journal over dokumentation. Dette er først og fremmest nødvendigt, så enhver information altid kan være let og på det rigtige tidspunkt at finde.
Personlige og officielle dokumenter
Dokumenter har deres egen klassificering af forskellige grunde. Så fra oprindelse er de personlige og officielle.
- Personlige oprettes uden for arbejdspladsen. Det kan være korrespondance, dagbog, noter.
- Men officielle dokumenter er dokumenter fra organisationen, der er udarbejdet på en bestemt måde og i den etablerede form.
Men i gruppen af officielle dokumenter skelnes personlige dokumenter, for eksempel: pas, eksamensbevis, certifikat, opholdstilladelse, arbejdsbog.
Det er tydeligt, at officielle papirer hovedsageligt deltager i kontorarbejde, hvoraf de fleste er styringsdokumenter.Med deres hjælp realiseres organisationsledelsesfunktioner: planlægning, finansiering, kontrol, levering og regnskab. 
Dokumentation Klassificering
I henhold til metoden til dokumentation kan information være af en anden karakter:
- skriftligt
- tekst;
- håndskrevet;
- maskinskrevet;
- elektronisk;
- billedlig.
Dette kan være en video, lyd, fotodokument såvel som hvid og udkast. Som du kan se, er der en enorm række af dem.
Hvilke dokumenter er nødvendige i ledelsesregnskab? Absolut alt. Mange af dem er til stede i enhver organisation. Det er umuligt at få ved kun at bruge en art. Alle af dem er nødvendige afhængigt af situationen.
Indgående, udgående og interne dokumenter
Indgående, udgående dokumenter og interne - vi hørte alle om en sådan klassificering. Så alt sammen udgør sådanne papirer dokumentstrømmen for hele organisationen. Indgående og udgående værdipapirer er underlagt nøje regnskabsføring. De er optaget i de respektive tidsskrifter for indgående og udgående korrespondance.
Efter antallet af rejste spørgsmål er dokumenterne opdelt i enkle og komplekse. I det første rejses kun et spørgsmål, og i det andet et par.
Typer af begrænsninger for adgang til værdipapirer
Af tilgængelighed defineres papir som hemmelig, uklassificeret og til generel officiel brug. Hemmeligheden er markeret med et specielt signaturstempel. Deres brug kræver særlig tilladelse. Og for arbejde med andre dokumenter kræves der ingen tolerancer. De er beregnet til medarbejdere i organisationen.
Metoden til præsentation af dokumentets tekst
I henhold til præsentationsmetoden er dokumenterne opdelt som følger:
- prøve;
- serigrafi;
- individ.
I individuelle artikler går præsentationen i sin egen stil, som fra sig selv. Skærmdokumenter udstedes i henhold til et bestemt skema ved hjælp af et sæt standardfraser. Den mest almindelige type sådant papir er et spørgeskema eller certifikat. Som regel udskrives de på færdige formularer, som derefter indtaster nogle data.
Hvilke dokumenter er nødvendige i det daglige arbejde? Naturligvis typisk. De udarbejdes på grundlag af en bestemt prøve og bruges i lignende situationer. Der oprettes skabeloner, der om nødvendigt tages som grundlag og kun indsætter yderligere oplysninger. Meget ofte er det nødvendigt at udarbejde nogle dokumenter for at få andre, for eksempel i skattetjenesten eller i andre tilfælde.
Typer af ægthedsdokumenter
Efter ægthed er dokumenter opdelt i originaler, kopier og duplikater. Det er tydeligt, at originalen er den første enkelt forekomst. Det er certificeret med en våd tætning og signatur.
Kopien er en duplikat af originalen, den udstedes ofte ved tab af det originale dokument og har også juridisk kraft. Men hvad angår kopierne, selv om de helt falder sammen med originalen, har de ikke nogen juridisk styrke.
Opdeling af dokumenter efter opbevaringsperiode og overførselsmetode
I henhold til holdbarheden er dokumenterne opdelt i papirer med permanent, midlertidig (opbevaringsperiode op til ti år) og langvarig opbevaring (mere end ti år).
Og ved hjælp af transmissionsmetoden, til telegrammer, breve, faxer og meddelelser (elektronisk).
Uanset hvad du siger, er dokumenterne tæt kommet ind i vores liv. Hver dag behandler vi alle slags papirer. Og uanset i hvilket område vi arbejder, bruger vi altid dokumenter til at modtage og videregive denne eller den pågældende information.
