Et dokument er et håndgribeligt objekt, der indeholder visse oplysninger. Ordet har latinske rødder og oversættes som "bevis, prøve, bevis." Lad os undersøge yderligere, hvilke typer dokumenter der er. 
terminologi
Lovgivning indeholder en definition af et dokument. I overensstemmelse med det er det et materielt informationsmedie, der er optaget i det i form af tekst, billede, lydoptagelse eller en kombination deraf. Næsten alle typer dokumenter har deres egne detaljer. Ved hjælp af disse elementer kan du identificere medierne. Det bruges til at overføre oplysninger i rum og tid til opbevaring og efterfølgende brug. Denne definition karakteriserer dokumentet i snæver forstand. I bred forstand kan forskellige objekter fungere som et sådant lagringsmedium. For eksempel kan dokumenter betragtes som bøger, skulpturer og så videre.
Nøglefunktioner
I øjeblikket er der forskellige typer dokumenter. Alle har deres egne detaljer, særpræg. De er dog alle forenet med et formål - de bruges til at overføre information. De vigtigste informationsbærere betragtes som borgerdokumenter. De fungerer som certifikater for at identificere en eller en anden person, hvilket indikerer, at de tilhører en forening eller evnen til at udføre en eller anden aktivitet. I informationssystemer er på den ene side et dokument som et materielt objekt karakteriseret ved et kompleks af værdier for dets egenskaber (detaljer, attributter), dets metadata. Sammen med dette beskrives indholdet af de informationer, der er til stede og rettes deri. Dette gøres normalt gennem indekser eller koder. For eksempel bruger læger, når de udfylder visse medicinske dokumenter, koder i stedet for ord. 
Kontorarbejde
Forskellige typer dokumenter kan vedrøre et spørgsmål. I nogle tilfælde kombineres de for at forenkle arbejdet med dem. En samling medier dedikeret til et bestemt emne kaldes dokumentation. I processen med oprettelse og design registreres information. Det udføres i henhold til visse regler. Dette gælder især for tilfælde, hvor dokumenter fra virksomheden oprettes. En organisation skal have en person, der registrerer oplysninger om medier. Alle, herunder generelle dokumenter fra virksomheden, fungerer som en kilde til denne eller den pågældende information.
Hvis de etablerede regler ikke følges, kan vigtige oplysninger gå tabt. I løbet af dokumentation er det nødvendigt at tage hensyn til eksisterende lovgivningsmæssige normer, overholde de nationale krav til indsamling og behandling af oplysninger. For en mere komplet implementering af kravene udstedes særlige instruktioner og regler, og proceduren for kontorarbejde fastlægges. Så regnskabsdokumenter udføres i henhold til PBU. Disse regler fastlægger de grundlæggende krav til rapportering af indhold. For at forenkle arbejdet bruges former for dokumenter, der er godkendt på regeringsniveau. Deres brug er obligatorisk for alle organisationer, der opererer inden for forskellige områder.
Dokument klasser
Alle transportører af denne eller den anden information kan deles i henhold til forskellige tegn. Så der skelnes mellem oprindelige personlige og officielle dokumenter. Den første inkluderer et opbevaringsmedium oprettet af en person uden for sin professionelle aktivitet. Personlige dokumenter inkluderer korrespondance, dagbøger, memoirer og så videre. De er alle oprettet som en del af en persons privatliv.Officielle dokumenter er dem, der udarbejdes, udføres og certificeres på passende måde af en individuel eller juridisk enhed.
I denne kategori skelnes en gruppe af personoplysningsbærere. Disse inkluderer især dokumenter, der giver dig mulighed for at identificere en person (opholdstilladelse, pas), attestere din uddannelse og specialitet (certifikat, eksamensbevis), anciennitet og så videre. Kontortjenester fungerer normalt sammen med officielle databærere. De fleste af dem er relateret til ledelse. De er oprettet til at implementere sådanne funktioner og opgaver som planlægning, finansiering, regnskab (regnskabsdokumenter), indkøb, kontrol og så videre. I virksomhedens aktuelle aktiviteter bruges servicemedier. 
Kategorier efter metode
Afhængigt af hvordan oplysningerne optages, tildeles følgende dokumenter:
- Skrivning. Dette er et tekstmedium, hvor information registreres af forskellige typer bogstaver.
- Håndskrift. Oplysninger indtastes i et sådant dokument manuelt.
- Tekst. På sådanne medier er der stemmeinformation optaget ved hjælp af ethvert lydoptagelses- eller skrivesystem.
- Elektronisk. Disse dokumenter oprettes ved hjælp af en computer.
- Skrivemaskine. Skriftlige tegn påføres sådanne medier ved hjælp af tekniske midler.
- Billedkunst. Dokumenter i denne kategori illustrerer information ved at illustrere et objekt.
- Fotografisk - oprettet ved hjælp af fotodetektorer.
- Kinematografiske - audiovisuelle eller visuelle dokumenter.
I ledelsen af virksomheder bruges tekstoplysningsbærere, der er oprettet af maskine eller manuskript såvel som elektronisk. Kontortjenester udfører deres behandling og opbevaring. Dokumenter kan også være:
- Belov. I sådanne dokumenter er teksten skrevet uden rettelser eller rettelser eller overført fra et andet medium.
- Chernoff. Sådanne dokumenter afspejler redaktørens eller forfatterens arbejde på teksten.
Afhængigt af holdningen til styringsapparatet skelner organisationer mellem indgående, interne og udgående lagermedier. De har normalt deres eget serienummer. 
Indholdsomfang og begrænsning af adgang
Afhængig af antallet af spørgsmål, teksten dækker, skelnes enkle og komplekse dokumenter. Førstnævnte inkluderer for eksempel udsagn, breve osv. Deres tekst rejser et spørgsmål. Komplekse dokumenter kan sendes til flere embedsmænd, strukturelle afdelinger, institutioner på én gang. Disse inkluderer især beslutninger, beslutninger, ordrer, instruktioner og andre. Nogle af dem bruges som juridiske dokumenter.
F.eks. Lokale lovgivningsmæssige handlinger i organisationen - ordrer, instruktioner. Blandt dem er der tekniske dokumenter. For eksempel kan det være regler, standarder, instruktioner og så videre. Afhængigt af adgangsrestriktioner kan dokumenter være uklassificerede, hemmelige og til officiel brug. Sidstnævnte kan om nødvendigt frit bruges af medarbejderne i dette firma. For at arbejde med hemmelige dokumenter kræves særlig tilladelse. Deres brug udføres i overensstemmelse med etablerede regler. Mange af dem bruges også som juridiske dokumenter. Hemmelige og officielle opbevaringsmedier er markeret med de tilsvarende frimærker.
Måde til præsentation
I henhold til dette kriterium er dokumenterne opdelt i:
- prøve;
- serigrafi;
- individ.
I sidstnævnte præsenteres indholdet i form af en knyttet tekst. Forfatteren (kompilator, eksekutor) af individuelle dokumenter forbereder en original erklæring vedrørende et eller flere spørgsmål til udførelsen af en bestemt styringsopgave. Sådanne medier er litterær tekst. Skærmdokumenter skelnes ved en formaliseret præsentation.De bruger forberedte sætninger eller individuelle fragmenter af gentagende tekst, og der er undladelser til at introducere variabel information. De mest almindelige typer af sådanne dokumenter inkluderer et certifikat eller spørgeskema.
Variabel information passer normalt ind i dem i hånden. For permanent information er der særlige former for dokumenter. For eksempel kan det være takkebreve erklæringer og så videre. Prøvedokumenter bruges til at registrere duplikatoplysninger. Tekster er modelleret. Det kan for eksempel være juridiske dokumenter (aftaler, kontrakter), instruktioner, regler og så videre. Skrivemetoden i papirarbejde bruges til at komponere former for tekster - prøver (standarder). På grundlag af disse er der allerede oprettet visse dokumenter. Eksempeltekst kaldes model. Derefter beskrives tekster med lignende indhold på dets grundlag. 
Grad af ægthed
Dokumenter kan være originale, duplikater og kopier. Originaler kaldes en enkelt eller første instans. Dette er som regel juridiske dokumenter, der er certificeret ved underskrift af den autoriserede person, godkendelsesstempel, segl og registreringsindeks. Originalen indeholder uden fejl, oplysninger, der bekræfter dens ægthed. Så juridiske dokumenter indeholder for eksempel information om forfatteren, sted, tidspunktet for oprettelsen. En duplikat kaldes en duplikat. Et sådant dokument har også retskraft. Duplikater udstedes, når originalen går tabt. I tilfælde af tab af arbejdsbogen er arbejdsgiveren forpligtet til at udstede et duplikat til medarbejderen. En kopi gengiver helt eller delvist oplysninger fra originalen. Et sådant dokument har ikke retskraft. En kopi erhverver den efter anvendelse af de relevante detaljer på den. For eksempel har en kopi af en fuldmagt, der er certificeret af en notar, juridisk kraft.
Andre kriterier
Afhængigt af den periode, hvor informationsmedierne er til stede i institutionen, tildeler de: dokumenter om permanent, midlertidig (op til ti år) og langvarig (mere end 10 år) opbevaring. Disse eller disse perioder etableres af Federal Archive og er faste i de tilsvarende lister. Afhængigt af transmissionsmetoden skelner de:
- Telefonbeskeder.
- Telex.
- E-mail-beskeder.
- Telegrammer.
- Bogstaver.
- Faxmeddelelser.
For at overføre nogle bruges kontorudstyr (f.eks. Fax).
Medieopgave
Dokumenter, der har vist (rettelse) af denne eller den pågældende information, giver således deres akkumulering og bevarelse muligheden for at overføre til interesserede personer, genbrug. Informationsbærere betragtes som et af de væsentlige elementer i den interne struktur i en organisation, institution, virksomhed, hvorigennem samspillet mellem enheder sikres. Baseret på denne eller den pågældende information træffes forskellige beslutninger. Information fungerer som bevis på udførelse af ordrer, en kilde til generaliseringer, materiale til reference og søgningsaktivitet. Et dokument i ledelsesarbejde er både et objekt og et resultat af arbejdskraft, da den beslutning, der træffes, registreres og registreres i det. Ekspeditørernes opgave er at overvåge sikkerheden, rettidig levering, udstedelse af informationsmedier. Hvis arbejdet vedrører papir eller elektroniske dokumenter, skal specialister overholde de fastlagte krav, når de udarbejdes.
Vigtigste tegn
Dokumentets eksterne parametre inkluderer dem, der reflekterer dets størrelse og form, optagemetode samt designelementer. Forfatteren er den juridiske enhed eller den person, der har komponeret teksten. Dokumentet indeholder flere elementer, der kaldes rekvisitter. De inkluderer især:
- Navnet.
- Modtager.
- Forfatteren.
- Datoen.
- Tekst.
- Opløsning.
- Signatur.
- Godkendelsesstempel, godkendelse osv.
Forskellige dokumenter bruger forskellige sæt detaljer. Nogle har et begrænset antal påkrævede elementer. Antallet af detaljer afhænger af formålet med oprettelsen, formålet, kravene til dokumentets form og indhold samt metoden til registrering af information.
formular
Det er et sæt detaljer. Den formular, der bruges til en bestemt type dokumenter (ordrer, ordrer) kaldes standard. Det er kendetegnet ved et vist sæt detaljer, der er arrangeret i streng rækkefølge.
For eksempel inkluderer ansøgningsskemaet: adressat, forfatter, dokumenttitel, tekst, personlig signatur, dato. Et lagringsmedium betragtes som en enkelt kopi. Organisationens aktiviteter er dog dokumenteret og registreret i komplekset med et antal dokumenter. De eller deres grupper interagerer på en bestemt måde og svarer til ledelsesfunktioner. Hele informationsbærere, der er forbundet med deres navn, formål, egenskaber, distributionsomfang samt de ensartede krav til deres design, danner et dokumentationssystem. I øjeblikket placeres officielle oplysninger i papirer og elektroniske medier i virksomhedernes omsætning.
