Organisatorisk og administrativt dokument: beskrivelse, typer, krav og funktioner

Organisatoriske og administrative dokumenter er et sæt handlinger, der bruges i forvaltningsområdet. De er opdelt i tre grupper. Lad os overveje dem mere detaljeret.

Organisatoriske og administrative dokumenter: klassificering

Virksomheden bruger i sine aktiviteter forskellige lokale handlinger. Systemet med organisatoriske og administrative dokumenter inkluderer:

1. Information og referencemateriale. Disse inkluderer korrespondance (telegrammer, breve osv.), Forklarende og notater, handlinger, kontrakter, anmeldelser, konklusioner, referencer og så videre.
2. Organisationsdokumenter. De bestemmer den juridiske status og de vigtigste aktivitetsområder for en virksomhed, en institution og strukturelle enheder. Disse inkluderer regler, chartre, personale, instruktioner, regler osv.
3. Organisationsdokumenter. De udarbejder forskellige opgaver af kollegiale organer og embedsmænd. Sammen med dette fungerer disse handlinger som et middel til at overføre skriftlige ordrer til bestemte enkeltpersoner og underordnede. Disse inkluderer beslutninger, beslutninger, ordrer, dekret og så videre.

Ovenstående liste betragtes ikke som udtømmende. Personaldokumenter er også organisatoriske og administrative. Disse inkluderer kort, certifikater, erklæringer, specifikationer. Adskill protokollen. Det kombinerer funktionerne i et referenceinformation og et administrativt dokument.

Generel karakteristik

Hver af ovennævnte handlinger fungerer som bærer af specifik information. I overensstemmelse med dette indeholder det et sæt komponenter, hvis formål ikke kan kaldes entydig. Nogle elementer inkluderer information, der afspejler de fænomener, som dokumenterne er samlet i. Andre komponenter indeholder information om selve handlingen og fungerer som dens obligatoriske egenskaber. For hver enkelt virksomhed bestemmes proceduren, i overensstemmelse med hvilken udførelsen af ​​organisatoriske og administrative dokumenter udføres i papirarbejdsinstruktionerne. Det er uafhængigt udviklet af virksomheden under hensyntagen til lovkravene.

System med administrative dokumenter

Sådanne handlinger vedrører vigtige administrative spørgsmål. Et udøvende dokument sikrer regulering og koordinering af virksomheden, bidrager til implementeringen af ​​de opgaver, der er tildelt styrelsesorganerne. Lederne af ethvert selskab har ret til at udstede sådanne handlinger, uanset dets juridiske status, indhold og art af aktivitet, kompetence, struktur og så videre. Det administrative dokument indeholder en beslutning, der går ovenfra: fra det styrende organ til den underordnede, fra virksomhedsdirektøren til afdelingerne og deres ansatte. Gennem sådanne handlinger implementeres den lodrette administrationsfunktion.

Retsakter

I henhold til den nuværende lovgivning skelnes følgende typer af administrative dokumenter:

1. Kørselsvejledning, ordrer, instruktioner. De kan offentliggøres af administrative medarbejdere i virksomhederne.
2. Løsninger. Disse retsakter vedtages i andelsvirksomheder.
3. Ordrer og dekret. Disse dokumenter offentliggøres i offentlige organisationer.

Specificitet

Afgørelser, beslutninger, ordrer træffes i alle tilfælde vedrørende behovet for at udstede en individuel eller lovgivningsmæssig handling om centrale spørgsmål inden for virksomhedens kompetence.Kørselsvejledning, ordrer udstedes til operationelle opgaver. De er også nødvendige for at håndhæve beslutninger, ordrer og instruktioner. I juridisk forstand betragtes alle typer administrative dokumenter som retsakter. De afspejler specifikke strømkrav, der kommer fra regeringsfagene. Deres sikkerhed ligger i, at problemer og problemer, der er opstået inden for administration, gennem administrative dokumenter løses. Adressaterne er specifikke institutioner, embedsmænd, strukturelle enheder, almindelige ansatte. Titeldokumentet er juridisk kendsgerning forårsager fremkomsten af ​​specifikke administrative-juridiske forbindelser.

grunde

Et administrativt dokument vedtages om nødvendigt:

1. At gennemføre offentliggjorte lovgivningsmæssige, lovgivningsmæssige eller andre handlinger med højere strukturer eller beslutninger truffet af virksomheden selv, godkendt tidligere.
2. At udføre deres egen ledelsesfunktion på grund af virksomhedens målsætninger og mål.

Forberedelse af retsakter

Der er visse lovgivningsmæssige krav til lovgivningsmæssige dokumenter. Der er tre faser i deres forberedelse:

1. Casestudie og projektudvikling.
2. Matching.
3. Signing.

struktur

I teksten til dokumentet skelnes der som regel to indbyrdes afhængige dele: konstatering og administrativ. Den første fungerer som en introduktion til essensen af ​​det behandlede emne. Det er nødvendigt at begrunde årsagerne til forberedelsen af ​​dokumentet. F.eks. Kan begivenheder, fakta anføres her, en rækkefølge af en højere struktur kan genfortælles, til hvilken implementeringen af ​​denne handling er godkendt. I dette tilfælde kan reference (søg) data angives. Den konstaterende del betragtes ikke som obligatorisk, hvis der ikke er behov for at afklare grundene til vedtagelsen af ​​retsakten. Den største semantiske belastning ligger på den administrative del. Det præsenteres i form af en fortælling.

Funktioner ved samlingen

Afhængig af dokumenttype den administrative del kan begynde på forskellige måder. I en kollegial afgørelse kan for eksempel begyndelsen være: "beslutter." Til rådighed - henholdsvis "Jeg tilbyder" og i ordren - "Jeg bestiller." Disse ord er trykt med store og små bogstaver. Så de adskiller visuelt de angivne og administrative dele. Disse ord er placeret på en separat linje fra venstre kant. Indholdet af den administrative del begynder med en ny linje. Hvis teksten involverer en indikation af flere kunstnere eller handlinger, der er forskellige, benyttes nummererede lister i den. I hvert afsnit foreskrives en ansvarlig person, opgaven og tidsperioden for dens implementering. Ordrerne i det sidste afsnit angiver den medarbejder, der er overdraget at overvåge gennemførelsen af ​​dokumentet. Bestillinger og ordrer skal underskrives af lederen eller viceadministrerende direktøren. Handlingen træder i kraft fra det øjeblik, det er certificeret eller bragt til kunstnerens opmærksomhed. I nogle tilfælde er udtrykket angivet i selve dokumentet.

derudover

Fælles homogene administrative dokumenter fra flere organisationer udstedes i passende form. For eksempel kan dette være ordrer eller dekret. Fælles administrative retsakter for organer, der har myndighed til at vedtage dokumenter af forskellige former, godkendes som en generel beslutning. Det har samme retsvirkning som eneste. Forfatteren af ​​loven fastlægger en form, hvor indholdet vil blive formidlet til strukturelle enheder, underordnede virksomheder osv. Hvis der ikke er indikationer på dette, vil organisationen løse dette problem på egen hånd.

Vigtigt punkt

Titlen kan annulleres eller ændres. For dette skal en handling vedtages af virksomheden selv eller af en højere struktur.Dette dokument er også en retningslinje. Handlingen kan suspenderes af autoriserede organer. Hvis udkastet til dokument vedrører andre virksomheders interesser, skal det aftales med dem. Hvis der er uenighed, er der knyttet kommentarer eller et følgebrev, som de er angivet i.

forening

En af de vigtigste opgaver for kontoradministration er forenkling af arbejde med dokumentation, acceleration af deres design og forberedelse. Dannelsen af ​​standarder bidrager væsentligt til dette spørgsmål. De vigtigste krav til udarbejdelse af dokumentation er primært baseret på kravene fra GOST'er. Standarderne indeholder generelle regler for strukturen af ​​retsakter og deres obligatoriske detaljer. Ensartethed i forberedelsen af ​​dokumenter bidrager til den maksimale klarhed og skrivning af tekster. Som regel er de obligatoriske detaljer i retsakterne lodret til højre. Virksomheden kan bruge en langsgående version af deres instruktioner. Det samlede system med organisatorisk og administrativ dokumentation har en interdepartemental karakter.

konklusion

Organisatorisk og administrativ dokumentation er således et sæt af retsakter, der fastlægger beslutninger om administrative, ledelsesmæssige spørgsmål, implementering af interaktion, regulering og støtte til arbejdet i magtstrukturer, embedsmænd, virksomheder, institutioner. Inde i komplekset er der tre kategorier af værdipapirer. Blandt de mest almindelige organisatoriske og administrative dokumenter skelnes bemandingslister, regler, ordrer, dekret, ordrer, beslutninger, beslutninger, kontrakter. De inkluderer også forklarende og memoranda, konklusioner og andre. Hvert dokument, der bruges i det organisatoriske og administrative system, er bærer af visse oplysninger. De inkluderer forskellige elementer, der adskiller dem fra hinanden. Som regel styres en virksomhed ved statslige normer, statslige forskrifter, metodologiske anbefalinger og brancheinstruktioner ved udarbejdelse af retsakter. Samtidig kan organisationen udvikle sin egen orden i overensstemmelse med hvilke administrative dokumenter der udarbejdes under hensyntagen til de eksisterende krav. Sammensætningen af ​​de detaljer, der er anvendt til forberedelse og efterfølgende forberedelse af handlinger, er fastlagt i GOST R 6.30-2003. Denne standard regulerer et samlet system, bestemmer proceduren for dokumentation. Sammen med dette fastlægger den specificerede GOST reglerne for at skrive detaljer, deres placeringsskemaer, separat angiver de elementer, der skal bruges til fremstilling af standardiserede formularer.