I produktionsmiljøet opstår der ofte en situation, når en af medarbejderne beslutter at formidle denne eller den information til hans ledelse. En sådan appel, der er beskrevet skriftligt, kaldes et "memorandum". Hvad er dette dokument, og hvordan udarbejdes det? Dette er værd at tale separat.
Grundlæggende koncepter
Enhver medarbejder har ret til at kontakte sin nærmeste vejleder. Han kan gøre dette både mundtligt og skriftligt. I det første tilfælde kommer det alt sammen til en normal samtale, som ikke forpligter hver af parterne til noget. I det andet er appellen allerede officiel.
Et sådant forretningsdokument kaldes et "memo". Hvad er forskellen mellem et sådant dokument og andre udsagn adresseret til ledelsen? Essensen af spørgsmålet ligger i selve navnet. En medarbejder udarbejder sådan papir for at rapportere om en bestemt situation eller begivenhed. Oplysninger kan vedrøre et individ, sted eller produktion som helhed. Afhængigt af hvem det sendes til, kan notatet vedrøre både interne og eksterne dokumenter. Den første mulighed er, når medarbejderen henvender sig til lederen af ethvert niveau inden for den givne virksomhed. Og det andet opnås, hvis han sender sit papir til en højere myndighed. Derefter går han naturligvis til det ydre niveau.
Essensen af problemet
Som regel udarbejdes et memorandum til et specifikt formål. Det kan skrives for at:
- Ret situationen. For eksempel har en medarbejder fakta om, at virksomheden foretager handlinger, der interfererer med det normale løb i arbejdsprocessen. Han informerer sin ledelse om dette med en anmodning om at træffe passende foranstaltninger.
- Beskyt dig selv mod uretfærdighed. Dette sker, når en person, der ser en partisk holdning, beslutter at underrette sin umiddelbare ledelse om det. Han gør dette på jagt efter hjælp og beskyttelse.
- Forbedre arbejdet. Undertiden bemærker en af medarbejderne, at ansatte i andre afdelinger eller strukturelle enheder begår fejl, der fører til reduceret effektivitet. Derefter henvender han sig til lederen for at hjælpe med at gendanne orden.
- Undgå uønsket ansvar. Dette sker, når der sker en hændelse. Efter at have fortalt sine overordnede om ham, skaber medarbejderen gunstige betingelser for sig selv, når der ikke kan anbringes klager over ham.
I hvert af disse tilfælde videregiver medarbejderen ikke kun information, men beder om hjælp til at løse problemet.
Rigtig straf
Arbejdsdisciplin sørger for en samvittighedsfuld præstation af en borger af sine opgaver, mens han er på arbejdspladsen. Derudover skal han overholde den accepterede ordre og overholde alle ordrer og ordrer fra sin arbejdsgiver. Men i livet sker ikke alt så glat. Undertiden afviger medarbejdernes handlinger fra almindeligt accepterede normer. I dette tilfælde betragter de umiddelbare chefer det som deres pligt at informere ledelsen om virksomheden om, hvad der sker. Resultatet af et sådant signal er et memorandum om krænkelse af arbejdsdisciplinen.
Normalt i dette dokument vedrører sagen:
- Manglende overholdelse af specifikke ordrer.
- Manglende udførelse af direkte funktioner vedrørende lovovertræderens position.
- Krænkelse af arbejdsdisciplin. Dette henviser til tilfælde af fravær, at være for sen, at være beruset på din arbejdsplads og andre.
- At begå ulovlige handlinger, der involverer administrativt eller strafferetligt ansvar. I dette tilfælde taler vi om tyveri, ødelæggelse, underslag og andre lovovertrædelser.
I hvert af disse tilfælde skal gerningsmanden bære den fortjente straf.
Dokumentforfatter
Oftest udarbejdes et memorandum om en medarbejder af hans nærmeste overordnede. I det formidler han til lederen de negative aspekter af hans underordnede aktiviteter.
Samtidig indeholder dokumentet normalt en personlig vurdering af forfatteren. Sammen med sin vision om problemet tilbyder han mulige løsninger. Men det sidste ord er naturligvis for lederen. For eksempel lavede en medarbejder en truant. I dette tilfælde udarbejder hans chef et dokument adresseret til instruktøren, som normalt begynder med ordene ”Jeg bringer opmærksomheden”. Derefter beskriver han detaljeret, når overtrædelsen fandt sted, og for hans del tilbyder muligheden for at straffe en uagtsom medarbejder. Da en sådan note refererer til interne brugsdokumenter, kan den udstedes på et almindeligt blankt ark i A4-format. Teksten præsenteres i vilkårlig form. Det kan betinget deles i to dele. Den ene indeholder en beskrivelse af problemet, og den anden inkluderer konklusioner og konkrete forslag fremsat om dette.
Specielt tilfælde af overtrædelse
En af typerne af krænkelse af arbejdsdisciplin er medarbejderens manglende opfyldelse af den opgave, som lederen har fået tildelt ham. Dette kan ske, hvis medarbejderen glemte, ikke kunne eller blot ignorerer denne ordre.
En sådan handling kvalificerer sig som en krænkelse af disciplin, og den nærmeste vejleder udarbejder et memorandum om manglende opfyldelse af opgaven. For en sådan overtrædelse skal en person straffes. Men dette vil kun ske, efter at han har givet sine forklaringer om, hvad der skete. Hvis de grunde, der fik medarbejderen til sådanne handlinger, synes overbevisende, kan han endda undgå straf. Det er vanskeligere at løse problemet, når medarbejderens ulydighed fører til negative konsekvenser. Her er det usandsynligt, at han ikke kan holde sig væk. Især hvis der som følge af sådan undladelse blev forårsaget skade eller alvorlig skade. Straffen i dette tilfælde vil blive fastlagt på grundlag af de relevante lovgivningsmæssige retsakter.
Hvordan laver man en rapport?
En manager på ethvert niveau skal vide, hvordan man skriver en memo. En prøve kan overvejes med et specifikt eksempel. Antag, at nogle medarbejdere ikke kom til tiden for at arbejde, og på det tidspunkt ventede en besøgende på ham der for at underskrive en vigtig kontrakt. Efter et par timer dukkede medarbejderen alligevel op, men tiden gik tabt, og klienten var allerede rejst. En sådan handling indeholder flere overtrædelser på samme tid:
- sent til arbejde;
- afbrydelse af en aftale;
- skade forårsaget af virksomheden ved manglende underskrivelse af kontrakten.
Hvis det ikke er muligt at ændre den aktuelle situation, er chefen forpligtet til at informere ledelsen om dette.
Et lignende dokument skal se sådan ud:
- For det første er der i øverste højre hjørne skrevet "cap", der angiver til hvem og mod hvem det er rettet.
- Længere i centrum står navnet skrevet.
- Nedenfor er hovedteksten, hvor information placeres i en bestemt rækkefølge. Først kommer en beskrivelse af situationen. Derefter følger en anmodning om at hjælpe med at sortere den ud. Derefter drages en konklusion på grundlag af alt det ovenstående. Afslutningsvis kan forfatteren udtrykke sine ideer eller forslag til, hvordan han bedst kan komme ud af denne situation efter hans mening.
- Helt i bunden lægger han dato og underskrift med det fulde udskrift af F. I. O. og den holdning, der blev besvaret.
Afhængig af årsagen kan teksten i noten være rent informativ eller kræve ledelsens intervention for at gendanne orden.
