Russiske virksomheder, offentlige agenturer, iværksættere og andre juridiske enheder, der er i kommunikation med hinanden, bruger regelmæssigt officielle dokumenter. Det vigtigste aspekt af den korrekte interaktion mellem organisationer og enkeltpersoner er brugen af detaljer. Deres liste bestemmes af russisk lov. Krav til dokumenter - dette er den vigtigste egenskab for officielle kilder, der er offentliggjort af virksomheder, myndigheder eller udarbejdet af enkeltpersoner, når man kontakter en hvilken som helst struktur. Hvad er funktionerne ved at arbejde med dem?
definition
Anmodninger om dokumenter er obligatoriske elementer i visuel design af forskellige informationskilder, der som regel er godkendt i papirkopi, på papir, godkendt på niveau med statslige, industrielle eller virksomhedsstandarder.
Disse typer dokumenter, der hører til kategorien organisatorisk og administrativ, udarbejdes i overensstemmelse med GOST R 6.30-2003. Denne kilde til standarder inkluderer forenede kriterier, der er obligatoriske til brug under udveksling af dokumenter med deltagelse af russiske virksomheder, myndigheder og andre institutioner med officiel status.
Overvej de vigtigste detaljer i de dokumenter, der er defineret i den specificerede tilstandsstandard.
Grundlæggende detaljer i henhold til GOST: Russisk Føderations våben
Mange officielle dokumenter skal indeholde Russlands våben. Dette tilstandsymbol kan repræsenteres i tre sorter: som flerfarve på det heraldiske skjold, som en farve - med eller uden et lignende element. Den russiske federations flerfarvede våbenskjold bør placeres på dokumenter, der indeholder bestemmelserne i føderale forfatningsmæssige love og føderale love, regler udstedt af præsidenten, regeringen og forbundsforsamlingen.
Russlands føderations våbenfrakke uden heraldisk skjold bør placeres på dokumenter, der er offentliggjort:
- Den interdepartementale kommission for statshemmelighed;
- føderale domstole;
- anklagemyndigheden
- Undersøgelsesudvalget og andre organer med lignende profil.
Den russiske føderations emblem bruges som et element i breve og andre dokumenter.
Våben til emnet fra Den Russiske Føderation og kommuner
Detaljerne i dokumenter, der er vedtaget i de russiske føderations sammensatte enheder, inkluderer deres eget emblem af regionen. Reglerne for dens placering reguleres af normative retsakter vedtaget i et bestemt emne. På regionalt niveau kan reglerne for placering af våben fra Den Russiske Føderation også på visse papirer godkendes. Detaljer om dokumenter, der er udstedt på niveau med kommunale territorier, kan igen indeholde byens emblem og anden bosættelse eller kommune. Reglerne for placering af denne attribut er fastlagt ved lovgivningsmæssige retsakter vedtaget af lokale myndigheder.
varemærke
Registrering af detaljer om dokumenter i organisationer kan omfatte brugen af et emblem eller varemærke. Sådanne elementer placeres i overensstemmelse med bestemmelserne i selskabets charter. Desuden er emblemet ikke anbragt på dokumenter på samme tid som emblemet fra Den Russiske Føderation, en sammensat enhed i Den Russiske Føderation eller en kommune. Varemærker kan indeholde ord og billeder. Farven på de tilsvarende rekvisitter kan være enhver.
Organisationskode
I overensstemmelse med den russiske klassificering af virksomheder kan dokumentkoden også være en organisationskode. Denne information har normalt en referencefunktion. Hoveddokumentet i strukturen, hvor der findes en organisationskode, er et brev.
BIN
I de fleste tilfælde kræver detaljerne i organisationens primære dokumenter inkludering i dens OGRN-struktur. I breve er dette element angivet som en del af baggrundsinformationen om organisationen. PSRN bruges også ved udstedelse af brevpapirer. For iværksættere er der en lignende attribut - OGRN IP. Det bruges hovedsageligt til de samme formål som det tilsvarende element i dokumentstrømmen med deltagelse af juridiske enheder.
TIN og PPC
Disse detaljer sammen med PSRN bruges ofte i den primære dokumentation såvel som i brevhoved, der er udarbejdet af organisationens ansatte. PPC - et element, der er forbundet med juridiske enheder. Individuelle iværksættere bruger ikke sådanne rekvisitter.
Dokumentformularkode
I overensstemmelse med den russiske klassificering af administrationsdokumentation skal formkoden være til stede i detaljeringsstrukturen for forskellige kilder. Dette element bruges hovedsageligt til at optimere hastigheden for filoverførsel via elektroniske kanaler.
Firmanavn
Obligatoriske detaljer i dokumentet inkluderer et element som navnet på organisationen. Det er vigtigt, at det stemmer overens med, hvad der er angivet i selskabets grundlæggende dokumenter. Formularerne skal indeholde firmaets fulde navn. Forkortelsen kan placeres side om side (under den eller bag den).
Referenceinformation
Det næste element i detaljerne i dokumenter - referenceoplysninger om virksomheden. Deres struktur involverer medtagelse af en postadresse, telefonnumre og anden information, som virksomheden finder det nødvendigt at placere. Som regel er organisationskoden, PSRN, TIN og KPP påsat.
Dokumenttype Navn
Dokumentet skal klassificeres korrekt efter type. Det tilsvarende navn på arten er registreret i selskabets charter. Det skal også opfylde kriterierne inkluderet i OKUD. Normalt er det pågældende emne fastgjort på formularerne. For bogstaver er denne attribut (dokumentets navn) ikke typisk. Det er skrevet med store bogstaver.
Dokument dato
Den næste vigtige egenskab er datoen for dokumentet. Det skal afspejle tidspunktet for oprettelse af den tilsvarende kilde eller for eksempel at underskrive den. Datoen er stemplet af den person, der har myndighed til at underskrive dokumentet, eller den interne tjeneste hos den organisation, der er ansvarlig for udvekslingen af relevante kilder. I nogle tilfælde kan datoen stemples af ophavsmanden.
Registreringsnummer
Registreringsnummer (indeks) - attributten, der er fastgjort for at lette klassificeringen af kilden i organisationens interne registre og arkiver, samt en identifikator i processen med dokumentflow med andre virksomheder. Reglerne for anbringelse af det nødvendige afspejles i administrative kilder, der er godkendt af virksomheden.
I nogle tilfælde kan det pågældende element også suppleres med et link, der faktisk indeholder registreringsnummeret samt datoen for det dokument, der kræver et svar. Det vil sige, denne attribut bruges ofte i breve, der er udarbejdet som svar på appeller til virksomheden.
Kompilationssted
I nogle tilfælde kan stedet for sammenstilling af et dokument angives. For eksempel, hvis du bestemmer, at det på grundlag af andre detaljer er vanskeligt. Men hvis samlingsstedet allerede er angivet i andre elementer i dokumentet, er det ikke nødvendigt at inkludere de tilsvarende rekvisitter i kildestrukturen.
adressaten
Den næste markante attribut er adressaten. Det vises, hvis der er behov for at sende et dokument til et specifikt strukturel enhed Tilsvarende selskab. Adressaten kan også være en embedsmand eller en borger i status som et individ.
Grif godkendelse
Et kildegodkendelsesstempel kan være påkrævet. Denne attribut kan give dokumentet en normativ karakter.For eksempel kan en direktør i en virksomhed bruge stempelet "Jeg bekræfter", hvorefter bestemmelserne i kilden bliver bindende for virksomhedens ansatte.
opløsning
En anden interessant egenskab er opløsning. Det aktiveres, hvis en embedsmand, såsom direktøren for virksomheden, ønsker at træffe en beslutning truffet på grundlag af oplysningerne i dokumentet. Denne forudsætning indeholder også et fuldt navn, indholdet af ordren, fristen, inden hvilken den skal udfyldes, en underskrift, en dato. Executors af opgaven kan angives.
header
Nogle dokumenter bruger en overskrift. Dets formål er at præsentere en kort oversigt over de oplysninger, der findes i kilden. I betydning skal det korreleres med navnet på dokumentet. Eksempel på overskrift: "Bestilling om dannelse af et certificeringsudvalg".
Kontrolmærke
I nogle tilfælde kræver dokumentet sådanne rekvisitter som et kontrolmærke. Dette element angiver, at kilden accepteres af den kompetente struktur i virksomheden, og der arbejdes på den. Normalt ser denne attribut ud som et stempel med ordet "kontrol".
Dokumenttekst
Sandsynligvis dokumentets nøglekrav. Det afspejler essensen af information, der transmitteres via papirmedier. Generelt er det udarbejdet på russisk eller en, der har officiel status inden for Den Russiske Føderations emne. Teksten kan indeholde tabeller, forskellige formateringselementer.
Strukturen af teksten præsenteres normalt i to dele: den første afspejler årsagerne og målene med at sende dokumentet, den anden afspejler hovedideen for appellen, anmodning, anbefaling osv. I nogle tilfælde er det tilladt at bruge kun den anden del af strukturen i den tilsvarende attribut.
Anvendelsesmærke
Det sker så, at det i teksten til dokumentet er problematisk at vise alle de nødvendige data. I dette tilfælde kan kilden suppleres med applikationer. Denne kendsgerning skal vises på dokumentet gennem de relevante rekvisitter. Hvordan kan det pågældende mærke inkluderes i kildestrukturen? Som regel skriver de: ”Anvendelse på et sådant antal sådanne ark i sådan en sådan mængde kopier”. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at angive navnet på det dokument, der indeholder applikationen.
underskrift
De vigtigste typer dokumentoplysninger inkluderer et sådant element som en signatur. Det sættes af en embedsmand og registrerer derved nøjagtigheden af oplysningerne indeholdt i kilden. Og dette er ikke kun en autograf - en signatur som en uafhængig attribut skal indeholde navnet på placeringen af den person, der underskriver dokumentet, såvel som en transkription.
harmonisering Grif
Krav til detaljer om dokumenter, der er etableret i nogle organisationer, kræver tilstedeværelse af et signaturstempel. Det bruges i tilfælde, hvor det er nødvendigt at løse det faktum, at oplysningerne i kilden er godkendt af en kompetent person eller struktur i virksomheden.
Frimærket skal indeholde ordet "aftalt" såvel som oplysninger om placeringen af den person, der godkender de relevante oplysninger, dets underskrift og dekryptering. En nøglefunktion i godkendelsesstemplet er brugen i dokumenthåndtering, der involverer flere organisationer.
Visa-godkendelse
Et element, der er tæt nok på fingerpladen, kan kaldes et visum for godkendelse. Dens nøglefunktion bruges kun i organisationen. Samtidig kan et visum anbringes flere gange, da dokumentet sekventielt kontrolleres af forskellige afdelinger.
Næsten altid kræver detaljerne i betalingsdokumenter såvel som andre typer primære kilder, at organisationer anbringer et segl. I Rusland er det normalt blæk. Pressens struktur indeholder normalt information om firmaets navn, PSRN, TIN og andre detaljer.
Papirarbejde: nuancer
Vi har bestemt, at detaljerne i dokumenterne er det vigtigste kriterium for tilrettelæggelse af de korrekte procedurer for virksomhedens interaktion med partnere, offentlige instanser samt for intern kommunikation. Hvilke nuancer der er karakteristiske for den praktiske implementering af workflow i russiske firmaer kan bemærkes?
Det kan bemærkes, at det er en sjælden forekomst at lægge alle de detaljer, der kræves af GOST. Hvert dokument kræver brug af et passende sæt elementer. For eksempel, med hensyn til officielle breve, bruger de oftest sådanne detaljer som den russiske føderations våben, emnet for føderationen, byens eller firmaets logo, firmakode, PSRN, TIN, KPP samt organisationens navn.
Navnet på dokumenttypen i bogstaver sættes normalt ikke. Mens for eksempel sådanne typer kilder som en ordre, en handling, notat eller en beslutning skal indeholde det tilsvarende element i sin struktur. I breve er det nødvendigt at angive det fulde navn på det firma, som dokumentet sendes til, og hvis der er et forkortet navn, der er angivet af officielle kilder, skal det også angives (skriv i parentes efter det fulde navn).
Der er flere korrekte metoder til at reducere navnene på organisationer: med de første bogstaver (det vil sige fås en forkortelse som et forskningsinstitut), ved de oprindelige stavelser (for eksempel kan Uralmash fås) eller ved en anden metode godkendt i de officielle dokumenter fra adressatfirmaet.
Andre vigtige detaljer i dokumenterne er postadressen samt telefon- og faxnumre. Også i officielle breve er normalt angivet bankoplysninger organisation. Et andet vigtigt element i det relevante dokument er datoen, der afspejler tidspunktet for undertegnelsen. Derefter underskrives det officielle papir, firmaets stempel placeres på det.
