I vores artikel ønsker vi at tale om breve. Når alt kommer til alt er de den mest almindelige måde at udveksle information på. I hverdagen og på arbejdet kan du bare ikke undvære dem.
Hvad er et servicebrev
Et brev er det almindelige navn på dokumenter, der er meget forskellige i indhold, der tjener som et kommunikationsmiddel mellem helt forskellige strukturer og organisationer under processen med deres aktiviteter.
Brev er papirer, der er samlet i en stor gruppe ved hjælp af overførselsmetoden - pr. Post. Et stort antal af dem samles i enhver organisation. De er opdelt i udgående og indgående.
En meget stor mængde information kan angives i breve: et ønske, en hilsen, hvad som helst. Det udstedes på specialiserede A4-formularer. I tilfælde, hvor brevet er lille og ikke indeholder mere end syv linjer, er det tilladt at bruge A5-formatet.
Ethvert dokument skal dateres og derfor også et brev. Datoen er dagen for underskrivelsen.
Oprettelse af et servicebrev
Et brev er bygget efter et bestemt skema:
- Introduktion. Det angiver motiverne og årsagerne til at skrive dokumentet, fakta, links til tidligere begivenheder, højere organisations beslutninger.
- Beviser. Den angiver begrundelsen for alt, hvad der er angivet i dokumentet.
- Konklusion. Det drager konklusioner, fremsætter forslag, anmodninger, krav.
Denne mulighed er også mulig, når servicebrevet kun indeholder den sidste del uden nogen forklaring.
Som regel har bogstaver ikke store bind, normalt handler det om en side.
Formål med kompilering
Formålet med ethvert brev er motivation. Så indholdet skal være klart, forståeligt, kortfattet uden unødvendig og unødvendig information. Der er flere regler, der skal følges, når du behandler et dokument.
Et officielt forretningsbrev er dedikeret til et enkelt emne. Dette forenkler deres videre behandling, som giver dig mulighed for at fremskynde udførelsen i organisationen.
Teksten præsenteres i tredje person og ental. For eksempel: "I den nærmeste fremtid planlægger skolen ...".
Organisationens leder har ret til at underskrive ethvert officielt dokument, og derfor overføres breve, og under hans fravær overføres beføjelser til den midlertidigt fungerende direktør.
På nuværende tidspunkt kan et servicebrev ikke kun sendes pr. Post, men der er også en telegraf, fax og naturligvis internetpost, som er den mest praktiske og populære mulighed.
Krav til forberedelse og gennemførelse af dokumentet
Uanset hvilken måde dokumentet sendes, er forberedelsen af servicebrevet underlagt de samlede designkrav. De er ukomplicerede, og viden om visse nuancer kan engang komme godt med.
Lad os se på, hvordan man skriver et servicebrev. Et eksempel er givet nedenfor.
Sådan udarbejdes et lignende brev.
Bankoplysninger
Et officielt brev er det generelle navn på en stor gruppe forretningsdokumenter, der er nødvendige for kommunikation mellem institutioner imellem sig og med almindelige borgere. De indeholder de nødvendige elementer i designet.
Oplysninger om bankbrev:
- Dato.
- Bogstav nummer.
- Links til registreringsnumre og datoer for de dokumenter, som svaret er skrevet til.
- Tekstens titel i en enkelt sætning.
Derudover skal de enkelte komponenter i detaljerne være korrekt angivet:
- Firmanavn.
- Strukturel enhed.
- Entreprenørens position.
- Efternavn og initialer.
- Modtagers adresse
I det tilfælde, hvor brevet er adresseret til flere personer eller organisationer, skal du først angive hovedmodtageren (hans adresse) og derefter resten.
Servicebrevsklassifikationer
Servicebrev kan klassificeres efter helt forskellige grunde, som kan være relateret til adressatens formål, indhold, betydning, uopsættelighed, status.
Generelt kan alle forretningsbreve opdeles i følgende typer:
- Støtte.
- Anmod om brev.
- Oplysninger.
- Reklame.
- Garanti.
- For ambitiøse.
- Voldgift.
- Påmindelsesbreve.
- Bekræftelsesbrev.
- Brev med anmodning.
- Meddelelsesbreve.
En sådan klassificering er den mest universelle. Lad os se nærmere på nogle af de forskellige varianter af virksomhedsskrivning.
Følgebrev
Cover brev - et dokument, som de informerer modtageren om, at der er sendt nogen papirer til ham, måske bliver noget forklaret eller afklaret. Et sådant brev indeholder ikke adressedelen.
Som regel begynder et sådant dokument med ordene: "Vi sender dig ...", "Vi informerer dig ..."
Samtidig kan yderligere oplysninger om produktions- eller administrationssituationen også indeholde. For eksempel: "I overensstemmelse med aftalerne ..."
Teksten til et sådant dokument kan indeholde forklaringer eller anmodninger om de materialer, der er knyttet til følgebrevet. Det tegnes på en formular. Ud over alle ovennævnte detaljer skal det have en note om tilstedeværelsen af applikationer.
Invitation brev
I et sådant dokument opfordres adressaten til at deltage i begivenheden. Et sådant brev kan sendes til en bestemt person eller organisation. De begynder med sætningerne: "Vi beder dig besøge ...", "Vi inviterer dig til ...". Dokumentet afslører essensen af den kommende begivenhed med den obligatoriske angivelse af dato og tidspunkt for begivenheden samt betingelserne for deltagelse i den.
Informationsbrev
Denne type skrivning er meget almindelig. Det informerer afsenderen om officielle oplysninger. Som regel er sådanne breve ganske typiske og sendes af ledelsesstrukturer til underordnede organisationer. De kan angive specifikke lovgivningsmæssige bestemmelser, forslag og henstillinger.
Forresten kan nyhedsbreve have vedhæftede filer. Lydstyrken på et dokument overstiger som regel ikke flere sider. De er underskrevet af lederen af virksomheden.
Salgsfremmende brev
Dette er også et slags informationsbrev, men det er adresseret til en bestemt person eller organisation, det indeholder en detaljeret beskrivelse af varer og tjenester. Teksten til brevet indeholder detaljerede oplysninger. Dets endelige mål er at tilskynde adressaten til at erhverve noget.
Garantibrev
Dette er et dokument, der indeholder forpligtelser eller deres bekræftelse. De er rettet til specifikke enkeltpersoner og organisationer. Hvilke garantier taler vi om? For eksempel garantier for betaling af varer, husleje, tjenester, arbejdsvilkår. Et sådant brev er som regel underskrevet af to personer - direktøren og hovedregnskabet og også certificeret af et segl.
Kravbrev (klage)
Dette er et forretningsbrev, der indeholder oplysninger om opdagelsen af manglende overholdelse af for eksempel produktet med de standarder, der er angivet i kontrakten. Formålet med et sådant dokument er at kompensere for tab, der er opstået i strid med kontraktlige bestemmelser. Et krav skal fremsættes skriftligt. Der er ingen enkelt form for et sådant brev i praksis, men der er obligatoriske elementer, der skal overholdes.
Kravet skal indeholde følgende oplysninger:
- Den fulde adresse på den organisation, hvor dokumentet sendes.
- Begrundelsen er angivet (henvisning til garantien, kontrakten).
- Specifikke krav (returnering af varer, penge, markdown).
Kravet sendes med registreret post eller ved brev med modtagelse af levering.Det inkluderer fotokopier af alle dokumenter, der bekræfter afsenderen er korrekt. En postkvittering opbevares bedst.
Et brev begynder altid med sætningen: "Vi sender dig en klage ..."
forespørgsel
Anmodningsbrev - et forretningsdokument sendt til officiel information. Teksten har en klar begrundelse for behovet for information. Dette kan være links til love, forskrifter. Brev er underskrevet af en officielt autoriseret embedsmand.
Et anmodningsbrev indebærer et svarbrev. Speciel status gives til anmodninger sendt af myndigheder.
Påmindelsesbrev
Dette er et dokument, der bruges i tilfælde, hvor organisationen ikke udfører sine funktionelle opgaver, men blot fungerer som en formidlende rolle. Som regel består et brev af flere dele. Den første af dem henviser til et dokument, hvor forpligtelserne er faste. Og i det andet - en anmodning om at udføre enhver handling.
Meddelelsesbrev
Et sådant dokument informerer om begivenheder (offentligt). Brev sendes til et stort antal organisationer eller personer for deres deltagelse og deltagelse. De kan informere ikke kun om begivenheder, sted og tid, men også på samme tid opfordring til deltagelse. Brevet kan indeholde vedhæftede filer, for eksempel en deltagers spørgeskema, program for begivenheden. Som regel sendes det til en hel liste over modtagere, hvilket betyder, at adressaten ikke er angivet. Et brev underskrives af den person, der er ansvarlig for begivenheden.
I stedet for et efterord
I vores artikel undersøgte vi de mest anvendte typer forretningsbreve samt nuancerne ved at skrive dem. Når du har studeret emnet lidt, kan du nu frit navigere i det og ikke blive forvirret, hvis du bliver kontaktet med et forslag: "Skriv et tjenestebrev." Som du kan se, er dette ikke svært, især hvis du husker alle de grundlæggende krav og detaljer til at skrive et dokument. Et eksempel på, hvordan man udarbejder et servicebrev (prøve), gav vi i artiklen. Held og lykke.
