Det var sandsynligvis, at alle mindst en gang havde at gøre med behovet for at skrive et forretningsbrev. Når du udarbejder det, kommer du ufrivilligt til den konklusion, at det overhovedet ikke er let. Der er mange regler og regler for skrivning af forretningsbreve, som du har brug for at vide. Artiklen beskriver detaljeret processen med at udarbejde dokumentet, indeholder eksempler på et forretningsbrev, diskuterer deres typer og design.
formular
Klar formularer giver soliditet og angiver virksomhedens pålidelighed. De indeholder de nødvendige oplysninger om organisationen, såsom:
- Navnet.
- Adresse.
- Kontakt telefoner.
- Webstedet.
- E-mail.
- Logo.
- Andre kontaktoplysninger.
Der er ingen strenge regler for formularerne. Derfor beslutter hver organisation uafhængigt, hvilke oplysninger de skal lægge i dem.
Hvordan skriver man forretningsbreve? uddannelse
Forretningsbreve skrives og udføres på en bestemt måde underlagt deres iboende regler og krav. Afhængigt af målet tænker forfatteren indholdet i detaljer for at få det resultat, han beregner. Han skal klart forstå, hvilke oplysninger adressaten allerede ved om emnet for brevet, hvad han skal gå videre fra, og hvad der vil være nyt i det. Argumenter afhænger af forfatterens formål. Processen med at forberede et forretningsbrev kan opdeles i følgende faser:
- Undersøgelsen af problemet.
- Skrivning af et udkast til brev.
- Hans aftale.
- Signing.
- Registrer.
- Sender til modtageren.
Strukturen af forretningsbreve
Når du skriver et brev, er det nødvendigt at mætte det med information, det vil sige lægge alle de nødvendige oplysninger der. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev viser indholdet tydeligt og præcist information, der generelt ikke kræver svar fra adressaten. Et kompleks kan bestå af flere sektioner, afsnit og afsnit. Hvert afsnit beskriver et aspekt af informationen. Prøver af denne type forretningsbrev består normalt af en indledende, hoved- og sidste del.
Posten indeholder grundlaget med henvisning til de relevante dokumenter, med fakta og formål med brevet. Det angiver navn, forfatter, dato, nummer og titel.
Nedenfor er et eksempel på at skrive et forretningsbrev - en introduktionsdel.
Hoveddelen beskriver situationer, begivenheder, giver deres analyse og bevis. Det er i denne del, at de er overbeviste om, at det er nødvendigt at handle på en eller anden måde, de beviser, hvordan tingene var, og informerer om behovet for at deltage under alle omstændigheder og giver forskellige argumenter.
Konklusionen indeholder konklusioner, der fremsættes i form af forslag, anmodninger, påmindelser, afslag og så videre.
Et eksempel på at skrive et forretningsbrev - dets sidste del - er præsenteret nedenfor. Det opsummerer kravet, der er skitseret i det væsentligste.
Alle leverede oplysninger skal være optimalt konsistente og forståelige.
Hvert bogstav begynder med en centerjusteret meddelelse. Denne lille del er ekstremt vigtig. Når man vælger det, skal forfatteren overveje:
- Destination Position
- Forholdets art.
- Officielt.
- Etikette.
Brevet skal indeholde en høflig form. For eksempel: ”... Jeg udtrykker håb om yderligere samarbejde (tak for invitation) ... ". Efter disse sætninger skal forfatterens underskrift være.
stil
Alle breve skal være i en formel forretningsstil, hvilket betyder at bruge taleværktøjer til formelle forretningsforhold. Funktioner ved et sådant sprog dannes under følgende omstændigheder:
- De vigtigste deltagere i forretningsforbindelser er juridiske enheder, på vegne af de ledere og officerer, hvor der skrives breve.
- Forhold i organisationer er strengt reguleret.
- Emnet for kommunikation er virksomhedens aktiviteter.
- Dokumenter af ledelsesmæssig karakter har generelt en specifik adressat.
- Ofte i løbet af organisationens aktiviteter forekommer de samme situationer.
I denne forbindelse skal oplysningerne i forretningsbrevet være:
- Officiel, upersonlig og understreger afstanden mellem deltagerne i kommunikation.
- Adresse beregnet til en bestemt adressat.
- Faktisk på tidspunktet for skrivelsen af brevet.
- Autentisk og upartisk.
- Argumenter for at tilskynde modtageren til at gribe ind.
- Komplet til beslutningstagning.
krav
Et forretningsbrev skal opfylde følgende krav:
- Talen er standardiseret på alle niveauer - leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Det indeholder mange omdrejninger, udtryk og formler.
- Tonen i skrivningen er neutral, behersket og streng uden brug af følelsesmæssige og ekspressive sprogudtryk.
- Tekstens nøjagtighed og klarhed uden logiske fejl, klarhed og tankevækkende ordlyd.
- Konsisthed og kortfattethed - uden brug af udtryk, der har yderligere betydning.
- Brug af sprogformler dannet som et resultat af gentagne situationer.
- Brug af udtryk, det vil sige ord eller sætninger, der har specielle begreber.
- Brug af forkortelser, der kan være leksikale (dvs. komplekse forkortede ord dannet ved fjernelse af bogstaver fra dele af ord: LLC, GOST og så videre) og grafisk (det vil sige betegnelsen på ord i forkortet form: gr-n, tog og andre).
- Brugen af design i de genitive og instrumental tilfælde.
- Sætninger med verbale navneord (“yde støtte” i stedet for “støtte”).
- Brug enkle almindelige sætninger.
Ovenstående eksempler på forretningsbrev vises nedenfor i den fulde version (med hoveddelen). Oplysningerne opfylder alle kravene i en officiel forretningsstil.
Typer af forretningsbreve
Det er bedst at skrive et forretningsbrev om et specifikt spørgsmål. Hvis det er nødvendigt at løse flere problemer på én gang, anbefales det at udarbejde flere forskellige indstillinger.
Forretningsbreve kan være i deres indhold:
- Medfølgende. Sådanne breve er normalt nødvendige for at kommunikere, hvor de skal sende dokumenter.
(Hvordan man skriver et forretningsbrev? Et eksempel på følgebrev hjælper dem, der har brug for at komponere denne type dokumenter.)
- Garanti. De er skrevet for at bekræfte løfter eller betingelser. Det kan f.eks. Garanteres betaling for arbejde, leje, leveringstid og mere.
- Tak. De begyndte at blive brugt specielt ofte for nylig. Sådanne breve viser en god tone for partnerskaber. De kan udstedes i en almindelig form eller på farvet papir med et smukt print.
(Hvordan man skriver et forretningsbrev? En prøve af en taknota er udarbejdet i en fri form afhængigt af de opgaver, det løser. I dette tilfælde udtrykker brevet sin essens i den korteste form. En sådan prøve, lavet på farvet papir med en ornament, kan hænge på væggen i rummet virksomheder i et æressted.)
- Oplysninger.
- Lærerigt.
- Hilsen.
- Reklame.
Der er også breve:
- Samarbejdsforslag. For nylig udbredt, sendt til organisationer, er ofte af reklamer, for eksempel som denne model. Det er ganske vanskeligt at skrive kommercielle breve, du skal tage højde for en masse nuancer for at blive bemærket og endnu mere interesseret. Men hvis den er udarbejdet i henhold til nedenstående prøve, har den enhver chance for succes.
- Invitationer. De sendes ud og tilbyder at deltage i forskellige begivenheder. Normalt er de adresseret til lederen eller officeren, men kan adresseres til hele holdet.
- Anmodninger.
- Meddelelse.
- Anmodninger og mange andre.
Sådan skriver du et svar på et brev. eksempel
Svaret skal begynde med at gentage anmodningen i det første brev. Derefter gives resultaterne af dets overvejelse, og godkendelse eller et motiv for afvisning udtrykkes. Virksomheds svarbrev kan indeholde en alternativ løsning på de forventede oplysninger. Normalt opfylder det følgende principper:
- Tilstedeværelsen af et link til det første brev og dets indhold.
- Det samme sprog betyder.
- Sammenlignelige mængder og aspekter ved indhold.
- Overholdelse af en bestemt rækkefølge.
registrering
Ud over at bruge forretningsbrev med brevhoved, skal du tage hensyn til andre finesser i deres design. Dette er detaljer, regler for forkortelser, skrivning af adresse, titel, tekstlængde, feltbredde og mere.
Prøver af et forretningsbrev hjælper med at komponere det under hensyntagen til alle subtiliteter og nuancer. De bruges af både begyndere og erfarne arbejdere. Takket være mønstre lærer de at skrive breve korrekt og sparer en masse tid.
