I forretningskorrespondance har hvert dokument sin egen betydning og kan på en eller anden måde påvirke forholdet mellem partnere. Blandt det enorme antal forskellige typer af sådanne dokumenter er et særligt sted besat af svarbrevet.
Klassificering af forretningsdokumenter
I forholdet mellem parterne løses de fleste spørgsmål skriftligt. Og ifølge loven er mundtlige aftaler som du ved ikke gyldige. Derfor ved enhver virksomhed, forretningskorrespondance. Det er et almindeligt accepteret middel til udveksling af information som et resultat af officielle kontakter mellem forskellige organisationer og virksomheder.
Alle forretningsbreve er opdelt i to kategorier:
- Dem, der kræver et obligatorisk svar.
- Dem, der ikke har brug for en sådan reaktion.
Svarbrevet hører til den anden kategori. Det er en af de kommercielle typer dokumenter sammen med et anmodningsbrev, information, advarsel, tilbud, påmindelse eller præsentation. Sådanne værdipapirer bruges normalt på tidspunktet for indgåelse og yderligere støtte til forskellige aftaler og andre aftaler mellem parterne. I modsætning til de andre beder svarbrevet ikke om noget og tilbyder ikke noget. Det indeholder kun oplysninger, der tidligere blev anmodet om af den anden part.
Bekræftelse af ansøgning
Der udarbejdes et svarbrev i forskellige tilfælde. Dette kan være en reaktion på en bestemt klage, krav eller anmodning. Derudover kan det være både positivt og negativt. I det andet tilfælde vil dokumentet allerede fremlægge et slags afvisningsbrev. Men det er nødvendigt at give det med en detaljeret forklaring af de grunde, der førte til en sådan beslutning. Vi kan for eksempel overveje sagen, når virksomheden modtog en officiel skriftlig ordre til fremstilling af en bestemt type produkt i en bestemt periode. Hvis et sådant samarbejde er ønskeligt for virksomheden, er det nødvendigt at reagere øjeblikkeligt. Svaret er vilkårligt. Det kan begynde med ordene: "Vi vil fuldføre" eller "Vi vil producere". Som en periode er det bedre at angive leveringsdatoen under hensyntagen til den tid, der kræves for at fremstille varerne og overføre dem til lageret. Derudover er det nødvendigt at angive betalingsbetingelser, fordi kunden kan stole på flere trin. Derudover er det kun at beregne det samlede beløb og give dine detaljer, som kunden vil foretage pengeoverførsler til. Et sådant dokument er normalt underskrevet af direktøren og hovedkontoen, og i slutningen rapporteres koordinaterne for den direkte eksekutor.
Korrespondance med enkeltpersoner
Nogle virksomheder har, efter deres aktivitet, direkte kontakt med enkeltpersoner. Dette kan være en organisation, der arbejder i servicesektoren, eller en virksomhed, der producerer forbrugsvarer. Oplysninger af en meget anden karakter, både positive og negative, kan komme til en sådan virksomheds adresse fra borgerne. Ikke desto mindre kræver det et passende svar og et obligatorisk svar. I sådanne tilfælde kan du ikke begrænse dig til en personlig samtale eller et telefonopkald. En borger skal have fuld afklaring på alle spørgsmål af interesse for ham. Dette skulle være et detaljeret svar på brevet.
En prøve af et sådant dokument skal opfylde visse krav:
- For enhver forretningskorrespondance er det bedre at bruge den officielle formular.
- Det er nødvendigt at tage hensyn til særegenhederne ved udarbejdelsen af sådanne dokumenter.Det vigtigste er, at de skal skrives i overensstemmelse med den velkendte regel om parallelisme, det vil sige indeholde de samme ordforråd og sproglige vendinger, der blev brugt af forfatterinitiatoren. Dette maksimerer gensidig forståelse.
- Sørg for at oprette et link til anmodningsbrevet, angive dets nummer og dato.
- Det er bedre at starte teksten med sætningen: "Til dit brevnummer ...", "Som svar på din anmodning ..." eller "Vi informerer dig ...".
Følgende er en redegørelse for de faktiske forhold, og der træffes en endelig beslutning.
Strengt formel
Hvis du vil besvare det officielle brev, skal du gøre dette korrekt. Det skal huskes, at en sådan appel bestemt skal være høflig og korrekt. Glem heller ikke alfabetisme. Det er latterligt at se åbenlyse fejl i informationerne fra en velrenommeret organisation.
Helt fra starten udskrives adressen i øverste højre hjørne. Det er en nøjagtig kopi af det, der er angivet på konvolutten. Svaret gives altid på en eller anden form for anmodning, og i registreringsstemplet øverst til venstre skal dets originale detaljer (antal og afrejsedato) noteres. Derefter kommer en kort appel til adressaten (du kan blot angive navnet uden initialer). Teksten skal indeholde detaljerede forklaringer vedrørende interesseproblemet. Som argumenter skal kun verificerede data bruges. Under ingen omstændigheder kan ikke stole på rygter og spekulation. Om nødvendigt kan du bruge uddrag fra forskrifter med de relevante artikler. Virksomhedens direktør underskriver et sådant dokument, og en note er lavet lidt lavere med data om navn og telefonnummer til den ansvarlige direktør.
