føre forretningskorrespondance undertiden er det slet ikke let. Nogle gange er du nødt til at lave papirer, der har et meget specifikt fokus. Blandt dem er et specielt sted et invitation brev.
Grundlæggende koncepter
Kontorkorrespondance har sine egne love og regler. Hvert dokument udarbejdet om et specifikt emne har et specifikt udseende. Det samme er invitationsbrevet - dets essens afspejles allerede i selve titlen.
Dette post er designet til at invitere en person eller gruppe af mennesker til at deltage i en kommende planlagt begivenhed. Det ser ud til, at der ikke er noget kompliceret her. Faktisk er det ikke let at udtrykke dine tanker med ord. Der er forskellige muligheder for sådan behandling. Invitationskortet er designet til at få en bestemt person (eller gruppe) til at handle. Det indeholder et opkald og afklarer samtidig nogle af dets omstændigheder. Et sådant dokument kan være en invitation til en udstilling eller et interview, et forretningsmøde eller en konference, seminar eller anden begivenhed. I hvert af disse tilfælde fungerer dette brev som en formidler. Det tvinger ikke, angiver ikke, men overfører afsenderens anmodning til adressaten.
Dokumentfordele
Mange organisationer, der ikke er vane, bruger fortsat den mundtlige måde at kommunikere på. De mener, at det er meget mere effektivt at invitere mennesker gennem opkald og ansigt til ansigt-samtaler end at sende dem e-mails. Med direkte kontakt er det naturligvis lettere at overbringe enhver tanke til samtalepartneren. Men hvis du ser nøje, kan du se, at invitationen brevet stadig har flere betydelige fordele:
- Med dette dokument viser afsenderen respekt for hver modtager.
- Sådant papir kan designes på en sådan måde, at det allerede ved udseendet indikerer retningen for den kommende begivenhed.
- Tilstedeværelsen af et sådant brev gør det muligt at bruge det om nødvendigt som et invitationskort. Dette sikrer, at den, appellen henvendte sig til, kommer til begivenheden.
- Dokumentet er konstant placeret hos adressaten og tillader ham ikke at glemme stedet, tidspunkt og genstand for det kommende møde. I forhold til det moderne liv er det faktisk undertiden vanskeligt at huske noget vigtigt i tiden. Papir, der altid vil være foran øjnene, tillader ikke en person at glemme det.
- Denne mulighed er praktisk, hvis det i øjeblikket er umuligt at kontakte specifikke personer på andre måder.
Alle disse grunde understreger endnu en gang de positive aspekter ved en skriftlig appel af denne art.
Regler for skrivning af et brev
En invitation, udtrykt skriftligt, er en type anmeldelse. Dette fremgår af titlen på selve dokumentet. Faktisk informerer den adressaten om, at en bestemt begivenhed vil blive afholdt på det aftalte tidspunkt. Afsenderen ønsker at være sikker på, at alle inviterede mennesker helt sikkert vil svare og komme til mødet.
Og for dette skal du vide, hvordan du skriver et invitationskort. Her er det nødvendigt at overveje flere vigtige punkter:
- Hvis begivenheden er officiel eller efterfølgende sørger for personlig kommunikation, skal den udstedes på brevhoved Dette vil yderligere understrege dets alvor og imperativitet i det kommende møde.
- Brevet skal sendes på forhånd, så personen har tid nok til at tænke og træffe en beslutning. Måske ønsker han at nægte.I dette tilfælde vil han have mulighed for at kontakte arrangørerne og informere dem om dette.
- Da et sådant dokument stadig hører til kategorien officiel korrespondance, er det nødvendigt at overholde det, når det udarbejdes. forretningsstil.
- Det er bedre at fremstille det i duplikat, så man forbliver i organisationen til bekræftelse.
Enhver invitation skal bestå af følgende dele:
- Standard "header", der angiver modtagerens koordinater.
- En appel af typen "Glad for at informere" eller "Kære partner", hvis nødvendigt kan du kontakte en bestemt adressat. For eksempel "Kære Dmitry Sergeevich!".
- Hoveddelen af invitationen med alle detaljer om begivenheden.
- Underskrift af den ansvarlige der angiver position, underskrift og fuld afkodning
Hvis alle ovenstående regler overholdes, kan du forvente, at det sendte brev giver det ønskede resultat.
