Hver af os skrev formelle breve og notater mindst flere gange i vores liv. Uanset hvor vi er, og uanset hvad vi gør, finder vores forretningskorrespondance sted inden for ethvert felt, der skal udføres for at finde ud af nogle punkter, afklare information, stille et spørgsmål og så videre. Hvis dette fænomen tidligere var mere almindeligt i papiransøgninger og ved at sende breve til overordnede (såvel som forretningspartnere), er denne kategori i dag spredt mere i vores miljø.
Du skal vide, hvordan du korrekt foretager forretningskorrespondance, selvom du bare foretager en ordre i en eller anden onlinebutik og vil kommunikere med dens repræsentant.
I denne artikel beskriver vi nogle af de vigtigste punkter, der udgør forretningskommunikation. Vi vil være opmærksomme på, hvilke nuancer der skal tages i betragtning, når vi udveksler breve med vores partnere; hvad der ikke kan overses, hvis du ikke ønsker at fremstå for samtalepartneren inkompetente og uhøflige, og også huske de regler, der skal overholdes i enhver situation.
Hvor relevant
Det er klart, at forretningskorrespondance ofte bruges i arbejdsprocessen. Hvis du arbejder i en virksomhed, vil du bestemt støde på behovet for at sammensætte denne type korrespondance. Da vi taler om forretningsspørgsmål, er det let at forstå, at skrivestilen skal være passende - så formaliseret og officielt som muligt.
Det yderligere indtryk af virksomhedens medarbejdere, hvor brevet sendes, om dig og din virksomhed afhænger af, hvor godt du klarer at etablere forretningskorrespondance. Derfor skal processen med at skrive teksten og dens design benyttes så ansvarligt som muligt.
Først og fremmest, hvis du leder efter forretningskorrespondance, anbefaler vi, at du gør dig bekendt med vores instruktioner. I det, som allerede nævnt ovenfor, vil vi præsentere nogle teoretiske punkter såvel som praktiske spørgsmål. I slutningen af artiklen vil vi forsøge at give nogle eksempler på vendinger, der er typiske for den formelle skrivestil. I sidste ende kan du bruge basen fra denne artikel uafhængigt oprette tekster af høj kvalitet til yderligere kommunikation med entreprenører.
Typer af korrespondance
Med det samme, når jeg diskuterer, hvad forretningskorrespondance er, vil jeg gerne henlede opmærksomheden på dens typer. Så du kan vælge et anmodningsbrev og i overensstemmelse hermed svar brev; et brev informativ karakter (sendes ofte til klienten); en taknota (i taknemmelighed for den leverede service), et meddelelsesbrev, en påmindelse, en advarsel; anbefalingsbrev garanti og følgebrev. Faktisk er dette bare de mest almindeligt anvendte typer, der udgør både reel og elektronisk forretningskorrespondance. Derfor mødes vi ofte med dem i praksis.
struktur
Det er logisk, at det for en mere bekvem organisation at skrive ethvert brev ville være nyttigt for os at arbejde med dens bestemte struktur eller plan. Dette giver dig mulighed for at opdele opgaven i mindre faser, som er meget lettere at gennemføre. Tænk for eksempel over linjen i dit brev på en sådan måde, at det dækker de emner, du har brug for at angive så nøjagtigt som muligt. Hvis du for eksempel skriver et spørgsmål om, hvilken pris dette eller det pågældende produkt har, skal du prøve at angive motivet kort: hvorfor skriver du til virksomheden (fordi du vil købe eller bestille dette eller det pågældende produkt); afklar hovedmålet (for at finde ud af, hvor meget det vil koste dig at bestille 10 enheder med varer med visse indstillinger).Til sidst skal du specificere i hvilken form du ønsker at modtage beregningen, og spørg, om der foretages en rabat på et sådant produktionsvolumen.
Naturligvis er disse oplysninger allerede indlysende - du skal bare logisk analysere, hvad du vil skrive. Derudover må vi ikke glemme design og krav. Vi vil fortælle dig mere om dette senere.
Krav til skrivning
Så reglerne om forretningskorrespondance siger, at alle breve for det første skal være korte. Dette er hovedreglen, at den læses. Enig, vi alle kan ikke lide, når vi er fyldt med en stor mængde information. Hvis dette brev er af forretningsmæssig art, skal det ikke være enormt - i dette tilfælde kan det simpelthen ignoreres. Hvis du ikke kan reducere oplysningerne med det samme, skal du gøre det, når du har skrevet det første udkast til dit brev.
For det andet skal din partner (korrespondentdeltager) forstå, hvad der står på spil. Det vil sige, brevet skal gøres informativt og forståeligt. Det er nødvendigt at lægge den information, som du gerne vil formidle, på en sådan måde, at man undgår yderligere spørgsmål og ikke spilder tid på at afklare detaljer.
For det tredje skal brevet gøres så respektfuldt som muligt over for din partner eller virksomhedsmedarbejder, der læser det. Det er sandt - jo mere respekt du viser overfor din samtalepartner, jo større er chancerne for, at han reagerer korrekt på din anmodning, og til sidst vil du opnå den ønskede effekt.
Korrespondance på engelsk
I nogle tilfælde skal forhandlingerne foregå på engelsk (eller andet end russisk) sprog. Dette er normalt, især hvis der er et forhold til udenlandske modparter. Det er bemærkelsesværdigt, at reglerne for forretningskorrespondance gælder for ethvert sprog: kun stilistiske vendinger kan afvige. Din opgave er at vælge det bedst egnede til den situation, hvor du og din partner (samtalepartner) er.
Forretningskorrespondance på engelsk kræver naturligvis kendskab til det på et tilstrækkeligt højt niveau, så hvis dette ikke handler om dig, anbefaler vi, at du kontakter professionelle oversættere. Det er vigtigt, at oversættelsen udføres af en person, der ejer specialiseret tale, som er inkluderet i sproget med forretningskorrespondance.
Et eksempel. adgang
I enhver samtale er det meget vigtigt, hvordan du starter det. I denne henseende forretningsetikette Korrespondance adskiller sig ikke fra live kommunikation: Den første ting er at hilse på samtalepartneren og på en eller anden måde introducere ham i samtalen. Hilsen er muligvis standarden “Hej”, men introduktionen skal være mere individuel. For eksempel kan du angive det korte formål med dit brev ("Vi kontakter dig for at afklare nogle oplysninger om dit produkt. Først og fremmest er vi interesseret i prisen for A1-modellen). En anden mulighed: "Som en fortsættelse af vores telefonsamtale om A1-modellen, skriver jeg til dig med et spørgsmål om omkostningerne ved dette produkt"). Du kan også blot beskrive din situation: "Jeg skriver til dig af den grund, at din partner i 2010 kontaktede vores firma og tilbyder dig at starte samarbejde på dette område på dine vegne."
Erklæring om materiale
Når du har skrevet en introduktion i dit brev, skal du desuden gøre en afklaring om, hvorfor du skriver. Når du f.eks. Har stillet et spørgsmål om prisen på et produkt, skal du specificere, hvad der interesserer dig. Du kan skrive dette: "Vi vil gerne bestille det niende antal enheder af produkter, der skal leveres til adressen X." I tilfælde af fortsættelse af telefonsamtalen kan du oplyse om din anmodning - hvorfor skrev du til personen, efter at du talte med ham på telefonen (sig for at bekræfte din intention om at gennemføre transaktionen): "Nemlig: vi er interesseret i produkt N, forudsat at det vil blive leveret med mulighed X ". Hvis du tager højde for den tredje version, kan du også begynde at udvikle temaet for dit ønske om at samarbejde med virksomheden.Beskriv, at det er i dine interesser, og at partneren vil modtage nogen konkret fordel ved at interagere med dig, hvis han accepterer det: "Du vil være interesseret i at vide, at vores virksomheds forløb er ændret, hvorefter det er blevet endnu tættere på din virksomheds interesser."
tilbud
Enhver forretningskorrespondance (de eksempler, vi nævner, har også nødvendigvis denne egenskab) kræver en logisk sekvens. Hvis du først skrev om, hvorfor du skriver, skal du uddybe og udvide denne idé. Angiv, hvad du vil have fra samtalepartneren mere bredt - måske få ham udsigt til fordelene ved at blive enige om at arbejde sammen med dig. Denne del skal af al logik være ”toppen” i dit brev, kulminationen af en slags. Hvis du oprindeligt glat henvendte dig til det, der interesserer dig først, skal du i denne del "afsløre kortene". Al forretningskorrespondance (eksempler på bogstaver ovenfor er ingen undtagelse) bør bygges på en så glat kurve, der går op. Så vil læseren af dine linjer forstå dit humør, og det vil derfor være mere behageligt for ham at kommunikere med dig. Foretag ikke nogen stejle spring, skift ikke fra det ene emne til det andet.
Som eksemplerne viser, hvis du har brug for at diskutere for eksempel to ikke-relaterede spørgsmål, kan du opdele i dele af artiklen og opdele den i afsnit. Dette er praktisk for læseren, der visuelt vil se det øjeblik, hvor du går fra et spørgsmål til et andet; det er også for dig, for i dette tilfælde skriver du som om vi taler om to forskellige bogstaver.
Hvis vi taler om vores eksempler, skal du skrive: "Derudover vil vi gerne ombestille produkter N, som vi interagerede en måned tidligere." Eller: "Til en pris, der passer til vores forhold, vil vi gerne etablere et permanent samarbejde med dig på dette område og øge salgskanalen til X-Y tusind enheder." Endelig kan du: "Hvis din interesse i at arbejde med os stadig er gyldig, så fortæl os det."
Hver anden prøve af forretningskorrespondance er baseret på dette princip, så der er ikke noget galt med det. Tværtimod hjælper markering af overskrifter ofte med at navigere bedre, fordi det fjerner "solid tekst", skaber et slags "anker" i det, som du kan knytte visuelt til.
Afsluttende del
Endelig skal du afslutte brevet på samme måde, som du startede det. Hvis du skriver tak, skal du skrive, at du er glad for at samarbejde med det firma, du beskriver; hvis dette er et kommercielt tilbud, skal du udtrykke taknemmelighed for opmærksomheden på dit brev og håbe på yderligere interaktion med denne person. Du er nødt til at forstå, at hvordan du afslutter dit brev i vid udstrækning bestemmer den endelige mening om dig og din virksomhed. Al forretningskorrespondance (eksempler på breve beviser dette konstant) er baseret på høflighed - så husk altid at takke din samtalepartner, udtrykke håb, prise ham eller forlade din anbefaling. Du skal vælge slutningen på din tekst på en sådan måde, at den fuldt ud svarer til det problem, der er beskrevet i brevet.
Eksempler: "Vi håber at holde dig som vores konstante partner med håb om et stabilt samarbejde i vores fremtidige aktiviteter." Eller "Vi er oprigtigt taknemmelige for din opmærksomhed og håber, at vi kan udvikle samarbejde med dig i fremtiden." Eller "Tak for din opmærksomhed. Jeg håber, at vi kan fortsætte med at sikre dine interesser i N-markedet i fremtiden."
Etikette og læse
Glem under ingen omstændigheder høflighed. Som allerede nævnt ovenfor er det vigtigt, hvis du er interesseret i forretningskorrespondance. Sætninger som "glad for at samarbejde," "tak for din opmærksomhed," "Jeg undskylder for din bekymring," "vi vil være glade for at se dig," "vil du ikke gøre os til et firma," og andre. De to sidstnævnte forholder sig for øvrig mere til invitationer til firmafester end til forretningsskrivning.
Som et tegn på respekt skal du altid tilføje sætningerne "tak", "tak", "venlig" og så videre, hvor det er relevant.
Menneskerlitteratur er lige så vigtig i processen med at skrive forretningsbreve. Mere præcist, hvis du begår mindst en elementær fejltagelse i processen med at oprette et brev, kan vi sige, at samtalepartneren vil danne en helt anden mening om dig end hvad du forventer. Forsøg derfor at skrive så kompetent som muligt og kontrollere alt flere gange. Hvis du ikke ved, hvordan du finder fejl og retter dem selv, skal du bruge tjenesterne til en korrektion eller specialiserede tjenester. Det er meget enkelt, men det giver dig mulighed for at være selvsikker i din tekst.
Øvelse og træning
Som nævnt ovenfor i netværket er der mange eksempler på færdige forretningsbreve om ethvert emne. Vi indsatte dem ikke her som en helhed, for i virkeligheden har denne artikel ganske enkelt ikke nok plads til at rumme en så stor mængde information. Til gengæld besluttede vi at blot angive nogle grundlæggende regler og principper, som du havde lejlighed til at gøre dig bekendt med ovenstående. Imidlertid er dette selvfølgelig langt fra alle de trin, der skal tages på vejen til at studere forretningsskrivning. Faktisk spiller den praktiske rolle den vigtigste rolle på dette område.
Hvis du studerer, siger, 5-10 eksempler på færdige breve, og også læser vores artikel og uddrager nogle regler herfra, meget snart vil du være i stand til at skrive breve på den måde, du har brug for. Faktisk er dette nok til at oprette et hvilket som helst brev inden for rammerne af forretningskorrespondance.
Klare eksempler
Da der som allerede nævnt ovenfor er et stort antal færdige eksempler, er det fristende for studerende og nybegynder-specialister at bruge en andens, færdige know-how for at lave deres eget projekt på dets grundlag. Jeg vil sige, at dette ikke anbefales i praksis, mens du er i træning - tak.
I processen med at studere, hvad der er skrevet i andre breve, kan du lettere navigere i det, du har brug for for at afklare i din korrespondance. Dette er normalt, da det er menneskelig natur at lære direkte af erfaringerne.
Sandt nok, hvis du får til opgaven at udarbejde et fuldt forretningsbrev, skal du først prøve at gennemgå eksemplerne og vælge det bedst egnede til din opgave. Derefter skal du tilpasse det så meget som muligt til den situation, du har udviklet i henhold til det generelle koncept, men samtidig skrive det igen for at etablere din egen stil med præsentation og skrivning. Når alt kommer til alt er du måske i stand til at formidle informationen bedre og gøre kommunikationen mere produktiv og effektiv.
Lær og øv! Og du kan oprette dine egne forretningsbreve i en ret kort periode!
