Blandt alle forskellige dokumenter relateret til forretningskorrespondance et særligt sted er undskyldningsbrevet. For at samle det korrekt, skal du have en klar idé om papirer af denne art.
Dokumentfunktion
Alle organisationers aktiviteter er forbundet med løsningen af en lang række produktions- og andre problemer. Nogle gange er der situationer, hvor forkerte handlinger fra den ene side kan føre til problemer for begge parter. Sådanne konflikter kræver øjeblikkelig løsning. Det er i disse tilfælde, der udarbejdes et undskyldningsbrev.
Det kan snarere tilskrives papirer. forretningsetikette. En sådan meddelelse har to funktioner. For det første skal den skyldige undskylde adressaten for den ulempe, den har forårsaget. For det andet bør undskyldningsbrevet have et positivt og ønsket om at opretholde gode relationer og gensidig forståelse mellem parterne. Med det skal du prøve at udjævne skarpe hjørner og løse problemet fredeligt. Et undskyldningsbrev sendes normalt i følgende tilfælde:
- Ukvalificerede handlinger fra en af medarbejderne blev offentlige og førte til undergravning af ledsagerens omdømme.
- Der var en misforståelse mellem medarbejderne i de to virksomheder.
- Der er en klar manglende overholdelse af kontraktlige forpligtelser.
- Force Majeure.
Hver af disse situationer har på sin egen måde ført til opståen af en konflikt, der skal forsøges løst med en oprigtig undskyldning.
Regler for registrering
Et officielt undskyldningsbrev skal udarbejdes på et brevhoved, som er et A4-ark med detaljerne trykt på det, arrangeret på en bestemt måde. Det er skrevet på vegne af lederen af en virksomhed og er rettet mod hele teamet til en anden. Naturligvis fordi instruktøren oftest undskylder ikke sig selv, men for sine underordnede handlinger.
Nogle gange udarbejdes et sådant brev af virksomhedens ansvarlige repræsentant og adresserer det til den klient, der var ubekvem. sådan type brev betragtes som en af de vanskeligste. Ord skal vælges, så de vil tro på deres oprigtighed. Sagens udfald afhænger meget ofte af dette. Forkerte handlinger skal altid være i stand til at genkende og forsøge at bruge enhver mulighed for at løse alt. Repræsentanten for den modsatte side må tro, at den begåede fejl ikke vil blive gentaget i fremtiden. En sådan appel er rettet mod at minimere konflikten for at opretholde gode partnerskaber i fremtiden.
Dokumentstruktur
For at udarbejde et undskyldningsbrev skal du ikke have en prøve til rådighed. Det kan sammensættes uafhængigt. For at gøre dette må vi først huske, at breve af denne art normalt består af tre dele:
- indledende (indledende);
- grundlæggende;
- endelig.
Til skrivning af tekst er det bedre at bruge en speciel plan, som det vil være lettere at konsekvent udtrykke dine tanker.
I denne appel kan der adskilles flere punkter:
- Først skal du udtrykke din påskønnelse for det faktum, at partneren rapporterede om situationen.
- Udtryk derefter din beklagelse over, at alting skete sådan.
- Følgende er øjeblikkelig undskyldning.
- Efter dette skal vi forsøge at forklare grunden til, at der opstod en sådan misforståelse.
- I slutningen er du nødt til at forsikre modtageren af oprigtig taknemmelighed og udtrykke håb om genoptagelse af tidligere forhold. Derudover er det værd at separat understrege betydningen af teamwork.
