Blandt det enorme antal muligheder for forretningskorrespondance fortjener et bekræftelsesbrev særlig opmærksomhed. Hvad er det, og i hvilke tilfælde skal der udarbejdes et lignende dokument?
Hovedmål
Forretningsetik sørger altid for gensidig respekt mellem parterne. Dette er en forudsætning for normal forretning. Uden det er det umuligt at forestille sig noget langt og frugtbart samarbejde. Et bekræftelsesbrev er undertiden bare nødvendigt.
I sig selv er det ikke så vigtigt. Dette er bare en gestus af høflighed. Han gør det klart, at det, partnerne var enige om dagen før, skete. Det vil sige, et bekræftelsesbrev angiver opfyldelsen af en eller anden faktum eller handling. I dette tilfælde er der to muligheder:
- Bekræftelse af modtagelse af varer, breve eller andre dokumenter, der sendes ved forudgående anmodning. Her underretter den ene af parterne den anden om, at handlingen er afsluttet.
- Bekræftelse af samtykke til noget specifikt (pris eller mængde af varer, dato for kommende forhandlinger, betingelser for afsendelse af varer og andre). Her udtrykker ledsagere deres godkendelse for visse aftalepunkter.
Herfra er det klart, at bekræftelsesbrevet er et valgfrit dokument. Men at sende den igen viser partneren, med hvilken opmærksomhed og respekt de behandles.
Stave regler
For at forstå, hvordan du skriver et bekræftelsesbrev, skal du kende de grundlæggende regler for behandling af forretningsdokumenter. Du bør ikke arbejde, før betydningen af en sådan appel er fuldt ud forstået. Der er faktisk ikke noget kompliceret.
Et sådant brev bør ligesom al anden forretningskorrespondance bestå af tre dele: overskrift, tekst og konklusion. Hver af dem bærer sin egen semantiske belastning:
- Titlen indeholder først og fremmest detaljer i form af afrejsedato og udgående registreringsnummer.
- Indholdet er normalt opdelt i to dele: introduktion og brødtekst. Et sådant brev begynder som regel med en appel til adressaten. Dette er de sædvanlige regler for god form. I de fleste tilfælde er det skrevet i lederen af partnerfirmaet, men undertiden anbefales det at rette et sådant officielt papir til en specialist, der er direkte involveret i løsningen af dette problem. For eksempel kan en ordrebekræftelse sendes til salgsdirektøren eller produktionsdirektøren.
- Afslutningsvis er det sædvanligt at udtrykke taknemmelighed. Du kan også tilføje et par ord om ønsket om at fortsætte samarbejdet.
Sådanne meddelelser giver partnere mulighed for at være tillid til hinanden.
At skrive et brev
Nogle mennesker forveksler et sådant dokument med en meddelelse. Men der er en enorm forskel mellem de to bogstaver. Den ene rapporterer ganske enkelt en kendsgerning eller begivenhed, og den anden bekræfter gennemførelsen af en bestemt handling på grundlag af en foreløbig aftale. For at undgå fejl, skal du vide, hvordan et bekræftelsesbrev skal se ud. Prøven kan udarbejdes uafhængigt, da der ikke er nogen specielt godkendt form for et sådant forretningsbrev.
Det skal udstedes på brevhovedet til den sendende organisation. Hvis virksomheden ikke har et, kan et hjørnestempel bruges. Oplysninger skal placeres i rækkefølge:
- Først i venstre hjørne i specielle kolonner angives nummer og dato i overensstemmelse med posten i registreringsjournalen.
- Til højre angiver derefter adressatens fulde detaljer (firmanavn og adresse, position og modtagerens fulde navn).
- En nøglefrase er skrevet nedenfor, der indeholder essensen af denne meddelelse.
- Hoveddelen begynder med en appel til adressaten. Det er bedre at gøre dette ved navn og patronym, og i begyndelsen tilføje ordet "respekteret".
- I klare ord er det endvidere nødvendigt at informere om, at betingelserne i aftalen er opfyldt.
- Derefter skulle der være ord med påskønnelse.
- Du kan afslutte teksten med udtrykket "Hilsen."
Dokumentet er underskrevet af lederen, som skal bekræftes af organisationens segl.
