Nye kontorregler

Reglerne for kontorarbejde i føderale udøvende organer myndighederne udvider ikke til at arbejde med handlinger, der indeholder statshemmeligheder. Baseret på kravene udvikler den autoriserede struktur retningslinjer for udfyldning, vedligeholdelse og opbevaring af papirer. Ved godkendelse af reglerne for kontorarbejde koordineres de med ledelsen af ​​statsarkivet.

Opret handlinger

Reglerne for gejstligt arbejde i de føderale udøvende organer foreskriver, at disse strukturer kan bruge specielle formularer, standardpapirark i A5- eller A4-format. Oprettelse af retsakter i elektronisk form er tilladt. Uanset formularen skal dokumentet indeholde de krævede detaljer, som er placeret på den foreskrevne måde. Former udvikles i overensstemmelse med deres vinkel- eller langsgående stavemåde. I det første tilfælde er detaljerne placeret i det øverste hjørne til venstre for arket. Med den langsgående metode placeres de i midten af ​​formen på toppen. Reglerne for papirarbejde i papirarbejde gør det muligt at bruge skabeloner til forberedelse af elektroniske handlinger. Der skal være indrykk på hvert ark: mindst 20 mm til venstre, mindst 10 mm til højre og 20 mm på toppen og bunden. Elektroniske skabeloner og prøveformularer skal godkendes af lederen af ​​den udøvende føderale myndighed.

rekvisitter

Reglerne for papirarbejde i papirarbejde bestemmer, at handlingerne skal overholdes af:

1. Statens emblem for Rusland.
2. Navnet på strukturen, der udgør handlingen.
3. Navnet på den strukturelle enhed.
4. Navnet på stillingen for den autoriserede person, der udarbejder dokumentet.
5. Referenceinformation om strukturen.
6. Navnet på dokumenttypen.
7. Dato for udarbejdelse.
8. Registreringsnummer.
9. Link til dataene fra den indkommende handling.
10. Udgivelsessted (samling).
11. En bjælke til begrænsning af adgangen til indhold.
12. Modtager.
13. Grib af godkendelse.
14. Beslutning (instruktioner til gennemførelse af retsakten).
15. Tekst.
16. Referencemærke.
17. Optag om applikationen.
18. Underskrift (note om elektronisk signatur).
19. Grib ved godkendelse.
20. Visa.
21. Udskriv placering.
22. Optagelse af kunstneren.
23. En note om gennemførelsen af ​​loven og sende den til erhvervslivet.
24. Registrering af modtagelse af dokumentet.
25. Link til handlingen.

Detaljeringenes sammensætning fastlægges i overensstemmelse med handlingens art og formål. De generelle regler for papirarbejde bestemmer, at godkendelsen af ​​papiret er certificeret af visumet fra en autoriseret medarbejder. Denne bestemmelse gælder for interne handlinger i strukturen. Koordinering af dokumenter, der er udarbejdet i den føderale udøvende institution med andre statslige organer, er certificeret ved underskriftstempel, protokol eller brev.

Levering, modtagelse og registrering af handlinger

I det udøvende føderale organers arbejde udnyttes følgende papirer:

1. Indbakke.
2. Sendt.
3. Intern.

Afsendelse og levering af handlinger udføres ved hjælp af telekommunikation, mail, budtjeneste. Generelle regler for papirarbejde foreskriver den indledende behandling af indgående papirer. Derefter udføres registrering og foreløbig behandling af handlinger for yderligere overførsel til deres ledelse. Første behandling af værdipapirer inkluderer verifikation af korrekt levering, tilgængelighed af dokumentation og applikationer. Værtsspecialister sorterer også certifikater for og ikke underlagt registrering. Sidstnævnte udføres på dagen for modtagelse, forberedelse (underskrift eller godkendelse) eller den næste dag (arbejdsdag), medmindre andet er bestemt i loven.

Overførsel til strukturelle enheder

Reglerne for gejstligt arbejde i føderale myndigheder bestemmer, at handlinger efter registrering skal forelægges ledelsen til behandling. Det er dog tilladt at sende værdipapirer til en anden embedsmand. Dette kræver, at lederen offentliggør den relevante beslutning. Dokumenter eller kopier heraf med opløsninger (instruktioner til udførelse) skal overføres til de ansvarlige personer af kontoradministrationstjenesten. Den originale akt sendes til strukturel enhed som dets gennemførelse er betroet. Hvis flere afdelinger fungerer som kunstnere, overføres originalen til dem, der er ansvarlig, mens de andre modtager kopier. Hvis den autoriserede enhed har adgang til en elektronisk kopi, kan den originale handling forblive i registreringstjenesten, hvis dette er specificeret i de relevante forordninger.

Indsendelse af handlinger

Efter underskrift af lederen af ​​det udøvende organ eller en anden autoriseret medarbejder overføres dokumenterne til medarbejderne på kontorafdelingen. Sidstnævnte foretager deres registrering og afsendelse. Reglerne for gejstligt arbejde i udøvende organer forpligter medarbejderne til at kontrollere rigtigheden af ​​udarbejdelse, fuldstændighed og overensstemmelse med antallet af kopier til adresselisten. Forkert gennemførte handlinger skal returneres til de enheder, der er ansvarlige for deres implementering. Hvis der ikke er nogen overtrædelser i dem, skal papirerne sendes dagen for deres registrering eller den næste dag (arbejdsdag). Overførslen af ​​dokumenter fra en strukturel enhed til en anden sker gennem kontorafdelingen.

Regnskabsfunktioner

De grundlæggende regler for kontorarbejde inkluderer proceduren for opsummering af oplysninger om indgående, udarbejdede, sendte handlinger Analyse og systematisering af information udføres af den ansvarlige afdeling. Rapporter leveres til lederen af ​​det udøvende organ på den måde, han har angivet. For at registrere og søge efter handlinger i en elektronisk database anvendes obligatoriske oplysninger om handlingerne i overensstemmelse med bilaget. Det er tilladt at bruge yderligere data.

Dokumentarfond

Det er dannet af handlinger, der bruges i arbejdet med statsstrukturen. Det udøvende føderale organ udvikler og godkender i aftale med arkivafdelingen en liste over papirer, der er oprettet under sit arbejde, samt funktionen af ​​dets underordnede institutioner. Desuden er lagringsperioden angivet for hver handling. Det udøvende organ udvikler også albumskabeloner til forenede formularer, genererede dokumenter. De medarbejdere, der er ansvarlige for denne aktivitet, koordinerer den med lederen af ​​strukturen. Reglerne for papirarbejde foreskriver dannelsen af ​​en nomenklatur af handlinger. Ansvarlige medarbejdere skal sikre deres sikkerhed, bogføring og overførsel til arkivet.

nomenklatur

Reglerne for papirarbejde inkluderer dens dannelse i opgaverne for den registrerende strukturelle enhed. nomenklatur:

1. Udarbejdet på grundlag af afdelingernes regnskabsoplysninger.
2. Godkendt af lederen af ​​det udøvende føderale organ. I dette tilfælde bør der foretages en foreløbig koordinering med ekspertkommissionen. Godkendelse gennemføres senest ved udgangen af ​​den aktuelle periode. Nomenklaturen træder i kraft fra begyndelsen af ​​næste år (fra 1. januar).
3. Ét hvert 5. år godkendes det af ekspertkontrolkommissionen for statsarkiver. Retsakter fra arkivfonden, der blev oprettet under arbejdet, overføres til den til permanent opbevaring.
4. Ved ændring af den føderale myndigheds struktur eller funktioner myndighed bør aftales med ekspertkommissionen.

Navnene på sektioner i nomenklaturen er navnene på strukturelle enheder.

Opbevaringsspecifikationer

I dannelsen af ​​sager distribueres de afhængigt af varigheden af ​​indholdet i arkivet. Der er kategorier af permanent og midlertidig opbevaring.Reglerne for personalestyring indeholder en periode på mere end 10 år for papirer om personale. Den midlertidige lagringsperiode kan være mindre end den specificerede værdi. Sager fra datoen for deres dannelse til deres overførsel til arkivet eller ødelæggelse findes i de strukturelle enheder på stedet, hvor de blev samlet. Der kan udstedes papirer til midlertidigt brug til ansatte i en periode, der er fastlagt af institutlederen. Efter udløbet af denne periode kan de vende tilbage. Andre regeringsorganer udsteder handlinger i overensstemmelse med deres skriftlige anmodninger med tilladelse fra lederen af ​​det udøvende føderale organ eller hans stedfortræder. I ekstraordinære tilfælde er fjernelse af værdipapirer tilladt fra permanent lager. Samtidig foreskriver reglerne for kontorarbejde til de føderale myndigheder at efterlade en kopi af papirer, der er certificeret på den foreskrevne måde, samt en handling om årsagerne til udstedelse af originaler.

Overførsel til arkivet

Sager om en midlertidig (mere end 10 år) og permanent opbevaringsperiode sendes ikke tidligere end et år, men senest tre år fra datoen for afslutningen af ​​deres gejstlige tjeneste. Overførsel af værdipapirer foretages i overensstemmelse med varebeholdningerne. Sager, hvis midlertidige opbevaringsperiode er mindre end 10 år (inklusive) overføres ikke til arkivet. Ved udgangen af ​​den specificerede periode udsættes de for ødelæggelse. Grundlaget for udarbejdelsen af ​​varebeholdninger er nomenklaturen for sager.

Funktioner ved arbejde med elektroniske handlinger

Reglerne for kontorstyring fastslår, at oprettelse, behandling og opbevaring af information kan udføres i informationssystemet i statsstrukturen. I dette tilfælde skal elektroniske handlinger udarbejdes i overensstemmelse med kravene til papirhandlinger. De skal også have de krævede detaljer, undtagen Russlands statsemblem. Sammensætningen af ​​elektroniske handlinger bestemmes af listen over dokumenter, hvis design, opbevaring og efterfølgende anvendelse udføres udelukkende i digital form, når organisering af det interne arbejde i strukturen. Denne liste er under udarbejdelse i overensstemmelse med henstillingerne fra statsarkivet. Listen over handlinger, hvis sammenstilling, opbevaring og efterfølgende anvendelse der vil blive udført i digital form, godkendes af institutlederen i aftale med arkivafdelingen.

Behandling af elektronisk handling

Dokumenter skal underskrives af en kvalificeret forbedret digital signatur fra en autoriseret embedsmand. Afsendelse og modtagelse af elektroniske handlinger udføres af institutionens registreringstjeneste. Efter modtagelse af dokumentet skal kontoradministrationstjenesten verificere gyldigheden af ​​den digitale signatur. Elektroniske handlinger inkluderet i informationssystemet tildeles registrerings- og registreringsdata. De leverer dokumenthåndtering. Det inkluderer blandt andet søgning, adgang, opbevaring, kontrol, brug osv. Registrering af handlinger modtaget på papir udføres med dannelse af en elektronisk kopi. Nomenklaturen angiver, at sagen føres i digitalt format. Dette er angivet i overskriften eller i feltet "Bemærk". Efter implementering eller afsendelse skal elektroniske handlinger opbevares i de perioder, der er fastlagt for lignende sager udført på papir. Ved periodens udgang skal information indeholdt i digital form destrueres.

retningslinjer

De er beskrevet i de relevante instruktioner. Papirarbejdsreglerne tjener som grundlag for udvikling af retningslinjer og andre lokale handlinger, der styrer teknologien til at arbejde med papirer i institutionen. De definerer teknikker, procedurer til udarbejdelse, proceduren for arbejde med data. På grundlag af regeringsdekret nr. 477 specificeres reglen for journalføring for hver statsstruktur af netop sådanne lokale handlinger.

Udviklingsfunktioner

Når man udarbejder de metodologiske henstillinger, tages der hensyn til de nuværende regler for kontorarbejdet i Den Russiske Føderation. De embedsmænd, der er ansvarlige for udviklingen, skal ledes af modelreglerne og koordinere projektet med den arkiverende offentlige institution. I overensstemmelse med GOST R ISO 15489-1-2007 skal enhver institution fastlægge og fastsætte de interne regler for kontorarbejde. Deres mål bør være dannelsen af ​​et styringssystem med pålidelige, autentiske og anvendelige handlinger, der kan understøtte forretningsaktiviteter over den nødvendige periode.

Indholdet af anbefalinger

Tekstens struktur reguleres ikke af reguleringer af tværsektoriel betydning. Anbefalinger inkluderer typisk generelle bestemmelser, emnesektioner og bilag. I den første blok bestemmes:

1. Anbefalingsomfang. For eksempel: "Instruktionen gælder for al dokumentation af institutionen."
2. Ansvar for manglende overholdelse.
3. Enheden med ansvar for at sikre en ensartet procedure for udarbejdelse af retsakter og arbejde med dem alle andre afdelinger.
4. De lovgivningsmæssige rammer.

Sektioner

Normalt begynder de med reglerne for organisering af papirarbejde. Dette afsnit indeholder en klassificering af handlinger, der bruges til implementering af information, administrative og andre aktiviteter i institutionen. Følgende afsnit identificerer de vigtigste papirkrav. Hver kontoradministrationsregel etableres ved et separat afsnit. Dette inkluderer også proceduren for observation, koordinering, signering. Reglerne er også angivet i denne blok:

1. Registrering og certificering af kopier (ansøgninger).
2. Brug og opbevaring af frimærker, former, sæler.
3. Arbejd med handlinger fra personer, der er ansvarlige for deres implementering.

Andre genstande kan være til stede i dette afsnit. F.eks. Kan indholdet udvides til at omfatte forberedelse af handlinger i en kollegial struktur, vicechefer osv. I afsnittet "Dokumenthåndtering" bestemmer du:

1. Proceduren, i overensstemmelse med hvilken accept, behandling og distribution af indgående handlinger udføres.
2. Regler for transport og overførsel fra en enhed til en anden.
3. Nøgletilfælde af bevægelse af handlinger.
4. Regler for forberedelse og afsendelse af udgående dokumentation.
5. Proceduren for registrering af mængden af ​​handlinger.

Afsnittet "Registrering" sætter:

1. Regler, i henhold til hvilke indgående, interne og udgående handlinger tildeles numre.
2. Metoder, formularer og tidsfrister for registrering.
3. Proceduren for indeksering fungerer.

I afsnittet "Referencearbejde" er faste:

1. Principperne for dannelsen af ​​et referencesystem i institutionen.
2. Beskrivelse af arkivskabe, databaser og andre kilder.
3. Teknologi til implementering af informationsindhentningsaktiviteter.

Afsnittet "Kontrol over udførelsen af ​​dokumenter" definerer:

1. Typer af handlinger, der er underlagt obligatorisk verifikation.
2. Proceduren i overensstemmelse med hvilke dokumenter kontrolleres.
3. Regler for gennemførelse af inspektioner. Kortformer, brug af specialmærker og så videre kan beskrives her.
4. Kunstneres ansvar.
5. Typiske frister for gennemførelse af retsakter.
6. Proceduren for udarbejdelse af kontrolinformation.
7. Regler, i henhold til hvilke ledelsen vil blive informeret om de udførte kontroller.

Afsnittet "Online lagring" inkluderer information om:

1. Proceduren for indholdet af retsakter. Det er installeret både til kontoradministrationstjenesten og til andre strukturelle enheder.
2. Specifikke embedsmænds ansvar for at sikre handlingernes sikkerhed.
3. Reglerne i overensstemmelse med hvilke dannelsen af ​​visse kategorier af dokumenter udføres.
4. Proceduren for udvikling og efterfølgende anvendelse af nomenklatur.
5. Regler for indeksering og systematisering af sager.

I afsnittet "Forberedelse til levering til arkivet" defineres:

1. Eksamenens rækkefølge.Især beskrives teknologien til valg af dokumentation til efterfølgende lagring og ødelæggelse.
2. Proceduren for forberedelse af retsakter til arkivering.
3. Krav til design og beskrivelse af de overførte sager.
4. Proceduren i overensstemmelse med hvilken ansvarlige personer transmitterer og accepterer handlinger.

Afhængig af den anvendte teknologi kan aktiviteten, arbejdsvilkårene, sektionernes sammensætning suppleres og ændres. Så f.eks. I instruktionen kan du medtage blokke, der bestemmer proceduren for at arbejde med borgernes appeller, handlinger med et begrænset omfang, teknisk support til uddannelse (korthed, udskrivning, lydoptagelse og så videre).

apps

De skal maksimalt indeholde reference- og illustrationsmateriale. Det skal systematiseres i overensstemmelse med sektionernes rækkefølge. I bilagene findes der dokumentflowskemaer, eksempler på frimærker og sæler, stikprøveformularer, udførelse af visse typer handlinger, lister over kontrolleret dokumentation, former for regnskabsaflæggelse osv.

konklusion

De nuværende officielle regler for kontorarbejde muliggør en klar procedure for at arbejde med handlinger af en anden art, der bruges i den føderale regerings udøvende organer samt i andre statslige institutioner. De opstiller nøglekrav for medarbejdere, der er ansvarlige for at udarbejde og registrere, modtage og sende papirer. Reglerne bestemmer også proceduren for arbejde med elektroniske former for dokumenter, informationsdatabaser. Hver specifik institution informerer dem ved at udvikle lokale dokumenter. Som en af ​​dem er en instruktion om papirarbejde. Det skal afspejle hele processen med at arbejde med handlinger, teknologiske operationer placeret i en logisk rækkefølge. Instruktionen regulerer ikke kun kontortjenestens aktiviteter. Da handlingerne flyttes mellem strukturelle afdelinger, bør deres ansatte også være bekendt med den etablerede procedure. Udviklingen af ​​lokale forskriftsdokumenter udføres af kontoradministrationstjenesten. Samtidig deltager medarbejdere i arkiv- og juridiske afdelinger i processen. Udkastet skal aftales og underskrives af institutionens leder. Chefen afgiver en ordre, i henhold til hvilken instruktionen træder i kraft. I alle strukturelle enheder skal det bruges som en normativ handling. Desuden bør dens bestemmelser formuleres klart og tydeligt for ansatte. Det er i overensstemmelse med dets bestemmelser og krav, at institutionen udarbejder, registrerer og udsender dokumenter.