For hver organisation er der et bestemt sæt information kaldet “detaljer”, uden hvilken den ikke kan udføre nogen operationer. De skal være indeholdt i ethvert brev, kontrakt, betalingsordre og et andet dokument for at anerkende dets gyldighed. I tilfælde af ændring i sådanne data skal virksomheden sende sine modparter et tilsvarende brev om ændring af detaljer.
Obligatorisk information
Detaljer - dette er de data, som hver virksomhed modtager, når det er registreret. De er angivet i Bestående dokumenter og er en forudsætning for forskellige typer operationer. Sådanne referenceoplysninger skal indeholde alle dokumenter, der er udarbejdet af denne organisation. I tilfælde af justeringer skal hun straks sende sine partnere et brev om ændring af detaljer.
Ved registrering tildeles hver virksomhed:
- skatteidentifikationsnummer (TIN);
- registreret adresse;
- Primær statsregistreringsnummer (OGRN);
- fysisk adresse (specifik placering);
- postadresse (det sted, hvor korrespondance skal modtages);
Derudover modtager den særlige koder fra statens statistiske service: OKVED, OKATO og OKPO. Alle virksomheder har også bankoplysninger:
- kode for grunden til at registrere det (KPP);
- data om den autoriserede bank, gennem hvilken den gennemfører alle afviklingstransaktioner;
- betalingsbankidentifikationskode (BIC);
- afvikling og korrespondentkonti.
Hvis mindst en af disse data ændres, skal virksomheden straks underrette sine debitorer og modparter. Forsinkelse kan føre til ganske alvorlige konsekvenser. Virksomheden skal sende dem et brev om ændring af detaljer.
Regler for udarbejdelse af et dokument
den forretningskorrespondance der er ingen bagateller. Især hvis det vedrører så vigtige ting som detaljer. I livet kan der opstå forskellige situationer: en lederskift, en autoriseret bank eller en af de tilgængelige adresser. Virksomheden er forpligtet til at informere dem, som det direkte samarbejder med, om nogen af disse sager. Dette bemærkes endda i den russiske civillov. Brevet om ændring af detaljer skal have en vis ensartet stil. Et sådant dokument er som regel en erklæring i en bestemt rækkefølge af følgende information:
- Navnet på den organisation, den er rettet mod.
- Hovedets fulde navn.
- Nye og gamle detaljer.
- Årsagen, der fik virksomheden til at foretage sådanne ændringer.
- Yderligere oplysninger.
- Dato for udarbejdelse af dette dokument.
- Underskrift af lederen af virksomheden.
Oplysninger kan sendes pr. Post med en obligatorisk meddelelse. Dette skal gøres på forhånd, så dataene under leveringen ikke er forældede. I nogle tilfælde anbefales det, at du bruger e-mail-nyhedsbreve eller faxoplysninger.
Ændring af adresse
Nogle organisationer har ikke deres egne lokaler og er tvunget til at leje dem ved at indgå relevante aftaler. Men nogle gange er der behov for at ændre placering. I dette tilfælde kan en uinformeret klient være i en vanskelig situation. For at forhindre, at dette sker, skal du skrive et brev om ændring af organisationens detaljer og sende det til alle eksisterende partnere.
Dette vedrører primært entreprenører og kreditorer, da virksomheden er i visse kontraktforhold med dem.Et sådant brev er normalt udarbejdet på brevhoved. I ekstreme tilfælde kan du bruge et ark med A4-format ved at placere et hjørnestempel på det øverst til venstre. Først består en såkaldt hat. Den er placeret i øverste højre hjørne og repræsenterer oplysninger om, hvem denne meddelelse er sendt til. Dernæst er navnet på dokumentet ("Informationsbrev" eller "Om ændring af detaljer"). Derefter placeres de nødvendige oplysninger i hovedteksten. Dokumentet slutter med hovedets underskrift og er certificeret med en rund pakning.
Ændring af betalingsoplysninger
Hvis en virksomhed skifter bank eller mindst en af sine eksisterende konti, skal den også informere alle interesserede parter om sådanne handlinger. I dette tilfælde oprettes et brev om ændring af bankoplysninger i form af en meddelelse. Det kan rettes til en individuel modpart eller kan være et enkelt dokument, der kaldes "Meddelelse om ændring i bankoplysninger".
Designreglerne forbliver de samme. Det er sandt, at det er bedre at komponere teksten i denne rækkefølge:
- Årsagen til at foretage ændringer, der angiver nummer, dato og navn på dokumentet, på grundlag af hvilket dette er gjort.
- Den specifikke dato, fra hvilken ændringer foretages.
- Oplysninger om de nye detaljer.
- Lær mere om de næste trin. Det skal her bemærkes, om alle tidligere indgåede aftaler forbliver gyldige.
Sådanne oplysninger skal rapporteres et par dage, før de finder sted. Bemærk, at levering af et sådant brev vil tage nogen tid. Derudover er partneren også nødt til at foretage de passende ændringer.
