Enhver organisations arbejde er som regel forbundet med et stort antal dokumenter. Dette er indgående korrespondance og de svar, der sendes til det, forskellige ordrer og erklæringer fra medarbejdere, tekniske instruktioner og regnskabsrapporter. Alle af dem kræver rettidig bogføring og optimering. En af mulighederne for at løse dette problem er en oversigt over dokumenter.
I overensstemmelse med loven
Den specialist, der beskæftiger sig med kontorarbejde i virksomheden, ved bedst, hvad en opgørelse af dokumenter er. I løbet af året passerer en enorm mængde papirer gennem det. Alle af dem er vigtige, og hver især spiller en særlig rolle i løsningen af dette eller det andet problem. Det er simpelthen umuligt at smide en sådan bagage, da hvert af disse papirer har en bestemt opbevaringsperiode, hvori den er gyldig og godt kan komme godt med. Sådanne dokumenter deponeres normalt i arkivet, hvor de er hele tiden.
Når som helst kan de tages derfra og bruges som tilsigtet. I den føderale lov "Om arkivanliggender" fra oktober 2004 en liste over alle mulige typer dokumenter og hver af dem har en bestemt frist, som de skal være med ejeren for. Men hvordan kan man tage højde for den enorme mængde papirer, der er modtaget til opbevaring? Til dette er der en oversigt over dokumenter. Det udarbejdes af den medarbejder, der er ansvarlig for arkivering, og er en obligatorisk tilføjelse til hver mappe eller sag, der indsendes til langtidsopbevaring.
Afsendelse af vigtige papirer
Virksomhedens sekretær udarbejder også ofte en oversigt over dokumenter. Dette betyder ikke registrering af indgående eller udgående korrespondance. Til dette har hver sekretær et særligt tidsskrift. Der registreres tidspunktet for modtagelse eller afsendelse af brevet i overensstemmelse hermed med angivelse af dato, adressat og direktør. Beholdningen kan i nogle tilfælde være inden for en sådan korrespondance.
For eksempel sender en organisation en pakke med dokumenter til adressen. De kan ikke bare sættes i en konvolut og smides i en kasse ved at sætte et stempel. Hvor er garantien for, at papirerne når helt ud? Hvis dette er brochurer eller enkle foldere, skal du selvfølgelig ikke bekymre dig. Når som helst kan de sendes igen. Men nogle gange er du nødt til at sende seriøse dokumenter på en officiel anmodning. I dette tilfælde skal der ud over de vigtigste værdipapirer være et følgebrev og en opgørelse vedlagt i pakken, som vil være en liste over dokumentation, der sendes til denne adresse.
Dokumentoverførsel
Medarbejdere, der er involveret i kontrakter, ved godt, hvad en opgørelse af dokumenter er. Du kan nemt lave en prøve af det selv.
Det vigtigste er, at dette papir indeholder alle de nødvendige oplysninger:
- Afsenderens navn skrives i øverste venstre hjørne, eller virksomhedsstemplet sættes.
- Til højre er adressatdataene (firmanavn og dens fulde navn).
- Under midten er navnet. F.eks. Vil det være en "Liste over dokumenter, der skal overføres til kontrakten", hvis nummer og dato også skal angives.
- Endvidere er en tabel tilfældigt udarbejdet, hvor der skal være mindst 4 kolonner (nummer i rækkefølge, dokumentets navn, dets nummer og dato, antal kopier, antal ark).
- Derefter laves en endelig registrering af, hvor mange dokumenter der overføres i henhold til denne opgørelse. Du skal også beregne det samlede antal vedhæftningsark.
- Helt nederst på siden er der noteret om, hvem der har overført og modtaget disse papirer med dato, efternavn og position.
Dette er den mest almindelige liste over dokumenter, hvis prøve er velkendt for enhver kontorist som postformularnummer 107. Klarformularer kan tages på forhånd på ethvert postkontor for langsomt at udfylde og kontrollere dem på arbejdspladsen.
Arkiveringens subtiliteter
Enhver medarbejder i arkivet kender listen over sagsdokumenter. Det foretages under overførslen af værdipapirer til opbevaring. Dette dokument er ikke kun indholdet i en bestemt mappe. Det gør det muligt på ethvert tidspunkt at finde den nødvendige information blandt et stort antal papirer.
Ordrer, rapporter og andre investeringer systematiseres og opsummeres i en tabel, der skal indeholde seks krævede kolonner:
- Serienummer.
- Indeks for et specifikt dokument i overensstemmelse med nomenklaturen.
- Dens dato (den, der er angivet ved registrering).
- Titel (ordre, brev, kontrakt).
- Arknumre.
- Bemærk.
Bordet kan være ret stort. Men under alle omstændigheder, i slutningen, skal der laves en endelig registrering af, hvor mange dokumenter der er anført i det, samt det samlede antal beregnet sider. Når du ser på en sådan mappe, kan du nemt finde det ønskede papir med de krævede parametre uden at gøre nogen særlig indsats.
Funktioner i opgørelsen
Den interne liste over dokumenter kræver særlig viden og særlig opmærksomhed fra dens compiler. Undertiden resulterer designfejl i, at papir simpelthen går tabt i en enorm strøm af information. Da hun er ude af sted, flyver hun ud af syne.
For eksempel til planlagt inspektion Skatteinspektoratet havde brug for en rapport sidste år siden, og den blev indgivet med uagtsomhed sammen med andre dokumenter. Der var en situation, hvor en medarbejder i virksomheden ikke kan bekræfte denne eller den information, der blev leveret tidligere. En sådan misforståelse kan resultere i en bøde for organisationen og en straf for medarbejdere, der er ansvarlige for at give oplysninger og opbevare dokumenter. Mængden af tab afhænger af vigtigheden af de søgte data. For at forhindre, at dette sker, skal dokumenterne opbevares korrekt. Denne proces er naturligvis meget kompleks og tidskrævende. Derudover er det nødvendigt at tage højde for proceduren i flere trin og rækkefølgen.
Personlige filer af ansatte
Enhver virksomheds eller organisations personaltjeneste er også et afsnit, gennem hvilket mange forskellige dokumenter passerer. De fleste af dem er akkumuleret i personalets personlige filer.
De opbevares på plads indtil afskedigelse, og først derefter arkiveres. I dette tilfælde skal personaleansvarlig udarbejde en opgørelse over personlige filer. Det er værd at bemærke, at der i lovgivningen i Rusland ikke findes visse regler for dens forberedelse. Alle reglerne er taget fra den sovjetiske æra. I overensstemmelse med dem skal en sådan opgørelse være en typetabel med syv kolonner:
- Antal i rækkefølge.
- Indeks for et specifikt dokument.
- Dato.
- Dokumentets titel og resume.
- Arknumre.
- Dato, hvor dokumentet var inkluderet i filen.
- Bemærk for specielle noter.
I slutningen beregnes det samlede antal dokumenter, der er anført på listen. Alt dette gøres under underskrift af personaleansvarlig, der angiver datoen for overførsel af sagen.
