Sådan opretter du et følgebrev til dokumenter. Eksempel på følgebrev til dokumenter

Et følgebrev er et universelt dokument, der bruges inden for de mest forskellige områder i en virksomheds virksomhed. En ordentlig samlet escort vil redde alle parter fra mange mangler og uklarheder. Hvordan skriver jeg et følgebrev til dokumenter?

Hvornår er dette nødvendigt?

En virksomheds arbejde, især en stor, ledsages af en lang række spørgsmål, der oftest skal afsluttes skriftligt. Modparter udveksler meddelelser og meddelelser med hinanden, dokumenter kræves af banken, skat, pensionskasse og revisorer. Kunder skriver også anmodninger om en række informationer og dokumentation.

I alle disse tilfælde vil en livredder og på samme tid et følgebrev blive et værdigt ansigt for virksomheden. Skrevet på en solid form, korrekt sammensat og korrekt udført, vil det ikke kun gøre et rigtigt indtryk på adressaten, men vil også udføre en række praktiske funktioner for afsenderen:

• vil forklare den modtager, der skriver til ham, og hvorfor;
• vil påtage sig den oplysende rolle og frigøre den vedhæftede dokumentation fra semantisk overbelastning;
• detaljerer listen over vedhæftede dokumenter;
• spare penge ved at eliminere unødvendig mail med en opgørelse;
• udføre rollen som kompakt bevis for levering af en hel bunke dokumenter.

Den sædvanlige "eskort" med den rigtige tilgang kan være så nyttig!

Hvordan skriver jeg et følgebrev til dokumenter?

Ikke alle ved, hvordan man skriver et følgebrev til dokumenter, selvom det er vigtigt.

Udarbejdelsen af ​​"eskorte" skal begynde med en indledende sætning: henvises til nummeret på den indkommende anmodning eller angiv essensen af ​​det spørgsmål, som korrespondancen pågår. I de følgende afsnit i brevet er det logisk at angive grundene til dokumentet: lovgivningsmæssige retsakter, kontraktbestemmelser, kontrolhandlinger, instrukser fra regulerende myndigheder og mere.

Uddannelsen slutter med en anmodning, tilbud eller efterspørgsel. Når teksten er samlet, vises en liste over vedhæftede dokumenter med nummerering, navn og detaljer samt antallet af vedhæftede ark.

Påkrævede oplysninger om følgebrevet til dokumenterne

Hvordan man skriver et følgebrev til dokumenterne, har vi drøftet ovenfor. Nu lidt om dets design.

• Dokumentets "cap". Her angives positionen for hovedet eller anden repræsentant for adressaten, virksomhedsnavnet eller den private persons fulde navn, fornavn og patronym; fuld adresse og postnummer.
• Dato for sammenlæggelse af følgebrevet og hvis afsenderen er en juridisk enhed, så er det udgående registreringsnummer.
• Adressering af adressaten i overensstemmelse med forretningsbrevets regler. Uanset om det er en privatperson eller leder af en virksomhed, henvender de sig til ham ved navn og patronym, og tilføjer appellen "respekteret".
• Detaljeret liste over vedhæftede dokumenterfordi navnet i sig selv indebærer, at brevet "ledsager" en vis grundlæggende afgang.
• Brevet er underskrevet af den første person eller befuldmægtiget i den organisation, som lederen har en sådan ret til. Hvis brevet er fra en privat person, underskriver afsenderen eller dennes repræsentant ved fuldmagt "eskorten". Før du underskriver, er det sædvanligt at tilføje "med respekt" forsikring ved hånden.
• Efternavn, initialer og kommunikationsmidler for brevudøveren.

Dette er de grundlæggende krav til brevet.

Eksempel på følgebrev til dokumenter

Et fremragende referencepunkt i forberedelsen er en praksisprøven prøve af et følgebrev til dokumenter. Naturligvis vil indholdet variere afhængigt af kompilatorens behov, men det overordnede lærred forbliver uændret.

Leder af Goloseevsk skatteinspektorat

Khitrun I.V.

Str. Vasilyevskaya, 3,

Kukino - 31005

Nr. 562 dateret 04/05/2015

Kære Ivan Vasilievich!

For din ordre nr. 12/389 af 04/01/2015 vedrørende udstedelse af en ukontrolleret counter-kontrol på stedet, informerer vi dig om følgende.

En del af dokumenterne om kontraktmæssige retlige forbindelser med staten for nødselskabet "Gedeon" blev beslaglagt på grundlag af beslaglæggelsesprotokollen dateret 03/02/2015 (en kopi vedhæftes) Dokumenterne, som virksomheden råder over, sendes til dig i form af korrekt godkendte kopier i henhold til bilaget.

Anvendelse (i alt 6 liter):

1. kopi betalingsordre med et mærke på banken nr. 3 dateret 01/15/15 - med 1 liter.
2. En kopi af betalingsordren med bankens mærke 6 dateret 02/14/15 - 1 liter.
3. kopi forsoningsrapport i henhold til leveringskontrakt nr. 56 / P af 12.15.14 - med 1 liter.
4. En kopi af anfaldsprotokollen dateret 03/02/15 - 3 liter.

Med venlig hilsen

Direktør for statsvirksomheden "Goloseevsky-kødforarbejdningsanlæg"

Golokhvastov F.E.

Kunstner: Pupko A.V.

(067)4658291

En sådan "eskort" er velegnet til mange udgående materialer på anmodning af statslige, regulerende myndigheder og retshåndhævende myndigheder. Du skal bare justere den let efter dine behov.

Cover brev til kontraktdokumenter

Når man indgår forretningskontrakter, opstår der ofte en situation, når modparterne er geografisk fjernt fra hinanden og ikke har råd til at rejse til en anden by for at underskrive kontrakten.

I dette tilfælde bliver udførelsen af ​​følgebrevet til en slags fyr, så du kan indgå en juridisk gyldig kontrakt på afstand uden et personligt repræsentantmøde. Ved hjælp af et følgebrev kan den ene side ikke kun sende de underskrevne kontraktformularer til behandling, men også skriftligt udtrykke sin holdning til de væsentlige spørgsmål i aftalen.

Derudover giver et følgebrev dig mulighed for at registrere, hvad og hvor meget der var vedhæftet og sendt til adressaten. F.eks. Kan indholdet angives som følger.

"Vi sender dig to kopier af kontrakten for levering af informationstjenester, underskrevet og stemplet af os. Vi foreslår, at du overvejer det specificerede udkast og, hvis det er aftalt, underskriver kontrakten ved at returnere et af de underskrevne kopier til os. Bilag: kontraktudkast i 2 eksemplarer på 6 ark hver ".

Krav om brev - er det nødvendigt?

Undertiden opstår der en situation, hvor det er nødvendigt at sende et krav til en part i henhold til en aftale, der ikke opfylder sine forpligtelser. Normalt angives alle krav, begrundelser og applikationer direkte i kravet. Det ser ud til, hvorfor har du muligvis brug for et følgebrev?

Faktum er, at et krav ikke kun kan blive officielt bevis for retten, men i nogle tilfælde et eksekutivdokument. Det skal indikere juridisk korrekte og betydningsfulde ting, men det udfører ikke en kommunikativ funktion.

Hvis modparten ikke kun har brug for at indgive en klage, men også sende nogle uformelle velkomst- eller afklaringsord bedre end et følgebrev, vil ikke et enkelt dokument udføre denne rolle.

Cover brev er en god måde at lære hinanden at kende på.

Ofte har en virksomhed en interessant forfremmelse eller vil bare gøre kommercielt tilbud ubegrænset cirkel af personer. Typiske følgebrev, der er sjove og kortfattede, er velegnede til dette.

Til et sådant "visitkort" kan du vedhæfte salgsfremmende produkter, kataloger, prislister, prislister og ethvert materiale, der kan interessere en potentiel kunde eller partner.

Selv hvis der er en hel bunke breve, behøver lederen eller lederen ikke at bruge en masse tid på dem: underskriv bare de færdige klichcher, så kan du sende dem som bestemt!

Hvem underskriver escort?

Og til sidst afklarer vi et vigtigt spørgsmål. Hvem underskriver det ledsagende dokument? Til dette bruges hierarkireglen: det er bedre at kontakte virksomhedens præsident til virksomhedens direktør; dokumentation til banken kan overføres af hovedrevisoren; Den "ledsagende" til informationen i beskæftigelsescentret kan underskrives af viceadministrerende direktør for menneskelige ressourcer.

Et følgebrev kan blive et uundværligt visitkort, hvis det udstedes korrekt!