I næsten enhver organisation, uanset dens juridiske form og antal ansatte (selv hvis vi taler om individuelle iværksættere), akkumuleres der i processen med dets arbejde et stort antal forskellige forretningsdokumenter, breve, skatterapporter og anden information på elektroniske medier. Næsten alle virksomheder, der har opereret mere eller mindre i lang tid, står før eller siden over for behovet for at systematisere deres arkiver.
Nogle af dokumenterne skal bevares, og andre tværtimod er det tid til at ødelægge. Men hvad er lagringsperioderne for regnskabsdokumenter, hvorefter de kan bortskaffes sikkert? Faktisk er vores lovgivningsmæssige rammer sjældent nedladende for overtrædelsen af sådanne betingelser, og derfor er det nødvendigt at kende dem.
Det er afsløringen af dette problem, som denne artikel er viet til.
Hvordan man skal være
Det skal bemærkes, at mange dokumenter formodes at blive opbevaret i mindst 75 år, og nogle rapporteringskategorier anbefales generelt kraftigt ikke at blive berørt i hele virksomhedens arbejde. Hvordan skal man være? Når alt kommer til alt vil jeg gerne overholde loven fuldt ud, men på samme tid ikke komplicere livet for de ansatte, der er ansvarlige for at føre arkivregister!
Inden vi besvarer dette spørgsmål, vil vi gøre os bekendt med de vigtigste forskriftsdokumenter, som fastlægger de grundlæggende krav, der tager hensyn til holdbarheden for regnskabsdokumenter for alle virksomheder, uanset deres juridiske form, størrelse og aktivitetsretning.
Normativ regulering af lagring af dokumenter
Lad os se på de vigtigste forskriftsdokumenter, der styrer arkivering i organisationer.
For det første den føderale lov fra november 2004 nr. 125-FZ. Dette er et generelt dokument, det regulerer arkiveringen i vores land fuldt ud. Så hans bestemmelser taler om organiseringen af processen med at bevare alle produktions- og regnskabsdokumenter, om metoderne for erhvervelse og brug af arkiver. Derudover forankrer den lovgivningsmæssigt processerne for interaktion mellem arkivinstitutioner og de borgere, der ønsker at bruge de oplysninger, der er gemt der.
Naturligvis spiller ”Grundlæggende regler for arkivorganisationers arbejde” en enorm rolle. De blev officielt godkendt og anbefalet til brug ved afgørelsen fra Forbundsarkivet, der blev vedtaget den 02/06/2002. Fra starten af arkiveringsafdelingen i organisationen anbefaler vi kraftigt, at du først sætter dig ind i dette dokument, da det viser de vigtigste og mest grundlæggende punkter i denne form for aktivitet.
Andre dokumenter
Til normal bevarelse af vigtige papirer er det også nødvendigt at kende listen over standardarkivdokumenter, der genereres i løbet af enhver virksomheds arbejdsaktiviteter. Det er der, hvor perioderne med opbevaring af regnskabsdokumenter er angivet, og dette dokument blev godkendt af en separat ordre fra Den Russiske Føderations Kulturministerium tilbage i 2010. Dokumentnummeret er N 558. Fra dets navn bliver det indlysende, at det indeholder en liste over de vigtigste værdipapirer, der dannes som et resultat af virksomhedens eller andre aktiviteter i virksomheden.
Sovjetunionen arv
Forordningen om dokumenter, der blev offentliggjort af USSR Finansministeriet den 29. juli 1983, nr. 105, er stadig relevant. Inden for rammerne af denne bestemmelse fastlægges både de oprindelige betingelser for lagring af dokumenter og proceduren for oprettelse, accept og anvendelse.
Fra skattekoden
Derudover kan du finde de relevante oplysninger i artikel 23 i det tilsvarende dokument. Så i den ottende artikel er der en klausul, der separat overvejer perioderne med opbevaring af regnskabsdokumenter, der kan bruges til at påløbe og tilbageholde skatter. Disse inkluderer værdipapirer, der bekræfter den direkte modtagelse af indkomst, udgifter samt skatter, der allerede er betalt til fordel for staten.
Endelig er sådanne oplysninger tilgængelige i føderal lov 29 (nr. 402-ed dateret 6. december 2011) “On Accounting”. I det kan du finde lagringsperioder for regnskabsdokumenter i organisationer for kommercielle virksomheder.
Hvad skal der opbevares, og hvor længe?
Det er ikke overraskende, at lagring af typiske regnskabspapirer, der dannes i løbet af en organisations aktivitet (alt dette er på den førnævnte liste) er særlig vigtigt. Typiske papirer gemmes: 1 år, 5 år, 75 år. Nogle dokumenter (oplysninger om at få midler i især store beløb) skal opbevares permanent.
Opbevaringsgrupper
Professionelle revisorer siger, at alle dokumenter, der afspejler regnskabsregistre, kan opdeles i fire hovedgrupper. Her er en liste over lagringsperioder for regnskabsdokumenter:
- Papirer, der skal opbevares permanent. Disse inkluderer alle årsregnskaber samt alle beviser, der er opnået ved registrering hos skattemyndighederne.
- Langtidsopbevaringsgruppe (over 10 år). Dette er underretninger, dokumenter underskrevet af medarbejdere med samtykke til behandling af personoplysninger. Oplysningerne om selve emnet, der gav et sådant samtykke, skulle være tilgængelige i 75 år.
- Midlertidig type. Det antages, at papirer fra denne gruppe inkluderes i op til 10 år. Disse inkluderer fakturaer samt garantibrev.
- Den fjerde sort indeholder alle ovennævnte dokumenter, der er udløbet og derfor skal bortskaffes.
Vigtige nuancer
Vigtigt! Du skal vide, at det er strengt forbudt at reducere holdbarheden, men det er tilladt at øge denne tid. Men dette gælder kun de organisationer, der udfører meget specifikke aktiviteter.
Så holdbarheden for regnskabsdokumenter i LLC, der beskæftiger sig med at yde finansielle lån til befolkningen, starter fra 75 år. I praksis bemærker inspicerende organisationer, at sådanne dokumenter skal være tilgængelige på alle tidspunkter, da i tilfælde af krav (fra arvingers side) kan det være nødvendigt at rejse dem selv efter denne periode.
Derfor er organiseringen af nomenklaturen, der vil blive brugt i en bestemt virksomhed til organisering af arkivvirksomhed, af særlig betydning. Nu vil vi overveje de grundlæggende krav, som inspektionsorganisationer stiller til specifikke organisationer, afhængigt af deres juridiske ejerskabsform.
Generelt er de ikke forskellige i variation, men der er også nogle nuancer. Som regel hænger de sammen med det indkomstbeløb, som virksomheden modtager.
Ltd
Overvej først LLC. Da sådanne virksomheders omsætning er ret betydelig, er kravene til dem strengere. For det første skal al bogføring og skatterapportering opbevares i mindst 75 år. Derudover kan holdbarheden for regnskabsdokumenter i LLC forlænges på ubestemt tid i de tilfælde, som vi allerede har overvejet ovenfor.
Dokumentationen for afviklinger med personale skal opbevares under hele arbejdet for en bestemt person i organisationen og i mindst 10 år fra datoen for hans afskedigelse. Hvis medarbejderen går på pension fra dette firma, skal dokumenterne opbevares permanent, for i tilfælde af krav om størrelsen af gebyrerne, skal de først rejses.
Fakturaer, andre dokumenter, der viser bevis for afvikling med leverandører og kunder, hører til den tredje gruppe og skal derfor opbevares inkl. 10 år. Som vi allerede sagde, skal de generelle regnskaber opbevares permanent.
Individuelle iværksættere
Kravene til denne kategori af virksomheder er meget mindre strenge, da antallet af dokumenter der oprettes der er langt mindre. Så hvad er holdbarheden for IP-regnskabsdokumenter? Lad os se på dette spørgsmål mere detaljeret. For det første alle registreringsattester, årlig rapportering til skattemyndighederne. Disse oplysninger skal opbevares permanent i en bestemt virksomheds levetid.
Hvis en iværksætter imidlertid ikke har ansatte, og han fører poster i henhold til en forenklet ordning, slutter alle kravene der. Naturligvis er holdbarheden for IP-regnskabsdokumenter i dette tilfælde den samme 75 år, da kun årsrapporter er blandt dem.
UAB
Da aktiviteterne i sådanne virksomheder involverer opnåelse af et betydeligt indkomstbeløb samt afviklinger med aktionærer, er kravene til dokumenter, der er gemt i dette tilfælde, de strengeste. Generelt er holdbarheden for regnskabsdokumenter i en virksomhed i de fleste tilfælde mindst 75 år. Der er dog undtagelser.
Naturligvis skal alle oplysninger om den autoriserede kapital, mængden af indskud, størrelsen af grundlæggernes charterandel opbevares løbende. Listen over dokumenter, der også skal arkiveres i en periode på 75 år eller mere, indeholder regnskabsdokumenter, der kan bruges af skatteorganisationer: oplysninger om afkast på aktiver, opgørelser om afvikling med aktionærer samt elektroniske medier, hvor indkomstdata er tilgængelige på konti for organisering af midler i særligt store beløb.
Oplysninger om bosættelser med personale gemmes også i 75 år. Andre dokumenter (fakturaer, garantibrev) har en opbevaringsperiode på op til 10 år inklusive.
Budgetorganisationer
Og hvad er perioder med opbevaring af regnskabsdokumenter i budgetinstitution? Som regel er der ingen særlige krav til dette. Det antages, at der i 75 år kun skal oplyses om årsregnskaber og værdipapirer beregnet til skattemyndigheder. Alle andre dokumenter opbevares op til 10 år inklusive.
Vigtige funktioner
Hvis du gør dig bekendt med listen over alle love og regler, der er tilgængelige ovenfor, kan du blive overrasket: standardopbevaringstiden for regnskabsdokumenter overstiger ikke fem år (føderal lov nr. 402)! På samme tid skriver vi i vores artikel ca. 10 år og derover. Hvordan kan dette være? Desværre er der i dette tilfælde en dårlig uddybning af de lovgivningsmæssige rammer, når lovkravene er i strid med virkeligheden. Lad os illustrere med et eksempel.
Hvis du endda er en simpel eneforhandler, kan du let komme i en situation, hvor skatteinspektoratet kræver indsendelse af dokumenter, der allerede er udløbet (i overensstemmelse med lovkravene). I tilfælde af et CJSC og LLC, hvis årlige omsætning kan overstige tiere eller endda hundreder af millioner rubler, kan fraværet af endda nogle uvæsentlige værdipapirer medføre store problemer.
F.eks. Krævede ofte papirer, der bekræfter lovligheden af kravet om tilgodehavender. Det er ingen hemmelighed, at dens praksis i praksis kan estimeres til næsten ti år. I henhold til loven kan to sæt regnskabsdokumenter allerede ødelægges på samme tid. Hvis virksomheden virkelig disponerede over dem, kan det medføre store udgifter. Hvordan? Meget enkel.
Hvis virksomheden ikke er i stand til at levere de anmodede værdipapirer, bliver du nødt til at beregne skatten på fortjeneste (selvom den muligvis ikke findes) og betale tunge bøder.Når man bestemmer opbevaringsperioder, skal man simpelt hen ikke ledes så meget af lovkravene (paradoksalt som det måtte være), men af den faktiske betydning af et dokument for et bestemt firma.
Naturligvis skal holdbarheden for primære regnskabsdokumenter under alle omstændigheder være så lang som muligt, men selv mange fakturaer under visse betingelser skal opbevares i arkivet i mere end 15 år. Hvis virksomheden har nogen debitorer, eller hvis det selv skylder nogen, skal sådanne papirer opbevares permanent, uanset kravene i føderal lov og beslutninger.
Hvordan fastlægges vigtigheden af regnskabsdokumenter for organisationen?
Hvordan kan man forstå, hvilke papirer der skal markeres “før behov”, når de opbevares, og hvad skal der gøres med dem i fremtiden? I dette tilfælde anbefaler professionelle advokater en separat undersøgelse af værdien af de gemte dokumenter.
Det vigtigste krav til, at medlemmer af Kommissionen skal ledes af, er ikke kun værdien af selve informationen i de lagrede papirer, men også den skade, som organisationen kan lide, hvis de går tabt.
Det er således påkrævet at øge holdbarheden for følgende økonomiske og regnskabsmæssige dokumenter: eventuelle kontrakter og estimater for disse værker, som selv teoretisk kan øge værdien af både virksomheden selv og dens individuelle komponenter; alle papirer og elektroniske medier relateret til konkurrencedygtige indkøb; alle dokumenter, der kan kræves på en eller anden måde i tilfælde af retssager (endda teoretisk muligt).
Noter til individuelle iværksættere
Da der er mange krav, og deres fortolkning i forskellige lovgivningsmæssige retsakter og retsafgørelser er slående forskelligartet, bliver processen med opbevaring af papirer særligt vanskelig for iværksættere, da en enkelt iværksætter ofte ikke har nogen juridisk baggrund eller specialister, der er specielt ansat til at løse sådanne problemer. I dette tilfælde er det nødvendigt at kontakte advokatfirmaer i tilfælde af tvister, hvis de er baseret på regnskabsdokumenter, hvis vilkår og procedure ikke er klart angivet i lovgivningen.
Bemærk: Jo mere kompetent og fuldstændigt etableret arkiveringsprocessen er, jo mindre problemer vil du støde på i fremtiden.
Krav til organisering af arkivering i virksomheden
Så vi gennemgik de grundlæggende oplysninger om timingen. Men hvordan organiseres opbevaring af dokumenter i organisationen? Hvilke metoder er tilgængelige?
For det første kan du oprette dit eget arkiv. I tilfælde af individuelle iværksættere og små LLCs bliver virksomhedslederen eller en specielt ansat medarbejder arkivar. Arkivet i sig selv bliver enten et dedikeret rum eller endda et stort pengeskab.
Men i de senere år er det blevet meget mere populært at henvende sig til specielle virksomheder, der specialiserer sig i oprettelse og opbevaring af arkiver. De kan hjælpe både med at organisere eksisterende lagerfaciliteter og skabe nye fra bunden. For virksomheder, hvor det er især vigtigt at opbevare særlig værdifulde dokumenter i fuld sikkerhed, kan disse virksomheder organisere deres opbevaring i specielt beskyttede og specielt beskyttede kasser.
Fordelen ved den første metode er din komplette kontrol over dine dokumenter, og billigheden ved denne metode er indlysende. Ulemperne inkluderer arkivets sårbarhed (ikke alle har midler til at udstyre et brandsikkert rum). Derudover har ikke alle den passende juridiske uddannelse til korrekt organisering af opbevaring.
Fordelene ved den anden metode inkluderer den ideelle opbevaring af opbevaring såvel som agenturets fulde juridiske beredskab. Den negative side er langt fra fuldstændig kontrol over arkivet med virksomhedsstyring.
Så vi undersøgte holdbarheden for regnskabsdokumenter, der er fastsat i lovgivningsmæssige standarder, samt de krav, der gælder for de vigtigste juridiske forretningsformer i dette tilfælde.
