Mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga order sa mga tauhan. Mga patakaran para sa accounting at imbakan ng mga dokumento ng tauhan

Mahalaga para sa bawat employer na malaman kung anong mga oras ng pag-iimbak ng mga order para sa mga tauhan na magaganap. Pagkatapos ng lahat, ang kaligtasan ng dokumentasyon ay ang responsibilidad na ipinapalagay ng bawat kumpanya. Hindi lamang ito dapat mangolekta ng impormasyon sa mga kawani ng mga empleyado, kundi masiguro din ang pag-iimbak nito. At nang walang pagkabigo. Hindi lang lahat ang nakakaalam kung ano ang ibig sabihin ng dokumentasyong ito. At higit pa rito, marami ang hindi nakakaintindi ng mga prinsipyo ng pag-iimbak at pag-record ng mga order para sa mga tauhan. Ang lahat ng mga detalye tungkol sa mga isyung ito ay ipinakita sa ibaba. Tutulungan silang maunawaan kung gaano at kung gaano eksaktong eksaktong impormasyon tungkol sa mga empleyado ay nakaimbak, pati na rin ang iba pang mga dokumento na maaaring maiugnay sa dokumentasyon ng mga tauhan.

Ano ito

Ang unang hakbang ay upang malaman kung ano ang nakataya. Ano ang mga order sa mga tuntunin ng mga tauhan? Pagkatapos ng lahat, bago mo simulan ang pag-iimbak ng isang bagay, kailangan mong lubos na maunawaan kung ano ang dokumentasyon na kailangan mong gawin.

Mga Utos ng Tauhan - Mga Papel ng Regulasyon relasyon sa paggawa sa pagitan ng empleyado at employer. Ang dokumentasyong ito ay ang lahat na maaaring magpahiwatig ng mga file at impormasyon na may kaugnayan sa aktibidad. Ang lahat ng mga order ay nahahati sa ilang mga kategorya:

• Mga dokumento ng pangmatagalang imbakan.
• Mga panandaliang papel.
• Pansamantalang mga order.

Alinsunod dito, ang bawat isa sa mga kategorya ay may sariling mga katangian. Samakatuwid, bago ka magsimulang mag-aral ng teorya ng pag-iimbak at dokumentasyon ng accounting para sa mga tauhan sa kumpanya, kailangan mong maunawaan kung anong uri nito o ang papel na ito ay kabilang. Pagkatapos lamang nito ay posible, nang hindi lumalabag sa itinatag na mga patakaran, upang maisagawa ang mga proseso na pinag-aralan. Ano ang mga panahon ng pagpapanatili para sa mga order ng tauhan? Ano ang dapat malaman ng bawat employer tungkol sa sandaling ito?

Pangmatagalang dokumento

Ngayon ay oras na upang isaalang-alang ang bawat uri ng dati nang nakalista na mga dokumento. Nasabi na na ito ay makakatulong upang lubos na maunawaan kung magkano ang panatilihin ang dokumentasyon. Ngunit ang accounting para sa lahat ng mga uri ng mga mahalagang papel ay pareho. Samakatuwid, ang tanong ay karaniwang prangka. Pag-iimbak ng oras mga dokumento ng tauhan direktang nakasalalay sa uri ng papel. Ang una ay mga order ng pangmatagalang imbakan. Hindi mahirap hulaan na sila ay isasaalang-alang ng employer at maiimbak ng mahabang panahon. Gaano eksakto? Marami pa tungkol dito.

Ano ang maaaring maiugnay sa dokumentasyong ito? Ito ang mga dokumento na naglalarawan ng ugnayan sa trabaho sa pagitan ng employer at mga subordinates, at nagpapahiwatig din ng mga makabuluhang kadahilanan sa pagtatrabaho. Ano ang maaaring maiugnay sa kanila? Ito ay:

1. Isang kontrata sa pagtatrabaho sa isang order ng trabaho.
2. Mga Dokumento sa Pagsasalin.
3. Mga order sa pagtatatag ng isang tiyak na suweldo sa isang partikular na posisyon.
4. Ang mga sertipiko na nagpapatunay sa award o bonus ng mga empleyado.
5. Mga papeles tungkol sa mga paglalakbay sa negosyo (mahaba, dayuhan).
6. Personal na mga file.
7. Pinupunan ang mga form ng aplikasyon habang nagtatrabaho.
8. Pag-aalis ng mga order.

Hindi sa mga tauhan

Ngayon ay malinaw kung aling mga dokumento ang pang-matagalang. Ang tanging bagay ay ang order para sa pag-upa ng isang empleyado ay isang papel, na tumutukoy sa mga tauhan. Ngunit mayroong isang bahagyang pagbubukod sa panuntunan. Dapat itong alalahanin.

Anong pinagsasabi mo? Hindi lahat ng mga order sa pagtatrabaho, kasama ang isang kontrata sa pagtatrabaho, ay mga order sa mga tauhan. Ang magkakatulad na papel ay may pagbubukod. Mayroong mga tinatawag na mga order para sa pangunahing aktibidad. Kabilang dito ang mga sumusunod:

• Isang kontrata sa pagtatrabaho sa isang naaangkop na pagkakasunud-sunod.
• Ang mga pagbabago sa kasunduan sa paggawa (para sa paglipat sa ibang posisyon, halimbawa).
• Mga dokumento sa pagpapaalis ng frame.

Dapat pansinin na para sa pangunahing aktibidad ang mga security na ito ay isasaalang-alang lamang na may kaugnayan sa mga indibidwal. Karaniwan, ang mga ito ay mga executive ng kumpanya, pati na rin ang mga accountant, pinuno, representante. Ang mga tauhang ito ay madalas na inireseta sa charter ng kumpanya. Dapat alalahanin ang panuntunang ito kung nais ng employer na malaman kung ano ang mga termino para sa pag-iimbak ng mga order sa mga tauhan. Hindi lahat ng mga dokumento ay nahuhulog sa kategoryang ito.

Pansamantalang imbakan

Susunod, kailangan mong maunawaan kung ano ang maaaring maiugnay sa mga maikling papel na pang-imbak. Siyempre, ang ilang uri ng accounting ng mga order sa mga tauhan sa sitwasyong ito ay gagawin. Ngunit pagkatapos ng isang maikling panahon ay nasisira ang mga naturang dokumento. Ano ang maaaring maiugnay sa kategoryang ito? Ang mga dokumento ng panandaliang imbakan ay tinatawag na mga order, na agad na kinokontrol ang pagganap ng isang empleyado ng isang partikular na aktibidad sa paggawa. Iyon ay, hindi ito mga malubhang dokumento tulad ng mga papeles sa pagpapaalis o isang kontrata sa pagtatrabaho. Mas partikular, maaari nating makilala:

1. Mga order ng bakasyon.
2. Mga direksyon sa maikling biyahe.
3. Mga dokumento na nagpapahiwatig ng iba't ibang pagkilos ng disiplina.
4. Mga utos na magpadala ng mga tauhan sa pagsasanay o pagpapatuloy ng mga kurso sa edukasyon.

Ngunit hindi iyon ang lahat. Ang mga patakaran sa pag-iimbak para sa mga pinag-aralan na dokumento ay may maraming mga tampok at mga nuances. Bilang karagdagan sa mga pagpipilian na isinasaalang-alang, ang isa ay maaaring makilala ang pansamantalang imbakan at permanenteng. Ang mga kasong ito ay hindi masyadong pangkaraniwan.

Pansamantala at permanenteng

Ang mga pansamantalang dokumento ay anumang mga order at tagubilin na hindi naglalaro ng isang mahalagang papel para sa trabaho. Karaniwan ang mga ito ay mahalaga sa isang tiyak na punto. At pagkatapos na hindi na sila kinakailangan, sila ay nawasak. Mayroon ding mga order para sa permanenteng imbakan. Kadalasan, ang mga personal na file lamang ng mga tagapamahala at iba pang mga opisyal na inireseta sa charter ng korporasyon ay maaaring makilala mula sa mga papeles sa mga tauhan. Ang accounting at pag-iimbak ng naturang dokumentasyon ay isinasagawa sa isang patuloy na batayan. At nawasak lamang ito matapos ang pagsasara ng kumpanya.

Mahabang panahon

Ano ang mga panahon ng pagpapanatili para sa mga order ng tauhan? Nasabi na na ang maraming ay depende sa kung anong uri ng mga security na pinag-uusapan. Mayroong dokumentasyon para sa pangmatagalang imbakan. Dapat itong maayos at isinasaalang-alang ayon sa itinatag na mga patakaran. At ang mga nasabing dokumento ay nakaimbak nang mahabang panahon.

Ibinibigay lamang na ang ilang mga kumpanya ay maaaring gumana nang mahabang panahon pagkatapos ng pagbubukas, masasabi nating ang pangmatagalang papel na imbakan ay hindi dapat masira sa isang patuloy na batayan. Bakit? Ang katotohanan ay ang mga order ng mga tauhan ng kategoryang ito ay nakaimbak ng 75 taon. At pagkatapos lamang ng panahong ito maaari mong gawin ang pagkawasak. Ang ilang mga korporasyon lamang ang namamahala upang gumana nang higit pa sa tinukoy na tagal.

Maikli ba ito?

At ano ang mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento ng tauhan na naiuri bilang pang-matagalang? Ang nasabing dokumentasyon ay maaari pa ring dumaan sa yugto ng pagkawasak nang walang pagsara o pag-liquidate sa samahan. Ang mga panandaliang dokumento ay karaniwang nakaimbak ng 5 taon. Sa ilang mga kaso (kung inireseta ito sa charter) - 10. Ngunit hindi na.

Tungkol sa accounting at imbakan

Gaano karaming mga order ng tauhan ang nakaimbak? Sagutin ang tanong na ito ay hindi mahirap. Ngayon ay maaari mong bigyang pansin ang mga patakaran ng accounting para sa mga dokumento na ito. Ito rin ay isang mahalagang punto na dapat malaman ng bawat employer. Pagkatapos ng lahat, kung mayroong anumang mga papel na naka-imbak para sa isang tiyak na tagal ng panahon, dapat mong panatilihin ang isang talaan ng mga ito, kung hindi, maaari kang mawalan ng mahalagang mga order.

Ngayon maraming mga uri ng pag-iimbak ng dokumento. Sa anumang kumpanya, dapat silang ipatupad. Ngayon ang mga kumpanya ay dapat lumikha ng mga espesyal na listahan ng accounting para sa kanilang mga seguridad sa mga tauhan sa parehong papel at electronic form.Sa pamamagitan ng paraan, ang pangalawa ay maaaring napabayaan. Ngunit ang pangkalahatang tinanggap na form ng papel ng pagtatanghal ay dapat. Ngunit paano maisagawa ang accounting? Ang mga prinsipyo para sa mga elektronik at materyal na bersyon ay pareho. Tungkol sa kanila pa.

Mga pangunahing prinsipyo sa accounting

Kaya, ang accounting para sa mga order sa mga tauhan ay isang responsableng bagay at kinokontrol ng mga karaniwang pamantayan. Lahat ng mga dokumento ng tauhan ay kinakailangang mairehistro. Kung hindi ito nagawa, hindi mo maiimbak ito o papel na iyon. Walang pagpaparehistro - walang dokumento. Ano ang kahulugan ng prosesong ito?

Ang pagpaparehistro ng mga order sa mga tauhan ay ang paglilipat ng mga detalye na nakasulat sa mga dokumento sa mga dalubhasang pormasyong dokumentasyon kasama ang kasunod na pagtatalaga ng isang numero at ang petsa ng pag-apruba ng papel tulad ng naitala. Iyon ay, na may isang interpretasyon sa papel, at may isang elektronikong, kinakailangan upang magtalaga ng isang digital na pagtatalaga sa bawat pagkakasunud-sunod. At isulat din ito sa isang anyo o sa iba pa. Ito ay isang kinakailangang item.

Ang data ay naitala sa mga rehistro ng mga order para sa mga tauhan. Gayundin, ang pagpasok ay naganap sa mga elektronikong database at archive. Ito ang tanging paraan upang ganap na maitala at maiimbak ang mga dokumento. Nagbibigay ang mga kumpanya para sa libreng pagpili ng form para sa pag-save ng babasahin. Ang charter ay dapat maglaman ng mga panuntunan alinsunod sa kung saan ang lahat ng mga order (o anumang mga tiyak) ay naka-imbak kapwa sa mga bersyon ng papel at electronic. Kapansin-pansin na ang unang talata ay karaniwang ipinag-uutos. Ito ay isang materyal na dokumento na makumpirma ang isang partikular na pagkakasunud-sunod.

Order Journal

Ang pinakakaraniwang kasanayan sa pagtatala at pag-iimbak ng dokumentasyon ay isang libro na inisyu ng kumpanya para sa mga tauhan. Ang dokumentong ito ay isang maliit na kuwaderno. Naglalaman ito ng mga bilang ng mga order, pati na rin ang kanilang pangunahing data (mga detalye). Halimbawa, pangalan at petsa ng pag-apruba. Ang talaarawan ng mga order ay nagtatala ng papel ng permanenteng, pangmatagalan at pangmatagalang imbakan. Ngunit kung pinag-uusapan natin ang pansamantalang dokumentasyon, hindi ito dapat ipasok sa naturang kuwaderno. Maliban kung ang kumpanya ay nagbibigay ng isang charter para sa isang hiwalay na journal, inilaan ang eksklusibo para sa pansamantalang mga order. Napuno ito hanggang sa pinakadulo. Sa sandaling natapos ang walang laman na mga sheet, dapat kang magpasok ng isang bagong dokumento sa accounting sa pagpapatakbo. Ang matanda ay nai-file at ipinadala para sa imbakan. Sa pamamagitan ng paraan, ito ay isang papel ng patuloy na accounting.

Mga Archive

Hindi alintana kung aling mga utos ang pinag-uusapan ng mga tauhan, ang bawat kumpanya ay nagbibigay para sa pag-iimbak ng archival ng mga dokumento. Ito ang pinakakaraniwang anyo ng accounting ng papel. At lahat sila. Hindi kinakailangan sa mga tauhan. Ang lahat ng data ay ipinadala sa mga archive pagkatapos na hindi na nila kailangan. O ang mga naisagawa na. Halimbawa personal na mga file ng mga empleyado. Sa sandaling naka-sign pagkakasunod-sunod pati na rin ang kaso ay sarado, dapat itong ipadala sa archive para sa imbakan para sa isang tinukoy na tagal. Mayroong maraming mga uri ng data ng pag-uuri, ngunit higit pa sa paglaon.

Upang magsimula sa, dapat tandaan na ang mga archive ay maaaring iharap sa form ng papel (kinakailangan), pati na rin ang elektronik. Anuman ito, pipiliin ng kumpanya ang mga prinsipyo ng pag-aayos ng naka-imbak na impormasyon. Ang data ng archival ay may isang imbentaryo. Nagbibigay ito ng isang maikling listahan ng lahat ng naka-imbak na babasahin. Ang imbakan ng archival ng mga dokumento ay ang pinaka-maginhawang anyo ng pag-record ng data. Ginagamit ito kapwa sa papel at sa elektronikong anyo. Dapat pansinin na ang mga pansamantalang dokumento ay hindi nai-archive. Nakakabit sila sa pangunahing mga security, at pagkatapos ay nawasak. Inirerekomenda na ipadala ang lahat ng mga pansamantalang mga order sa imbakan sa isang hiwalay na lugar at hindi pagsamahin ang mga ito sa mga pang-matagalang o panandali.

Mga Tip sa Systematization

Naiintindihan ang mga panahon ng pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan. Karaniwan ito ay 5 at 75 taong gulang. Ngunit hindi iyon ang lahat. Ang espesyal na pansin ay kinakailangan sa mga archive.Matapos irehistro ang pagkakasunud-sunod, pati na rin ang paglalagay nito sa archive, kinakailangan upang kahit papaano ay maayos ang lahat ng magagamit na data. Para sa layuning ito, ang mga kumpanya ay gumagamit ng maraming mga prinsipyo:

• Imbakan ng dokumentasyon sa magkakahiwalay na mga folder na may paghahati sa mga pangmatagalan at pangmatagalang dokumento. Inirerekomenda na huwag mong isama ang lahat ng mga papel nang magkasama.
• Systematization sa pamamagitan ng taon, buwan at petsa. Ang bawat folder na may mga dokumento ay mga order ng isang tiyak na tagal ng oras. Sa loob, ang lahat ng mga papeles ay inilalagay na isinasaalang-alang ang kanilang pagrehistro sa journal journal (para sa mga buwan at araw). Kaya, ang gawain ng paghahanap ng isang partikular na dokumento ay pinadali.
• Paggamit ng lokasyon sa pamamagitan ng mga numero ng order na isinasaalang-alang ang pagkakasunud-sunod ng alpabetong. Nasa loob ng bawat folder, inirerekumenda na i-systematize ng mga numero ng order, pati na rin sa sulat ng kapital.

Wakas ng accounting

Ano ang gagawin pagkatapos ng pag-expire ng imbakan ng isang dokumento sa mga archive? Ang isang espesyal na serbisyo sa kumpanya ay sumusuri sa mga papeles. Pagkatapos ay inayos niya ang mga ito at binibigyan ang ilang mga order para sa pagkawasak. Karaniwan, ang mga dokumento ay alinman sa sinusunog o dumaan sa isang shredder. Sa anumang kaso, ang mga order ay hindi maaaring itapon lamang. Ito ay tiyak upang sirain ang mga ito. Upang magtalaga ng mga dokumento sa isa o iba pang uri, ang isang espesyal na komisyon ay kasangkot. Pinahahalagahan niya ang kahalagahan ng mga order, itinalaga sa kanila ang isang buhay sa istante. At pagkatapos lamang sila ay inilalagay sa mga archive sa isang anyo o sa iba pa.