Ang personal na file ng empleyado: disenyo ng sample

Ang mga empleyado ng departamento ng tauhan ay dapat magkaroon ng tumpak, kumpleto at layunin na impormasyon tungkol sa lahat ng mga empleyado ng negosyo na nasa mga kawani nito. Ang dokumentasyon ng mga indibidwal na rekord, na naglalaman ng impormasyon sa mga propesyonal na aktibidad ng bawat manggagawa, ay nakolekta sa isang uri ng dossier. Susunod, isinasaalang-alang namin kung paano isinasagawa ang pagbuo ng mga personal na file ng mga empleyado sa negosyo.

Pangkalahatang impormasyon

Ang dossier para sa empleyado ay kinakailangan upang ayusin ang magagamit na impormasyon, ibagsak ang mga ito sa isang lugar. Ang personal na file ng empleyado, ang sample na kung saan ay bibigyan sa ibaba, ay isang hanay ng mga papeles na may kaugnayan sa:

• Trabaho.
• Proseso ng promosyon.
• Pagsunod sa mga patakaran ng disiplina sa paggawa.
• Pagwawakas ng relasyon sa employer at iba pa.

Pangunahing kategorya ng mga empleyado

Dapat pansinin na ang pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay hindi sapilitan na may kaugnayan sa lahat ng mga empleyado. Ang isang halimbawa ay ang Federal Law No. 79. Nagbibigay ito ng sapilitang pagrehistro ng mga personal na file ng mga empleyado na nasa serbisyong sibil. Para sa iba pang mga manggagawa, ang pamamaraan para sa pag-iipon ng dossier ay maaaring matukoy sa pamamagitan ng mga regulasyon na gawa ng isang lokal na kalikasan. Ang mga personal na file ay maaaring panatilihin ng mga sumusunod na empleyado:

1. Mga tagapamahala (pinuno ng mga negosyo, representante, katulong).
2. Mga ulo ng mga dibisyon sa istruktura at ang kanilang mga representante.
3. Nangunguna (pangunahing) mga espesyalista.
4. Mananagot ang mga manggagawa.
5. Ang mga empleyado na kasama sa mga reserba ng tauhan para sa paglilipat sa mga posisyon na partikular na kahalagahan.
6. Ang mga dalubhasa na nagbibigay ng aktibidad ng pamamahala ng patakaran ng negosyo.

Mga pakinabang ng pag-iipon ng isang dossier

Dapat pansinin na ang personal na file ng isang empleyado ay isang napaka-maginhawang mapagkukunan ng data tungkol sa bawat manggagawa. Sa isang folder, ang lahat ng mga kopya ng mga personal na papel ng empleyado, mga order na kinauukulan sa kanya, at iba pa ay nakolekta. Pinapayagan ka nitong gawing kumpleto katangian para sa empleyado, tandaan ang kanyang mga merito o, sa kabaligtaran, anumang mga paglabag at pang-aabuso na nagawa sa kanya sa panahon ng kanyang mga propesyonal na aktibidad sa negosyo.

Panloob na mga gawa ng negosyo: ang personal na file ng empleyado

Ang mga dokumento ay nakolekta at pinagsama ng iba't ibang mga empleyado ayon sa pagpapasya ng pamamahala. Kung ang mga folder na may mga personal na papel ay dapat na para sa lahat ng mga empleyado, pagkatapos ay ipinapayong lumikha ng isang naaangkop na lokal na kilos. Bilang karagdagan, ang isang seksyon ay dapat na isama sa pagbibigay para sa pangangailangan upang buksan ang personal na file ng isang empleyado para sa bawat full-time na empleyado, kabilang ang mga teknikal na tauhan. Sa ilang mga negosyo, ginusto ng mga tagapamahala na bumuo ng isang hiwalay na kilos na pag-aayos ng lahat ng mga detalye ng compilation ng dossier.

Ang pangunahing mga nuances

Anuman ang anyo ng regulasyon para sa pag-iipon ng mga dossier para sa mga empleyado, kapag nagtatrabaho sa kanila, dapat mong matukoy:

1. Mga kategorya ng mga empleyado kung saan ang mga personal na file ay nai-file. Ito ba ay magiging lahat ng empleyado o hiwalay na mga grupo ng mga ito. Halimbawa, maaari lamang itong managers ng lahat ng mga kagawaran ng pamamahala.
2. Ang paraan kung saan ang personal na file ng empleyado ay naipon. Ang sample ay dapat isama ang lahat ng kinakailangang mga seksyon at haligi kung saan nakapasok ang impormasyon tungkol sa espesyalista.
3. Ang komposisyon ng mga papel na nakolekta sa dossier. Kasabay nito, ipinapahiwatig kung aling mga dokumento ang isinumite sa anyo ng mga kopya at alin sa orihinal.
4. Ang pagkakasunud-sunod kung saan pinagsama ang mga dossier.
5. Mga patakaran para sa pamilyar sa empleyado na may mga papel sa kanya.
6. Ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga personal na file ng mga empleyado.

Kinakailangan ba ang isang dossier para sa isang part-time na trabaho?

Ito ay depende sa kung ang empleyado ay sumasakop sa isang posisyon kung saan kinakailangan ang personal na file ng empleyado. Kasabay nito, ang isang bagong dossier ay karaniwang nagsisimula para sa mga panlabas na part-timers, at para sa mga panloob na folder, ang mga kaukulang dokumento ay isinampa sa umiiral na mga folder. Kung ang negosyo ay nagbibigay para sa sapilitan na pagsasagawa ng mga pansariling gawain sa mga regulasyon na batas, pagkatapos ay ilalagay din sila sa mga part-time na trabaho, alinsunod sa itinatag na pamamaraan.

Para sa mga part-time na manggagawa, ang dossier ay natipon ayon sa pangkalahatang mga patakaran na tinukoy sa bawat partikular na negosyo. Ayon kay Art. 283 ng Labor Code, isang mamamayan, kapag hinirang siya sa post nang sabay-sabay, nagtatanghal ng isang pasaporte o iba pang dokumento na nagpapatunay sa kanyang pagkakakilanlan. Kung ang posisyon ay nangangailangan ng espesyal na kaalaman, ang tagapag-empleyo ay may karapatang tanungin ang espesyalista sa hinaharap na magpresenta ng diploma o iba pang dokumento sa edukasyon o pagsasanay (o isang kopya nito, sertipikadong nararapat). Kapag nag-aaplay para sa isang negosyo na may mahirap o mapanganib (nakakapinsala) na mga kondisyon sa pagtatrabaho, ang employer ay maaaring mangailangan ng isang sertipiko ng kalikasan at kundisyon ng aktibidad sa pangunahing lugar ng empleyado. Ang mga kopya ng mga dokumento na isinumite ay dapat isampa sa personal na file.

Paunang pagsasama

Ang paglikha ng mga personal na file ay isinasagawa para sa isang maayos na pag-grupo ng mga dokumentadong impormasyon tungkol sa mga empleyado nang direkta sa proseso ng pag-aayos ng mga relasyon sa paggawa sa kanila. Ang compilation, bilang isang panuntunan, ay ginagawa sa isang hiwalay na folder para sa bawat empleyado. Ang form na ito ng pagsasagawa ng mga personal na gawain ay itinuturing na pinaka-maginhawang paraan upang maisaayos ang impormasyon. Kasabay nito, dapat alalahanin na ipinagbabawal na tumanggap, magproseso at maglakip sa impormasyon ng dossier na nagpapahiwatig ng kanyang pampulitika, relihiyon at iba pang paniniwala, pribadong buhay, pagiging kasapi sa mga pampublikong organisasyon, kabilang ang mga unyon sa kalakalan.

Pangunahing mga kinakailangan

Sa pagsasagawa, kapag ang pag-iipon ng mga personal na file, ang mga dokumento ay inilalagay sa isang folder. Sa takip nito na nakakabit ng serial number na nakatalaga sa dossier. Sa ilalim nito, ang personal na file ng empleyado ay nakarehistro sa kaukulang journal (libro) ng accounting. Ang kinakailangang ito ay nakapaloob sa Art. 695, talata b ng Listahan ng mga papeles ng modelo ng archival na nilikha sa proseso ng paggana ng mga katawan ng estado, mga lokal na awtoridad na may indikasyon ng panahon ng imbakan. Matapos umalis ang empleyado ng negosyo, ang kanyang dossier ay tinanggal mula sa folder. Pagkatapos ang personal na file ay isinasagawa para sa paglipat sa archive at idineposito.

Accounting journal (libro) impormasyon

Ang dokumentong ito ay maaaring maglaman ng sumusunod na data:

1. Dossier number.
2. Buong pangalan dalubhasa.
3. Ang bilang ng mga unang dossier.
4. Petsa ng paglipat ng mga papel sa archive.
5. Iba pang impormasyon na ibinigay patakaran sa tahanan mga negosyo.

Ang paunang pagpapatupad ay nagsasangkot ng isang pangkat ng mga papel na nagpapatotoo sa pagtatrabaho ng isang mamamayan, at pagkatapos ang lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa mga propesyonal na aktibidad ng isang empleyado sa samahan.

Listahan ng Data ng Master

Sa batas, ang listahan ng mga dokumento na dapat isama sa mga personal na file ay hindi tinukoy. Para sa mga sibilyang tagapaglingkod, ipinagkaloob na ang kanilang dossier ay naglalaman ng personal at iba pang data tungkol sa pagpasok sa serbisyo, na ipinapasa ito at pagtanggal. Kasama rin sa personal na impormasyon ang impormasyong kinakailangan upang matiyak ang mga aktibidad ng isang ahensya ng estado. Naglalaman din ang dossier:

1. Panloob na listahan ng mga papel.
2. Personal na sheet sheet o application form.
3. Autobiograpiya.
4. Mga kopya:

• dokumento ng pagkakakilanlan;
• sertipiko ng seguro;
• TIN (kung ipinagkaloob ng isang empleyado);
• mga sertipiko sa pagpaparehistro ng militar para sa mga conscripts at mamamayan na sumasailalim sa draft;
• mga security na nagpapatunay sa karapatan ng espesyalista sa mga pagbawas sa buwis, na ibinibigay para sa sining. 218 Code ng Buwis;
• mga sertipiko ng pagtaguyod ng antas ng mga paghihigpit sa kapansanan, kapansanan (kapag ibinigay ng isang espesyalista);
• mga order (mga order) sa pagpasok sa estado;
• paglalarawan ng trabaho;
• isang kasunduan sa pagtanggap ng pananagutan (kung ang posisyon ay nagbibigay para dito);
• kontrata sa paggawa (kung ang orihinal ay naka-imbak sa isang hiwalay na folder).

5. Ang mga papel tungkol sa pag-access sa impormasyon na bumubuo sa isang lihim na protektado ng batas (kung ang pagganap ng mga tungkulin ng isang dalubhasa ay nagsasangkot sa paggamit ng naturang impormasyon).

6. Ang mga resulta ng paunang pagsusuri sa medikal (pagsusuri), na isinasagawa upang maitaguyod ang propesyonal na pagiging angkop (sa mga kaso na ibinigay ng batas).

Mga karagdagang papel

Sa panahon ng gawain ng espesyalista, maaaring isampa ang sumusunod sa kanyang personal na file:

1. Mga kopya ng mga kasunduan sa pangunahing kontrata (o sa kanilang mga kopya).
2. Mga abiso ng mga pagbabago sa mga kondisyon ng kontrata ng paggawa sa inisyatibo ng employer.
3. Mga kopya:

• mga ulat at paliwanag na tala, pahayag at petisyon ng empleyado sa iba't ibang isyu;
• mga order (mga order) sa paglipat ng isang empleyado sa ibang aktibidad (posisyon), sa pagtanggal ng mga parusa sa disiplina, insentibo, pagtatapos ng aktibidad sa negosyo;
• libro sa paggawa.

4. Ang mga resulta ng mga pana-panahong medikal na pagsusuri.

5. Mga materyales sa sertipikasyon (kung ang posisyon ay nangangailangan ng mga hakbang na ito).

6. Iba pang mga dokumento na may kaugnayan sa mga aktibidad ng dalubhasa sa negosyo.

Larawan ng espesyalista

Naroroon din siya sa personal na file. Karaniwan, ginagamit ang isang 4x6 na litrato. Sa likod nito ay nakasulat ang buong pangalan empleyado. Maipapayo na baguhin ang larawan nang hindi bababa sa isang beses bawat 5 taon o kapag naabot ang isang tiyak na edad. Ang isyung ito ay kinokontrol ayon sa pagpapasya ng mga awtoridad.

Baguhin ang Mga Detalye

Ang mga manggagawa ng kawani na responsable para sa paghahanda at pagsasagawa ng negosyo ay dapat na subaybayan ang kanilang katayuan at napapanahong impormasyon sa pag-update Hindi na kailangang baguhin ang palatanungan o sheet sheet, pati na rin ay nangangailangan ng isang espesyalista upang punan muli ang papel. Ang lahat ng mga pagsasaayos ay ginawa sa pamamagitan ng pagguhit ng mga indibidwal na kilos. Tinatawag silang mga karagdagan sa isang partikular na seksyon (bilang karagdagan sa palatanungan, halimbawa). Bilang isang patakaran, ipinakita ang mga ito sa form na tabular. Ang pagbuo ng mga angkop na form ay nasa pagpapasya ng employer.