Ang gawain ng anumang samahan, bilang panuntunan, ay nauugnay sa isang malaking bilang ng mga dokumento. Ito ay papasok na sulatin at ang mga sagot na ipinadala dito, iba't ibang mga order at pahayag ng mga empleyado, mga teknikal na tagubilin at ulat ng accounting. Ang lahat ng mga ito ay nangangailangan ng napapanahong accounting at optimization. Ang isa sa mga pagpipilian para sa paglutas ng isyung ito ay isang imbentaryo ng mga dokumento.
Alinsunod sa batas
Ang dalubhasa na nakikibahagi sa trabaho sa opisina sa negosyo ay nakakaalam kung ano ang isang imbentaryo ng mga dokumento. Sa panahon ng taon, isang malaking halaga ng mga papel ang pumasa dito. Mahalaga ang lahat sa kanila, at bawat isa ay gumaganap ng isang espesyal na papel sa paglutas nito o sa isyung iyon. Hindi imposible na itapon ang naturang mga bagahe, dahil ang bawat isa sa mga papel na ito ay may isang tiyak na tagal ng pag-iimbak kung saan ito ay may bisa at maaaring mahusay na madaling gamitin. Ang mga nasabing dokumento ay kadalasang idineposito sa archive, kung saan sila ay sa lahat ng oras.
Sa anumang oras, maaari silang makuha mula doon at magamit bilang inilaan. Sa Pederal na Batas "Sa Archival Affairs" ng Oktubre 2004, isang listahan ng lahat ng posible uri ng mga dokumento at ang bawat isa sa kanila ay may isang tiyak na deadline kung saan dapat silang makasama sa may-ari. Ngunit kung paano isasaalang-alang ang malaking halaga ng mga papel na natanggap para sa imbakan? Para dito mayroong isang imbentaryo ng mga dokumento. Ito ay pinagsama ng empleyado na responsable para sa pag-archive, at isang sapilitang karagdagan sa bawat folder o kaso na isinumite para sa pangmatagalang imbakan.
Pagpapadala ng mahalagang papel
Ang sekretarya sa kumpanya ay madalas na kumukuha ng isang imbentaryo ng mga dokumento. Hindi ito nangangahulugan ng pagrehistro ng papasok o palabas na sulat. Para dito, ang bawat sekretarya ay may isang espesyal na journal. Doon, ang sandali ng pagtanggap o pagpapadala ng liham ay naitala nang naaayon, na nagpapahiwatig ng petsa, addressee at opisyal ng ehekutibo. Ang imbentaryo ay maaaring sa ilang mga kaso ay nasa loob ng nasabing sulat.
Halimbawa, ang isang samahan ay nagpapadala ng isang pakete ng mga dokumento sa address. Hindi lamang sila mailalagay sa isang sobre at itapon sa isang kahon sa pamamagitan ng pagdikit ng isang selyo. Nasaan ang garantiya na maaabot ang buong papel? Siyempre, kung ito ay mga brochure o simpleng leaflet, huwag mag-alala. Sa anumang oras maaari silang ipadala muli. Ngunit kung minsan kailangan mong magpadala ng mga seryosong dokumento sa isang opisyal na kahilingan. Sa kasong ito, bilang karagdagan sa pangunahing mga security, isang takip ng takip at isang imbentaryo ay dapat na nakapaloob sa pakete, na kung saan ay isang listahan ng dokumentasyon na ipinadala sa adres na ito.
Paglipat ng dokumento
Ang mga empleyado na kasangkot sa pagkontrata ay nakakaalam ng mabuti kung ano ang isang imbentaryo ng mga dokumento. Madali kang makagawa ng isang halimbawa nito sa iyong sarili.
Ang pangunahing bagay ay ang papel na ito ay naglalaman ng lahat ng kinakailangang impormasyon:
- Ang pangalan ng nagpadala ay nakasulat sa itaas na kaliwang sulok, o ang stamp ng kumpanya ay ilagay.
- Sa kanan ay ang data ng addressee (pangalan ng kumpanya at buong pangalan ng ulo nito).
- Sa ibaba ng sentro ay ang pangalan. Halimbawa, ito ay isang "Listahan ng mga dokumento na maipadala sa kontrata", ang bilang at petsa kung saan dapat ding ipahiwatig.
- Bukod dito, ang isang talahanayan ay sapalarang naipon, kung saan dapat mayroong hindi bababa sa 4 na mga haligi (numero sa pagkakasunud-sunod, pangalan ng dokumento, numero at petsa nito, bilang ng mga kopya, bilang ng mga sheet).
- Pagkatapos nito, ang isang pangwakas na talaan ay ginawa tungkol sa kung gaano karaming mga dokumento ang inilipat ayon sa imbentaryo na ito. Dapat mo ring kalkulahin ang kabuuang bilang ng mga sheet ng attachment.
- Sa pinakadulo ibaba ng pahina, isang tala ang ginawa tungkol sa kung sino ang lumipat at tumanggap ng mga papel na ito kasama ang petsa, apelyido at posisyon.
Ito ang pinaka-karaniwang listahan ng mga dokumento, isang sample na kung saan ay kilala sa anumang klerk bilang numero ng postal form 107. Ang mga paunang form ay maaaring gawin nang maaga sa anumang post office upang mabagal punan at suriin ang mga ito sa lugar ng trabaho.
Mga subtleties ng pag-archive
Ang sinumang empleyado ng archive ay pamilyar sa listahan ng mga dokumento ng kaso. Ginagawa ito sa paglilipat ng mga mahalagang papel para sa imbakan. Ang dokumentong ito hindi lamang ang mga nilalaman ng isang tiyak na folder. Ginagawa nitong posible sa anumang oras upang mahanap ang kinakailangang impormasyon sa gitna ng isang malaking bilang ng mga papel.
Ang mga order, ulat at iba pang pamumuhunan ay naayos at buod sa isang talahanayan, na dapat maglaman ng anim na kinakailangang haligi:
- Serial number.
- Index ng isang tiyak na dokumento alinsunod sa nomenclature.
- Ang petsa nito (ang ipinahiwatig sa pagpaparehistro).
- Pamagat (order, sulat, kontrata).
- Mga numero ng sheet.
- Tandaan
Ang talahanayan ay maaaring maging malaki. Ngunit sa anumang kaso, sa pinakadulo, ang isang pangwakas na rekord ay dapat gawin tungkol sa kung gaano karaming mga dokumento ang nakalista sa ito, pati na rin ang kabuuang bilang ng mga pahina na kinakalkula. Ngayon, sa pagtingin sa tulad ng isang folder, madali mong mahanap ang ninanais na papel ng mga kinakailangang mga parameter nang hindi gumagawa ng anumang espesyal na pagsisikap.
Mga tampok ng imbentaryo
Ang panloob na listahan ng mga dokumento ay nangangailangan ng espesyal na kaalaman at espesyal na pansin mula sa tagatala nito. Minsan ang mga pagkakamali sa disenyo ay nagreresulta sa papel lamang nawala sa isang malaking stream ng impormasyon. Palibhasa’y wala sa lugar, lumilipad siya sa paningin.
Halimbawa, para sa nakatakdang inspeksyon Kinakailangan ng inspektor ng buwis ang isang ulat noong nakaraang taon, at isinampa ito ng kapabayaan kasama ang iba pang mga dokumento. May isang sitwasyon kung saan ang isang empleyado ng negosyo ay hindi maaaring kumpirmahin ito o ang impormasyong ibinigay nang mas maaga. Ang ganitong hindi pagkakaunawaan ay maaaring magresulta sa multa para sa samahan at isang parusa para sa mga empleyado na responsable sa pagbibigay ng impormasyon at pag-iimbak ng mga dokumento. Ang halaga ng pagkawala ay depende sa kahalagahan ng data na hinahangad. Upang maiwasang mangyari ito, ang mga rekord ng mga dokumento ay dapat na itago nang naaangkop. Ang prosesong ito, siyempre, ay napaka-kumplikado at napapanahon. Bilang karagdagan, kinakailangan na isaalang-alang ang multi-yugto at pagkakasunod-sunod ng pamamaraan.
Personal na mga file ng mga empleyado
Ang serbisyo ng tauhan ng anumang negosyo o organisasyon ay isang seksyon din kung saan ipinapasa ang maraming magkakaibang mga dokumento. Karamihan sa mga ito ay naipon sa mga personal na file ng mga empleyado.
Ang mga ito ay naka-imbak sa lugar hanggang sa pagpapaalis, at pagkatapos lamang na nai-archive. Sa kasong ito, ang mga tauhan ng tauhan ay dapat maglabas ng isang imbentaryo ng mga personal na file. Kapansin-pansin na sa batas ng Russia walang tiyak na mga patakaran tungkol sa paghahanda nito. Ang lahat ng mga patakaran ay kinuha mula sa panahon ng Sobyet. Alinsunod sa mga ito, ang isang imbentaryo ay dapat na isang uri ng talahanayan ng pitong haligi:
- Bilang sa pagkakasunud-sunod.
- Index ng isang tiyak na dokumento.
- Petsa
- Pamagat at buod ng dokumento.
- Mga numero ng sheet.
- Petsa kung saan kasama ang dokumento sa file.
- Tandaan para sa mga espesyal na tala.
Sa pinakadulo, ang kabuuang bilang ng mga dokumento na nakalista sa listahan ay kinakalkula. Ang lahat ng ito ay ginagawa sa ilalim ng lagda ng tauhan ng tauhan na nagpapahiwatig ng petsa ng paglipat ng kaso.
