Dahil sa katotohanan na sa pang-araw-araw na buhay ay patuloy kaming nakatagpo ng mga dokumento sa trabaho at sa bahay, nais naming italaga ang karagdagang pag-uusap sa kanila. Alamin natin kung ano ang isang dokumento at kung anong uri ang umiiral.
Ano ang isang dokumento?
Ang isang dokumento ay impormasyon na naitala sa isang nasasalat na daluyan na may mga detalye na nagpapahintulot na makilala ito. Mayroong iba pang mga kahulugan ng konseptong ito. Kaya, masasabi natin na ang isang dokumento ay impormasyon na nakaimbak ng mga indibidwal at organisasyon bilang ebidensya ng mga aktibidad o obligasyon.
Kakanyahan ng dokumento
Karaniwan, ang lahat ng magagamit na mga kahulugan ng isang dokumento ay binibigyang diin ang katangiang pang-impormasyon (kakanyahan).
Ang Batas sa "Impormasyon, Impormasyon sa Technologies" ay nagsasaad na ang impormasyon ay ibinigay na impormasyon, anuman ang mga form at pamamaraan ng kanilang pagsumite. At nangangahulugan ito, na ipinapakita sa dokumento, mai-save at mailipat natin ang magagamit na impormasyon sa ibang tao, at paulit-ulit din nating gamitin.
Ang isang tagadala ng dokumentadong impormasyon ay isang bagay na ginagamit upang mag-imbak at mai-secure ito sa tunog, pagsasalita, at visual form.
Mula sa naunang nabanggit, maaari nating tapusin na ang dokumento ay isa ring kailangang-kailangan na elemento ng panloob na gawain ng anumang samahan, institusyon, kumpanya, na tinitiyak ang pakikipag-ugnayan ng mga indibidwal na yunit. Sa katunayan, ito ay impormasyon na ang dahilan ng paggawa ng lahat ng mga desisyon sa pamamahala, pati na rin patunay ng kanilang pagpapatupad at materyal para sa karagdagang mga aktibidad.
Sa globo ng pamamahala, ang isang dokumento ay isang item sa trabaho, dahil ang anumang desisyon na ginawa ay naitala sa pagsulat.
Ang mga panlabas na palatandaan ng mga dokumento ay mga tampok na katangian na sumasalamin sa laki at hugis nito, mga paraan ng pag-record at mga elemento ng disenyo. Ang may-akda nito ay maaaring maging isang indibidwal at isang ligal na nilalang. Ang anumang gumaganang dokumento, kung naisakatuparan nang maayos, ay may ligal na puwersa.
Mga detalye ng mga dokumento
Ang papeles ay nauugnay sa pagmamasid sa lahat ng mga kinakailangang elemento, na kung saan ay tinatawag na mga kinakailangang. Kabilang dito ang:
- pangalan
- addressee;
- ang may-akda;
- Petsa
- teksto
- lagda
- paglutas
- pag-apruba at pag-apruba.
Dapat pansinin na ang iba't ibang mga dokumento ay may ganap na magkakaibang mga detalye. Ang kanilang bilang ay nakasalalay sa mga layunin at layunin nito. Maraming, halimbawa, ay may isang limitadong bilang ng mga detalye. Sa pamamagitan ng paraan, kung hindi bababa sa isa sa mga ito ay ipinapahiwatig nang hindi wasto, kung gayon ang dokumento ay itinuturing na hindi wasto.
Accounting ng Dokumento
Anong mga dokumento ang kinakailangan sa gawain? Sa larangan ng pamamahala ng samahan, ginagamit ang iba't ibang mga form. Ang lahat ay nakasalalay sa kung saan at para sa anong layunin na kailangan mong magsumite ng mga dokumento.
Ang lahat ng mga ito ay hindi umiiral sa pamamagitan ng kanilang sarili, ngunit napapailalim sa mahigpit na pagsasaayos. Sa madaling salita, ang anumang kumpanya ay nagpapanatili ng mga talaan ng dokumentasyon. Ito ay kinakailangan, una sa lahat, upang ang anumang impormasyon ay laging madali at sa tamang oras upang makahanap.
Personal at opisyal na mga dokumento
Ang mga dokumento ay may sariling pag-uuri para sa iba't ibang mga kadahilanan. Kaya, sa pinanggalingan sila ay personal at opisyal.
- Ang personal ay nilikha sa labas ng lugar ng trabaho. Maaari itong maging sulat, talaarawan, tala.
- Ngunit ang mga opisyal ay mga dokumento ng samahan, iginuhit sa isang tiyak na paraan at sa itinatag na form.
Ngunit sa pangkat ng mga opisyal na dokumento, ang mga personal ay nakikilala, halimbawa: pasaporte, diploma, sertipiko, permit sa paninirahan, libro ng trabaho.
Malinaw na ang mga opisyal na papel na pangunahin ay nakikilahok sa gawaing clerical, na ang karamihan ay mga dokumento sa pamamahala.Sa kanilang tulong, ang mga pag-andar ng pamamahala ng samahan ay natanto: pagpaplano, financing, control, supply at accounting. 
Pag-uuri ng Dokumentasyon
Ayon sa pamamaraan ng pagdokumento ng impormasyon ay maaaring magkakaiba sa kalikasan:
- nakasulat;
- tekstuwal
- sulat-kamay;
- makinilya;
- electronic;
- masarap.
Maaari itong maging isang video, audio, dokumento ng larawan, pati na rin ang puti at draft. Tulad ng nakikita mo, mayroong isang malaking iba't-ibang dito.
Anong mga dokumento ang kinakailangan sa pamamahala ng accounting? Ganap na lahat. Marami sa kanila ang naroroon sa anumang samahan. Imposibleng makuha sa pamamagitan ng paggamit lamang ng isang species. Ang lahat ng mga ito ay kinakailangan depende sa sitwasyon.
Papasok, palabas at panloob na mga dokumento
Papasok, papalabas na mga dokumento at panloob - narinig nating lahat ang tungkol sa tulad ng pag-uuri. Kaya, ang kabuuan ng naturang mga papel ay bumubuo ng daloy ng dokumento ng buong samahan. Papasok at papalabas na mga security ay sumasailalim sa mahigpit na accounting. Naitala ang mga ito sa kani-kanilang mga journal ng papasok at papalabas na sulat.
Sa pamamagitan ng bilang ng mga isyu na nakataas, ang mga dokumento ay nahahati sa simple at kumplikado. Sa una, isang tanong lamang ang itinaas, at sa iba pa, iilan.
Mga uri ng mga paghihigpit sa pag-access sa mga mahalagang papel
Sa pamamagitan ng pagkakaroon, ang papel ay tinukoy bilang lihim, hindi natukoy at para sa pangkalahatang opisyal na paggamit. Ang lihim ay minarkahan ng isang espesyal na selyong lagda. Ang kanilang paggamit ay nangangailangan ng espesyal na pahintulot. At para sa trabaho sa ibang mga dokumento walang kinakailangang pagpapahintulot. Ang mga ito ay inilaan para sa mga empleyado ng samahan.
Ang pamamaraan ng paglalahad ng teksto ng dokumento
Sa pamamagitan ng paraan ng pagtatanghal, ang mga dokumento ay nahahati tulad ng sumusunod:
- tipikal;
- screen;
- indibidwal.
Sa mga indibidwal na papel, ang pagtatanghal napupunta sa sarili nitong istilo, na parang mula mismo. Ang mga dokumento ng screen ay inisyu ayon sa isang tiyak na pamamaraan gamit ang isang hanay ng mga karaniwang parirala. Ang pinakakaraniwang uri ng naturang papel ay isang palatanungan o sertipiko. Bilang isang patakaran, ang mga ito ay nakalimbag sa mga yari na form, na pagkatapos ay ipasok ang ilang data.
Anong mga dokumento ang kinakailangan sa pang-araw-araw na gawain? Siyempre, tipikal. Ang mga ito ay iginuhit batay sa isang tiyak na sample, at ginagamit sa mga katulad na sitwasyon. Ang mga template ay nilikha na, kung kinakailangan, ay kinukuha bilang batayan, pagsasama lamang ng karagdagang impormasyon. Kadalasan kinakailangan na gumuhit ng ilang mga dokumento upang makakuha ng iba, halimbawa, sa serbisyo sa buwis o sa iba pang mga pagkakataon.
Mga Uri ng Mga Dokumento ng pagiging tunay
Sa pamamagitan ng pagiging tunay, ang mga dokumento ay nahahati sa mga orihinal, kopya at mga duplicate. Malinaw na ang orihinal ay ang unang solong halimbawa. Ito ay pinatunayan ng isang basa na selyo at lagda.
Ang dobleng ay isang duplicate ng orihinal, ito ay madalas na inisyu sa pagkawala ng orihinal na dokumento at mayroon ding ligal na puwersa. Ngunit tungkol sa mga kopya, kahit na ganap silang nag-tutugma sa orihinal, wala silang anumang ligal na puwersa.
Paghahati ng mga dokumento sa pamamagitan ng panahon ng imbakan at paraan ng paglipat
Ayon sa buhay ng istante, ang mga dokumento ay nahahati sa mga papeles ng permanenteng, pansamantalang (panahon ng pag-iimbak ng hanggang sampung taon) at pangmatagalang imbakan (higit sa sampung taon).
At sa pamamagitan ng paraan ng paghahatid, sa mga telegrama, letra, fax at mensahe (electronic).
Anuman ang sasabihin mo, ang mga dokumento ay mahigpit na pumasok sa aming buhay. Araw-araw kaming nakikipag-usap sa lahat ng uri ng papel. At hindi mahalaga sa kung anong lugar ang ating pinagtatrabahuhan, lagi kaming gumagamit ng mga dokumento upang makatanggap at maipadala ito o sa impormasyong iyon.
