Mga uri ng mga dokumento. Dokumento: konsepto at uri

Ang isang dokumento ay isang nasasalat na bagay na naglalaman ng ilang impormasyon. Ang salita ay may mga ugat ng Latin at isinasalin bilang "katibayan, sample, ebidensya." Isaalang-alang pa natin kung anong mga uri ng dokumento.

Terminolohiya

Ang batas ay naglalaman ng isang kahulugan ng isang dokumento. Alinsunod dito, ito ay isang materyal na daluyan ng impormasyon na naitala sa ito sa anyo ng teksto, imahe, pag-record ng tunog, o isang kombinasyon nito. Halos lahat ng mga uri ng mga dokumento ay may sariling mga detalye. Ang media ay maaaring makilala ng mga elementong ito. Ginagamit ito upang maglipat ng impormasyon sa espasyo at oras para sa imbakan at kasunod na paggamit. Ang kahulugan na ito ay kumikilala sa dokumento sa makitid na kahulugan. Sa isang malawak na kahulugan, ang iba't ibang mga bagay ay maaaring kumilos bilang tulad ng isang daluyan ng imbakan. Halimbawa, ang mga dokumento ay maaaring isaalang-alang na mga libro, eskultura, at iba pa.

Mga Pangunahing Tampok

Sa kasalukuyan, mayroong iba't ibang uri ng mga dokumento. Ang lahat ng mga ito ay may sariling mga detalye, natatanging tampok. Gayunpaman, lahat sila ay nagkakaisa sa isang layunin - ginagamit sila upang maihatid ang anumang impormasyon. Ang pinakamahalagang carrier ng impormasyon ay itinuturing na mga dokumento ng mamamayan. Gumaganap sila bilang mga sertipiko upang makilala ang isa o ibang tao, na nagpapahiwatig ng kanilang pag-aari sa anumang asosasyon o ang kakayahang isagawa ang isa o ibang gawain. Sa mga sistema ng impormasyon, sa isang banda, ang isang dokumento bilang isang materyal na bagay ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang kumplikadong mga halaga ng mga katangian nito (mga detalye, mga katangian), iyon ay, metadata nito. Kasabay nito, ang nilalaman ng impormasyon na naroroon at naayos sa loob nito ay inilarawan. Karaniwan itong ginagawa sa pamamagitan ng mga index o code. Halimbawa, ang mga doktor, kapag pinupunan ang ilang mga medikal na dokumento, ay gumagamit ng mga code sa halip na mga salita.

Gawaing klerikal

Ang iba't ibang uri ng mga dokumento ay maaaring mag-alala sa isang isyu. Sa ilang mga kaso, upang gawing simple ang gawain sa kanila, pinagsama sila. Ang isang koleksyon ng media na nakatuon sa isang partikular na paksa ay tinatawag na dokumentasyon. Sa proseso ng paglikha at disenyo nito, naitala ang impormasyon. Ginagawa ito ayon sa ilang mga patakaran. Totoo ito lalo na sa mga kaso kapag nilikha ang mga dokumento ng negosyo. Ang isang samahan ay dapat magkaroon ng isang tao na magtatala ng impormasyon sa media. Anumang, kabilang ang mga pangkalahatang dokumento ng kumpanya, kumilos bilang isang mapagkukunan ng ito o sa impormasyong iyon.

Kung ang mga itinatag na patakaran ay hindi sinusunod, maaaring mawala ang mahalagang impormasyon. Sa kurso ng dokumentasyon, kinakailangang isaalang-alang ang umiiral na mga pamantayan sa pambatasan, sumunod sa mga pambansang kinakailangan para sa pag-iipon at pagproseso ng impormasyon. Para sa isang mas kumpletong pagpapatupad ng mga kinakailangan, ang mga espesyal na tagubilin at mga patakaran ay inisyu, at ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng tala ay naitatag. Kaya, ang mga dokumento sa accounting ay naisagawa ayon sa PBU. Itinatag ng Mga Batas na ito ang pangunahing mga kinakailangan para sa pag-uulat ng nilalaman. Upang gawing simple ang trabaho, ginagamit ang mga form ng mga dokumento na naaprubahan sa antas ng gobyerno. Ang kanilang paggamit ay sapilitan para sa lahat ng mga samahan na nagpapatakbo sa iba't ibang larangan.

Mga Class Class

Ang lahat ng mga tagadala ng mga ito o ang impormasyon na maaaring nahahati ayon sa iba't ibang mga palatandaan. Kaya, sa pinagmulan, ang mga personal at opisyal na dokumento ay nakikilala. Ang una ay nagsasama ng isang daluyan ng imbakan na nilikha ng isang tao sa labas ng kanyang propesyonal na aktibidad. Kasama sa mga personal na dokumento ang pagsusulat, talaarawan, memoir, at iba pa. Lahat sila ay nilikha bilang bahagi ng privacy ng isang tao.Ang mga opisyal na dokumento ay ang pinagsama, naisakatuparan at napatunayan sa naaangkop na paraan ng isang indibidwal o ligal na nilalang.

Sa kategoryang ito, ang isang pangkat ng mga personal na tagadala ng impormasyon ay nakikilala. Kabilang dito, sa partikular, ang mga dokumento na nagbibigay-daan sa iyo upang makilala ang isang tao (permit ng paninirahan, pasaporte), patunayan ang iyong edukasyon at pagiging espesyalista (sertipiko, diploma), pagka-senior at iba pa. Ang mga serbisyo sa tanggapan ay karaniwang nagtatrabaho sa mga opisyal na tagadala ng data. Karamihan sa mga ito ay nauugnay sa pamamahala. Nilikha sila upang maipatupad ang mga naturang pag-andar at gawain tulad ng pagpaplano, financing, accounting (mga dokumento sa accounting), pagkuha, kontrol, at iba pa. Sa kasalukuyang mga aktibidad ng kumpanya, ginagamit ang serbisyo ng media.

Mga kategorya ayon sa Pamamaraan

Depende sa kung paano naitala ang impormasyon, ang mga sumusunod na dokumento ay inilalaan:

• Nakasulat. Ito ay isang daluyan ng teksto, impormasyon na kung saan ay naitala ng iba't ibang uri ng mga titik.
• Sulat ng kamay. Ang impormasyon ay ipinasok sa naturang dokumento sa pamamagitan ng kamay.
• Teksto. Sa nasabing media may naitalang impormasyon sa boses gamit ang anumang tunog recording o sistema ng pagsulat.
• Electronic. Ang mga dokumentong ito ay nilikha gamit ang isang computer.
• Makinilya. Ang mga nakasulat na palatandaan ay inilalapat sa naturang media gamit ang mga teknikal na paraan.
• Fine. Ang mga dokumento sa kategoryang ito ay naglalarawan ng impormasyon sa pamamagitan ng paglalarawan ng isang bagay.
• Photographic - nilikha gamit ang mga photodetectors.
• Cinematographic - mga dokumento na audiovisual o visual.

Sa pamamahala ng mga kumpanya, ang mga tagadala ng impormasyon ng teksto ay ginagamit na nilikha ng makina o manuskrito, pati na rin sa elektroniko. Ang mga serbisyo sa opisina ay isinasagawa ang kanilang pagproseso at imbakan. Ang mga dokumento ay maaari ding:

• Puti. Sa naturang mga dokumento, ang teksto ay nakasulat nang walang pagwawasto o pagwawasto o inilipat mula sa ibang daluyan.
• Draft. Ang mga nasabing dokumento ay sumasalamin sa gawain ng editor o may-akda sa teksto.

Depende sa saloobin sa patakaran ng pamamahala, ang mga organisasyon ay nakikilala sa pagitan ng papasok, panloob at papalabas na media ng imbakan. Karaniwan silang may sariling serial number.

Mga paghihigpit sa nilalaman at pag-access

Depende sa bilang ng mga tanong na sumasaklaw sa teksto, ang mga simple at kumplikadong mga dokumento ay nakikilala. Kasama sa dating, halimbawa, mga pahayag, sulat, atbp. Ang kanilang teksto ay nagtaas ng isang katanungan. Ang mga kumplikadong dokumento ay maaaring maipadala sa maraming mga opisyal, mga pagkakabahagi ng istruktura, mga institusyon nang sabay-sabay. Ang mga ito, lalo na, ay may kasamang mga pagpapasya, desisyon, order, tagubilin at iba pa. Ang ilan sa mga ito ay ginagamit bilang mga ligal na dokumento.

Halimbawa, ang mga lokal na kilos ng regulasyon ng samahan - mga order, mga tagubilin. Kabilang sa mga ito ay mayroong mga teknikal na dokumento. Halimbawa, maaari itong maging mga regulasyon, pamantayan, tagubilin, at iba pa. Depende sa mga paghihigpit sa pag-access, ang mga dokumento ay maaaring hindi natukoy, lihim, at para sa opisyal na paggamit. Ang huli ay maaaring malayang magamit kung kinakailangan ng mga empleyado ng kumpanyang ito. Upang gumana sa mga lihim na dokumento, kinakailangan ang espesyal na pahintulot. Ang kanilang paggamit ay isinasagawa alinsunod sa itinatag na mga patakaran. Marami sa kanila ay ginagamit din bilang mga ligal na dokumento. Ang lihim at opisyal na media ng imbakan ay minarkahan ng kaukulang mga selyo.

Paraan ng paglalahad

Ayon sa kriteryang ito, ang mga dokumento ay nahahati sa:

• tipikal;
• screen;
• indibidwal.

Sa huli, ang nilalaman ay iniharap sa anyo ng isang naka-link na teksto. Ang may-akda (compiler, executive) ng mga indibidwal na dokumento ay naghahanda ng isang orihinal na pahayag tungkol sa isa o higit pang mga isyu para sa pagganap ng isang tiyak na gawain sa pamamahala. Ang nasabing media ay tekstong pampanitikan. Ang mga dokumento ng screen ay nakikilala sa pamamagitan ng pormal na pagtatanghal.Gumagamit sila ng mga pre-handa na mga parirala o mga indibidwal na mga fragment ng paulit-ulit na teksto at mayroong mga pagtanggi sa pagpapakilala ng variable na impormasyon. Ang pinakakaraniwang uri ng naturang mga dokumento ay may kasamang sertipiko o palatanungan.

Ang iba't ibang impormasyon ay karaniwang umaangkop sa kanila sa pamamagitan ng kamay. Para sa permanenteng impormasyon, mayroong mga espesyal na form ng mga dokumento. Halimbawa, maaaring mga titik ng pasasalamat mga pahayag at iba pa. Ang mga halimbawang dokumento ay ginagamit upang maitala ang mga dobleng impormasyon. Ang mga teksto ay modelo. Halimbawa, maaari itong maging ligal na dokumento (kasunduan, kontrata), mga tagubilin, panuntunan, at iba pa. Ang paraan ng pagta-type sa gawaing papel ay ginagamit upang magsulat ng mga anyo ng mga teksto - mga halimbawa (pamantayan). Sa kanilang batayan, ang ilang mga dokumento ay nalilikha na. Ang halimbawang teksto ay tinatawag na modelo. Kasunod nito, ang mga teksto na may katulad na nilalaman ay nakalagay sa batayan nito.

Degree ng pagiging tunay

Ang mga dokumento ay maaaring orihinal, mga duplicate at mga kopya. Ang mga orihinal ay tinatawag na isang solong o unang pagkakataon. Ito ay, bilang panuntunan, mga ligal na dokumento, na pinatunayan ng pirma ng awtorisadong tao, selyo ng pag-apruba, selyo ng selyo at index ng pagrehistro. Ang orihinal, nang walang pagkabigo, ay naglalaman ng impormasyon na nagpapatunay sa pagiging tunay nito. Kaya, ang mga ligal na dokumento, halimbawa, ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa may-akda, lugar, oras ng paglikha. Ang isang duplicate ay tinatawag na isang duplicate. Ang nasabing dokumento ay mayroon ding ligal na puwersa. Ang mga duplates ay inisyu kapag nawala ang orihinal. Halimbawa, kung mawala ang libro ng trabaho, obligado ang employer na mag-isyu ng isang duplicate sa empleyado. Ang isang kopya na buo o bahagyang nagbubunga ng impormasyon mula sa orihinal. Ang nasabing dokumento ay walang ligal na puwersa. Kinukuha ito ng isang kopya sa aplikasyon ng mga nauugnay na detalye dito. Halimbawa, ang isang kopya ng isang kapangyarihan ng abugado na sertipikado ng isang notaryo ay may ligal na puwersa.

Iba pang pamantayan

Depende sa panahon kung saan ang impormasyon ng media ay naroroon sa institusyon, naglaan sila: mga dokumento ng permanenteng, pansamantalang (hanggang sampung taon) at pangmatagalang (higit sa 10 taon) na imbakan. Ang mga ito o mga panahong iyon ay itinatag ng Federal Archive at naayos sa mga kaukulang listahan. Depende sa paraan ng paghahatid, nakikilala nila:

• Mga mensahe sa telepono.
• Mga cellphone.
• Mga mensahe sa email.
• Telegrams.
• Mga Sulat.
• Mga mensahe ng fax.

Upang ilipat ang ilan, ginagamit ang kagamitan sa opisina (fax, halimbawa).

Takdang-aralin sa Media

Ang mga dokumento, na ipinapakita (pag-aayos) ito o ang impormasyong iyon, ay nagbibigay, sa gayon, ang kanilang akumulasyon at pangangalaga, ang posibilidad ng paglipat sa mga interesado, muling gamitin. Ang mga carrier ng impormasyon ay itinuturing na isa sa mga mahahalagang elemento ng panloob na istraktura ng isang samahan, institusyon, kumpanya, kung saan nasisiguro ang pakikipag-ugnay ng mga yunit. Batay sa ito o sa impormasyong iyon, iba't ibang mga desisyon ang ginawa. Ang impormasyon ay nagsisilbing katibayan ng pagpapatupad ng mga order, isang mapagkukunan ng mga generalizations, materyal para sa sanggunian at aktibidad sa paghahanap. Ang isang dokumento sa gawain ng managerial ay parehong bagay at isang resulta ng paggawa, dahil ang desisyon na ginawa ay naitala, naitala sa loob nito. Ang gawain ng mga klerks ay subaybayan ang kaligtasan, napapanahong paghahatid, pagpapalabas ng impormasyon ng media. Kung ang gawain ay may kinalaman sa papel o electronic na dokumento, dapat sumunod ang mga espesyalista sa itinatag na mga kinakailangan kapag sila ay iginuhit.

Pangunahing mga palatandaan

Ang panlabas na mga parameter ng dokumento ay kasama ang mga sumasalamin sa laki at hugis nito, paraan ng pag-record, pati na rin ang mga elemento ng disenyo. Ang may-akda ay ang ligal na nilalang o ang taong bumubuo ng teksto. Ang dokumento ay naglalaman ng maraming mga elemento, na kung saan ay tinatawag na mga kinakailangang. Sa partikular, kabilang ang:

• Ang pangalan.
• Patutunguhan
• Ang may-akda.
• Ang petsa.
• Teksto
• Paglutas.
• Lagda
• Ang selyo ng pag-apruba, pag-apruba, at iba pa.

Ang iba't ibang mga dokumento ay gumagamit ng iba't ibang mga hanay ng mga detalye. Ang ilan ay may isang limitadong bilang ng mga kinakailangang elemento. Ang bilang ng mga detalye ay nakasalalay sa layunin ng paglikha, layunin, mga kinakailangan para sa anyo at nilalaman ng dokumento, pati na rin ang pamamaraan ng pagtatala ng impormasyon.

Pormularyo

Ito ay isang hanay ng mga detalye. Ang form na ginagamit para sa isang tiyak uri ng mga dokumento (Ang mga order, order) ay tinatawag na pamantayan. Ito ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang tiyak na hanay ng mga detalye, na nakaayos sa mahigpit na pagkakasunod-sunod.

Halimbawa, kasama ang form ng application: addressee, may-akda, pamagat ng dokumento, teksto, personal na pirma, petsa. Ang isang daluyan ng imbakan ay itinuturing na isang kopya. Gayunpaman, ang mga aktibidad ng samahan ay naitala at naitala sa kumplikado ng maraming mga dokumento. Sila o ang kanilang mga grupo ay nakikipag-ugnay sa isang tiyak na paraan at tumutugma sa mga function ng managerial. Ang kabuuan ng mga carrier ng impormasyon na magkakaugnay sa kanilang pangalan, layunin, katangian, saklaw ng pamamahagi, pati na rin ang mga unipormeng kinakailangan para sa kanilang disenyo, ay bumubuo ng isang sistema ng dokumentasyon. Sa kasalukuyan, sa paglilipat ng negosyo ng mga kumpanya, ang opisyal na impormasyon ay inilalagay sa papel at elektronikong media.