Organisasyon at administratibong dokumento: paglalarawan, uri, mga kinakailangan at tampok

Ang mga dokumento na pang-organisasyon at pang-administratibo ay isang hanay ng mga kilos na ginamit sa pangangasiwa ng globo. Nahahati sila sa tatlong pangkat. Isaalang-alang natin ang mga ito nang mas detalyado.

Mga dokumento sa organisasyon at administratibo: pag-uuri

Ang kumpanya ay gumagamit sa mga aktibidad nito iba't ibang mga lokal na kilos. Ang sistema ng mga dokumento sa organisasyon at administratibo ay kasama ang:

1. Mga impormasyon at sanggunian na materyales. Kabilang dito ang mga sulat (telegrama, letra, atbp.), Paliwanag at memo, mga kilos, kontrata, pagsusuri, konklusyon, sanggunian at iba pa.
2. Mga dokumento sa organisasyon. Natutukoy nila ang ligal na katayuan at pangunahing mga lugar ng aktibidad ng isang negosyo, institusyon, at mga yunit ng istruktura. Kasama dito ang mga panuntunan, charter, staffing, tagubilin, regulasyon, atbp.
3. Mga dokumento ng samahan. Gumuhit sila ng iba't ibang mga asignatura ng mga korporasyong katawan at opisyal. Kasabay nito, ang mga kilos na ito ay kumikilos bilang isang paraan ng pagpapadala ng nakasulat na mga order sa mga tiyak na indibidwal at mga subordinates. Kabilang dito ang mga pagpapasya, pagpapasya, order, kautusan at iba pa.

Ang listahan sa itaas ay hindi itinuturing na kumpleto. Ang mga dokumento ng mga tauhan ay pang-organisasyon at administratibo. Kasama dito ang mga kard, sertipiko, pahayag, mga pagtutukoy. Paghiwalayin ang protocol. Pinagsasama nito ang mga tampok ng isang impormasyon ng sanggunian at dokumento ng administratibo.

Pangkalahatang katangian

Ang bawat isa sa itaas ay kumikilos bilang isang tagadala ng mga tukoy na impormasyon. Alinsunod dito, naglalaman ito ng isang hanay ng mga sangkap, ang layunin kung saan ay hindi matatawag na hindi malabo. Ang ilang mga elemento ay nagsasama ng impormasyon na sumasalamin sa mga phenomena kung saan pinagsama ang mga dokumento. Ang iba pang mga sangkap ay nagdadala ng impormasyon tungkol sa kilos mismo, na kumikilos bilang mga ipinag-uutos na katangian. Sa bawat partikular na negosyo, ang pamamaraan alinsunod sa kung saan isinasagawa ang pagpapatupad ng mga dokumento sa organisasyon at administratibo ay tinutukoy sa mga tagubilin sa papel. Ito ay binuo ng kumpanya nang nakapag-iisa, isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng batas.

Sistema ng mga dokumento na pang-administratibo

Ang ganitong mga kilos ay tumutugon sa mga pangunahing isyu sa administratibo. Ang dokumentong pang-administratibo ay nagbibigay ng regulasyon at koordinasyon ng negosyo, nag-aambag sa pagpapatupad ng mga tungkulin na nakatalaga sa mga namumuong katawan. Ang mga pinuno ng anumang kumpanya ay may karapatang mag-isyu ng naturang mga kilos, anuman ang legal na katayuan nito, nilalaman at likas na katangian ng aktibidad, kakayahan, istraktura, at iba pa. Ang dokumento na pang-administratibo ay naglalaman ng isang pagpapasya na nagmula sa itaas: mula sa namamahala sa katawan hanggang sa subordinate, mula sa direktor ng kumpanya hanggang sa mga kagawaran at kanilang mga empleyado. Sa pamamagitan ng mga ganyang kilos, ipinatutupad ang pagpapaandar ng patayong pamamahala

Mga Uri ng Mga Gawa

Ayon sa kasalukuyang batas, ang mga sumusunod na uri ng mga dokumento ng administratibo ay nakikilala:

1. Mga direksyon, order, tagubilin. Maaari silang mailathala ng mga manggagawang administratibo ng mga negosyo.
2. Mga Solusyon. Ang mga gawa na ito ay pinagtibay sa mga kumpanya ng kooperatiba.
3. Mga Utos at kautusan. Ang mga dokumento na ito ay nai-publish sa mga pampublikong samahan.

Tiyak

Ang mga pagpapasya, pagpapasya, mga order ay kinuha sa lahat ng mga kaso tungkol sa pangangailangan na mag-isyu ng isang indibidwal o kilos na pang-regulasyon sa mga pangunahing isyu sa loob ng kakayahang umangkop ng negosyo.Ang mga direksyon, inilabas ang mga order para sa mga gawain sa pagpapatakbo. Kinakailangan din silang magpatupad ng mga pagpapasya, mga order at direksyon. Sa ligal na kahulugan, ang lahat ng mga uri ng mga dokumento na pangasiwaan ay itinuturing na ligal na kilos. Sinasalamin nila ang mga tiyak na kinakailangan sa kuryente na nagmula sa mga paksa ng gobyerno. Ang kanilang katiyakan ay namamalagi sa katotohanan na sa pamamagitan ng mga dokumento sa administratibo ang mga isyu at mga problema na lumitaw sa larangan ng pangangasiwa ay nalutas. Ang mga addressees ay mga tukoy na institusyon, opisyal, mga yunit ng istruktura, ordinaryong empleyado. Ang dokumento ng pamagat ay ligal na katotohanan nagiging sanhi ng paglitaw ng mga tukoy na relasyon sa ligal.

Mga Bato

Ang isang administratibong dokumento ay pinagtibay kung kinakailangan:

1. Upang maisakatuparan ang nai-publish na regulasyon, pambatasan o iba pang mga gawa ng mas mataas na mga istraktura o desisyon ng negosyo mismo, na naaprubahan nang mas maaga.
2. Upang maisagawa ang kanilang sariling pag-andar ng pamamahala, dahil sa mga layunin at layunin ng kumpanya.

Paghahanda ng mga kilos

Mayroong ilang mga kinakailangan sa regulasyon para sa mga dokumento ng regulasyon. Mayroong tatlong yugto ng kanilang paghahanda:

1. Pag-aaral ng kaso at pagbuo ng proyekto.
2. Koordinasyon.
3. Lagda

Istraktura

Sa teksto ng dokumento, bilang panuntunan, dalawang magkakaugnay na bahagi ang nakikilala: pagtiyak at administratibo. Ang unang gumaganap bilang isang pagpapakilala sa kakanyahan ng isyu sa pagsasaalang-alang. Ito ay kinakailangan upang bigyang-katwiran ang mga dahilan para sa paghahanda ng dokumento. Halimbawa, ang mga kaganapan, mga katotohanan ay maaaring nakalista dito, ang isang pagkakasunud-sunod ng isang mas mataas na istraktura ay maaaring i-retold, para sa pagpapatupad kung saan naaprubahan ang kilos na ito. Sa kasong ito, maaaring ipahiwatig ang data ng sanggunian (paghahanap). Ang tinitiyak na bahagi ay hindi itinuturing na ipinag-uutos kung hindi na kailangang linawin ang mga batayan para sa pag-ampon ng kilos. Ang pangunahing pag-load ng semantiko ay namamalagi sa bahagi ng administratibo. Inilahad ito sa anyo ng isang salaysay.

Mga tampok ng compilation

Depende sa uri ng dokumento ang bahaging pang-administratibo ay maaaring magsimula sa iba't ibang paraan. Sa isang nakapangyayari na pangako, halimbawa, ang simula ay maaaring: "Nagpapasya." Sa pagtatapon - "Nag-aalok ako," at sa pagkakasunud-sunod, ayon sa pagkakabanggit, - "Nag-order ako." Ang mga salitang ito ay nakalimbag sa malalaking titik o maliliit na titik. Kaya't biswal nilang pinaghiwalay ang mga sinasabi at mga bahagi ng administratibo. Ang mga salitang ito ay inilalagay sa isang hiwalay na linya mula sa kaliwang hangganan. Ang nilalaman ng bahagi ng administratibo ay nagsisimula sa isang bagong linya. Kung ang teksto ay nagsasangkot ng isang indikasyon ng maraming mga gumaganap o kilos na magkakaiba sa likas na katangian, ang mga bilang na listahan ay ginagamit sa loob nito. Sa bawat talata, inireseta ang isang responsableng tao, ang gawain at oras ng pagpapatupad nito. Ang mga order sa huling seksyon ay nagpapahiwatig ng empleyado na ipinagkatiwala sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng dokumento. Ang mga order at utos ay dapat lagdaan ng pinuno o representante ng direktor. Ang kilos ay nagsisimula mula sa sandaling ito ay sertipikado o dinala sa pansin ng mga gumaganap. Sa ilang mga kaso, ang term ay ipinahiwatig sa dokumento mismo.

Opsyonal

Ang magkasanib na mga dokumento ng administrasyong homogenous ng ilang mga organisasyon ay inisyu sa naaangkop na form. Halimbawa, maaaring ito ay mga order o kautusan. Ang magkasanib na mga gawaing pang-administratibo ng mga katawan na may awtoridad na magpatibay ng mga dokumento ng iba't ibang mga form ay naaprubahan bilang isang pangkalahatang desisyon. Ito ay may parehong ligal na epekto bilang nag-iisa. Ang may-akda ng kilos ay nagtatatag ng isang form kung saan ang nilalaman ay maipapadala sa mga yunit ng istruktura, subordinate na mga negosyo, atbp Kung walang mga indikasyon tungkol dito, malulutas ng samahan ang isyu na ito nang nakapag-iisa.

Mahalagang punto

Ang titulong gawa ay maaaring kanselahin o susugan. Para sa mga ito, ang isang kilos ay dapat na pinagtibay ng kumpanya mismo o sa pamamagitan ng isang mas mataas na istraktura.Ang dokumentong ito ay isang gabay din. Ang pagkilos ay maaaring suspindihin ng mga awtorisadong katawan. Kung ang draft na dokumento ay may kinalaman sa interes ng ibang mga kumpanya, dapat itong sumang-ayon sa kanila. Kung mayroong anumang hindi pagkakasundo, ang mga komento o isang takip ng takip ay naka-kalakip dito, kung saan nakasaad.

Pag-iisa

Ang isa sa mga pangunahing gawain ng pamamahala sa opisina ay ang pagpapagaan ng trabaho na may dokumentasyon, ang pagbilis ng kanilang disenyo at paghahanda. Ang solusyon ng isyung ito ay lubos na pinadali ng pagbuo ng mga pamantayan. Ang mga pangunahing kinakailangan para sa paghahanda ng dokumentasyon ay batay sa mga kinakailangan ng mga GOST. Ang mga pamantayan ay nagbibigay ng pangkalahatang mga patakaran para sa istraktura ng mga gawa, ang kanilang mga ipinag-uutos na detalye. Ang pagkakapareho sa paghahanda ng mga dokumento ay nag-aambag sa maximum na kalinawan at pag-type ng mga teksto. Bilang isang patakaran, sa mga gawa ay ang mga kinakailangang mga detalye ay matatagpuan nang patayo sa kanan. Ang kumpanya ay maaaring gumamit ng isang paayon na bersyon ng kanilang mga tagubilin. Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo ay may interdepartmental character.

Konklusyon

Ang dokumentasyong pang-organisasyon at pang-administratibo, kung gayon, ay isang hanay ng mga kilos na pag-aayos ng mga desisyon ng administratibo, mga isyu sa pamamahala, ang pagpapatupad ng pakikipag-ugnay, regulasyon at suporta ng gawain ng mga istruktura ng kapangyarihan, mga opisyal, negosyo, mga institusyon. Sa loob ng kumplikado, mayroong tatlong kategorya ng mga mahalagang papel. Kabilang sa mga pinaka-karaniwang mga dokumento sa organisasyon at administratibo, mga listahan ng kawani, mga panuntunan, mga order, mga utos, mga order, desisyon, resolusyon, ang mga kontrata ay nakikilala. Kasama rin nila ang paliwanag at memoranda, konklusyon at iba pa. Ang bawat dokumento na ginamit sa sistema ng organisasyon at pang-administratibo ay isang tagapagdala ng ilang impormasyon. Kasama nila ang iba't ibang mga elemento na nakikilala sa kanila sa bawat isa. Bilang isang patakaran, kung ang pagguhit ng mga kilos, ang isang kumpanya ay ginagabayan ng mga pamantayan ng estado, mga regulasyon ng gobyerno, mga rekomendasyon sa pamamaraan, at mga tagubilin sa industriya. Kasabay nito, ang samahan ay maaaring bumuo ng sariling pagkakasunud-sunod, alinsunod sa kung aling mga dokumento sa administratibo ang iguguhit na isinasaalang-alang ang umiiral na mga kinakailangan. Ang komposisyon ng mga detalye na ginamit sa paghahanda at kasunod na paghahanda ng mga kilos ay itinatag sa GOST R 6.30-2003. Kinokontrol ng pamantayang ito ang isang pinag-isang sistema, tinutukoy ang pamamaraan para sa dokumentasyon. Kasabay nito, ang tinukoy na GOST ay nagtatatag ng mga patakaran para sa pagsulat ng mga detalye, ang kanilang mga scheme ng lokasyon, nang hiwalay na nagpapahiwatig ng mga elemento na dapat gamitin sa paggawa ng mga pamantayang form.