Kapag nagsasagawa ng anumang transaksyon, dapat bigyang pansin ang kung ang mga pagsasara ng mga dokumento ay magagamit at wastong naisakatuparan. At hindi ito tungkol sa mga pagbabayad, resibo, mga pahayag sa bangko, na ipinag-uutos din at napakahalaga.
Ang pagsasara ng mga dokumento ay mga security kung saan kinumpirma ng parehong partido ang katotohanan ng pagkumpleto ng transaksyon tungkol sa katuparan ng mga kasosyo ng paksa ng kasunduan.
Upang ang mga counterparties ay walang anumang mga hindi pagkakaunawaan at hindi pagkakaunawaan tungkol sa anumang mga detalye ng mga operasyon, inirerekumenda na palaging maingat mong isulat ang lahat ng mga nuances sa kontrata. Hindi magiging kalabisan upang tukuyin sa parehong lugar kung ano ang mga dokumento na kinakailangan upang ang kasunduan ay isasaalang-alang na ipinatupad. 
Ano ang mga pagsasara ng mga dokumento?
Upang ang transaksyon ay ligal na isinasaalang-alang nakumpleto, at hindi lamang bayad, dapat mayroong isang nakasulat na kumpirmasyon ng katotohanang ito. Para sa mga ito, mayroong iba't ibang mga dokumento ng pagsasara.
Ang accounting ng bawat negosyo ay nangangailangan ng isang mahigpit na accounting ng mga operasyon at ang pagkakaroon ng lahat ng mga papel sa kanila. Kung ang pera ay inilipat para sa isang produkto o serbisyo, kung gayon ang accountant ay dapat magkaroon ng isang dokumento na nagsasabi na natanggap ito ng kumpanya. At sa kabaligtaran, isinasara ng counterparty kumpanya ang operasyon na may parehong mga dokumento sa pagtanggap ng mga pondo at kinumpirma kung ano ang binabayaran nito. 
Para sa iba't ibang uri ng mga transaksyon, mayroong iba't ibang mga kasunduan, pati na rin ang mga seguridad na nagpapatunay sa kanilang pagpapatupad. Ano ang mga pagsasara ng mga dokumento, para sa bawat isa sa kanila ay isasaalang-alang pa natin.
Ang kumpirmasyon sa pagpapatupad ng kontrata ng supply
Ang pangunahing dokumento na sumasaklaw kontrata para sa pagbibigay ng mga kalakal, ang mga materyales, hilaw na materyales o anumang iba pang pag-aari ay isang invoice. 
Tanging ang mga orihinal na dokumento ay ligal na nagbubuklod. Samakatuwid, kahit na, sa ilang pansamantalang panahon, dahil sa ilang mga pangyayari, ang isang kopya ng invoice ay tinanggap, ang orihinal ay dapat na nakadikit pa rin sa mga rehistro ng accounting. Kahit na ang isang reserbasyon sa isang kontrata ay hindi magagawang baguhin ito.
Mga ipinag-uutos na detalye ng invoice
Kapag nagbebenta ng mga kalakal, obligado ang tagapagtustos na mag-isyu ng isang invoice sa dalawang kopya: para sa kanyang sarili at sa bumibili. Dapat itong magkaroon ng mga naturang detalye tulad ng:
- pangalan at petsa ng dokumento;
- pangalan ng tagapagtustos;
- paglalarawan ng mga inilipat na halaga;
- dami at yunit ng panukalang-batas (sa pisikal at katumbas ng pananalapi);
- lagda ng taong namamahala, na nagpapahiwatig ng kanyang posisyon at inisyal.
Hindi itinatag ng batas ang mandatory invoice form. Ang anumang kumpanya ay maaaring bumuo ng sarili nitong form. Gayunpaman, ang mga detalye sa itaas, alinsunod sa Federal Law on Accounting, ay dapat magkaroon ng lahat ng mga pagsasara ng mga dokumento sa ilalim ng kontrata ng suplay nang hindi nabigo.
Kung may mga pag-aalinlangan tungkol sa kawastuhan ng pagsasama-sama ng sarili ng form, pagkatapos maaari mong matagumpay na gamitin ang form number TORG-12, na itinuturing na sapilitan hanggang 2013.
Halimbawa
Para sa halimbawang, maaari mong isaalang-alang ang sumusunod na invoice:
INVOICE No. 12 ng Marso 19, 2015
Nagpadala: Chip LLC.
Tagatanggap: LLC Astra.
Ang batayan para sa pagpapakawala ng mga kalakal: kontrata Hindi. 7 ng Enero 13, 2015
Kapangyarihan ng Abugado Blg. 25 na may petsang Pebrero 28, 2015, sa pamamagitan ng Pamamahala sa Pagkuha ng E. G. Viktorov.
| Hindi. P / p | Pangalan | Mga Yunit rev. | Qty | Presyo
kuskusin cop. |
Halaga
kuskusin cop. |
| 1 | Cartridge | mga PC | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Nagpakawala lang ng isang pangalan
Sa dami ng: Tatlong libong rubles. 00 kopecks
Ipinadala ang direktor na _____________________ A. A. Sergeev
Natanggap ang item na _______________________
M.P.
Ang kumpirmasyon sa pagpapatupad ng kasunduan sa serbisyo
Kung ang paksa ng kontrata ay mga serbisyo o trabaho, kung gayon ang pangunahing dokumento na nagsasara ng kontrata ay isang gawa. Tulad ng invoice, ang transaksyon ay dapat kumpirmahin na may orihinal. 
Gayunpaman, mayroong ilang mga pagbubukod. Kung ang pagsasara ng mga dokumento para sa mga serbisyo ay hindi isang kinakailangan ng kontrata, at ang kanilang kawalan ay pinahihintulutan ng batas, kung gayon ang mga kopya ng mga kilos ay maaaring isama sa ilalim ng mga rehistro ng accounting (kung kinakailangan). Gayunpaman, ang mga papel na ito ay maaaring gamitin lamang para sa kadalian ng accounting. Ang ganitong mga kaso ay nangyayari sa pagtatapos ng pag-upa at mga kasunduan sa alok.
Batas ng trabaho na isinagawa (mga serbisyo na naibigay) - isang dokumento na nagpapatunay hindi lamang sa pagkumpleto ng transaksyon, kundi pati na rin ang kakulangan ng mga reklamo ng customer. Ito ay gumaganap bilang pangunahing kumpirmasyon, na nagbibigay-daan sa iyo upang isaalang-alang ang mga gastos ng operasyon at isama ang mga ito sa mga pagbabalik ng buwis. Ang kilos ay nakalimbag sa dalawang kopya, iniimbak sila ng bawat isa sa mga kalahok sa transaksyon.
Mga detalye ng ipinag-uutos
Ang batas ay hindi nagpapakilala ng isang pinag-isang form ng kilos ng pagkumpleto ng trabaho. Sa bawat negosyo, ang pagsasara ng mga dokumento sa ilalim ng isang kasunduan sa serbisyo ay binuo nang malaya, ngunit ang kanilang disenyo ay dapat na malinaw na sumunod sa mga itinatag na pamantayan.
Ang pangunahing mga detalye na kinakailangan upang maging:
- pangalan at numero ng dokumento;
- anong petsa ito ay binubuo;
- pangalan ng kontratista at customer;
- paglalarawan ng operasyon;
- yunit ng sukatan at dami (natural at halaga ng mga tagapagpahiwatig);
- mga lagda ng mga taong responsable para sa operasyon, na nagpapahiwatig ng kanilang mga posisyon at inisyal.
Halimbawang
Ang Batas No. 98 ng Disyembre 12, 2014, pagtanggap sa gawaing isinagawa (mga serbisyong ibinigay).
Ang kontratista na Chip LLC, na kinatawan ng direktor na A. A. Sergeyev, sa isang banda, at ang Customer Astra LLC, na kinakatawan ng manager ng pagkuha I. V. Kulebyakin, sa kabilang banda, ay gumawa ng isang kilos na nagsasabi na tinanggap ng Customer ang gawaing isinagawa at walang mga reklamo ay.
| Hindi. P / p | Pangalan | Mga Yunit rev. | Qty | Presyo, kuskusin. cop. | Halaga
kuskusin cop. |
| 1 | I-refill ang Cartridge | mga PC | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Kabuuang halaga: Limang daang rubles 00 kopecks.
Artist:
Direktor ng Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Customer:
Supply Manager ng Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Kulang sa pagsasara ng mga dokumento
Ang mga invoice at kilos ay kinakailangang kumpletuhin ang transaksyon. Pagkatapos lamang nito ay itinuturing na buo at sarado ng lahat ng mga patakaran.
Gayunpaman, kung minsan ay may mga kaso kapag ang pagsasara ng mga dokumento ay nawala dahil sa iba't ibang mga pangyayari. O kaya, ang pinuno ng kumpanya ay kailangang harapin ang kapabayaan ng mga subordinates, at bilang isang resulta ng mga tseke, ang kawalan ng naturang mga papel ay ipinahayag. 
Ang isa sa mga negatibong kahihinatnan ng naturang hindi kasiya-siyang insidente ay ang karagdagang singil ng buwis. Pagkatapos ng lahat, ang accountant ng negosyo ay walang karapatan na isama sa mga gastos sa pagpapahayag na hindi dokumentado. Sa kasong ito, ang buwis sa kita ay hindi mababawas, at kailangan mong hindi lamang bayaran ito, ngunit ilista din ang lahat ng mga multa at parusa. Bilang karagdagan, parurusahan din sila dahil sa kakulangan ng mga dokumento mismo. 
Upang maiwasan ang gayong mga kahihinatnan at hindi masira ang reputasyon ng kumpanya at mga relasyon sa mga awtoridad sa buwis, kinakailangan na maingat na subaybayan ang estado ng pamamahala ng dokumento at accounting sa negosyo. Mahalagang kumpletuhin ang lahat ng mga papeles sa oras at sa isang naaangkop na porma.
Kung ang tagapamahala ay nag-aalinlangan sa kakayahang o responsibilidad ng kanyang accountant, mas mahusay na bayaran ang audit firm at magsagawa ng isang pag-audit, kaysa sa dose-dosenang o kahit na daan-daang beses pa upang magbayad para sa kakulangan ng mga dokumento.
