Sa halos anumang samahan, anuman ang ligal na anyo at bilang ng mga empleyado (kahit na pinag-uusapan natin ang mga indibidwal na negosyante), sa proseso ng trabaho nito, isang malaking bilang ng iba't ibang mga papeles sa negosyo, sulat, ulat ng buwis at iba pang impormasyon ay naipon sa elektronikong media. Halos lahat ng mga negosyo na nagpapatakbo ng higit pa o mas matagal, mas maaga o haharapin ang pangangailangan na maayos ang kanilang mga archive.
Ang ilan sa mga dokumento ay dapat mapangalagaan, at ang ilan, sa kabaligtaran, oras na upang sirain. Ngunit ano ang mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento sa accounting, pagkatapos nito ay ligtas na maitapon? Sa katunayan, ang aming balangkas ng pambatasan ay bihirang nakakabawas sa paglabag sa mga naturang kondisyon, at samakatuwid kinakailangan na malaman ang mga ito.
Ito ay ang pagsisiwalat ng isyung ito na nakatuon sa artikulong ito.
Paano maging
Dapat pansinin na maraming mga dokumento ang dapat na maiimbak ng hindi bababa sa 75 taon, at ang ilang mga kategorya ng pag-uulat ay sa pangkalahatan ay mariing inirerekumenda na huwag hawakan sa buong gawain ng kumpanya. Paano maging? Pagkatapos ng lahat, nais kong sumunod sa batas nang buo, ngunit sa parehong oras ay hindi kumplikado ang buhay ng mga empleyado na responsable sa pagpapanatili ng mga talaan ng archival!
Bago natin sagutin ang katanungang ito, masasalamin natin ang ating mga sarili sa mga pangunahing dokumento ng regulasyon na nag-aayos ng mga pangunahing kinakailangan na isinasaalang-alang ang mga panahon ng imbakan ng mga dokumento ng accounting ng lahat ng mga negosyo, anuman ang kanilang ligal na anyo, sukat at direksyon ng aktibidad.
Karaniwang regulasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento
Tingnan natin ang pangunahing mga dokumento ng regulasyon na namamahala sa pag-archive sa mga organisasyon.
Una, ang Pederal na Batas ng Nobyembre 2004 No. 125-FZ. Ito ay isang pangkalahatang dokumento, ganap na kinokontrol nito ang pag-archive sa ating bansa. Kaya, ang kanyang mga probisyon ay nagsasalita tungkol sa samahan ng proseso ng pagpapanatili ng lahat ng mga dokumento sa produksiyon at accounting, tungkol sa mga pamamaraan ng pagkuha at paggamit ng mga archive. Bilang karagdagan, ipinatutupad nito ang mga proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga institusyon ng archival at mga mamamayan na nais gamitin ang impormasyon na naka-imbak doon.
Siyempre, ang "Pangunahing Batas para sa Gawain ng mga Organisasyon ng Archival" ay may malaking papel. Opisyal na inaprubahan at inirerekomenda sila para magamit sa desisyon ng Federal Archives, na pinagtibay noong 02/06/2002. Sinimulan ang samahan ng departamento ng archive sa samahan, masidhi naming inirerekomenda na munang pamilyar ka sa dokumentong ito, dahil ipinapakita nito ang pinakamahalaga at pangunahing punto ng ganitong uri ng aktibidad.
Iba pang mga dokumento
Para sa normal na pangangalaga ng mga mahahalagang papel, kinakailangan din na malaman ang listahan ng mga karaniwang dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng mga gawain sa trabaho ng anumang negosyo. Nariyan na ang mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa accounting ay ipinahiwatig, at ang dokumento na ito ay naaprubahan ng isang hiwalay na pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation noong 2010. Ang bilang ng dokumento ay N 558. Mula sa mismong pangalan nito ay naging malinaw na naglalaman ito ng isang listahan ng mga pangunahing security na nabuo bilang isang resulta ng negosyo o iba pang mga aktibidad ng negosyo.
Pamana ng USSR
Ang regulasyon sa Mga Dokumento, na inilathala ng Ministri ng Pananalapi ng USSR noong Hulyo 29, 1983, No. 105, ay may kaugnayan pa rin. Sa loob ng balangkas ng pagkakaloob na ito, kapwa ang mga paunang termino ng pag-iimbak ng mga dokumento at pamamaraan para sa kanilang paglikha, pagtanggap at paggamit ay itinatag.
Mula sa Code sa Buwis
Bilang karagdagan, maaari mong mahanap ang may-katuturang impormasyon sa artikulo 23 ng kaukulang dokumento. Kaya, sa ikawalong artikulo ay mayroong isang sugnay na hiwalay na isinasaalang-alang ang mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa accounting na maaaring magamit upang maipon at makitiw ang mga buwis. Kasama dito ang mga security na kumpirmahin ang direktang pagtanggap ng kita, gastos, pati na rin ang mga buwis na nabayaran na pabor sa estado.
Sa wakas, ang nasabing impormasyon ay magagamit sa Pederal na Batas 29 (Hindi. 402-ФЗ na may petsang Disyembre 6, 2011) "Sa Accounting". Sa loob nito, mahahanap mo ang mga panahon ng imbakan ng mga dokumento sa accounting sa mga samahan para sa komersyal na negosyo.
Ano ang dapat na naka-imbak at gaano katagal?
Hindi nakakagulat na ang pag-iimbak ng mga tipikal na papeles ng accounting na nabuo sa kurso ng aktibidad ng anumang samahan (ang lahat ng ito ay sa nabanggit na Listahan) ay lalong mahalaga. Ang mga karaniwang papel ay naka-imbak: 1 taon, 5 taon, 75 taon. Ang ilang mga dokumento (impormasyon tungkol sa pagkuha ng mga pondo lalo na sa malaking halaga) ay kinakailangan na mai-imbak nang permanente.
Mga grupo ng imbakan
Sinabi ng mga propesyonal na auditor na ang lahat ng mga dokumento na sumasalamin sa mga talaan ng accounting ay maaaring nahahati sa apat na pangunahing grupo. Narito ang isang listahan ng mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento sa accounting:
- Mga papel na dapat itago nang permanente. Kasama dito ang lahat ng taunang mga pahayag sa pananalapi, pati na rin ang anumang katibayan na nakuha kapag nagrehistro sa mga awtoridad sa buwis.
- Pangmatagalang grupo ng imbakan (higit sa 10 taon). Ang mga ito ay mga abiso, mga dokumento na nilagdaan ng mga empleyado na pumayag sa pagproseso ng personal na data. Ang data sa paksa mismo, na nagbigay ng nasabing pahintulot, ay dapat na magagamit sa loob ng 75 taon.
- Pansamantalang uri. Ipinapalagay na ang mga papel ng pangkat na ito ay dapat na naka-imbak ng hanggang sa 10 taon na kasama. Kasama dito ang mga invoice, pati na rin ang mga titik ng garantiya.
- Ang ika-apat na iba't-ibang kasama ang lahat ng mga nabanggit na dokumento, na nag-expire, at samakatuwid ay dapat itapon.
Mahalagang Nuances
Mahalaga! Kailangan mong malaman na ang pagbabawas ng buhay ng istante ay mahigpit na ipinagbabawal, ngunit ang isang pagtaas sa oras na ito ay pinahihintulutan. Ngunit naaangkop lamang ito sa mga samahang iyon na nagsasagawa ng napaka-tiyak na mga aktibidad.
Kaya, ang buhay ng istante ng mga dokumento sa accounting sa LLC, na nakikibahagi sa pagkakaloob ng mga pautang sa pananalapi sa populasyon, ay nagsisimula mula sa 75 taon. Sa pagsasagawa, ang mga inspeksyon ng mga organisasyon ay tandaan na ang mga naturang dokumento ay dapat na magagamit sa lahat ng oras, dahil kung mayroong anumang pag-angkin (mula sa panig ng mga tagapagmana, halimbawa), maaaring kailanganin silang itataas kahit na pagkatapos ng panahong ito.
Samakatuwid, ang samahan ng nomenclature na gagamitin sa isang partikular na negosyo para sa samahan ng archival na negosyo ay partikular na kahalagahan. Ngayon isasaalang-alang namin ang mga pangunahing kinakailangan na ginagawa ng mga organisasyon ng inspeksyon para sa mga tiyak na organisasyon, depende sa kanilang ligal na anyo ng pagmamay-ari.
Sa pangkalahatan, hindi sila naiiba sa iba't-ibang, ngunit mayroon ding ilang mga nuances. Bilang isang patakaran, nauugnay ang mga ito sa dami ng kita na natatanggap ng kumpanya.
LLC
Una, isaalang-alang ang LLC. Dahil ang paglilipat ng naturang mga negosyo ay lubos na makabuluhan, ang mga kinakailangan para sa kanila ay mas mahirap. Una, ang lahat ng pag-uulat ng accounting at buwis ay dapat itago nang hindi bababa sa 75 taon. Bilang karagdagan, ang buhay ng istante ng mga dokumento sa accounting sa LLC ay maaaring mapalawak nang walang hanggan sa mga kaso na napag-isipan na natin sa itaas.
Ang dokumentasyon para sa mga pag-aayos sa mga tauhan ay dapat na panatilihin sa buong gawain ng isang tiyak na tao sa samahan at para sa hindi bababa sa 10 taon mula sa petsa ng kanyang pagpapaalis. Kung ang empleyado ay nagretiro mula sa partikular na kumpanyang ito, dapat na panatilihing permanente ang mga dokumento, dahil kung sakaling ang mga paghahabol tungkol sa laki ng mga singil, kailangan nilang itaas muna.
Ang mga invoice, ang iba pang mga dokumento na nagpapatunay ng mga pag-aayos sa mga supplier at mga customer ay kabilang sa ikatlong grupo, at samakatuwid ay dapat na naka-imbak ng hanggang sa 10 taon na kasama. Tulad ng nasabi na natin, ang mga pangkalahatang pahayag sa pananalapi ay dapat na panatilihing permanente.
Mga indibidwal na negosyante
Ang mga kinakailangan para sa kategoryang ito ng mga kumpanya ay mas gaanong mahigpit, dahil ang bilang ng mga dokumento na nilikha ay mas mababa. Kaya ano ang buhay ng istante ng mga dokumento sa accounting ng IP? Tingnan natin ang isyung ito nang mas detalyado. Una, ang lahat ng mga sertipiko ng pagrehistro, taunang pag-uulat sa mga awtoridad sa buwis. Ang impormasyong ito ay dapat na naka-imbak nang permanente sa buong buhay ng isang partikular na kumpanya.
Gayunpaman, kung ang isang negosyante ay walang mga empleyado, at pinapanatili niya ang mga tala alinsunod sa isang pinasimple na pamamaraan, pagkatapos ang lahat ng mga kinakailangan ay nagtatapos doon. Siyempre, ang buhay ng istante ng mga dokumento sa accounting ng IP sa kasong ito ay pareho ng 75 taon, dahil ang mga taunang ulat lamang ang kasama nila.
CJSC
Dahil ang aktibidad ng naturang mga negosyo ay nagsasangkot ng pagkuha ng isang malaking halaga ng kita, pati na rin ang mga pag-areglo sa mga shareholders, ang mga kinakailangan para sa mga dokumento na nakaimbak sa kasong ito ay ang pinaka mahigpit. Sa pangkalahatan, sa karamihan ng mga kaso, ang istante ng buhay ng mga dokumento sa accounting sa isang kumpanya ay hindi bababa sa 75 taon. Gayunpaman, mayroong mga eksepsiyon.
Siyempre, ang lahat ng impormasyon tungkol sa awtorisadong kapital, dami ng mga deposito, ang laki ng bahagi ng charter ng mga tagapagtatag ay dapat na naka-imbak sa isang patuloy na batayan. Ang listahan ng mga dokumento na dapat ding mai-archive para sa isang panahon ng 75 taon o higit pa ay may kasamang mga dokumento sa accounting na maaaring magamit ng mga samahan ng buwis: impormasyon tungkol sa pagbabalik sa mga pag-aari, mga pahayag sa mga pag-aayos sa mga shareholders, pati na rin ang elektronikong media kung saan magagamit ang data ng kita. sa mga account ng samahan ng mga pondo lalo na sa malaking halaga.
Ang impormasyon sa mga pag-aayos sa mga tauhan ay nakaimbak din sa loob ng 75 taon. Ang iba pang mga dokumento (invoice, mga titik ng garantiya) ay may tagal ng pagpapanatili ng hanggang sa 10 taon na kasama.
Mga organisasyon sa badyet
At ano ang mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento sa accounting sa institusyong badyet? Bilang isang patakaran, walang mga espesyal na kinakailangan para dito. Ito ay pinaniniwalaan na para sa 75 taon lamang ang impormasyon sa taunang mga pahayag sa pananalapi at mga seguridad na inilaan para sa mga awtoridad sa buwis ay dapat itago. Ang lahat ng iba pang mga dokumento ay naka-imbak ng hanggang sa 10 taon kasama.
Mahahalagang Tampok
Kung pamilyar ka sa listahan ng lahat ng mga batas at regulasyon na magagamit sa itaas, maaari kang mabigla: ang karaniwang istante ng buhay ng mga dokumento sa accounting ay hindi hihigit sa limang taon (Pederal na Batas Blg. 402)! Kasabay nito, sa aming artikulo ay sumulat kami ng mga 10 taon pataas. Paano ito magiging? Sa kasamaang palad, sa kasong ito mayroong isang hindi magandang pagpapaliwanag ng balangkas ng regulasyon, kapag ang mga kinakailangan ng batas ay taliwas sa mga katotohanan. Maglarawan tayo ng isang halimbawa.
Kung ikaw ay kahit isang simpleng nag-iisang negosyante, madali mong makatagpo ang isang sitwasyon kung saan hinihiling ng inspektor ng buwis ang pagsusumite ng mga dokumento na nag-expire (alinsunod sa mga kinakailangan ng batas). Sa kaso ng isang CJSC at LLC, ang taunang paglilipat ng kung saan ay maaaring lumampas sa sampu-sampung o kahit na daan-daang milyong mga rubles, ang kawalan ng kahit na ilang mga hindi mahalagang papel ay maaaring maging sanhi ng malaking gulo.
Halimbawa, madalas na kinakailangang mga papeles na nagpapatunay sa legalidad ng pag-angkin ng mga natanggap. Walang lihim na sa pagsasanay nito term ay maaaring tinantya ng halos sampung taon. Ayon sa batas, ang dalawang hanay ng mga dokumento sa accounting ay maaaring masira nang sabay. Kung talagang itinapon ng kumpanya ang mga ito, maaaring magkaroon ito ng malaking gastos. Paano? Napakasimple.
Kung ang kumpanya ay hindi makapagbigay ng hiniling na mga seguridad, kakailanganin mong makalkula ang buwis sa kita (kahit na maaaring hindi ito umiiral), pati na rin magbayad ng mabibigat na multa.Maglagay lamang, kapag tinutukoy ang mga panahon ng pag-iimbak, ang isa ay dapat gabayan nang hindi sa pamamagitan ng mga kinakailangan ng batas (kabalintunaan na maaaring mangyari), ngunit sa pamamagitan ng tunay na kahalagahan ng isang dokumento para sa isang partikular na kumpanya.
Siyempre, ang buhay ng istante ng mga pangunahing dokumento sa accounting sa anumang kaso ay dapat hangga't maaari, ngunit kahit na maraming mga invoice sa ilalim ng ilang mga kundisyon ay kailangang maimbak sa archive ng higit sa 15 taon. Kung ang kumpanya ay may anumang mga may utang, o kung ito mismo ay may utang sa isang tao, ang nasabing mga papel ay dapat na naka-imbak nang permanente, anuman ang mga kinakailangan ng Pederal na Batas at mga resolusyon.
Paano matukoy ang kahalagahan ng mga dokumento sa accounting para sa samahan?
Paano maiintindihan kung anong mga papel ang dapat markahan "bago kailangan" kapag iniimbak ang mga ito, at ano ang dapat gawin sa kanila sa hinaharap? Sa kasong ito, inirerekumenda ng mga propesyonal na abogado ang isang hiwalay na pagsusuri sa halaga ng mga naka-imbak na dokumento.
Ang pangunahing kahilingan na ang mga miyembro ng komisyon ay dapat magabayan ng hindi lamang ang halaga ng impormasyon mismo sa mga nakaimbak na papel, kundi pati na rin ang pinsala na maaaring magdusa ng samahan kung sila ay nawala.
Kaya, kinakailangan upang madagdagan ang buhay ng istante para sa mga sumusunod na dokumento sa pananalapi at accounting: ang anumang mga kontrata at mga pagtatantya para sa mga gawa na kahit na ang teoryang maaaring dagdagan ang halaga ng parehong enterprise mismo at ang mga indibidwal na sangkap nito; lahat ng mga papel at elektronikong media na may kaugnayan sa pagkuha ng kumpetisyon lahat ng mga dokumento na maaaring kailanganin sa isang paraan o sa iba pa sa kaso ng paglilitis (posible kahit na panteorya).
Mga tala para sa mga indibidwal na negosyante
Dahil maraming mga kinakailangan, at ang kanilang interpretasyon sa iba't ibang mga gawaing pambatasan at mga desisyon sa korte ay kapansin-pansin na magkakaibang, ang proseso ng pag-iimbak ng mga papel ay nagiging mahirap lalo na para sa mga negosyante, dahil ang isang indibidwal na negosyante ay madalas na walang ligal na background o mga espesyalista na espesyal na inuupahan upang malutas ang nasabing mga isyu. Sa kasong ito, kinakailangan na makipag-ugnay sa mga kumpanya ng batas sa kaso ng anumang mga hindi pagkakaunawaan, kung batay ito sa mga dokumento ng accounting, ang mga term at pamamaraan kung saan hindi malinaw na nakasaad sa batas.
Mangyaring tandaan: ang mas mahusay at ganap na itinatag ang proseso ng pag-archive, mas kaunting mga problema na makakaharap mo sa hinaharap.
Mga kinakailangan para sa samahan ng pag-archive sa kumpanya
Kaya sinuri namin ang pangunahing impormasyon tungkol sa tiyempo. Ngunit paano ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento ng samahan? Anong mga pamamaraan ang magagamit?
Una, maaari kang lumikha ng iyong sariling archive. Sa kaso ng mga indibidwal na negosyante at maliit na mga LLC, ang tagapamahala ng negosyo o isang espesyal na upahan na empleyado ay madalas na maging archivist. Ang archive mismo ay nagiging alinman sa isang dedikadong silid, o kahit na isang malaking ligtas.
Ngunit sa mga nakaraang taon, ang pag-on sa mga espesyal na kumpanya na dalubhasa sa paglikha at pag-iimbak ng mga archive ay naging mas sikat. Makakatulong silang kapwa ayusin ang mga umiiral na pasilidad ng imbakan at lumikha ng mga bago mula sa simula. Sa kaso ng mga kumpanya na kung saan ito ay lalong mahalaga na panatilihing lalo na ang mga mahalagang dokumento sa kumpletong kaligtasan, ang mga kumpanyang ito ay maaaring ayusin ang kanilang imbakan sa mga espesyal na protektado at mga espesyal na protektado na mga kahon.
Ang bentahe ng unang pamamaraan ay ang iyong kumpletong kontrol sa iyong mga dokumento, at ang pagiging murang sa pamamaraang ito ay halata. Ang mga kawalan ay kasama ang kahinaan ng archive (hindi lahat ay may paraan upang magbigay ng kasangkapan sa isang fireproof room). Bilang karagdagan, hindi lahat ay may angkop na edukasyon sa ligal para sa tamang samahan ng pag-iimbak.
Ang mga bentahe ng pangalawang pamamaraan ay kasama ang perpektong samahan ng imbakan, pati na rin ang buong ligal na paghahanda ng mga kawani ng ahensya. Ang negatibong panig ay malayo sa kumpletong kontrol sa archive ng pamamahala ng kumpanya.
Kaya sinuri namin ang buhay ng istante ng mga dokumento ng accounting na ibinigay para sa mga pamantayan sa pambatasan, pati na rin ang mga kinakailangan na nalalapat sa pangunahing ligal na anyo ng negosyo sa kasong ito.
