Ang mga patakaran ng trabaho sa tanggapan sa pederal mga ehekutibong katawan hindi pinalalawak ng mga awtoridad upang gumana sa mga gawa na naglalaman ng mga lihim ng estado. Batay sa mga kinakailangan, ang awtorisadong istraktura ay bubuo ng mga alituntunin para sa pagpuno, pagpapanatili, at pag-iimbak ng mga papel. Kapag inaprubahan ang mga patakaran ng trabaho sa tanggapan, sila ay coordinated sa pamumuno ng archive ng estado.
Lumikha ng Mga Gawa
Ang mga patakaran ng gawaing clerical sa mga pederal na ehekutibong katawan ay inireseta na ang mga istrukturang ito ay maaaring gumamit ng mga espesyal na form, karaniwang mga sheet ng papel sa format na A5 o A4. Pinapayagan ang paglikha ng mga gawa sa electronic form. Anuman ang form, dapat maglaman ng dokumento ang mga kinakailangang detalye, na matatagpuan sa inireseta na paraan. Ang mga form ay binuo alinsunod sa kanilang anggulo o pahaba na spelling. Sa unang kaso, ang mga detalye ay matatagpuan sa itaas na sulok sa kaliwa ng sheet. Gamit ang paayon na pamamaraan, inilalagay ang mga ito sa gitna ng form sa itaas. Ang mga patakaran ng papel na gawa sa papel ay nagbibigay-daan sa paggamit ng mga template sa paghahanda ng mga elektronikong kilos. Ang mga Indents ay dapat ibigay sa bawat sheet: hindi bababa sa 20 mm sa kaliwa, hindi bababa sa 10 mm sa kanan, at 20 mm sa tuktok at ibaba. Ang mga elektronikong template at halimbawang form ay dapat na aprubahan ng pinuno ng ehekutibong pederal na awtoridad.
Mga Kinakailangan
Ang mga patakaran para sa mga papeles sa papeles ay nagtutukoy na ang mga kilos ay dapat na dumalo sa:
- Mga sagisag ng estado ng Russia.
- Ang pangalan ng istraktura na bumubuo sa kilos.
- Ang pangalan ng yunit ng istruktura.
- Ang pangalan ng post ng awtorisadong tao na gumagawa ng dokumento.
- Sangguniang impormasyon tungkol sa istraktura.
- Ang pangalan ng uri ng dokumento.
- Petsa ng pagsasama.
- Bilang ng pagpaparehistro.
- Mag-link sa data ng papasok na kilos.
- Lugar ng publication (compilation).
- Isang bar para sa paghihigpit ng pag-access sa nilalaman.
- Patutunguhan
- Vulture ng pag-apruba.
- Paglutas (mga tagubilin para sa pagpapatupad ng kilos).
- Teksto
- Sanggunian marka.
- I-record ang tungkol sa application.
- Lagda (tala sa elektronikong pirma).
- Vulture sa pag-apruba.
- Visa
- I-print ang lokasyon.
- Record ng artist.
- Isang tala sa pagpapatupad ng kilos at pagpapadala nito sa negosyo.
- Talaan ng pagtanggap ng dokumento.
- Mag-link sa kilos.
Ang komposisyon ng mga detalye ay dapat maitatag alinsunod sa uri at layunin ng kilos. Ang pangkalahatang mga patakaran ng papeles ay nagpasiya na ang pag-apruba ng papel ay napatunayan ng visa ng isang awtorisadong empleyado. Ang probisyon na ito ay nalalapat sa mga panloob na kilos ng istraktura. Ang koordinasyon ng mga dokumento na iginuhit sa pederal na institusyon ng ehekutibo sa iba pang mga katawan ng estado ay pinatunayan ng pirma ng selyo, protocol o liham.
Paghahatid, pagtanggap at pagrehistro ng mga kilos
Sa gawaing clerical ng mga pederal na pederal na katawan, ginagamit ang mga sumusunod na papel:
- Inbox
- Ipinadala.
- Panloob
Ang pagpapadala at paghahatid ng mga kilos ay isinasagawa gamit ang telecommunications, mail, service courier. Ang mga pangkalahatang patakaran ng papeles ay inireseta ang paunang pagproseso ng mga papasok na papel. Pagkatapos nito, ang pagpaparehistro at paunang pagsasaalang-alang ng mga kilos ay isinasagawa para sa karagdagang paglipat sa kanilang pamamahala. Ang paunang pagproseso ng mga security ay may kasamang pag-verify ng tamang paghahatid, pagkakaroon ng dokumentasyon at aplikasyon. Ang mga espesyalista sa host ay nag-uuri din ng mga sertipiko para at hindi napapailalim sa pagrehistro. Ang huli ay isinasagawa sa araw ng pagtanggap, paghahanda (pag-sign o pag-apruba) o sa susunod na araw (araw ng pagtatrabaho), maliban kung tinukoy ng batas.
Paglipat sa mga yunit ng istruktura
Ang mga patakaran para sa gawaing clerical sa mga awtoridad ng pederal na itinakda na kumilos pagkatapos ng pagrehistro ay dapat isumite sa pamamahala para isaalang-alang. Gayunpaman, pinapayagan na magpadala ng mga mahalagang papel sa ibang opisyal. Kinakailangan nito ang paglathala ng may-katuturang desisyon ng ulo. Ang mga dokumento o ang kanilang mga kopya na may mga resolusyon (mga tagubilin para sa pagpapatupad) ay dapat ilipat sa mga responsableng tao sa pamamagitan ng serbisyo sa pamamahala ng opisina. Ang orihinal na kilos ay ipinadala sa yunit ng istruktura kung saan ipinagkatiwala ang pagpapatupad nito. Kung ang ilang mga kagawaran ay kumikilos bilang mga tagapalabas, ang orihinal ay ililipat sa responsable sa kanila, habang ang iba ay tumatanggap ng mga kopya. Kung ang awtorisadong yunit ay may access sa isang elektronikong kopya, ang orihinal na kilos ay maaaring manatili sa serbisyo ng pagpaparehistro, kung ito ay tinukoy sa may-katuturang Mga Regulasyon.
Pagsusumite ng Mga Gawa
Matapos mag-sign sa pamamagitan ng pinuno ng ehekutibong katawan o ibang awtorisadong empleyado, ang mga dokumento ay ililipat sa mga empleyado ng tanggapan ng tanggapan. Ginagawa ng huli ang kanilang pagrehistro at pagpapadala. Ang mga patakaran ng gawaing clerical sa mga katawan ng ehekutibo ay nagpapahintulot sa mga empleyado upang mapatunayan ang kawastuhan ng pagkumpleto, pagkumpleto, at ang pagsunud-sunod ng bilang ng mga kopya sa listahan ng pag-mail. Ang mga pagkakamali na nakumpleto na mali ay dapat ibalik sa mga yunit na responsable para sa kanilang pagpapatupad. Kung walang mga paglabag sa kanila, dapat ipadala ang mga papeles sa araw ng kanilang pagrehistro o sa susunod na araw (araw ng pagtatrabaho). Ang paglipat ng mga dokumento mula sa isang yunit ng istruktura patungo sa isa pa ay ginagawa sa pamamagitan ng departamento ng tanggapan.
Mga Tampok sa Accounting
Ang pangunahing mga patakaran ng trabaho sa opisina ay kinabibilangan ng pamamaraan para sa pagbubuod ng impormasyon sa papasok, iginuhit, nagpadala ng mga kilos. Ang pagsusuri at pagratipisasyon ng impormasyon ay isinasagawa ng responsableng departamento. Ang mga ulat ay ibinibigay sa pinuno ng ehekutibong katawan sa paraang tinukoy ng kanya. Upang maitala at maghanap para sa mga gawa sa isang electronic database, ang ipinag-uutos na impormasyon tungkol sa mga kilos ay inilalapat, alinsunod sa apendiks. Pinapayagan itong gumamit ng karagdagang data.
Pondo ng Dokumentaryo
Ito ay nabuo mula sa mga gawa na ginamit sa gawain ng istraktura ng estado. Ang katawan ng ehekutibo na pederal, na kasunduan sa departamento ng archival, ay bubuo at inaprubahan ang isang listahan ng mga papeles na nilikha sa panahon ng trabaho, pati na rin ang paggana ng mga subordinate na mga institusyon nito. Bukod dito, para sa bawat kilos, ipinapahiwatig ang panahon ng imbakan. Ang ehekutibong katawan ay nagkakaroon din ng mga template ng album para sa pinag-isang form, nabuo na mga dokumento. Ang mga empleyado na responsable para sa aktibidad na ito ay i-coordinate ito sa pinuno ng istraktura. Ang mga patakaran ng gawaing papel ay inireseta ang pagbuo ng isang pangngalan sa mga kilos. Ang mga responsableng empleyado ay dapat tiyakin ang kanilang kaligtasan, accounting at paglipat sa archive.
Pangngalan
Kasama sa mga patakaran ng papeles ang pagbuo nito sa mga gawain ng rehistrong yunit ng istruktura. Pangngalan:
- Pinagsama batay sa impormasyon ng accounting ng mga kagawaran.
- Inaprubahan ng pinuno ng executive federal body. Sa kasong ito, ang paunang koordinasyon sa ekspertong eksperto ay dapat isagawa. Ang pag-apruba ay isinasagawa nang hindi lalampas sa pagtatapos ng kasalukuyang panahon. Ang nomenclature ay nagsisimula mula sa simula ng susunod na taon (mula Enero 1).
- Sa sandaling tuwing 5 taon, inaprubahan ito ng Komisyon sa Eksperto ng Eksperto ng Mga Archives ng Estado. Ang mga gawa ng Archival Fund na nilikha sa panahon ng trabaho ay inilipat dito para sa permanenteng imbakan.
- Kapag binabago ang istraktura o pag-andar ng pederal na awtoridad ang awtoridad ay dapat na sumang-ayon sa komisyon ng eksperto.
Ang mga pangalan ng mga seksyon ng nomenclature ay ang mga pangalan ng mga yunit ng istruktura.
Pagtukoy ng mga detalye
Sa pagbuo ng mga kaso, ipinamamahagi sila depende sa tagal ng nilalaman sa archive. Mayroong mga kategorya ng permanenteng at pansamantalang imbakan.Ang mga patakaran ng pamamahala ng tauhan ay nagbibigay para sa isang panahon ng higit sa 10 taon para sa mga papeles sa mga tauhan. Ang pansamantalang panahon ng imbakan ay maaaring mas mababa sa tinukoy na halaga. Ang mga kaso mula sa petsa ng kanilang pagbuo hanggang sa kanilang paglipat sa archive o pagkawasak ay nakapaloob sa mga yunit ng istruktura sa lugar ng pagsasama. Ang mga papel ay maaaring mailabas para sa pansamantalang paggamit sa mga empleyado para sa isang panahon na itinatag ng pinuno ng institusyon. Matapos ang pag-expire ng panahong ito sila ay magbabalik. Ang ibang mga ahensya ng gobyerno ay naglalabas ng mga aksyon alinsunod sa kanilang nakasulat na mga kahilingan na may pahintulot ng pinuno ng ehekutibong pederal na katawan o kanyang kinatawan. Sa mga pambihirang kaso, pinahihintulutan ang pag-alis ng mga mahalagang papel mula sa permanenteng imbakan. Kasabay nito, ang mga patakaran ng trabaho sa opisina sa mga awtoridad ng pederal ay inireseta na mag-iwan ng isang kopya ng mga papel na napatunayan sa itinatag na paraan, pati na rin ang isang gawa sa mga dahilan ng pagpapalabas ng mga orihinal.
Pag-archive
Ang mga kaso ng isang pansamantalang (higit sa 10 taon) at permanenteng panahon ng pag-iimbak ay dapat na maipadala nang mas maaga kaysa sa isang taon, ngunit hindi lalampas sa tatlong taon mula sa petsa ng pagtatapos ng kanilang serbisyo sa klerical. Ang paglipat ng mga security ay isinasagawa alinsunod sa mga imbentaryo. Ang mga kaso na ang pansamantalang panahon ng imbakan ay mas mababa sa 10 taon (kasama) ay hindi inilipat sa archive. Sa pagtatapos ng tinukoy na panahon sila ay napapailalim sa pagkawasak. Ang batayan para sa pagsasama-sama ng mga imbentaryo ay ang nomenclature ng mga kaso.
Mga tampok ng pagtatrabaho sa mga elektronikong kilos
Ang mga patakaran ng pamamahala ng opisina ay nagtatag na ang paglikha, pagproseso at pag-iimbak ng impormasyon ay maaaring isagawa sa sistema ng impormasyon ng istraktura ng estado. Sa kasong ito, ang mga elektronikong kilos ay dapat mailabas alinsunod sa mga kinakailangan na naaangkop sa mga gawa sa papel. Dapat din silang magkaroon ng mga kinakailangang detalye, maliban sa State Emblem ng Russia. Ang komposisyon ng mga elektronikong kilos ay natutukoy ng listahan ng mga dokumento, ang disenyo, imbakan at kasunod na paggamit kung saan isinasagawa ang eksklusibo sa digital form kapag isinaayos ang panloob na gawain ng istraktura. Ang listahan na ito ay binuo alinsunod sa mga rekomendasyon ng State Archive. Ang listahan ng mga kilos, ang compilation, imbakan at kasunod na paggamit kung saan ay isinasagawa sa digital form, ay inaprubahan ng pinuno ng institusyon sa kasunduan sa departamento ng archival.
Pagproseso ng Elektronikong Batas
Ang mga dokumento ay dapat na lagdaan ng isang kwalipikadong pinahusay na digital na pirma ng isang awtorisadong opisyal. Ang pagpapadala at pagtanggap ng mga elektronikong kilos ay isinasagawa ng serbisyo ng pagpaparehistro ng institusyon. Matapos matanggap ang dokumento, dapat na patunayan ng serbisyo sa pamamahala ng tanggapan ang bisa ng digital na lagda. Ang mga elektronikong kilos na kasama sa sistema ng impormasyon ay itinalaga sa data ng pagpaparehistro at rehistro. Nagbibigay sila ng pamamahala ng dokumento. Kabilang sa iba pang mga bagay, kasama nito ang paghahanap, pag-access, imbakan, kontrol, paggamit, atbp. Ang pagpaparehistro ng mga kilos na natanggap sa papel ay isinasagawa sa pagbuo ng isang elektronikong kopya. Ang nagpapahiwatig ay nagpapahiwatig na ang kaso ay isinasagawa sa digital na format. Ito ay ipinahiwatig sa header o sa patlang na "Tandaan". Matapos ang pagpapatupad o pagpapadala, ang mga elektronikong kilos ay dapat itago para sa mga panahon na itinatag para sa mga katulad na kaso na isinasagawa sa papel. Sa pagtatapos ng panahon, ang impormasyon na nilalaman sa digital form ay dapat masira.
Mga Alituntunin
Inilarawan ang mga ito sa mga kaugnay na tagubilin. Ang mga patakaran sa paggawa ng papel ay nagsisilbing batayan para sa pagbuo ng mga alituntunin at iba pang lokal na kilos na namamahala sa teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga papeles sa loob ng institusyon. Tinukoy nila ang mga pamamaraan, mga pamamaraan para sa pag-iipon, ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa data. Pagkilos batay sa pasya ng pamahalaan Blg 477, ang Batas ng Pagpapanatili ng Record ay tinukoy para sa bawat istraktura ng estado sa pamamagitan ng tiyak na mga lokal na kilos.
Mga Tampok ng Pag-unlad
Kapag pinagsama-sama ang Mga Rekomendasyong Metolohikal, ang mga kasalukuyang patakaran ng trabaho sa tanggapan ng Russian Federation ay isinasaalang-alang. Ang mga opisyal na responsable para sa kaunlaran ay dapat magabayan ng Model Regulations at i-coordinate ang proyekto sa archival pampublikong institusyon. Alinsunod sa GOST R ISO 15489-1-2007, ang anumang institusyon ay dapat matukoy at ayusin ang panloob na mga patakaran ng trabaho sa opisina. Ang kanilang layunin ay dapat na pagbuo ng isang sistema ng pamamahala na may maaasahan, tunay at magagamit na mga gawa na maaaring suportahan ang aktibidad ng negosyo sa kinakailangang tagal ng oras.
Nilalaman ng mga rekomendasyon
Ang istraktura ng teksto ay hindi pinamamahalaan ng mga regulasyon ng intersectoral na kabuluhan. Karaniwan, ang mga rekomendasyon ay kasama ang mga pangkalahatang probisyon, mga seksyon ng paksa, at annex. Sa unang bloke matukoy:
- Saklaw ng mga rekomendasyon. Halimbawa: "Ang pagtuturo ay nalalapat sa lahat ng dokumentasyon ng institusyon."
- Responsibilidad para sa hindi pagsunod.
- Ang yunit na may responsibilidad upang matiyak ang isang pantay na pamamaraan para sa pagguhit ng mga kilos at pagtatrabaho sa kanila ng lahat ng iba pang mga kagawaran.
- Ang balangkas ng regulasyon.
Mga Seksyon
Karaniwan nagsisimula sila sa mga patakaran ng pag-aayos ng mga gawaing papel. Ang seksyon na ito ay nagbibigay ng isang pag-uuri ng mga gawa na ginagamit sa pagpapatupad ng impormasyon, administratibo at iba pang mga aktibidad sa institusyon. Ang sumusunod na talata ay kinikilala ang mga pangunahing kinakailangan sa papel. Ang bawat panuntunan sa pamamahala ng opisina ay itinatag ng isang hiwalay na talata. Kasama rin dito ang pamamaraan para sa paningin, koordinasyon, pag-sign. Ang mga patakaran ay nakalagay din sa bloke na ito:
- Pagrehistro at sertipikasyon ng mga kopya (mga aplikasyon).
- Gumamit at pag-iimbak ng mga selyo, form, seal.
- Makipagtulungan sa mga gawa ng mga taong responsable para sa kanilang pagpapatupad.
Ang iba pang mga item ay maaaring naroroon sa seksyong ito. Halimbawa, ang nilalaman ay maaaring mapalawak upang isama ang paghahanda ng mga gawa ng isang istruktura ng kolehiyo, mga kinatawan ng ulo, atbp Sa seksyon na "Pamamahala ng Dokumento" matukoy:
- Ang pamamaraan alinsunod sa kung saan ang pagtanggap, pagproseso at pamamahagi ng mga papasok na kilos ay isinasagawa.
- Mga patakaran ng transportasyon at paglipat mula sa isang yunit patungo sa isa pa.
- Mga pangunahing pagkakataon ng paggalaw ng mga kilos.
- Mga patakaran para sa paghahanda at pagpapadala ng papalabas na dokumentasyon.
- Ang pamamaraan para sa pagtatala ng dami ng mga kilos.
Ang seksyon ng "Rehistrasyon" ay nagtatakda:
- Ang mga patakaran ayon sa kung aling mga papasok, panloob at papalabas na kilos ay itinalaga mga numero.
- Mga pamamaraan, porma at deadlines para sa pagpaparehistro.
- Ang pamamaraan para sa mga kilos sa pag-index.
Sa seksyon na "Ang gawaing sanggunian" ay naayos:
- Ang mga prinsipyo ng pagbuo ng isang sistema ng sanggunian sa institusyon.
- Paglalarawan ng mga cabinet cabinet, database at iba pang mga mapagkukunan.
- Teknolohiya para sa pagpapatupad ng mga aktibidad sa pagkuha ng impormasyon.
Ang seksyon na "Kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento" ay tumutukoy:
- Mga uri ng mga kilos na napapailalim sa ipinag-uutos na pag-verify.
- Ang pamamaraan alinsunod sa kung aling mga dokumento ang inilalagay.
- Mga patakaran para sa pagpapatupad ng mga inspeksyon. Ang mga anyo ng mga kard, paggamit ng mga espesyal na marka at iba pa ay maaaring inilarawan dito.
- Mga pananagutan ng mga gumaganap.
- Karaniwang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga kilos.
- Ang pamamaraan para sa pag-compile ng impormasyon sa control.
- Mga patakaran alinsunod sa kung saan ang pamamahala ay ipapaalam sa mga tseke na isinagawa.
Ang seksyong "Online storage" ay may kasamang impormasyon tungkol sa:
- Ang pamamaraan para sa nilalaman ng mga gawa. Pareho itong mai-install para sa serbisyo sa pamamahala ng opisina, at para sa iba pang mga yunit ng istruktura.
- Responsibilidad ng mga tiyak na opisyal para sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga kilos.
- Ang mga patakaran alinsunod sa kung saan ang pagbuo ng ilang mga kategorya ng mga dokumento sa negosyo ay isinasagawa.
- Ang pamamaraan para sa pag-unlad at kasunod na paggamit ng nomenclature.
- Mga Batas ng indexation at systematization ng mga kaso.
Sa seksyon na "Ang paghahanda para sa paghahatid sa archive" ay tinukoy:
- Ang pagkakasunud-sunod ng pagsusuri.Sa partikular, ang teknolohiya ng pagpili ng dokumentasyon para sa kasunod na pag-iimbak at pagkawasak ay inilarawan.
- Ang pamamaraan para sa paghahanda ng mga kilos para sa pag-archive.
- Mga kinakailangan para sa disenyo at paglalarawan ng mga inilipat na kaso.
- Ang pamamaraan alinsunod sa kung saan ang mga responsableng tao ay nagpapadala at tumatanggap ng mga kilos.
Depende sa teknolohiyang pinagtibay, ang mga detalye ng aktibidad, mga kondisyon ng pagtatrabaho, ang komposisyon ng mga seksyon ay maaaring pupunan at mabago. Kaya, halimbawa, sa pagtuturo, maaari mong isama ang mga bloke na matukoy ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga apela ng mga mamamayan, kumilos na may isang limitadong saklaw, suportang teknikal para sa pagsasanay (shorthand, pag-print, pag-record ng tunog, at iba pa).
Aplikasyon
Dapat silang magsama ng isang maximum ng sanggunian at naglalarawan ng materyal. Kailangang ma-systematized alinsunod sa pagkakasunud-sunod ng mga seksyon. Sa Mga Appendice mayroong mga scheme ng daloy ng dokumento, mga halimbawa ng mga selyo at mga seal, mga sample form, pagpapatupad ng ilang mga uri ng kilos, mga listahan ng kinokontrol na dokumentasyon, mga form ng accounting nito, at iba pa.
Konklusyon
Ang kasalukuyang opisyal na mga patakaran ng trabaho sa opisina ay nagbibigay-daan para sa isang malinaw na pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga gawa ng isang kakaibang likas na ginamit sa mga executive body ng pederal na pamahalaan, pati na rin sa ibang mga institusyon ng estado. Itinatag nila ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga empleyado na responsable para sa pag-iipon at pagrehistro, pagtanggap at pagpapadala ng mga papeles. Natutukoy din ng mga patakaran ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga elektronikong anyo ng mga dokumento, mga database ng impormasyon. Ang bawat tiyak na institusyon ay detalyado sa kanila, pagbuo ng mga lokal na dokumento. Bilang isa sa kanila ay isang tagubilin sa gawaing papel. Dapat itong sumasalamin sa buong proseso ng pagtatrabaho sa mga gawa, mga teknolohikal na operasyon na matatagpuan sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod. Ang tagubilin ay kinokontrol ang mga aktibidad ng hindi lamang serbisyo sa tanggapan. Dahil ang mga kilos ay inilipat sa pagitan ng mga dibisyon ng istruktura, ang kanilang mga empleyado ay dapat ding maging pamilyar sa naitatag na pamamaraan. Ang pagbuo ng mga lokal na dokumento ng regulasyon ay isinasagawa ng serbisyo sa pamamahala ng tanggapan. Kasabay nito, ang mga empleyado ng mga archival at ligal na kagawaran ay lumahok sa proseso. Ang draft ay dapat sumang-ayon at nilagdaan ng pinuno ng institusyon. Nag-isyu ang boss ng isang order alinsunod sa kung saan ang pagtuturo ay may bisa. Sa lahat ng mga yunit ng istruktura, dapat itong gamitin bilang isang normatibong kilos. Bukod dito, ang mga probisyon nito ay dapat na malinaw at malinaw na formulated para sa mga empleyado. Alinsunod sa mga probisyon at mga kinakailangan nito na ang institusyon ay magtipon, magparehistro at magpalipat-lipat ng mga dokumento.