Sa aming artikulo nais naming pag-usapan ang tungkol sa mga titik. Pagkatapos ng lahat, sila ang pinaka-karaniwang paraan upang makipagpalitan ng impormasyon. Sa pang-araw-araw na buhay at sa trabaho, hindi mo lamang magagawa kung wala sila.
Ano ang isang sulat ng serbisyo
Ang isang liham ay ang karaniwang pangalan para sa mga dokumento na ibang-iba sa nilalaman, na nagsisilbing isang paraan ng komunikasyon sa pagitan ng ganap na magkakaibang mga istraktura at mga organisasyon sa proseso ng kanilang mga aktibidad.
Ang mga titik ay mga papel na pinagsama sa isang malaking grupo sa pamamagitan ng pamamaraan ng paglipat - sa pamamagitan ng koreo. Ang isang malaking bilang ng mga ito ay maipon sa anumang samahan. Nahahati sila sa papalabas at papasok.
Ang isang napakalaking halaga ng impormasyon ay maaaring isasaad sa mga titik: isang nais, isang pagbati, kahit ano. Inisyu ito sa dalubhasang mga A4 form. Sa mga kaso kung saan maliit ang liham at hindi naglalaman ng higit sa pitong linya, pinapayagan na gamitin ang format na A5.
Ang anumang dokumento ay dapat na napetsahan, at samakatuwid ay isang liham din. Ang petsa nito ay ang araw ng pag-sign.
Ang paggawa ng isang liham ng serbisyo
Ang isang liham ay itinayo ayon sa isang tiyak na pamamaraan:
- Panimula Ipinapahiwatig nito ang mga motibo at mga kadahilanan sa pagsulat ng dokumento, mga katotohanan, mga link sa mga nakaraang kaganapan, mga desisyon ng mas mataas na samahan.
- Katibayan. Itinatakda nito ang katwiran para sa lahat ng nakalagay sa dokumento.
- Konklusyon Gumagawa ito ng mga konklusyon, inilalagay ang mga panukala, mga kahilingan, mga kinakailangan.
Posible rin ang pagpipiliang ito kapag ang sulat ng serbisyo ay naglalaman lamang ng pangwakas na bahagi nang walang paliwanag.
Bilang isang patakaran, ang mga titik ay walang malaking dami, kadalasan ito ay tungkol sa isang pahina.
Layunin ng compilation
Ang layunin ng anumang liham ay pagganyak. Kaya, ang nilalaman ay dapat na maging malinaw, nauunawaan, maigsi, nang hindi kinakailangan at hindi kinakailangang impormasyon. Mayroong maraming mga patakaran na dapat sundin kapag nagpoproseso ng isang dokumento.
Ang isang opisyal na sulat ng negosyo ay nakatuon sa isang solong isyu. Pinapadali nito ang kanilang karagdagang pagproseso, na nagbibigay-daan sa iyo upang mapabilis ang pagpapatupad sa loob ng samahan.
Ang teksto ay ipinakita sa pangatlong tao at isahan. Halimbawa: "Sa malapit na hinaharap, ang mga plano sa paaralan ...".
Ang pinuno ng samahan ay may karapatang mag-sign ng anumang opisyal na dokumento, at samakatuwid ang mga titik, at sa kanyang pagkawala, ang mga kapangyarihan ay inilipat sa pansamantalang kumikilos na direktor.
Sa kasalukuyan, ang isang sulat ng serbisyo ay maaaring ipadala hindi lamang sa pamamagitan ng koreo, mayroon ding isang telegrapo, facsimile, at, siyempre, Internet mail, na siyang pinaka-maginhawa at tanyag na pagpipilian.
Mga kinakailangan para sa paghahanda at pagpapatupad ng dokumento
Alinmang paraan ang ipinapadala ng dokumento, ang paghahanda ng sulat ng serbisyo ay napapailalim sa pinag-isang mga kinakailangan sa disenyo. Ang mga ito ay hindi kumplikado at kaalaman ng ilang mga nuances ay maaaring madaling magamit.
Tingnan natin kung paano sumulat ng isang sulat ng serbisyo. Isang halimbawa ang ibinigay sa ibaba.
Ito ay kung paano ang isang katulad na sulat ay iginuhit.
Mga detalye sa bangko
Ang isang opisyal na liham ay ang pangkalahatang pangalan ng isang malaking pangkat ng mga dokumento ng negosyo na kinakailangan para sa komunikasyon sa pagitan ng mga institusyon sa kanilang sarili at sa mga ordinaryong mamamayan. Naglalaman ang mga ito ng mga kinakailangang elemento sa disenyo.
Mga detalye sa sulat ng bangko:
- Petsa
- Sulat ng letra.
- Mga link sa mga numero ng pagpaparehistro at mga petsa ng mga dokumento na kung saan nakasulat ang sagot.
- Ang pamagat ng teksto sa isang solong parirala.
Bilang karagdagan, ang mga indibidwal na sangkap ng mga detalye ay dapat na maipahiwatig nang tama:
- Pangalan ng kumpanya.
- Yunit ng istruktura.
- Ang posisyon ng kontratista.
- Pangalan at inisyal.
- Titik ng pagtanggap
Sa kaso kapag ang sulat ay tinugunan sa maraming tao o mga organisasyon, ipahiwatig muna ang pangunahing tatanggap (ang kanyang address), at pagkatapos ay ang natitira.
Pag-uuri ng Letter ng Serbisyo
Ang mga liham ng serbisyo ay maaaring maiuri ayon sa ganap na magkakaibang mga batayan, na maaaring nauugnay sa layunin, nilalaman, kabuluhan, pagkadalian, katayuan ng addressee.
Sa pangkalahatan, ang lahat ng mga sulat ng negosyo ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na uri:
- Kasama.
- Humiling ng liham.
- Impormasyon.
- Pang-promosyon.
- Warranty
- Pag-claim.
- Arbitrasyon.
- Paalala sa mga titik.
- Mga liham sa kumpirmasyon.
- Sulat ng kahilingan.
- Mga titik ng abiso.
Ang nasabing pag-uuri ay ang pinaka-unibersal. Tingnan natin ang ilan sa mga uri ng pagsulat ng negosyo.
Takip ng sulat
Takip ng takip - isang dokumento na kung saan ipinaalam nila sa tatanggap na ang anumang mga papel ay naipadala sa kanya, marahil isang bagay ang ipinaliwanag o nilinaw. Ang nasabing liham ay hindi naglalaman ng bahagi ng address.
Bilang isang patakaran, ang nasabing dokumento ay nagsisimula sa mga salita: "Kami ay ipinapadala sa iyo ...", "Ipinapaalam namin sa iyo ..."
Kasabay nito, ang anumang karagdagang impormasyon tungkol sa produksiyon o pamamahala ng sitwasyon ay maaari ring nilalaman. Halimbawa: "Alinsunod sa mga kasunduan ..."
Ang teksto ng naturang dokumento ay maaaring maglaman ng mga paliwanag o mga kahilingan tungkol sa mga materyales na nakadikit sa takip ng takip. Ito ay iginuhit sa isang form. Bilang karagdagan sa lahat ng mga detalye sa itaas, dapat itong magkaroon ng isang tala sa pagkakaroon ng mga aplikasyon.
Sulat ng paanyaya
Sa nasabing dokumento, ang addressee ay inanyayahan na makilahok sa kaganapan. Ang nasabing sulat ay maaaring maipadala sa isang tiyak na tao o samahan. Nagsisimula sila sa mga parirala: "Hinihiling namin sa iyo na bisitahin ...", "Inaanyayahan ka naming ...". Inihayag ng dokumento ang kakanyahan ng paparating na kaganapan na may sapilitan na pahiwatig ng petsa at oras ng kaganapan, pati na rin ang mga kondisyon para sa pakikilahok dito.
Sulat ng impormasyon
Karaniwan ang ganitong uri ng pagsulat. Inaalam nito ang nagpadala ng opisyal na impormasyon. Bilang isang patakaran, ang mga liham na ito ay medyo pangkaraniwan at ipinapadala ng mga istruktura ng pamamahala sa mga samahan na nasasakop. Maaari nilang ipahiwatig ang mga tukoy na probisyon sa pambatasan, panukala at rekomendasyon.
Sa pamamagitan ng paraan, ang mga newsletter ay maaaring magkaroon ng mga attachment. Ang dami ng isang dokumento, bilang panuntunan, ay hindi lalampas sa ilang mga pahina. Ang mga ito ay nilagdaan ng pinuno ng negosyo.
Sulat pang-promosyon
Ito rin ay isang uri ng liham na impormasyon, ngunit tinutukoy ito sa isang tiyak na tao o samahan, naglalaman ito ng detalyadong paglalarawan ng mga kalakal at serbisyo. Ang teksto ng liham ay naglalaman ng detalyadong impormasyon. Ang panghuli layunin nito ay upang hikayatin ang pagkuha ng isang bagay sa pamamagitan ng addressee.
Sulat ng garantiya
Ito ay isang dokumento na naglalaman ng mga obligasyon o kumpirmasyon nila. Natugunan sila sa mga tiyak na indibidwal at organisasyon. Ano ang mga garantiya na pinag-uusapan natin? Halimbawa, ginagarantiyahan para sa pagbabayad ng mga kalakal, upa, serbisyo, termino ng trabaho. Ang nasabing liham ay nilagdaan, bilang panuntunan, sa pamamagitan ng dalawang tao - ang direktor at ang punong accountant, at pinatunayan din ng isang selyo.
Sulat ng pag-claim (reklamo)
Ito ay isang liham ng negosyo na naglalaman ng impormasyon tungkol sa pagtuklas ng hindi pagsunod, halimbawa, ng produkto na may mga pamantayang nakasaad sa kontrata. Ang layunin ng naturang dokumento ay upang mabayaran ang mga pagkalugi na naganap sa paglabag sa mga probisyon sa kontraktwal. Ang isang paghahabol ay dapat gawin sa pagsulat. Walang iisang anyo ng naturang liham sa pagsasanay, ngunit may mga mandatory element na dapat sundin.
Ang claim ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon:
- Ang buong address ng samahan kung saan ipinapadala ang dokumento.
- Ang mga batayan ay ipinapahiwatig (sanggunian sa garantiya, kontrata).
- Tiyak na mga kinakailangan (pagbabalik ng mga kalakal, pera, markdown).
Ang paghahabol ay ipinadala sa pamamagitan ng rehistradong mail o sa pamamagitan ng sulat ng pagtanggap ng paghahatid.Kasama dito ang mga photocopies ng lahat ng mga dokumento na nagpapatunay na tama ang nagpadala. Ang isang resibo ng mail ay pinakamahusay na pinananatiling.
Ang isang liham ay palaging nagsisimula sa parirala: "Nagpapadala kami sa iyo ng isang reklamo ..."
Humiling
Humiling ng liham - isang dokumento ng negosyo na ipinadala para sa opisyal na impormasyon. Ang teksto nito ay may malinaw na katwiran para sa pangangailangan para sa impormasyon. Maaaring ito ay mga link sa mga batas, regulasyon. Ang mga sulat ay nilagdaan ng isang opisyal na awtorisadong opisyal.
Ang sulat ng kahilingan ay nagpapahiwatig ng isang sulat ng tugon. Ang espesyal na katayuan ay ibinibigay sa mga kahilingan na ipinadala ng mga awtoridad.
Sulat ng Paalala
Ito ay isang dokumento na ginagamit sa mga kaso kung saan hindi tinutupad ng samahan ang mga tungkulin nito, ngunit nagsisilbing isang tagapamagitan lamang. Bilang isang patakaran, ang isang sulat ay binubuo ng maraming mga bahagi. Ang una sa kanila ay tumutukoy sa isang dokumento kung saan naayos ang mga obligasyon. At sa pangalawa - isang kahilingan na magsagawa ng anumang pagkilos.
Sulat ng Abiso
Ang nasabing dokumento ay nagpapaalam tungkol sa mga kaganapan (pampubliko). Ang mga sulat ay ipinadala sa isang malaking bilang ng mga organisasyon o tao para sa kanilang paglahok, pakikilahok. Maaari nilang ipagbigay-alam hindi lamang ang tungkol sa mga kaganapan, lugar at oras, ngunit din sa parehong oras tumawag para sa pakikilahok. Ang liham ay maaaring maglaman ng mga kalakip, halimbawa, isang palatanungan ng kalahok, programa ng kaganapan. Bilang isang patakaran, ipinapadala ito sa isang buong listahan ng mga tatanggap, na nangangahulugan na ang addressee ay hindi ipinahiwatig. Ang isang liham ay nilagdaan ng taong pinangalagaan sa kaganapan.
Sa halip na isang afterword
Sa aming artikulo, sinuri namin ang pinaka ginagamit na mga uri ng mga titik ng negosyo, pati na rin ang mga nuances ng pagsulat nito. Ang pagkakaroon ng pag-aralan nang kaunti ang paksa, maaari mo na ngayong malayang mag-navigate dito at huwag malito kung nalapit ka sa isang panukala: "Gumawa ng isang liham ng serbisyo." Tulad ng nakikita mo, hindi ito mahirap, lalo na kung naaalala mo ang lahat ng mga pangunahing kinakailangan at mga detalye para sa pagsulat ng isang dokumento. Isang halimbawa ng kung paano gumawa ng isang sulat ng serbisyo (sample), ibinigay namin sa artikulo. Buti na lang.
