Ang memo ay isang dokumento ng interstate kung saan nangyayari ang opisyal na komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado. Ang nilalaman nito ay nabawasan sa mga takdang aralin, ang pagganap ng anumang mga gawain, atbp, iyon ay, mga isyu sa pagtatrabaho. Sa kabila ng katotohanan na ang pagsulat ng memo ay isang simpleng bagay, at hindi naayos ng mga mahigpit na patakaran, gayunpaman, kailangan mong malaman ang mga ito. Sa artikulong ito, isasaalang-alang namin ang pamamaraan para sa pag-iipon ng dokumentasyong ito, uri, atbp.
Tampok
Ang likas na katangian ng tala ng serbisyo ay impormasyon, na nangangahulugang naglalaman ito ng ilang mga abiso, mensahe, tagubilin, atbp Ang mga isyu na tinalakay sa ito ay nauugnay sa tiyak na empleyado kung saan ito ipinadala. Sa madaling salita, ang memo ay isang toolbox para sa komunikasyon sa loob ng isang negosyo.
Tandaan: ang sapilitan memo ay hindi naitatag. Ito ay isang karagdagang dokumento, bagaman ang mga order at tagubilin ay maaaring mailabas batay sa batayan nito.
Pagsasanay
Ang memo ay itinuturing na madalas na ginamit na dokumentasyon, sa parehong oras, hindi kasama sa listahan ng opisyal na inuri na mga papeles sa pamamahala. Malawakang ginagamit, nagiging komunikasyon ito sa pahalang na antas: iyon ay, naipon ito ng isang empleyado ng isang yunit upang maglipat ng isang kahilingan o panukala sa isang empleyado ng isa pa.
Mahalaga: ang mga katayuan ng mga bagay ng pamamahala, sa pagitan ng kung saan ang komunikasyon ay ginawa sa pamamagitan ng isang memo, ay dapat na katumbas. Kung hindi man, ang dokumento ay itinuturing na hindi isang memo, ngunit isang memo.
Layunin ng paggamit
Ang memo para sa trabaho ay maaaring magamit sa iba't ibang mga kaso.
Narito ang ilang mga halimbawa:
- para sa mga bonus ng empleyado;
- upang magpadala ng isang empleyado sa isang paglalakbay sa negosyo;
- pag-uulat sa departamento ng logistik tungkol sa malfunction ng kagamitan;
- bumili ng memo;
- abiso ng pinuno ng seguridad mula sa pinuno ng anumang iba pang yunit tungkol sa pangangailangan para sa hindi awtorisadong tao (hindi mga empleyado) upang makapasok sa gusali ng kumpanya na may mga kadahilanan;
- isang kahilingan sa anyo ng isang memo na ipinadala sa departamento ng accounting para sa paglalaan ng mga materyal na mapagkukunan para sa ilang mga pangangailangan, atbp.
Mga napiling kaso para sa pagsusulat ng memo
Bagaman ang memo ay itinuturing na isang panloob na papel, ang isa sa mga varieties nito ay isang dokumento na ipinadala sa komisyon ng pagpapatotoo. Gayunpaman, ang paggamit ng mga malagkit na tala lamang para sa nagtatrabaho na komunikasyon ay mas karaniwan pa.
Paano magsulat ng memo?
Ang mga pangunahing patakaran para sa pagsusulat ng memo ay katulad sa anumang iba pa. Kasama nila ang pagsulat sa isang sheet ng format na A4, mga tagubilin kung kanino at kanino ito ipinadala, sertipikasyon ayon sa petsa at pirma. Ngunit paano magsulat ng memo bilang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan?
- sa gitna (pinapayagan din sa kaliwang bahagi ng sheet) isulat ang kaukulang pangalan ng dokumento;
- Mayroong dalawang mga pagpipilian para sa pagsulat ng petsa - kapwa sa ganap na mga numero ng Arabe at ang indikasyon ng buwan sa mga salita;
- sa pamagat, isang maikling paglalarawan ng mga nilalaman ng dokumento ay maaaring maidagdag sa pangunahing heading;
- Ang impormasyon tungkol sa nagpadala at tatanggap ay dapat kumpleto: pangalan, apelyido at patronymic, buong pangalan ng posisyon at departamento (unit) kung saan nakalakip ang posisyon na ito.
Nilalaman ng Tandaan ng Serbisyo
Ang sagot sa tanong kung paano sumulat ng memo ay kasama hindi lamang ang mga detalye at katangian ng dokumentong ito, kundi pati na rin kung ano ang dapat na nilalaman nito.
Ang papel na isinasaalang-alang ay hindi nangangailangan ng isang pahayag ng kakanyahan ng problema sa isang napaka-tuyo at opisyal na wika - pinahihintulutan ang libreng pagsasalaysay, gayunpaman, partikular na sumasalamin sa dahilan ng pagsulat.
Ang nilalaman ay karaniwang nahahati sa dalawang bahagi. Ang una sa mga ito ay tinatawag na preamble. Nag-uusap ito saglit tungkol sa kung ano ang nagtulak sa taga-draft upang magsulat ng memo at ipadala ito sa isang tukoy na empleyado.
Ang pangalawang bahagi ay itinuturing na pangunahing, ito rin ay mas malaki kaysa sa preamble. Kasama sa tekstong ito ang isang pahayag ng direktang kahilingan o mungkahi. Sa ito ay maaaring maidagdag ng isang pagsusuri ng sitwasyon, konklusyon at mga resulta.
Pormularyo
Kapag tinanong tungkol sa kung paano sumulat ng memo, ang ilang mga kumpanya ay nagbibigay lamang sa kanilang mga empleyado ng isang espesyal na form. Ngunit, dapat itong tandaan, hindi ito isang ipinag-uutos na pag-iisa - Nagbibigay ang GOST lamang ng mga probisyon ng pagpapayo (patungkol sa mga font, sukat at espasyo) nang walang isang aprubadong sample. Gayunpaman, kung umiiral ito sa isang partikular na kumpanya, mas mahusay na manatili ito.
Serbisyo at memo
Ang isang maliit na mas mataas sa tala, nabanggit kung paano naiiba ang opisyal at pag-uulat ng mga tala. Ngunit maraming mga tao ang may posibilidad na lituhin ang mga ito sa bawat isa.
Ang pinaka-karaniwang error ay:
- memo para sa empleyado mula sa empleyado hanggang sa boss (sa katunayan, isang ulat);
- tungkol sa pagtaas ng suweldo;
- tungkol sa promosyon.
Ang huling dalawa ay nagsasangkot ng paggamot hindi sa pahalang na antas, ngunit patayo, na itinanggi ang kahulugan ng isang memo.
Mahalaga: ang paghahati ng mga memo sa memo at paliwanag ng isang priori ay hindi tama.
Pagrehistro
Ang lahat ng mga memo ay naitala sa pagpapatala. Depende sa kung paano isinaayos ang mga gawaing papel sa bawat partikular na kumpanya, alinman sa isang gumuhit ng papel o sa isang tumanggap nito ay maaaring makitungo dito. Sa anumang kaso, ito ay bumabalik sa katotohanan na ang tala ng serbisyo ay itinalaga ng isang natatanging numero, na dapat ipahiwatig sa teksto nito.
Halimbawang memo
"Sales Department, Direktor ng Division Technology Information V. A. Kutsak
Memo
№ 19-43/102
Abril 13, 2015
Sa pagsubok sa katayuan ng isang PC para sa pagganap nito
Magsisimula mula 04/10/2015, ang mga regular na malfunction sa pagbebenta ay nangyayari sa personal na computer ng isang empleyado ng benta, si R. Maksimenko, lalo na: pag-reboot nang hindi ibinibigay ang utos na ito sa PC, ang mga problema sa pag-on / off, at pag-flick ng screen. Dahil sa inilarawan, hinihiling ko sa iyo na isagawa ang kinakailangang mga diagnostic ng mga espesyalista ng iyong kagawaran upang makita ang mga sanhi ng mga pagkakamali, pati na rin upang matagumpay na malutas ang mga ito. Iminumungkahi ko na ang mga resulta ng pagsubok ay ipinalabas sa pagsulat, na may kabuuan sa karagdagang mga aksyon: pag-aayos o pagpapalit ng makina.
Pinuno ng Kagawaran L. A. Kudryavtsev "
Ipagpalagay na ang PC ay hindi maaayos. Sa kasong ito, gumuhit kami ng isang memo upang isulat ang kagamitan.
Halimbawa ng tala ng decommissioning
"Sales Department, Direktor ng Logistik Kagawaran M. A. Oleinik
Memo
№ 21-45/104
Abril 16, 2015
Tungkol sa pag-decommission ng isang hindi naaangkop na PC
Simula Abril 10, 2015, ang mga regular na pagkakamali ay naganap sa personal na computer ng isang empleyado ng benta, si R. Maximenko. Ang mga diagnostic na isinasagawa bilang isang resulta ng mga espesyalista ng IT department ay nagpakita ng mga sumusunod: ang PC ay hindi angkop para sa karagdagang operasyon. Kaugnay nito, hinihiling kong isulat ang mga kagamitan sa itaas para sa hindi pagkilos.
Pinuno ng Kagawaran L. A. Kudryavtsev "
Bilang karagdagan sa kanya, kakailanganin mo ng isa pang tala - upang mapalitan ang mga kagamitan sa decommissioned.
Tala ng Pagpapalit ng Kagamitan
"Sales Department, Direktor ng Logistics Department M. A. Oleinik
Memo
№ 22-46/104
Abril 17, 2015
Tungkol sa pagpapalit ng isang sirang PC
Ang personal na computer ng isang espesyalista sa departamento na si Maksimenko R. D., ay na-decommissioned at kailangang mapalitan dahil sa kawalang-bisa (ayon sa doc. No. 20-44 / 103 ng 04/15/2015).Mangyaring magbigay ng mga bagong kagamitan na tumutugma sa mga decommissioned na mga parameter. Mangyaring ipaalam ang tungkol sa pagpapatupad sa pagsulat. Nalalapat ko sa tala ang ulat ng dibisyon ng teknolohiya ng impormasyon sa mga diagnostic at mga resulta nito.
Pinuno ng Kagawaran L. A. Kudryavtsev "
Sa konklusyon
Karaniwan, ang pagsusulat ng memo ay hindi nagiging sanhi ng mga problema. Ang dokumentong interstate na ito ay isang medyo pamilyar na paraan ng komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang antas ng gobyerno. Tanging ang "pagkalito" sa pagitan ng mga memo at memo ay maaaring maging sanhi ng mga kondisyon ng hadlang (ang artikulo ay nagpapahiwatig kung paano sila naiiba).
Sa ilang mga kumpanya, ang pagsasama ng mga memo ay naganap eksklusibo ayon sa ipinakilala at naaprubahang modelo (sa kasong ito mas mahusay na mag-stock up ng mga espesyal na form para sa kanila), sa iba pa ito ay higit pa sa libre.
Kapag pinagsama-sama ang dokumentong ito, ang isa ay dapat gabayan ng parehong mga patakaran tulad ng para sa iba pang mga papel - ang font at spacing ayon sa GOST, ang petsa at pirma para sa bisa ng tala.
Sa pangkalahatan, ang isang memo ay isang napaka-maginhawang toolkit, na madaling master at, kung ginamit nang tama, mayroong isang maayos at malinaw na gawain ng isang pangkat ng mga samahan. Nakakatulong ito upang mapanatili ang isang holistic na koneksyon sa pagitan ng mga kagawaran, at pinapalakas din ang istraktura na binubuo nila.
