เงื่อนไขการจัดเก็บของคำสั่งซื้อกับบุคลากร กฎระเบียบสำหรับการบัญชีและการจัดเก็บเอกสารบุคลากร

เป็นเรื่องสำคัญที่นายจ้างทุกคนจะต้องรู้ระยะเวลาในการเก็บคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร ท้ายที่สุดความปลอดภัยของเอกสารเป็นความรับผิดชอบของทุก บริษัท ไม่ควรรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของพนักงานเท่านั้น แต่ควรเก็บข้อมูลไว้ด้วย และไม่ล้มเหลว ไม่ใช่ทุกคนเท่านั้นที่รู้ว่าเอกสารนี้มีความหมายอย่างไร และยิ่งกว่านั้นหลายคนไม่เข้าใจหลักการจัดเก็บและบันทึกคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร รายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหาเหล พวกเขาจะช่วยให้เข้าใจว่ามีการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานมากน้อยเพียงใดรวมถึงเอกสารอื่น ๆ ที่สามารถนำมาประกอบกับเอกสารของบุคลากรได้

นี่คืออะไร

ขั้นตอนแรกคือการค้นหาว่าอะไรคือความเสี่ยง ออเดอร์คืออะไร ในแง่ของบุคลากร? ท้ายที่สุดก่อนที่คุณจะเริ่มจัดเก็บบางสิ่งคุณต้องเข้าใจเอกสารที่คุณต้องใช้ด้วย

คำสั่งซื้อบุคลากร - เอกสารกำกับดูแล แรงงานสัมพันธ์ ระหว่างพนักงานและนายจ้าง เอกสารนี้เป็นข้อมูลที่อาจบ่งบอกถึงไฟล์และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรม คำสั่งซื้อทั้งหมดแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

• เอกสารการจัดเก็บระยะยาว
• เอกสารระยะสั้น
• คำสั่งชั่วคราว

ดังนั้นแต่ละประเภทมีลักษณะของตัวเอง ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มศึกษาทฤษฎีการจัดเก็บและเอกสารทางบัญชีสำหรับบุคลากรใน บริษัท คุณต้องเข้าใจว่าเป็นเอกสารประเภทนี้หรือเอกสารใด หลังจากนั้นจะเป็นไปได้โดยไม่ละเมิดกฎที่จัดตั้งขึ้นเพื่อดำเนินกระบวนการที่ศึกษา ระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับคำสั่งซื้อบุคลากรคืออะไร? นายจ้างทุกคนควรรู้อะไรเกี่ยวกับช่วงเวลานี้

เอกสารระยะยาว

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะต้องพิจารณาเอกสารประเภทก่อนหน้านี้แต่ละประเภท ได้มีการกล่าวแล้วว่าสิ่งนี้จะช่วยให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าต้องเก็บรักษาเอกสารจำนวนเท่าใด แต่การบัญชีสำหรับหลักทรัพย์ทุกประเภทเหมือนกัน ดังนั้นคำถามมักตรงไปตรงมา เวลาเก็บของ เอกสารบุคลากร ขึ้นอยู่กับประเภทของกระดาษโดยตรง ที่แรกก็คือคำสั่งของการจัดเก็บระยะยาว ไม่ยากที่จะเดาได้ว่านายจ้างจะต้องนำมาพิจารณาและเก็บรักษาไว้เป็นเวลานาน เท่าไหร่กันแน่? เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง

สิ่งที่สามารถนำมาประกอบกับเอกสารนี้? เอกสารเหล่านี้อธิบายถึงความสัมพันธ์ของการจ้างงานระหว่างนายจ้างกับผู้ใต้บังคับบัญชาและบ่งชี้ถึงปัจจัยการทำงานที่สำคัญ สิ่งที่สามารถนำมาประกอบกับพวกเขา? นี่คือ:

1. สัญญาการจ้างงานที่มีคำสั่งงาน
2. เอกสารแปล
3. คำสั่งในการจัดตั้งเงินเดือนที่แน่นอนในตำแหน่งเฉพาะ
4. ใบรับรองการยืนยันรางวัลหรือโบนัสของพนักงาน
5. เอกสารเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ (ยาวต่างประเทศ)
6. ไฟล์ส่วนตัว
7. กรอกแบบฟอร์มใบสมัครในระหว่างการจ้างงาน
8. ยกเลิกคำสั่งซื้อ

ไม่ใช่โดยบุคลากร

ตอนนี้มันชัดเจนว่าเอกสารใดเป็นเอกสารระยะยาว สิ่งเดียวคือการสั่งซื้อพนักงานคือกระดาษซึ่งหมายถึงบุคลากร แต่มีข้อยกเว้นเล็กน้อยกับกฎ มันควรจะจำได้

คุณกำลังพูดเรื่องอะไร ไม่ใช่คำสั่งการจ้างงานทั้งหมดพร้อมกับสัญญาจ้างงานเป็นคำสั่งซื้อจากบุคลากร เอกสารที่คล้ายกันมีข้อยกเว้น มีคำสั่งที่เรียกว่าสำหรับกิจกรรมหลัก เหล่านี้รวมถึงต่อไปนี้:

• สัญญาจ้างที่มีคำสั่งซื้อที่เหมาะสม
• การเปลี่ยนแปลงในข้อตกลงแรงงาน (สำหรับการย้ายไปตำแหน่งอื่นเช่น)
• เอกสารเกี่ยวกับการเลิกจ้างของเฟรม

มันควรจะสังเกตว่าสำหรับกิจกรรมหลักหลักทรัพย์เหล่านี้จะได้รับการพิจารณาเฉพาะในความสัมพันธ์กับบุคคล โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้คือผู้บริหารของ บริษัท เช่นเดียวกับนักบัญชีหัวหน้างานเจ้าหน้าที่ บุคลากรเหล่านี้มักถูกกำหนดไว้ในกฎบัตรของ บริษัท ควรจำกฎนี้ไว้ถ้านายจ้างต้องการค้นหาคำสั่งในการเก็บคำสั่งซื้อของบุคลากร ไม่ใช่เอกสารทั้งหมดที่อยู่ในหมวดหมู่นี้

การจัดเก็บข้อมูลระยะสั้น

ถัดไปคุณต้องเข้าใจสิ่งที่สามารถนำมาประกอบกับเอกสารการจัดเก็บระยะสั้น แน่นอนการบัญชีบางประเภทของคำสั่งซื้อบุคลากรในสถานการณ์นี้จะทำ แต่หลังจากนั้นไม่นานเอกสารดังกล่าวจะถูกทำลาย สิ่งที่สามารถนำมาประกอบกับหมวดหมู่นี้? เอกสารของการจัดเก็บระยะสั้นเรียกว่าคำสั่งซึ่งควบคุมการปฏิบัติงานโดยพนักงานของกิจกรรมแรงงานเฉพาะ นั่นคือเอกสารเหล่านี้ไม่ใช่เอกสารที่ร้ายแรงเช่นเอกสารเรื่องการเลิกจ้างหรือสัญญาจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเราสามารถแยกแยะ:

1. คำสั่งซื้อสำหรับวันหยุด
2. เส้นทางการเดินทางระยะสั้น
3. เอกสารแสดงความหลากหลายของการลงโทษทางวินัย
4. คำสั่งให้ส่งบุคลากรไปฝึกอบรมหรือศึกษาต่อเนื่อง

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด กฎการจัดเก็บสำหรับเอกสารที่ศึกษามีคุณสมบัติและความแตกต่างมากมาย นอกเหนือจากตัวเลือกที่พิจารณาแล้วหนึ่งสามารถแยกเก็บข้อมูลชั่วคราวและถาวร กรณีเหล่านี้ไม่ธรรมดาเกินไป

ชั่วคราวและถาวร

เอกสารชั่วคราวคือคำสั่งซื้อและคำแนะนำใด ๆ ที่ไม่ได้มีบทบาทสำคัญในการทำงาน พวกเขามักจะมีความสำคัญในบางจุด และหลังจากที่พวกเขาไม่ต้องการอีกต่อไปพวกเขาจะถูกทำลาย นอกจากนี้ยังมีคำสั่งซื้อสำหรับการจัดเก็บถาวร ส่วนใหญ่แล้วไฟล์ส่วนตัวของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่กำหนดไว้ในกฎบัตรของ บริษัท จะแตกต่างจากเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร การบัญชีและการจัดเก็บเอกสารดังกล่าวดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และมันก็ถูกทำลายหลังจากปิด บริษัท ไปแล้วเท่านั้น

เวลานาน

ระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับคำสั่งซื้อบุคลากรคืออะไร? มันได้รับการกล่าวแล้วว่ามากขึ้นอยู่กับชนิดของหลักทรัพย์ในคำถาม มีเอกสารสำหรับการจัดเก็บข้อมูลระยะยาว ควรจัดระบบและพิจารณาตามกฎที่กำหนดไว้ และเอกสารดังกล่าวจะถูกเก็บไว้เป็นเวลานาน

เนื่องจากมีเพียงบาง บริษัท เท่านั้นที่สามารถทำงานได้เป็นเวลานานหลังจากเปิดตัวเราสามารถพูดได้ว่ากระดาษเก็บข้อมูลระยะยาวไม่ควรถูกทำลายอย่างต่อเนื่อง ทำไม? ความจริงก็คือคำสั่งบุคลากรของหมวดหมู่นี้ถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี และหลังจากช่วงเวลานี้คุณสามารถทำลายล้าง มีเพียงบาง บริษัท เท่านั้นที่ทำงานได้มากกว่าระยะเวลาที่กำหนด

มันสั้นหรือเปล่า

และระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับเอกสารบุคลากรที่จัดเป็นระยะสั้นคืออะไร? เอกสารดังกล่าวอาจยังคงผ่านขั้นตอนการทำลายโดยไม่ต้องปิดกิจการหรือเลิกกิจการ เอกสารระยะสั้นมักจะเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี ในบางกรณี (ถ้ามีการกำหนดไว้ในกฎบัตร) - 10 แต่ไม่มาก

เกี่ยวกับการบัญชีและการเก็บรักษา

คำสั่งบุคลากรเก็บไว้กี่คำ? ตอบคำถามนี้ไม่ยาก ตอนนี้คุณสามารถใส่ใจกับกฎการบัญชีสำหรับเอกสารเหล่านี้ นี่เป็นจุดสำคัญที่นายจ้างทุกคนควรรู้ ท้ายที่สุดถ้ามีเอกสารใด ๆ ที่เก็บไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่งคุณต้องเก็บบันทึกสิ่งเหล่านี้ไว้มิฉะนั้นคุณอาจสูญเสียคำสั่งซื้อที่สำคัญ

ขณะนี้มีที่เก็บเอกสารหลายประเภท ใน บริษัท ใด ๆ พวกเขาจะต้องดำเนินการ ตอนนี้ บริษัท จะต้องสร้างรายการบัญชีพิเศษสำหรับหลักทรัพย์ของพวกเขาในบุคลากรทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์โดยวิธีการที่สองสามารถถูกทอดทิ้ง แต่ต้องนำเสนอรูปแบบกระดาษที่ยอมรับกันโดยทั่วไป แต่จะทำบัญชีอย่างไร หลักการสำหรับรุ่นอิเล็กทรอนิกส์และวัสดุเหมือนกัน เกี่ยวกับพวกเขาต่อไป

หลักการบัญชีพื้นฐาน

ดังนั้นการบัญชีสำหรับคำสั่งซื้อบุคลากรเป็นเรื่องที่รับผิดชอบและถูกควบคุมโดยมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไป เอกสารบุคลากรทั้งหมดจะต้องลงทะเบียน หากยังไม่เสร็จสิ้นคุณไม่สามารถจัดเก็บเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นได้ ไม่มีการลงทะเบียน - ไม่มีเอกสาร กระบวนการนี้มีความหมายอย่างไร?

การลงทะเบียนคำสั่งซื้อบุคลากรคือการโอนรายละเอียดที่เขียนไว้ในเอกสารลงในแบบฟอร์มเอกสารพิเศษพร้อมการกำหนดหมายเลขและวันที่อนุมัติกระดาษตามที่บันทึกไว้ในภายหลัง นั่นคือด้วยการตีความกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องกำหนดชื่อดิจิทัลให้กับแต่ละคำสั่ง และเขียนมันในรูปแบบเดียวหรืออีกรูปแบบหนึ่ง นี่คือรายการที่จำเป็น

ข้อมูลจะถูกบันทึกในการลงทะเบียนคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร นอกจากนี้รายการจะเกิดขึ้นในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และที่เก็บ นี่เป็นวิธีเดียวที่จะบันทึกและจัดเก็บเอกสารได้อย่างสมบูรณ์ บริษัท จัดให้มีตัวเลือกแบบฟอร์มฟรีสำหรับการบันทึกเอกสาร กฎบัตรควรมีกฎตามคำสั่งซื้อทั้งหมด (หรือคำสั่งใด ๆ ) ที่เก็บไว้ทั้งในแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ มันเป็นที่น่าสังเกตว่าย่อหน้าแรกมักจะบังคับ เป็นเอกสารวัสดุที่สามารถยืนยันใบสั่งเฉพาะได้

สั่งซื้อวารสาร

วิธีปฏิบัติที่พบบ่อยที่สุดของการบันทึกและจัดเก็บเอกสารเป็นหนังสือสั่งซื้อที่ออกโดย บริษัท สำหรับบุคลากร เอกสารนี้เป็นสมุดบันทึกขนาดเล็ก มันมีจำนวนการสั่งซื้อเช่นเดียวกับข้อมูลหลักของพวกเขา (รายละเอียด) ตัวอย่างเช่นชื่อและวันที่อนุมัติ สมุดรายวันของคำสั่งซื้อบันทึกกระดาษของการจัดเก็บถาวรระยะยาวและระยะสั้น แต่ถ้าเรากำลังพูดถึงเอกสารชั่วคราวก็ไม่ควรป้อนลงในสมุดบันทึก นอกเสียจากว่า บริษัท จะจัดทำกฎบัตรสำหรับวารสารแยกต่างหากมีไว้สำหรับคำสั่งซื้อชั่วคราว มันเต็มไปถึงที่สุด ทันทีที่แผ่นงานที่ว่างเปล่าสิ้นสุดคุณต้องป้อนเอกสารทางบัญชีใหม่ในการดำเนินการ อันเก่าถูกยื่นและส่งไปเก็บ โดยวิธีการนี้เป็นกระดาษบัญชีคงที่

บันทึก

โดยไม่คำนึงถึงการสั่งซื้อบุคลากรกำลังพูดถึงแต่ละ บริษัท จัดให้มีการจัดเก็บเอกสาร นี่คือรูปแบบการบัญชีกระดาษที่พบบ่อยที่สุด และทั้งหมดของพวกเขา ไม่จำเป็นต้องอยู่ในบุคลากร ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรหลังจากที่พวกเขาไม่ต้องการอีกต่อไป หรือผู้ที่ดำเนินการอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน ทันทีที่เซ็นชื่อ สั่งเลิกจ้าง เช่นเดียวกับกรณีปิดมันจะต้องถูกส่งไปยังที่เก็บสำหรับการจัดเก็บในช่วงเวลาที่กำหนด มีการเรียงลำดับข้อมูลหลายประเภท แต่เพิ่มเติมในภายหลัง

เริ่มต้นด้วยควรสังเกตว่าเอกสารสำคัญสามารถนำเสนอในรูปแบบกระดาษ (จำเป็น) และอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่คำนึงถึงสิ่งนี้ บริษัท เลือกหลักการของการจัดระเบียบข้อมูลที่เก็บไว้ ข้อมูลที่เก็บถาวรมีสินค้าคงคลัง มันมีรายการสั้น ๆ ของเอกสารที่เก็บไว้ทั้งหมด การเก็บถาวรเอกสารเป็นรูปแบบการบันทึกข้อมูลที่สะดวกที่สุด มันถูกใช้ทั้งในกระดาษและในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ควรสังเกตว่าเอกสารชั่วคราวจะไม่ถูกเก็บถาวร พวกเขาจะแนบไปกับหลักทรัพย์หลักแล้วทำลาย ขอแนะนำให้ส่งคำสั่งซื้อที่เก็บข้อมูลชั่วคราวทั้งหมดไปยังสถานที่ที่แยกต่างหากและไม่ควรรวมเข้ากับคำสั่งซื้อระยะยาวหรือระยะสั้น

เคล็ดลับการจัดระบบ

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบุคลากรนั้นเป็นที่เข้าใจได้ โดยปกติแล้วจะมีอายุ 5 และ 75 ปี แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด จำเป็นต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับจดหมายเหตุหลังจากลงทะเบียนคำสั่งซื้อรวมถึงการวางคำสั่งซื้อลงในไฟล์เก็บถาวรก็จำเป็นต้องจัดระบบข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด เพื่อจุดประสงค์นี้ บริษัท ใช้หลักการหลายประการ:

• การจัดเก็บเอกสารในโฟลเดอร์แยกที่มีการแบ่งเป็นเอกสารระยะสั้นและระยะยาว ขอแนะนำให้คุณอย่ารวมเอกสารทั้งหมดเข้าด้วยกัน
• จัดระบบตามปีเดือนและวันที่ แต่ละโฟลเดอร์ที่มีเอกสารเป็นคำสั่งของช่วงเวลาหนึ่ง ภายในเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดวางโดยคำนึงถึงการลงทะเบียนในวารสารการบัญชี (สำหรับเดือนและวัน) ดังนั้นงานในการค้นหาเอกสารเฉพาะจะอำนวยความสะดวก
• การใช้ตำแหน่งโดยหมายเลขคำสั่งซื้อโดยคำนึงถึงลำดับตัวอักษร ภายในแต่ละโฟลเดอร์ขอแนะนำให้จัดระบบตามหมายเลขคำสั่งซื้อเช่นเดียวกับตัวพิมพ์ใหญ่

ในตอนท้ายของการบัญชี

จะทำอย่างไรหลังจากการหมดอายุของการจัดเก็บเอกสารในคลังข้อมูล? บริการพิเศษใน บริษัท ตรวจสอบเอกสาร จากนั้นเขาก็จัดระบบพวกเขาและออกคำสั่งให้ทำลายล้าง โดยทั่วไปแล้วเอกสารจะถูกเบิร์นหรือส่งผ่านเครื่องทำลายเอกสาร ไม่ว่าในกรณีใดคำสั่งซื้อจะไม่สามารถถูกโยนทิ้งได้ มันแม่นยำที่จะทำลายพวกเขา ในการกำหนดเอกสารให้กับประเภทหนึ่งหรือประเภทอื่นจะมีค่าคอมมิชชั่นพิเศษที่เกี่ยวข้อง เธอชื่นชมความสำคัญของคำสั่งกำหนดอายุการเก็บ และจากนั้นพวกเขาจะถูกวางไว้ในคลังเก็บในรูปแบบเดียวหรืออื่น