ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน: การออกแบบตัวอย่าง

พนักงานของแผนกบุคคลจะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนและตรงตามวัตถุประสงค์เกี่ยวกับพนักงานทุกคนขององค์กรที่อยู่ในพนักงาน เอกสารของบันทึกส่วนบุคคลซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมมืออาชีพของพนักงานแต่ละคนจะถูกเก็บรวบรวมในรูปแบบของเอกสาร ต่อไปเราจะพิจารณาว่าการสร้างไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานในองค์กรนั้นเป็นอย่างไร

ข้อมูลทั่วไป

เอกสารสำหรับพนักงานมีความจำเป็นต้องจัดระบบข้อมูลที่มีอยู่ให้สรุปได้ในที่เดียว ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานตัวอย่างที่จะแสดงด้านล่างนี้เป็นชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ:

• การจ้าง
• กระบวนการส่งเสริมการขาย
• ปฏิบัติตามกฎระเบียบวินัยแรงงาน
• การยุติความสัมพันธ์กับนายจ้างและอื่น ๆ

ประเภทหลักของพนักงาน

ควรสังเกตว่าการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานนั้นไม่บังคับใช้กับพนักงานทุกคน ตัวอย่างคือกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 79 ซึ่งให้การลงทะเบียนภาคบังคับของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่อยู่ในราชการพลเรือน สำหรับคนงานอื่น ๆ ขั้นตอนการรวบรวมเอกสารสามารถกำหนดได้โดยการกระทำตามกฎระเบียบของธรรมชาติในท้องถิ่น ไฟล์ส่วนบุคคลอาจถูกเก็บไว้โดยพนักงานต่อไปนี้:

1. ผู้จัดการ (หัวหน้าองค์กรผู้แทนผู้ช่วย)
2. หัวหน้าหน่วยงานโครงสร้างและเจ้าหน้าที่
3. ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ (หลัก)
4. คนงานต้องรับผิด
5. พนักงานที่รวมอยู่ในการสำรองบุคลากรเพื่อถ่ายโอนไปยังตำแหน่งที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ
6. ผู้เชี่ยวชาญให้บริการกิจกรรมของเครื่องมือการจัดการองค์กร

ประโยชน์ของการรวบรวมเอกสาร

ควรสังเกตว่าไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานเป็นแหล่งข้อมูลที่สะดวกมากเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน ในโฟลเดอร์เดียวสำเนาทั้งหมดของเอกสารส่วนตัวของพนักงานคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับเขาและอื่น ๆ จะถูกรวบรวม สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำให้สมบูรณ์ที่สุด ลักษณะสำหรับพนักงาน เพื่อสังเกตข้อดีของเขาหรือในทางกลับกันการละเมิดและการละเมิดใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประกอบอาชีพในองค์กร

การกระทำภายในขององค์กร: ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน

เอกสารจะถูกรวบรวมและรวบรวมโดยพนักงานหลายคนตามดุลยพินิจของผู้บริหาร หากโฟลเดอร์ที่มีเอกสารส่วนตัวสำหรับพนักงานทุกคนควรแนะนำให้สร้างการกระทำในท้องถิ่นที่เหมาะสม นอกจากนี้ควรรวมส่วนที่จัดไว้ให้เพื่อเปิดไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานสำหรับพนักงานเต็มเวลาแต่ละคนรวมถึงบุคลากรด้านเทคนิคด้วย ที่องค์กรบางแห่งผู้จัดการต้องการพัฒนาการกระทำที่แยกต่างหากซึ่งแก้ไขข้อเฉพาะทั้งหมดของการรวบรวมเอกสาร

ความแตกต่างหลัก

ไม่ว่ารูปแบบของกฎระเบียบในการรวบรวมเอกสารสำหรับพนักงานเมื่อทำงานกับพวกเขาคุณควรพิจารณา:

1. หมวดหมู่ของพนักงานที่ยื่นไฟล์ส่วนบุคคล มันจะเป็นพนักงานทั้งหมดหรือจะแยกเป็นกลุ่มเท่านั้น ตัวอย่างเช่นสามารถเป็นผู้จัดการของแผนกการจัดการทั้งหมดเท่านั้น
2. วิธีการรวบรวมไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน ตัวอย่างควรมีส่วนและคอลัมน์ที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญถูกป้อน
3. องค์ประกอบของเอกสารที่รวบรวมไว้ในเอกสาร ในเวลาเดียวกันมันจะระบุว่าเอกสารใดที่ยื่นในรูปแบบของสำเนาและที่อยู่ในต้นฉบับ
4. คำสั่งที่รวบรวมเอกสาร
5. กฎระเบียบสำหรับการทำความคุ้นเคยกับพนักงานกับเอกสารเกี่ยวกับเขา
6. ขั้นตอนการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน

เอกสารที่จำเป็นสำหรับงานนอกเวลาหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานดำรงตำแหน่งที่จำเป็นต้องใช้ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานหรือไม่ ในเวลาเดียวกันเอกสารใหม่มักจะเริ่มต้นสำหรับตัวจับเวลาภายนอกและสำหรับโฟลเดอร์ภายในเอกสารที่เกี่ยวข้องจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่มีอยู่ หากองค์กรจัดให้มีการดำเนินการบังคับของกิจการส่วนตัวในการตรากฎหมายแล้วพวกเขาก็จะถูกวางในงานนอกเวลาตามขั้นตอนที่กำหนดไว้

สำหรับพนักงานนอกเวลาเอกสารจะถูกรวบรวมตามกฎทั่วไปที่กำหนดไว้ในแต่ละองค์กร ตามศิลปะ 283 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานซึ่งเป็นพลเมืองเมื่อทำการแต่งตั้งให้เขาโพสต์พร้อมกันแสดงหนังสือเดินทางหรือเอกสารอื่น ๆ ที่รับรองตัวตนของเขา หากตำแหน่งนั้นต้องการความรู้พิเศษนายจ้างมีสิทธิ์ถามผู้เชี่ยวชาญในอนาคตเพื่อเสนอประกาศนียบัตรหรือเอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับการศึกษาหรือการฝึกอบรม (หรือสำเนารับรองอย่างถูกต้อง) เมื่อสมัครองค์กรที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยากหรืออันตราย (อันตราย) นายจ้างอาจต้องการใบรับรองธรรมชาติและเงื่อนไขของกิจกรรม ณ สถานที่หลักของพนักงาน ต้องส่งสำเนาของเอกสารที่ส่งไปยังไฟล์ส่วนตัว

การรวบรวมเริ่มต้น

การสร้างไฟล์ส่วนบุคคลนั้นดำเนินการเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลเอกสารที่เป็นระเบียบเกี่ยวกับพนักงานโดยตรงในกระบวนการแก้ไขปัญหาแรงงานสัมพันธ์กับพวกเขา การรวบรวมเป็นกฎที่ทำในโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคน รูปแบบของการดำเนินเรื่องส่วนตัวนี้ถือเป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในการจัดระเบียบข้อมูล ในเวลาเดียวกันก็ต้องจำไว้ว่ามันเป็นสิ่งต้องห้ามที่จะได้รับการประมวลผลและแนบไปกับข้อมูลพิชัยสงเคราะห์แสดงความเชื่อทางการเมืองศาสนาและอื่น ๆ ของเขาชีวิตส่วนตัวสมาชิกในองค์กรภาครัฐรวมถึงสหภาพแรงงาน

ข้อกำหนดพื้นฐาน

ในทางปฏิบัติเมื่อรวบรวมไฟล์ส่วนบุคคลเอกสารจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ บนปกของมันติดหมายเลขซีเรียลที่กำหนดให้กับเอกสาร ภายใต้มันไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานมีการลงทะเบียนในวารสารที่เกี่ยวข้อง (หนังสือ) ของการบัญชี ข้อกำหนดนี้มีอยู่ในศิลปะ 695 วรรค b ของรายการเอกสารแบบเก็บถาวรที่สร้างขึ้นในกระบวนการทำงานของหน่วยงานของรัฐหน่วยงานท้องถิ่นที่มีการระบุระยะเวลาการจัดเก็บ หลังจากพนักงานออกจากองค์กรเอกสารของเขาจะถูกลบออกจากโฟลเดอร์ จากนั้นไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกดำเนินการเพื่อถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรและฝาก

ข้อมูลวารสารการบัญชี (หนังสือ)

เอกสารนี้อาจมีข้อมูลต่อไปนี้:

1. หมายเลขพิชัยสงคราม
2. ชื่อเต็ม ผู้เชี่ยวชาญ
3. จำนวนชุดเอกสารเริ่มต้น
4. วันที่ถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร
5. ข้อมูลอื่น ๆ ที่มีให้ นโยบายภายในประเทศ บริษัท

การดำเนินการครั้งแรกเกี่ยวข้องกับการจัดกลุ่มเอกสารที่เป็นพยานในการจ้างงานของพลเมืองและจากนั้นข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมระดับมืออาชีพของพนักงานในองค์กร

รายการข้อมูลหลัก

ในการออกกฎหมายรายชื่อของเอกสารที่ควรรวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคลไม่ได้ถูกกำหนดไว้ สำหรับข้าราชการมันมีให้ว่าเอกสารของพวกเขามีข้อมูลส่วนบุคคลและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเข้าใช้บริการผ่านมันและเลิกจ้าง ข้อมูลส่วนบุคคลรวมถึงข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ เอกสารประกอบด้วย:

1. รายการเอกสารภายใน
2. แผ่นลงทะเบียนส่วนบุคคลหรือแบบฟอร์มใบสมัคร
3. อัตชีวประวัติ
4. สำเนา:

• เอกสารแสดงตน
• ใบรับรองการประกันภัย;
• TIN (ถ้าให้บริการโดยพนักงาน);
• ใบรับรองการลงทะเบียนทางทหารสำหรับทหารเกณฑ์และพลเมืองที่อยู่ภายใต้ร่าง
• หลักทรัพย์ยืนยันสิทธิ์ของผู้เชี่ยวชาญในการหักภาษีซึ่งมีให้ในรูปแบบงานศิลปะ 218 รหัสภาษี;
• ใบรับรองการกำหนดระดับข้อ จำกัด ด้านความพิการความพิการ (เมื่อจัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญ)
• คำสั่ง (คำสั่งซื้อ) เกี่ยวกับการเข้าสู่รัฐ;
• รายละเอียดงาน
• ข้อตกลงในการยอมรับความรับผิด (ถ้าตำแหน่งมีไว้สำหรับมัน);
• สัญญาแรงงาน (ถ้าต้นฉบับถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหาก)

5. เอกสารเกี่ยวกับการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับที่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย (ถ้าการปฏิบัติหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลดังกล่าว)

6. ผลการตรวจสุขภาพเบื้องต้น (การตรวจ) ซึ่งดำเนินการเพื่อสร้างความเหมาะสมในระดับมืออาชีพ (ในกรณีที่กฎหมายกำหนด)

เอกสารเพิ่มเติม

ในระหว่างการทำงานของผู้เชี่ยวชาญอาจมีการยื่นเอกสารต่อไปนี้ในไฟล์ส่วนตัวของเขา:

1. สำเนาของข้อตกลงไปยังสัญญาหลัก (หรือสำเนา)
2. การแจ้งเตือนของการเปลี่ยนแปลงในเงื่อนไขของสัญญาแรงงานที่ริเริ่มของนายจ้าง
3. สำเนา:

• รายงานและบันทึกอธิบายคำชี้แจงและคำร้องของพนักงานในประเด็นต่าง ๆ ;
• คำสั่งซื้อ (คำสั่งซื้อ) เกี่ยวกับการโอนพนักงานไปยังกิจกรรมอื่น (ตำแหน่ง) เกี่ยวกับการยกเลิกการลงโทษทางวินัย, แรงจูงใจ, การสิ้นสุดของกิจกรรมที่องค์กร;
• สมุดแรงงาน

4. ผลการตรวจสุขภาพเป็นระยะ (จำเป็น)

5. เอกสารรับรอง (ถ้าตำแหน่งต้องการมาตรการเหล่านี้)

6. เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญในองค์กร

ภาพผู้เชี่ยวชาญ

เธอยังอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล โดยทั่วไปแล้วจะใช้ภาพถ่าย 4x6 บนหลังเขียนชื่อเต็ม ลูกจ้าง ขอแนะนำให้เปลี่ยนรูปภาพอย่างน้อยทุก ๆ 5 ปีหรือเมื่อถึงอายุที่แน่นอน ปัญหานี้ได้รับการควบคุมตามดุลยพินิจของเจ้าหน้าที่

เปลี่ยนรายละเอียด

ผู้ปฏิบัติงานด้านบุคลากรที่รับผิดชอบในการเตรียมการและดำเนินธุรกิจควรติดตามสถานะและข้อมูลการอัพเดททันเวลา ไม่จำเป็นต้องแก้ไขแบบสอบถามหรือแผ่นลงทะเบียนรวมถึงต้องการผู้เชี่ยวชาญเพื่อกรอกกระดาษอีกครั้ง การปรับเปลี่ยนทั้งหมดทำขึ้นจากการวาดภาพการกระทำเดี่ยว ๆ พวกเขาจะเรียกว่าการเพิ่มไปยังส่วนเฉพาะ (นอกเหนือจากแบบสอบถามเช่น) ตามกฎแล้วจะมีการนำเสนอในรูปแบบตาราง การพัฒนารูปแบบที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนายจ้าง