ทำไมคุณต้องการสินค้าคงคลังของเอกสาร?

การทำงานขององค์กรใด ๆ ตามกฎเกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก นี่คือการโต้ตอบที่เข้ามาและคำตอบที่ส่งไปยังคำสั่งซื้อและคำสั่งต่าง ๆ ของพนักงานคำแนะนำทางเทคนิคและรายงานบัญชี ทั้งหมดของพวกเขาต้องการบัญชีที่เหมาะสมและการเพิ่มประสิทธิภาพ หนึ่งในตัวเลือกสำหรับการแก้ไขปัญหานี้คือรายการของเอกสาร

ตามที่กฎหมายกำหนด

ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในสำนักงานที่องค์กรรู้ดีว่าคลังเอกสารคืออะไร ในระหว่างปีมีกระดาษจำนวนมากผ่านเข้ามา พวกเขาทั้งหมดมีความสำคัญและแต่ละคนมีบทบาทพิเศษในการแก้ปัญหานี้หรือปัญหานั้น มันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทิ้งกระเป๋าใบนี้เนื่องจากเอกสารเหล่านี้แต่ละฉบับมีระยะเวลาการเก็บรักษาที่แน่นอนในระหว่างที่ใช้ได้และอาจมีประโยชน์ โดยทั่วไปแล้วเอกสารดังกล่าวมักจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บเอกสารซึ่งอยู่ตลอดเวลา

เมื่อใดก็ตามที่พวกเขาสามารถนำมาจากที่นั่นและใช้ตามที่ตั้งใจไว้ ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง“ เกี่ยวกับจดหมายเหตุ” ของเดือนตุลาคม 2547 รายการทั้งหมดที่เป็นไปได้ ประเภทของเอกสาร และแต่ละคนมีกำหนดเวลาที่พวกเขาจะต้องอยู่กับเจ้าของ แต่จะคำนึงถึงเอกสารจำนวนมากที่ได้รับสำหรับการจัดเก็บได้อย่างไร สำหรับเรื่องนี้มีสินค้าคงคลังของเอกสาร มันถูกรวบรวมโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บถาวรและเป็นการเพิ่มเติมภาคบังคับสำหรับแต่ละโฟลเดอร์หรือกรณีที่ส่งสำหรับการจัดเก็บระยะยาว

ส่งเอกสารสำคัญ

เลขานุการขององค์กรมักจะจัดทำเอกสารสินค้าคงคลัง นี่ไม่ได้หมายความว่าการลงทะเบียนของจดหมายโต้ตอบที่เข้าหรือออก สำหรับเรื่องนี้เลขานุการแต่ละคนมีวารสารพิเศษ มีการบันทึกช่วงเวลาของการรับหรือส่งจดหมายตามวันที่ผู้รับและเจ้าหน้าที่บริหาร สินค้าคงคลังในบางกรณีอาจอยู่ในการติดต่อดังกล่าว

ตัวอย่างเช่นองค์กรส่งแพคเกจเอกสารไปยังที่อยู่ พวกเขาไม่สามารถใส่ในซองจดหมายและโยนลงในกล่องโดยติดตราประทับ รับประกันได้ที่ไหนว่าเอกสารจะถึงเต็ม? แน่นอนถ้าสิ่งเหล่านี้เป็นแผ่นพับหรือแผ่นพับที่ง่ายก็ไม่ต้องกังวล สามารถส่งได้ตลอดเวลา แต่บางครั้งคุณต้องส่งเอกสารร้ายแรงตามคำขออย่างเป็นทางการ ในกรณีนี้นอกเหนือจากหลักทรัพย์หลักจดหมายปะหน้าและสินค้าคงคลังควรอยู่ในแพ็คเกจซึ่งจะเป็นรายการเอกสารที่ส่งไปยังที่อยู่นี้

การโอนเอกสาร

พนักงานที่มีส่วนร่วมในการทำสัญญารู้ดีว่าสินค้าคงคลังของเอกสารคืออะไร คุณสามารถสร้างตัวอย่างด้วยตัวคุณเองได้อย่างง่ายดาย

สิ่งสำคัญคือกระดาษนี้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด:

• ชื่อของผู้ส่งนั้นเขียนไว้ที่มุมซ้ายบนหรือประทับตรา บริษัท
• ด้านขวาคือข้อมูลผู้รับ (ชื่อ บริษัท และชื่อเต็มของหัว)
• ด้านล่างตรงกลางคือชื่อ ตัวอย่างเช่นมันจะเป็น "รายชื่อของเอกสารที่จะส่งไปยังสัญญา" จำนวนและวันที่จะต้องระบุด้วย
• นอกจากนี้ยังมีการรวบรวมตารางแบบสุ่มซึ่งต้องมีอย่างน้อย 4 คอลัมน์ (จำนวนตามลำดับชื่อของเอกสารจำนวนและวันที่จำนวนสำเนาจำนวนแผ่น)
• หลังจากนั้นจะมีการบันทึกขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่โอนตามสินค้าคงคลังนี้ คุณต้องคำนวณจำนวนแผ่นรวมทั้งหมด
• ที่ด้านล่างสุดของหน้าจะมีการบันทึกว่าใครเป็นผู้โอนและรับเอกสารเหล่านี้พร้อมกับวันที่นามสกุลและตำแหน่ง

นี่คือรายการเอกสารที่พบบ่อยที่สุดตัวอย่างซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีสำหรับพนักงานทุกคนในแบบฟอร์มไปรษณีย์หมายเลข 107 สามารถส่งแบบฟอร์มพร้อมล่วงหน้าได้ที่ที่ทำการไปรษณีย์ใด ๆ เพื่อที่จะค่อยๆกรอกข้อมูลและตรวจสอบที่ทำงาน

รายละเอียดย่อยของการเก็บถาวร

พนักงานของหน่วยเก็บถาวรใด ๆ คุ้นเคยกับรายการเอกสารเคส มันทำในระหว่างการโอนหลักทรัพย์เพื่อการจัดเก็บ เอกสารนี้ ไม่ได้เป็นเพียงเนื้อหาของโฟลเดอร์เฉพาะ ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นจากเอกสารจำนวนมากได้ตลอดเวลา

คำสั่งรายงานและการลงทุนอื่น ๆ มีการจัดระบบและสรุปในตารางซึ่งควรมีหกคอลัมน์ที่ต้องการ:

• หมายเลขซีเรียล
• ดัชนีของเอกสารเฉพาะตามคำศัพท์
• วันที่ (วันที่ที่ระบุในการลงทะเบียน)
• ชื่อ (คำสั่งจดหมายสัญญา)
• หมายเลขชีต
• หมายเหตุ

โต๊ะสามารถมีขนาดค่อนข้างใหญ่ แต่ในกรณีใด ๆ ท้ายที่สุดควรมีการบันทึกขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่ระบุไว้ในนั้นรวมถึงจำนวนหน้าทั้งหมดที่คำนวณได้ ตอนนี้เมื่อมองเข้าไปในโฟลเดอร์ดังกล่าวคุณสามารถค้นหากระดาษที่ต้องการได้อย่างง่ายดายด้วยพารามิเตอร์ที่ต้องการโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษ

คุณสมบัติของสินค้าคงคลัง

รายการเอกสารภายในต้องใช้ความรู้พิเศษและความสนใจเป็นพิเศษจากคอมไพเลอร์ บางครั้งข้อผิดพลาดในการออกแบบทำให้กระดาษหายไปในกระแสข้อมูลจำนวนมาก เมื่ออยู่นอกสถานที่เธอบินหนีสายตา

ตัวอย่างเช่นสำหรับ กำหนดการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบภาษีต้องการรายงานเมื่อปีที่แล้วและมันถูกยื่นโดยประมาทพร้อมกับเอกสารอื่น ๆ มีสถานการณ์ที่พนักงานขององค์กรไม่สามารถยืนยันข้อมูลนี้หรือข้อมูลที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้ ความเข้าใจผิดดังกล่าวอาจส่งผลดีต่อองค์กรและลงโทษพนักงานที่รับผิดชอบในการให้ข้อมูลและจัดเก็บเอกสาร จำนวนของการสูญเสียขึ้นอยู่กับความสำคัญของข้อมูลที่ต้องการ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นี้บันทึกของเอกสารจะต้องถูกเก็บไว้อย่างเหมาะสม แน่นอนกระบวนการนี้มีความซับซ้อนและใช้เวลานาน นอกจากนี้ยังมีความจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงหลายขั้นตอนและลำดับขั้นตอน

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน

บริการบุคลากรขององค์กรหรือองค์กรก็เป็นส่วนที่ผ่านเอกสารต่าง ๆ มากมาย ส่วนใหญ่จะสะสมในไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน

พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในสถานที่จนกว่าจะเลิกจ้างและหลังจากนั้นจะถูกเก็บถาวร ในกรณีนี้เจ้าหน้าที่บุคลากรจะต้องจัดทำรายการสินค้าของไฟล์ส่วนบุคคล เป็นที่น่าสังเกตว่าในกฎหมายของรัสเซียไม่มีกฎเกณฑ์บางประการเกี่ยวกับการเตรียมการของตน กฎทั้งหมดนำมาจากยุคโซเวียต เพื่อให้สอดคล้องกับพวกเขาสินค้าคงคลังดังกล่าวควรเป็นตารางประเภทเจ็ดคอลัมน์:

• หมายเลขในใบสั่ง
• ดัชนีของเอกสารเฉพาะ
• วันที่
• ชื่อเรื่องและบทสรุปของเอกสาร
• หมายเลขชีต
• วันที่ที่เอกสารถูกรวมในไฟล์
• หมายเหตุสำหรับบันทึกพิเศษ

ในตอนท้ายที่สุดจะมีการคำนวณจำนวนเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในรายการ ทั้งหมดนี้ทำภายใต้ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่บุคลากรซึ่งระบุวันที่โอนคดี