เอกสารคือ ... ประเภทการจัดหมวดหมู่ฟังก์ชั่น

เนื่องจากความจริงที่ว่าในชีวิตประจำวันเราพบเอกสารที่ทำงานและที่บ้านอย่างต่อเนื่องเราต้องการอุทิศการสนทนากับพวกเขาต่อไป ลองมาดูกันว่าเอกสารคืออะไรและมีอยู่จริง

เอกสารคืออะไร

เอกสารคือข้อมูลที่บันทึกบนสื่อที่จับต้องได้ซึ่งมีรายละเอียดที่อนุญาตให้ระบุได้ มีคำจำกัดความอื่น ๆ ของแนวคิดนี้ ดังนั้นเราสามารถพูดได้ว่าเอกสารเป็นข้อมูลที่จัดเก็บโดยบุคคลและองค์กรเป็นหลักฐานของกิจกรรมหรือภาระผูกพัน

สาระสำคัญของเอกสาร

โดยทั่วไปคำจำกัดความที่มีอยู่ทั้งหมดของเอกสารจะเน้นลักษณะการให้ข้อมูล (สาระสำคัญ)

กฎหมายว่าด้วย "ข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศ" ระบุว่าข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่มีให้โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบและวิธีการยื่นของพวกเขา และนั่นหมายความว่าเมื่อแสดงในเอกสารเราสามารถบันทึกและถ่ายโอนข้อมูลที่มีอยู่ให้กับบุคคลอื่นและยังใช้ซ้ำ ๆ

ผู้ให้บริการข้อมูลที่มีเอกสารเป็นวัตถุที่ใช้ในการจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยในรูปแบบเสียงคำพูดและภาพ

จากที่กล่าวมาข้างต้นเราสามารถสรุปได้ว่าเอกสารดังกล่าวเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของงานภายในขององค์กรสถาบัน บริษัท ใด ๆ ซึ่งทำให้มั่นใจถึงการมีปฏิสัมพันธ์ของแต่ละหน่วยงาน แท้จริงแล้วมันคือข้อมูลที่เป็นเหตุผลในการตัดสินใจด้านการจัดการทั้งหมดรวมถึงหลักฐานการใช้งานและวัสดุสำหรับกิจกรรมเพิ่มเติม

ในขอบเขตการจัดการเอกสารเป็นรายการงานเนื่องจากการตัดสินใจใด ๆ จะถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร

สัญญาณภายนอกของเอกสารเป็นคุณสมบัติที่สะท้อนลักษณะของขนาดและรูปร่างวิธีการบันทึกและองค์ประกอบการออกแบบ ผู้แต่งสามารถเป็นได้ทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล เอกสารการทำงานใด ๆ หากดำเนินการอย่างถูกต้องมีผลบังคับตามกฎหมาย

รายละเอียดของเอกสาร

เอกสารเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเรียกว่าสิ่งที่ต้องมี เหล่านี้รวมถึง:

• ชื่อ;
• ผู้รับ;
• ผู้เขียน;
• วัน;
• ข้อความ
• ลายเซ็น;
• ความละเอียด;
• การอนุมัติและการอนุมัติ

ควรสังเกตว่าเอกสารต่าง ๆ มีรายละเอียดแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง จำนวนของพวกเขาขึ้นอยู่กับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่นมีหลายรายละเอียดที่ จำกัด โดยวิธีการถ้าอย่างน้อยหนึ่งของพวกเขาถูกระบุอย่างไม่ถูกต้องแล้วเอกสารจะถือว่าไม่ถูกต้อง

การบัญชีเอกสาร

เอกสารอะไรบ้างที่จำเป็นในการทำงาน ในด้านการจัดการองค์กรมีการใช้รูปแบบที่หลากหลาย ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการส่งเอกสารที่ไหนและเพื่อจุดประสงค์ใด

พวกเขาทั้งหมดไม่ได้อยู่ด้วยตัวเอง แต่อยู่ภายใต้การจัดระบบอย่างเข้มงวด กล่าวอีกนัยหนึ่ง บริษัท ใด ๆ จะเก็บบันทึกเอกสาร สิ่งนี้จำเป็นอย่างยิ่งประการแรกเพื่อให้ข้อมูลใด ๆ สามารถค้นหาได้ง่ายและในเวลาที่เหมาะสม

เอกสารส่วนตัวและเอกสารทางการ

เอกสารมีการจำแนกประเภทของตนเองด้วยเหตุผลต่างๆ ดังนั้นโดยกำเนิดพวกเขาเป็นส่วนตัวและเป็นทางการ

• ส่วนบุคคลถูกสร้างขึ้นนอกสถานที่ทำงาน มันสามารถโต้ตอบจดหมายบันทึกย่อ
• แต่อย่างเป็นทางการเป็นเอกสารขององค์กรวาดขึ้นในลักษณะที่แน่นอนและในรูปแบบที่จัดตั้งขึ้น

แต่ในกลุ่มของเอกสารอย่างเป็นทางการบุคคลที่มีความโดดเด่นเช่นหนังสือเดินทาง, ประกาศนียบัตร, ใบรับรอง, ใบอนุญาตมีถิ่นที่อยู่, สมุดงาน

เป็นที่ชัดเจนว่าเอกสารทางการส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในงานธุรการซึ่งส่วนใหญ่เป็นเอกสารการจัดการด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาฟังก์ชั่นการจัดการขององค์กรได้รับการตระหนักถึง: การวางแผนการเงินการควบคุมอุปทานและการบัญชี

การจำแนกเอกสาร

ตามวิธีการจัดทำเอกสารข้อมูลอาจมีลักษณะแตกต่างกัน:

• เขียน;
• ข้อความ
• ที่เขียนด้วยลายมือ;
• พิมพ์;
• อิเล็กทรอนิกส์
• เป็นภาพ

สามารถเป็นวิดีโอเสียงเอกสารภาพถ่ายรวมถึงสีขาวและร่าง อย่างที่คุณเห็นมีความหลากหลายมาก

ต้องการเอกสารอะไรบ้าง บัญชีการจัดการ? ทุกอย่างแน่นอน หลายคนอยู่ในองค์กรใด ๆ เป็นไปไม่ได้ที่จะได้มาโดยใช้เพียงเผ่าพันธุ์เดียว พวกเขาทั้งหมดมีความจำเป็นขึ้นอยู่กับสถานการณ์

เอกสารขาเข้าขาออกและภายใน

เอกสารขาเข้าและขาออก - เราทุกคนได้ยินเกี่ยวกับการจำแนกประเภทดังกล่าว ดังนั้นจำนวนทั้งสิ้นของเอกสารดังกล่าวทำให้เกิดผังเอกสารของทั้งองค์กร หลักทรัพย์ขาเข้าและขาออกขึ้นอยู่กับการบัญชีที่เข้มงวด พวกเขาจะถูกบันทึกไว้ในวารสารที่เกี่ยวข้องของการติดต่อขาเข้าและขาออก

ด้วยจำนวนปัญหาที่เพิ่มขึ้นเอกสารจะถูกแบ่งออกเป็นแบบเรียบง่ายและซับซ้อน ในคำถามแรกมีเพียงคำถามเดียวเท่านั้นที่เพิ่มขึ้น

ประเภทของข้อ จำกัด ในการเข้าถึงหลักทรัพย์

ตามความพร้อมใช้งานกระดาษถูกกำหนดเป็นความลับไม่ได้จัดประเภทและสำหรับการใช้งานทั่วไปอย่างเป็นทางการ ความลับถูกทำเครื่องหมายด้วยตราประทับลายเซ็นพิเศษ การใช้งานต้องได้รับอนุญาตพิเศษ และสำหรับการทำงานกับเอกสารอื่น ๆ ไม่จำเป็นต้องมีความคลาดเคลื่อน มันมีไว้สำหรับพนักงานขององค์กร

วิธีการนำเสนอข้อความของเอกสาร

โดยวิธีการนำเสนอเอกสารแบ่งออกเป็นดังนี้:

• ตัวอย่าง;
• พิมพ์หน้าจอ;
• บุคคล

ในแต่ละบทความงานนำเสนอจะเป็นไปตามสไตล์ของตัวเองราวกับว่ามาจากตัวของมันเอง เอกสารหน้าจอจะออกตามรูปแบบที่แน่นอนโดยใช้ชุดวลีมาตรฐาน ประเภทของกระดาษที่พบมากที่สุดคือแบบสอบถามหรือใบรับรอง ตามกฎแล้วพวกเขาจะพิมพ์บนแบบฟอร์มสำเร็จรูปซึ่งจากนั้นป้อนข้อมูลบางอย่าง

ต้องการเอกสารอะไรบ้างในการทำงานประจำวัน แน่นอนโดยทั่วไป พวกเขาถูกวาดขึ้นบนพื้นฐานของตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงและใช้ในสถานการณ์ที่คล้ายกัน เทมเพลตถูกสร้างขึ้นซึ่งถ้าจำเป็นจะถูกนำมาเป็นพื้นฐานในการแทรกข้อมูลเพิ่มเติมเท่านั้น บ่อยครั้งที่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารบางอย่างเพื่อขอรับเอกสารอื่นเช่นบริการภาษีหรือในกรณีอื่น ๆ

ประเภทเอกสารของแท้

ตามความเป็นจริงเอกสารจะแบ่งออกเป็นต้นฉบับสำเนาและทำซ้ำ เป็นที่ชัดเจนว่าต้นฉบับเป็นอินสแตนซ์เดี่ยวครั้งแรก มันได้รับการรับรองโดยตราประทับเปียกและลายเซ็น

สำเนาซ้ำซ้อนกับต้นฉบับซึ่งส่วนใหญ่จะออกให้เมื่อเอกสารต้นฉบับสูญหายและมีผลบังคับตามกฎหมาย แต่สำหรับสำเนาแม้ว่าพวกเขาจะตรงกับต้นฉบับ แต่ก็ไม่ได้มีอำนาจตามกฎหมายใด ๆ

แบ่งเอกสารตามระยะเวลาการเก็บและวิธีการโอน

ตามอายุการเก็บรักษาเอกสารจะแบ่งออกเป็นถาวรชั่วคราว (ระยะเวลาการเก็บรักษาได้ถึงสิบปี) และการจัดเก็บระยะยาว (มากกว่าสิบปี)

และโดยวิธีการส่งสัญญาณไปยังโทรเลขจดหมายโทรสารและข้อความ (อิเล็กทรอนิกส์)

อะไรก็ตามที่คุณพูดเอกสารได้เข้ามาในชีวิตของเราอย่างแน่นหนา ทุกวันเรากำลังติดต่อกับเอกสารทุกประเภท และไม่ว่าเราจะทำงานในด้านใดเราใช้เอกสารเพื่อรับและส่งข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้นเสมอ