ประเภทของเอกสาร เอกสาร: แนวคิดและประเภท

เอกสารเป็นวัตถุที่จับต้องได้ซึ่งมีข้อมูลบางอย่าง คำนี้มีรากภาษาละตินและแปลว่า "หลักฐานตัวอย่างหลักฐาน" ให้เราพิจารณาเพิ่มเติมว่าเอกสารประเภทใด

คำศัพท์

กฎหมายมีคำจำกัดความของเอกสาร มันเป็นสื่อกลางของข้อมูลที่ถูกบันทึกในรูปแบบของข้อความรูปภาพการบันทึกเสียงหรือการรวมกันของมัน เอกสารเกือบทุกประเภทมีรายละเอียดของตนเอง โดยองค์ประกอบเหล่านี้คุณสามารถระบุสื่อ มันถูกใช้เพื่อถ่ายโอนข้อมูลในพื้นที่และเวลาสำหรับการจัดเก็บและการใช้งานในภายหลัง คำจำกัดความนี้เป็นลักษณะของเอกสารในแง่ที่แคบ ในความหมายกว้างวัตถุต่าง ๆ สามารถทำหน้าที่เป็นสื่อเก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่นเอกสารถือได้ว่าเป็นหนังสือประติมากรรมและอื่น ๆ

คุณสมบัติที่สำคัญ

ปัจจุบันมีเอกสารหลายประเภท พวกเขาทั้งหมดมีคุณลักษณะเฉพาะที่โดดเด่นเป็นของตนเอง อย่างไรก็ตามพวกเขาทั้งหมดรวมกันโดยจุดประสงค์เดียว - พวกเขาจะใช้ในการส่งข้อมูลใด ๆ ผู้ให้บริการข้อมูลที่สำคัญที่สุดถือเป็นเอกสารพลเมือง พวกเขาทำหน้าที่เป็นใบรับรองในการระบุหนึ่งหรือบุคคลอื่นที่ระบุว่าพวกเขาเป็นสมาชิกของสมาคมใด ๆ หรือความสามารถในการดำเนินการหนึ่งหรือกิจกรรมอื่น ในระบบสารสนเทศบนมือข้างหนึ่งเอกสารเป็นวัตถุวัสดุที่โดดเด่นด้วยความซับซ้อนของค่าของคุณสมบัติ (รายละเอียดคุณลักษณะ) นั่นคือเมตาดาต้าของมัน นอกจากนี้เนื้อหาของข้อมูลที่นำเสนอและแก้ไขในนั้นจะมีการอธิบาย ซึ่งมักจะทำผ่านดัชนีหรือรหัส ตัวอย่างเช่นแพทย์เมื่อกรอกเอกสารทางการแพทย์บางอย่างให้ใช้รหัสแทนคำ

งานเสมียน

เอกสารประเภทต่างๆอาจเกี่ยวข้องกับปัญหาเดียว ในบางกรณีเพื่อลดความซับซ้อนของงานกับพวกเขาพวกเขาจะรวมกัน ชุดของสื่อเฉพาะสำหรับเรื่องเฉพาะเรียกว่าเอกสาร ในกระบวนการสร้างและออกแบบข้อมูลจะถูกบันทึก จะดำเนินการตามกฎบางอย่าง สิ่งนี้เป็นจริงอย่างยิ่งสำหรับกรณีที่เอกสารขององค์กรถูกสร้างขึ้น องค์กรต้องมีบุคคลที่จะบันทึกข้อมูลบนสื่อ ใด ๆ รวมถึงเอกสารทั่วไปของ บริษัท ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้น

หากไม่ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ข้อมูลสำคัญอาจสูญหาย ในหลักสูตรของเอกสารมีความจำเป็นต้องคำนึงถึงมาตรฐานทางกฎหมายที่มีอยู่ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดระดับชาติสำหรับการรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สำหรับการดำเนินการตามข้อกำหนดที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นจะมีการออกคำสั่งและกฎพิเศษและขั้นตอนการทำงานธุรการ ดังนั้นเอกสารทางบัญชีจะดำเนินการตาม PBU กฎเหล่านี้สร้างข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการรายงานเนื้อหา เพื่อให้งานง่ายขึ้นใช้รูปแบบของเอกสารที่ได้รับการอนุมัติในระดับรัฐบาล การใช้งานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กรที่ทำงานในด้านต่างๆ

คลาสเอกสาร

ผู้ให้บริการทั้งหมดของข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้นสามารถแบ่งตามสัญญาณต่างๆ ดังนั้นโดยกำเนิดแล้วเอกสารส่วนตัวและเอกสารทางการมีความแตกต่าง ครั้งแรกรวมถึงสื่อจัดเก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยบุคคลนอกกิจกรรมมืออาชีพของเขา เอกสารส่วนบุคคล ได้แก่ จดหมายโต้ตอบบันทึกความทรงจำและอื่น ๆ พวกเขาทั้งหมดถูกสร้างขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของความเป็นส่วนตัวของบุคคลเอกสารทางการคือเอกสารที่รวบรวมรวบรวมดำเนินการและรับรองในลักษณะที่เหมาะสมโดยบุคคลหรือนิติบุคคล

ในหมวดหมู่นี้กลุ่มของผู้ให้บริการข้อมูลส่วนบุคคลมีความแตกต่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่อนุญาตให้ระบุตัวบุคคล (ใบอนุญาตถิ่นที่อยู่หนังสือเดินทาง) รับรองการศึกษาและพิเศษ (ใบรับรองอนุปริญญา) วุฒิการศึกษาและอื่น ๆ บริการสำนักงานมักจะทำงานกับผู้ให้บริการข้อมูลอย่างเป็นทางการ ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการจัดการ มีการสร้างขึ้นเพื่อใช้งานและงานต่าง ๆ เช่นการวางแผนการเงินการบัญชี (เอกสารทางบัญชี) การจัดหาการควบคุมและอื่น ๆ ในกิจกรรมปัจจุบันของ บริษัท มีการใช้สื่อบริการ

หมวดหมู่ตามวิธีการ

การจัดสรรเอกสารดังต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับวิธีบันทึกข้อมูล

• การเขียน นี่คือสื่อข้อความข้อมูลที่บันทึกด้วยตัวอักษรประเภทต่างๆ
• คัดลายมือ ข้อมูลถูกป้อนในเอกสารดังกล่าวด้วยมือ
• ข้อความ ในสื่อดังกล่าวมีข้อมูลเสียงที่บันทึกโดยใช้ระบบบันทึกเสียงหรือเขียน
• อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารเหล่านี้สร้างขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์
• เครื่องพิมพ์ดีด สัญญาณที่เป็นลายลักษณ์อักษรถูกนำไปใช้กับสื่อดังกล่าวโดยใช้วิธีการทางเทคนิค
• เป็นภาพ เอกสารในหมวดหมู่นี้แสดงข้อมูลโดยการแสดงวัตถุ
• การถ่ายภาพ - สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องตรวจจับ
• Cinematographic - เอกสารภาพและเสียงหรือภาพ

ในการจัดการของ บริษัท ผู้ให้บริการข้อมูลที่เป็นข้อความจะถูกใช้ที่สร้างขึ้นโดยเครื่องหรือต้นฉบับรวมถึงทางอิเล็กทรอนิกส์ บริการสำนักงานดำเนินการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูล เอกสารยังสามารถ:

• Belov ในเอกสารดังกล่าวข้อความจะถูกเขียนโดยไม่มีการแก้ไขหรือแก้ไขหรือถ่ายโอนจากสื่ออื่น
• Chernoff เอกสารดังกล่าวสะท้อนให้เห็นถึงการทำงานของบรรณาธิการหรือผู้เขียนในข้อความ

ขึ้นอยู่กับทัศนคติของเครื่องมือการจัดการองค์กรที่แยกแยะความแตกต่างระหว่างสื่อเก็บข้อมูลขาเข้าภายในและภายนอก พวกเขามักจะมีหมายเลขซีเรียลของตัวเอง

ข้อ จำกัด ของเนื้อหาและการเข้าถึง

ขึ้นอยู่กับจำนวนของคำถามที่ครอบคลุมข้อความเอกสารที่ง่ายและซับซ้อนนั้นแตกต่างกัน ตัวอย่างก่อนหน้านี้รวมถึงคำสั่งตัวอักษรและอื่น ๆ ข้อความของพวกเขาทำให้เกิดคำถามหนึ่งข้อ เอกสารที่ซับซ้อนสามารถส่งไปยังเจ้าหน้าที่หลายหน่วยงานโครงสร้างสถาบันในครั้งเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งเหล่านี้รวมถึงการตัดสินใจคำสั่งคำสั่งและอื่น ๆ บางส่วนใช้เป็นเอกสารทางกฎหมาย

ตัวอย่างเช่นการกระทำด้านกฎระเบียบในท้องถิ่นขององค์กร - คำสั่งคำสั่ง ในหมู่พวกเขามีเอกสารทางเทคนิค ตัวอย่างเช่นอาจเป็นข้อบังคับมาตรฐานคำแนะนำและอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับข้อ จำกัด การเข้าถึงเอกสารอาจไม่ถูกจัดประเภทความลับและสำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ หลังสามารถใช้งานได้อย่างอิสระหากจำเป็นโดยพนักงานของ บริษัท นี้ ในการทำงานกับเอกสารลับต้องได้รับอนุญาตพิเศษ การใช้งานจะดำเนินการตามกฎที่กำหนดไว้ หลายคนยังใช้เป็นเอกสารทางกฎหมาย สื่อลับและที่เก็บข้อมูลอย่างเป็นทางการจะมีเครื่องหมายกำกับ

วิธีการนำเสนอ

ตามเกณฑ์นี้เอกสารจะถูกแบ่งออกเป็น:

• ตัวอย่าง;
• พิมพ์หน้าจอ;
• บุคคล

ในระยะหลังเนื้อหาจะถูกนำเสนอในรูปแบบของข้อความที่เชื่อมโยง ผู้เขียน (คอมไพเลอร์ผู้ดำเนินการ) ของเอกสารแต่ละฉบับจะจัดทำคำแถลงต้นฉบับเกี่ยวกับปัญหาอย่างน้อยหนึ่งข้อสำหรับประสิทธิภาพของงานการจัดการที่เฉพาะเจาะจง สื่อดังกล่าวเป็นข้อความทางวรรณกรรม เอกสารหน้าจอมีความแตกต่างโดยการนำเสนออย่างเป็นทางการพวกเขาใช้วลีที่เตรียมไว้ล่วงหน้าหรือชิ้นส่วนของข้อความที่ทำซ้ำและมีการละเว้นสำหรับการแนะนำข้อมูลตัวแปร ประเภทเอกสารที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ ใบรับรองหรือแบบสอบถาม

ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้มักจะเหมาะกับพวกเขาด้วยมือ สำหรับข้อมูลถาวรมีรูปแบบของเอกสารพิเศษ ตัวอย่างเช่นมันอาจจะเป็น จดหมายขอบคุณ ประกาศและอื่น ๆ เอกสารตัวอย่างถูกใช้เพื่อบันทึกข้อมูลที่ซ้ำกัน ตำรามีรูปแบบ ตัวอย่างเช่นอาจเป็นเอกสารทางกฎหมาย (ข้อตกลงสัญญา) คำแนะนำกฎและอื่น ๆ วิธีการพิมพ์ในเอกสารใช้เพื่อเขียนรูปแบบของข้อความ - ตัวอย่าง (มาตรฐาน) เอกสารบางอย่างกำลังถูกสร้างขึ้นแล้ว ข้อความตัวอย่างเรียกว่าแบบจำลอง ต่อจากนั้นข้อความที่มีเนื้อหาคล้ายกันจะถูกกำหนดไว้บนพื้นฐาน

ระดับของแท้

เอกสารสามารถเป็นต้นฉบับทำซ้ำและคัดลอก ต้นฉบับเรียกว่าอินสแตนซ์เดียวหรือครั้งแรก เอกสารทางกฎหมายซึ่งรับรองโดยลายมือชื่อของผู้มีอำนาจประทับตราการอนุมัติตราประทับและดัชนีการลงทะเบียน ต้นฉบับประกอบด้วยข้อมูลที่ยืนยันความถูกต้องโดยไม่ล้มเหลว ตัวอย่างเช่นเอกสารทางกฎหมายมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้แต่ง, สถานที่, เวลาที่สร้าง ซ้ำกันเรียกว่าซ้ำกัน เอกสารดังกล่าวยังมีผลบังคับทางกฎหมายด้วย มีการออกรายการซ้ำเมื่อต้นฉบับสูญหาย ตัวอย่างเช่นในกรณีที่มีการสูญเสียสมุดงานนายจ้างจะต้องออกสำเนาให้กับพนักงาน สำเนาทำซ้ำข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนจากต้นฉบับ เอกสารดังกล่าวไม่มีอำนาจทางกฎหมาย สำเนาได้มาเมื่อมีการใช้รายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นสำเนาหนังสือมอบอำนาจที่รับรองโดยทนายความมีอำนาจทางกฎหมาย

เกณฑ์อื่น ๆ

ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่มีสื่อข้อมูลอยู่ในสถาบันพวกเขาจัดสรร: เอกสารถาวร, ถาวร (ไม่เกินสิบปี) และระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) ที่เก็บข้อมูล ช่วงเวลาเหล่านี้หรือช่วงเวลาเหล่านั้นจัดทำขึ้นโดย Federal Archive และได้รับการแก้ไขในรายการที่เกี่ยวข้อง พวกเขาแยกแยะ:

• ข้อความโทรศัพท์
• Telexes
• ข้อความอีเมล
• โทรเลข
• จดหมาย
• ข้อความแฟกซ์

ในการถ่ายโอนบางอย่างจะใช้อุปกรณ์สำนักงาน (แฟกซ์เป็นต้น)

การมอบหมายสื่อ

เอกสารที่มีการแสดง (แก้ไข) ข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้นให้ดังนั้นการสะสมและการเก็บรักษาความเป็นไปได้ของการถ่ายโอนไปยังผู้มีส่วนได้เสียนำมาใช้ใหม่ ผู้ให้บริการข้อมูลถือเป็นองค์ประกอบสำคัญอย่างหนึ่งของโครงสร้างภายในขององค์กรสถาบัน บริษัท ซึ่งการทำงานร่วมกันของหน่วยต่างๆ ขึ้นอยู่กับข้อมูลนี้หรือว่าการตัดสินใจต่างๆจะทำ ข้อมูลทำหน้าที่เป็นหลักฐานการดำเนินการตามคำสั่งแหล่งที่มาของภาพรวมวัสดุสำหรับการอ้างอิงและกิจกรรมการค้นหา เอกสารในการบริหารจัดการเป็นทั้งวัตถุและผลลัพธ์ของแรงงานเนื่องจากการตัดสินใจที่ทำบันทึกไว้ในเอกสาร หน้าที่ของเสมียนคือการตรวจสอบความปลอดภัยการส่งมอบเวลาที่เหมาะสมการออกสื่อข้อมูล หากงานเกี่ยวข้องกับกระดาษหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผู้เชี่ยวชาญจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้เมื่อร่างขึ้น

สัญญาณหลัก

พารามิเตอร์ภายนอกของเอกสารรวมถึงพารามิเตอร์ที่สะท้อนขนาดและรูปร่างของมันวิธีการบันทึกรวมถึงองค์ประกอบการออกแบบ ผู้แต่งเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลที่แต่งเนื้อความ เอกสารมีองค์ประกอบหลายอย่างซึ่งเรียกว่าสิ่งที่ต้องมี โดยเฉพาะอย่างยิ่งพวกเขารวมถึง:

• ชื่อ
• ผู้รับจดหมาย
• ผู้เขียน
• วันที่
• ข้อความ
• มติ
• ลายเซ็น
• ตราประทับการอนุมัติการอนุมัติและอื่น ๆ

เอกสารที่ต่างกันใช้รายละเอียดที่แตกต่างกัน บางคนมีองค์ประกอบที่จำเป็นจำนวน จำกัด จำนวนรายละเอียดขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการสร้างวัตถุประสงค์ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มและเนื้อหาของเอกสารตลอดจนวิธีการบันทึกข้อมูล

ฟอร์ม

มันเป็นชุดของรายละเอียด รูปแบบที่ใช้สำหรับเฉพาะ ประเภทของเอกสาร (คำสั่งคำสั่งซื้อ) เรียกว่ามาตรฐาน มันเป็นลักษณะของชุดรายละเอียดบางอย่างซึ่งจัดเรียงในลำดับที่เข้มงวด

ตัวอย่างเช่นแบบฟอร์มใบสมัครรวมถึง: ผู้รับ, ผู้เขียน, ชื่อเอกสาร, ข้อความ, ลายเซ็นส่วนตัว, วันที่ สื่อจัดเก็บข้อมูลหนึ่งหน่วยถือว่าเป็นสำเนาเดียว อย่างไรก็ตามกิจกรรมขององค์กรนั้นมีการบันทึกและบันทึกไว้ในเอกสารจำนวนมาก พวกเขาหรือกลุ่มของพวกเขามีปฏิสัมพันธ์ในวิธีที่แน่นอนและสอดคล้องกับฟังก์ชั่นการบริหารจัดการ จำนวนทั้งสิ้นของผู้ให้บริการข้อมูลที่เชื่อมต่อกันด้วยชื่อ, วัตถุประสงค์, ลักษณะ, ขอบเขตของการแจกจ่ายรวมถึงข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับการออกแบบของพวกเขาในรูปแบบระบบเอกสารประกอบ ปัจจุบันในการหมุนเวียนธุรกิจของ บริษัท ข้อมูลอย่างเป็นทางการถูกวางลงบนกระดาษและสื่ออิเล็กทรอนิกส์