รายละเอียดของเอกสารมีอะไรบ้าง? ข้อกำหนดสำหรับรายละเอียดเอกสาร

บริษัท รัสเซียหน่วยงานราชการผู้ประกอบการและนิติบุคคลอื่น ๆ ในกระบวนการของการสื่อสารระหว่างกันใช้เอกสารอย่างเป็นทางการ สิ่งสำคัญที่สุดของการมีปฏิสัมพันธ์ที่ถูกต้องขององค์กรและบุคคลคือการใช้รายละเอียด รายชื่อของพวกเขาถูกกำหนดโดยกฎหมายรัสเซีย ข้อกำหนดของเอกสาร - นี่คือคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการที่เผยแพร่โดยรัฐวิสาหกิจหน่วยงานหรือรวบรวมโดยบุคคลเมื่อติดต่อโครงสร้างใด ๆ คุณสมบัติของการทำงานกับพวกเขาคืออะไร?

คำนิยาม

ข้อกำหนดของเอกสารคือองค์ประกอบที่จำเป็นในการออกแบบภาพของแหล่งข้อมูลต่างๆที่ได้รับการอนุมัติตามกฎในรูปแบบของเอกสารที่ได้รับการอนุมัติในระดับรัฐอุตสาหกรรมหรือองค์กร

เอกสารประเภทเหล่านั้นที่อยู่ในหมวดหมู่ขององค์กรและการบริหารถูกเขียนขึ้นตาม GOST R 6.30-2003 แหล่งที่มาของมาตรฐานนี้รวมถึงเกณฑ์แบบครบวงจรที่บังคับใช้ในระหว่างการแลกเปลี่ยนเอกสารโดยการมีส่วนร่วมของรัฐวิสาหกิจรัสเซียหน่วยงานและสถาบันอื่น ๆ ที่มีสถานะเป็นทางการ

พิจารณารายละเอียดที่สำคัญที่สุดของเอกสารที่กำหนดโดยมาตรฐานรัฐที่ระบุ

รายละเอียดพื้นฐานตาม GOST: เสื้อคลุมแขนของสหพันธรัฐรัสเซีย

เอกสารอย่างเป็นทางการจำนวนมากจะต้องมีตราแผ่นดินรัสเซีย สัญลักษณ์สถานะนี้สามารถแสดงได้ในสามรูปแบบ: เป็นหลายสีบนโล่ของสื่อเป็นสีเดียว - มีหรือไม่มีองค์ประกอบที่คล้ายกัน เสื้อคลุมหลากสีของสหพันธรัฐรัสเซียควรวางไว้ในเอกสารที่มีบทบัญญัติของกฎหมายรัฐธรรมนูญของสหพันธรัฐและกฎหมายของรัฐบาลกลางกฎระเบียบที่ออกโดยประธานาธิบดีรัฐบาลและสมัชชาแห่งสหพันธรัฐ

เสื้อคลุมสีเดียวของสหพันธรัฐรัสเซียที่ไม่มีเกราะตราประจำตำแหน่งควรวางไว้บนเอกสารที่ตีพิมพ์:

• คณะกรรมาธิการระหว่างหน่วยงานเกี่ยวกับความลับของรัฐ;
• ศาลรัฐบาลกลาง
• สำนักงานอัยการ;
• คณะกรรมการสืบสวนและหน่วยงานอื่น ๆ ของโปรไฟล์ที่คล้ายกัน

สัญลักษณ์ของสหพันธรัฐรัสเซียถูกใช้เป็นองค์ประกอบในตัวอักษรและเอกสารอื่น ๆ

แขนเสื้อของเรื่องของรัสเซียและเทศบาล

รายละเอียดของเอกสารที่นำมาใช้ในหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงสัญลักษณ์ของภูมิภาค กฎสำหรับการจัดวางถูกควบคุมโดยการกระทำเชิงบรรทัดฐานที่นำมาใช้ในเรื่องเฉพาะ นอกจากนี้ในระดับภูมิภาคกฎการวางเสื้อคลุมแขนของสหพันธรัฐรัสเซียในเอกสารบางอย่างอาจได้รับการอนุมัติ รายละเอียดของเอกสารที่ออกให้ในระดับเขตเทศบาลในทางกลับกันอาจมีตราสัญลักษณ์ของเมืองและการตั้งถิ่นฐานหรือเทศบาลอื่น ๆ กฎสำหรับการจัดวางคุณลักษณะนี้ถูกกำหนดโดยการกระทำด้านกฎระเบียบที่นำมาใช้โดยเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น

เครื่องหมายการค้า

การลงทะเบียนรายละเอียดของเอกสารในองค์กรอาจเกี่ยวข้องกับการใช้ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้า องค์ประกอบดังกล่าวอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของกฎบัตรของ บริษัท นอกจากนี้ยังไม่ได้วางตราสัญลักษณ์ไว้ในเอกสารในเวลาเดียวกันกับตราสัญลักษณ์ของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งเป็นหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียหรือเทศบาล เครื่องหมายการค้าอาจมีคำและรูปภาพ สีของอุปกรณ์ประกอบฉากที่เกี่ยวข้องสามารถใด ๆ

รหัสองค์กร

ตามตัวจําแนก All-Russian ลักษณนามของวิสาหกิจรหัสเอกสารยังสามารถเป็นรหัสองค์กร ข้อมูลนี้มักจะทำหน้าที่เป็นข้อมูลอ้างอิง เอกสารหลักในโครงสร้างที่มีรหัสองค์กรเป็นตัวอักษร

BIN

ในกรณีส่วนใหญ่รายละเอียดของเอกสารหลักขององค์กรต้องมีการรวมไว้ในโครงสร้างของ OGRN ในตัวอักษรองค์ประกอบนี้จะถูกระบุเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลพื้นหลังเกี่ยวกับองค์กร PSRN ยังใช้เมื่อออกหัวจดหมาย บริษัท สำหรับผู้ประกอบการมีแอตทริบิวต์ที่คล้ายกันคือ - OGRN IP ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกับองค์ประกอบที่สอดคล้องกันในผังเอกสารกับการมีส่วนร่วมของนิติบุคคล

TIN และ PPC

รายละเอียดเหล่านี้รวมถึง PSRN มักใช้ในเอกสารหลักเช่นเดียวกับหัวจดหมายที่เขียนขึ้นโดยพนักงานขององค์กร PPC - องค์ประกอบที่มีอยู่ในนิติบุคคล ผู้ประกอบการแต่ละรายไม่ใช้อุปกรณ์ประกอบฉากดังกล่าว

รหัสแบบฟอร์มเอกสาร

ตามเอกสารการจัดการลักษณนาม All-Russian All code จะต้องแสดงในโครงสร้างรายละเอียดของแหล่งข้อมูลต่างๆ องค์ประกอบนี้ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอัตราการถ่ายโอนไฟล์ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์

ชื่อ บริษัท

รายละเอียดข้อบังคับของเอกสารประกอบด้วยองค์ประกอบดังกล่าวเป็นชื่อขององค์กร เป็นสิ่งสำคัญที่สอดคล้องกับสิ่งที่ระบุไว้ในเอกสารส่วนประกอบของ บริษัท แบบฟอร์มต้องมีชื่อเต็มของ บริษัท ตัวย่อสามารถวางเคียงข้างกัน (ใต้หรือหลัง)

ข้อมูลอ้างอิง

องค์ประกอบถัดไปของรายละเอียดของเอกสาร - ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับ บริษัท โครงสร้างของพวกเขาเกี่ยวข้องกับการรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์หมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลอื่น ๆ ที่ บริษัท เห็นว่าจำเป็นต้องมี นอกจากนี้ตามกฎแล้วรหัสองค์กร PSRN, TIN และ KPP ก็จะติดอยู่

ชื่อประเภทเอกสาร

เอกสารจะต้องจำแนกอย่างถูกต้องตามประเภท ชื่อที่สอดคล้องกันของสายพันธุ์จะถูกบันทึกไว้ในกฎบัตรของ บริษัท มันจะต้องเป็นไปตามเกณฑ์ที่รวมอยู่ใน OKUD โดยปกติรายการที่มีปัญหาจะได้รับการแก้ไขในแบบฟอร์ม สำหรับตัวอักษรคุณลักษณะนี้ (ชื่อของเอกสาร) ไม่ใช่เรื่องปกติ มันเขียนด้วยอักษรตัวใหญ่

วันที่เอกสาร

คุณลักษณะที่สำคัญต่อไปคือวันที่ของเอกสาร ควรสะท้อนถึงเวลาในการสร้างแหล่งที่เกี่ยวข้องหรือตัวอย่างเช่นการลงชื่อ วันที่ประทับตราโดยบุคคลที่มีอำนาจลงนามในเอกสารหรือบริการภายในขององค์กรที่รับผิดชอบการแลกเปลี่ยนแหล่งที่เกี่ยวข้อง ในบางกรณีวันที่อาจถูกประทับตราโดยผู้สร้างเอกสาร

เลขทะเบียน

หมายเลขการลงทะเบียน (ดัชนี) - คุณลักษณะซึ่งได้รับการแก้ไขเพื่ออำนวยความสะดวกในการจำแนกแหล่งที่มาในการลงทะเบียนภายในและที่เก็บถาวรขององค์กรเช่นเดียวกับตัวบ่งชี้ในกระบวนการไหลของเอกสารกับ บริษัท อื่น ๆ กฎสำหรับการติดสิ่งที่จำเป็นต้องมีสะท้อนอยู่ในแหล่งบริหารที่ได้รับอนุมัติจาก บริษัท

นอกจากนี้ในบางกรณีองค์ประกอบที่เป็นปัญหาสามารถเสริมด้วยลิงก์ที่รวมถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสารที่ต้องการการตอบสนอง นั่นคือคุณลักษณะนี้มักใช้ในจดหมายที่เขียนขึ้นเพื่อตอบสนองต่อการอุทธรณ์ต่อ บริษัท

สถานที่รวบรวม

ในบางกรณีอาจมีการระบุสถานที่รวบรวมเอกสาร ตัวอย่างเช่นหากคุณพิจารณาตามรายละเอียดอื่นนั้นเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าสถานที่รวบรวมมีการระบุไว้แล้วในองค์ประกอบอื่น ๆ ของเอกสารก็ไม่จำเป็นต้องรวมถึงอุปกรณ์ประกอบฉากที่เกี่ยวข้องในโครงสร้างแหล่งที่มา

ผู้รับจดหมาย

คุณลักษณะที่สำคัญต่อไปคือผู้รับ มันถูกระบุว่ามีความจำเป็นต้องส่งเอกสารไปยังที่เฉพาะเจาะจง หน่วยโครงสร้าง บริษัท ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ผู้รับอาจเป็นทางการหรือพลเมืองในสถานะของบุคคล

กริฟได้รับการอนุมัติ

อาจต้องมีการประทับตรารับรองแหล่งที่มา คุณลักษณะนี้อาจทำให้เอกสารมีลักษณะเป็นบรรทัดฐานตัวอย่างเช่นผู้อำนวยการของ บริษัท อาจใช้ตราประทับประเภท "ฉันยืนยัน" หลังจากนั้นบทบัญญัติในแหล่งที่มาจะกลายเป็นผลผูกพันกับพนักงานของ บริษัท

ความละเอียด

คุณลักษณะที่น่าสนใจก็คือการแก้ไข มันถูกเปิดใช้งานหากเจ้าหน้าที่เช่นผู้อำนวยการของ บริษัท ต้องการที่จะตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลในเอกสาร สิ่งที่จำเป็นต้องมีนี้ยังมีชื่อเต็มเนื้อหาของคำสั่งกำหนดเวลาที่จะต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ลายเซ็นวันที่ อาจมีการระบุผู้บริหารของการมอบหมาย

ส่วนหัว

เอกสารบางฉบับใช้หัวเรื่อง โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อนำเสนอบทสรุปสั้น ๆ ของข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งที่มา ในความหมายมันควรจะมีความสัมพันธ์กับชื่อของเอกสาร ตัวอย่างหัวข้อ:“ คำสั่งในการจัดตั้งคณะกรรมการรับรอง”

เครื่องหมายควบคุม

ในบางกรณีเอกสารจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ประกอบฉากเช่นเครื่องหมายควบคุม องค์ประกอบนี้ระบุว่าแหล่งที่มาได้รับการยอมรับโดยโครงสร้างที่มีความสามารถใน บริษัท และงานกำลังดำเนินการอยู่ โดยปกติแล้วแอททริบิวนี้จะมีลักษณะเหมือนตราประทับที่มีคำว่า "control"

ข้อความเอกสาร

อาจเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่สำคัญของเอกสาร มันสะท้อนสาระสำคัญของข้อมูลที่ส่งผ่านสื่อกระดาษ โดยทั่วไปจะรวบรวมในรัสเซียหรือหนึ่งที่มีสถานะอย่างเป็นทางการในเรื่องของสหพันธรัฐรัสเซีย ข้อความอาจรวมถึงตารางองค์ประกอบการจัดรูปแบบต่างๆ

โครงสร้างของข้อความมักจะนำเสนอในสองส่วน: แรกสะท้อนถึงเหตุผลและเป้าหมายของการส่งเอกสารที่สองสะท้อนให้เห็นถึงแนวคิดหลักของการอุทธรณ์การร้องขอคำแนะนำ ฯลฯ ในบางกรณีมันอนุญาตให้ใช้เพียงส่วนที่สองของโครงสร้างของแอตทริบิวต์ที่สอดคล้องกัน

Application Mark

มันเกิดขึ้นว่าในข้อความของเอกสารมันเป็นปัญหาที่จะแสดงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ในกรณีนี้แหล่งที่มาอาจถูกเสริมด้วยแอพพลิเคชั่น ความจริงนี้ควรปรากฏบนเอกสารผ่านอุปกรณ์ประกอบฉากที่เหมาะสม เครื่องหมายที่มีปัญหาจะรวมอยู่ในโครงสร้างแหล่งข้อมูลได้อย่างไร ตามกฎแล้วพวกเขาเขียนว่า:“ การสมัครในจำนวนดังกล่าวและจำนวนชีตในจำนวนดังกล่าวและจำนวนสำเนา” ในบางกรณีอาจจำเป็นต้องระบุชื่อของเอกสารที่มีแอปพลิเคชัน

ลายเซ็น

รายละเอียดเอกสารที่สำคัญที่สุด ได้แก่ องค์ประกอบเช่นลายเซ็น มันถูกใส่โดยเจ้าหน้าที่ดังนั้นการบันทึกความถูกต้องของข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งที่มา และนี่ไม่ได้เป็นเพียงลายเซ็นต์เท่านั้น - ลายเซ็นในฐานะที่เป็นแอ็ตทริบิวต์อิสระควรมีชื่อของตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสารเช่นเดียวกับการถอดเสียง

กริฟประสานกัน

ข้อกำหนดสำหรับรายละเอียดของเอกสารที่จัดตั้งขึ้นในบางองค์กรจำเป็นต้องมีตราประทับลายเซ็น มันถูกใช้ในกรณีที่มีความจำเป็นต้องแก้ไขข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลในแหล่งที่ได้รับการอนุมัติโดยบุคคลที่มีอำนาจหรือโครงสร้างใน บริษัท

ตราประทับควรมีคำว่า "เห็นด้วย" รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งของบุคคลที่อนุมัติข้อมูลที่เกี่ยวข้องลายเซ็นและการถอดรหัส คุณสมบัติที่สำคัญของตราประทับการอนุมัติคือการใช้ในการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหลายองค์กร

การอนุมัติวีซ่า

องค์ประกอบใกล้เคียงกับฟิงเกอร์บอร์ดสามารถเรียกว่าวีซ่าอนุมัติ คุณสมบัติที่สำคัญมันถูกใช้ภายในองค์กรเท่านั้น ในเวลาเดียวกันสามารถติดวีซ่าได้หลายครั้งเนื่องจากเอกสารถูกตรวจสอบตามลำดับโดยแผนกต่าง ๆ

พิมพ์

รายละเอียดของเอกสารการชำระเงินตลอดจนแหล่งข้อมูลหลักประเภทอื่น ๆ ต้องการให้องค์กรติดตราประทับ ในรัสเซียมันมักจะเป็นหมึก โครงสร้างของสื่อมวลชนมักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท - ชื่อ, PSRN, TIN และรายละเอียดอื่น ๆ

เอกสาร: ความแตกต่าง

เราได้พิจารณาแล้วว่ารายละเอียดของเอกสารเป็นเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับการจัดระเบียบขั้นตอนที่ถูกต้องสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ของ บริษัท กับพันธมิตรหน่วยงานภาครัฐรวมถึงการสื่อสารภายใน ความแตกต่างของการใช้งานเวิร์กโฟลว์ใน บริษัท รัสเซียสามารถระบุได้ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร

อาจกล่าวได้ว่าการใส่รายละเอียดทั้งหมดที่ GOST ต้องการนั้นเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ยาก แต่ละเอกสารต้องใช้ชุดองค์ประกอบที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นสำหรับจดหมายทางการพวกเขาส่วนใหญ่มักใช้รายละเอียดเช่นเสื้อคลุมแขนของสหพันธรัฐรัสเซียเรื่องของสหพันธรัฐโลโก้เมืองหรือ บริษัท รหัส บริษัท PSRN, TIN, KPP รวมถึงชื่อขององค์กร

ชื่อของประเภทของเอกสารในตัวอักษรมักจะไม่ใส่ ในขณะที่เช่นแหล่งที่มาประเภทเช่นคำสั่งการกระทำ บันทึก หรือการตัดสินใจจะต้องมีองค์ประกอบที่สอดคล้องกันในโครงสร้าง ในจดหมายมีความจำเป็นต้องระบุชื่อเต็มของ บริษัท ที่ส่งเอกสารและหากมีชื่อย่อที่ระบุโดยแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการก็ควรระบุด้วย (เขียนในวงเล็บหลังชื่อเต็ม)

มีหลายวิธีที่ถูกต้องในการลดชื่อขององค์กร: โดยตัวอักษรตัวแรก (นั่นคือตัวย่อเช่นสถาบันวิจัยได้รับ) โดยพยางค์เริ่มต้น (ตัวอย่างเช่นสามารถรับ Uralmash) หรือโดยวิธีอื่นที่ได้รับการอนุมัติในเอกสารอย่างเป็นทางการของ บริษัท ผู้รับ

รายละเอียดที่สำคัญอื่น ๆ ของเอกสาร ได้แก่ ที่อยู่ไปรษณีย์รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสาร นอกจากนี้ในตัวอักษรอย่างเป็นทางการมักจะระบุ รายละเอียดธนาคาร องค์กร อีกองค์ประกอบที่สำคัญของเอกสารที่เกี่ยวข้องคือวันที่ซึ่งสะท้อนถึงช่วงเวลาของการลงนาม จากนั้นลงนามในเอกสารอย่างเป็นทางการประทับตรา บริษัท จะถูกวางลงบนมัน