จดหมายบริการ: กฎสำหรับการออกแบบและคำแนะนำสำหรับการรวบรวม

ในบทความของเราเราต้องการพูดคุยเกี่ยวกับจดหมาย ท้ายที่สุดพวกเขาเป็นวิธีที่พบบ่อยที่สุดในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ในชีวิตประจำวันและที่ทำงานคุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีพวกเขา

จดหมายบริการคืออะไร

จดหมายเป็นชื่อสามัญสำหรับเอกสารที่แตกต่างกันมากในเนื้อหาซึ่งใช้เป็นวิธีการสื่อสารระหว่างโครงสร้างและองค์กรที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงในกระบวนการกิจกรรมของพวกเขา

จดหมายเป็นเอกสารที่รวมเป็นกลุ่มใหญ่โดยวิธีการโอน - ทางไปรษณีย์ จำนวนมากสะสมในองค์กรใด ๆ พวกเขาแบ่งออกเป็นขาออกและขาเข้า

ข้อมูลจำนวนมากสามารถระบุเป็นตัวอักษร: ความปรารถนาคำทักทายอะไรก็ได้ มันออกในรูปแบบ A4 พิเศษ ในกรณีที่จดหมายมีขนาดเล็กและไม่มีมากกว่าเจ็ดบรรทัดอนุญาตให้ใช้รูปแบบ A5 ได้

เอกสารใด ๆ ที่จะต้องลงวันที่และดังนั้นจึงมีตัวอักษรเช่นกัน วันที่เป็นวันที่ลงนาม

ทำจดหมายบริการ

จดหมายถูกสร้างขึ้นตามรูปแบบที่แน่นอน:

1. การแนะนำ มันแสดงถึงแรงจูงใจและเหตุผลในการเขียนเอกสารข้อเท็จจริงลิงก์ไปยังเหตุการณ์ในอดีตการตัดสินใจขององค์กรที่สูงขึ้น
2. หลักฐาน มันกำหนดเหตุผลสำหรับทุกสิ่งที่กำหนดไว้ในเอกสาร
3. ข้อสรุป มันเป็นข้อสรุปทำให้ข้อเสนอส่งคำขอความต้องการ

ตัวเลือกนี้ยังเป็นไปได้เมื่อจดหมายบริการมีเฉพาะส่วนสุดท้ายโดยไม่มีคำอธิบายใด ๆ

ตามกฎแล้วตัวอักษรไม่ได้มีปริมาณมากมักจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับหนึ่งหน้า

วัตถุประสงค์ของการรวบรวม

จุดประสงค์ของจดหมายใด ๆ คือแรงจูงใจ ดังนั้นเนื้อหาควรมีความชัดเจนเข้าใจกระชับไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นและไม่จำเป็น มีกฎหลายข้อที่ต้องปฏิบัติเมื่อประมวลผลเอกสาร

จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการจะทุ่มเทให้กับปัญหาเดียว ทำให้การประมวลผลเพิ่มเติมของพวกเขาง่ายขึ้นซึ่งช่วยให้คุณสามารถดำเนินการภายในองค์กรได้เร็วขึ้น

ข้อความจะถูกนำเสนอในบุคคลที่สามและเอกพจน์ ตัวอย่างเช่น: "ในอนาคตอันใกล้นี้โรงเรียนมีแผน ... "

หัวหน้าองค์กรมีสิทธิที่จะลงนามในเอกสารอย่างเป็นทางการใด ๆ ดังนั้นจดหมายและในระหว่างที่เขาไม่มีอำนาจจะถูกโอนไปยังผู้อำนวยการรักษาการชั่วคราว

ขณะนี้จดหมายบริการสามารถส่งได้ทางไปรษณีย์เท่านั้นยังมีโทรเลขโทรสารและแน่นอนจดหมายทางอินเทอร์เน็ตซึ่งเป็นตัวเลือกที่สะดวกและเป็นที่นิยมมากที่สุด

ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำและดำเนินการของเอกสาร

ไม่ว่าจะส่งเอกสารทางใดการเตรียมจดหมายบริการจะเป็นไปตามข้อกำหนดการออกแบบแบบรวมศูนย์ พวกเขาไม่ซับซ้อนและความรู้เกี่ยวกับความแตกต่างบางครั้งอาจมีประโยชน์

ลองดูวิธีการเขียนจดหมายบริการ ตัวอย่างได้รับด้านล่าง

นี่คือวิธีวาดตัวอักษรที่คล้ายกัน

รายละเอียดธนาคาร

จดหมายทางการคือชื่อทั่วไปของเอกสารทางธุรกิจกลุ่มใหญ่ที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารระหว่างสถาบันระหว่างกันและกับคนธรรมดา พวกเขามีองค์ประกอบที่จำเป็นในการออกแบบ

รายละเอียดจดหมายธนาคาร:

1. วันที่
2. หมายเลขตัวอักษร
3. ลิงค์ไปยังหมายเลขการลงทะเบียนและวันที่ของเอกสารที่เขียนคำตอบ
4. ชื่อเรื่องของข้อความในวลีเดียว

นอกจากนี้ส่วนประกอบแต่ละส่วนของรายละเอียดจะต้องระบุอย่างถูกต้อง:

1. ชื่อ บริษัท
2. หน่วยโครงสร้าง
3. ตำแหน่งของผู้รับเหมา
4. นามสกุลและชื่อย่อ
5. ที่อยู่ผู้รับ

ในกรณีที่จดหมายถูกส่งไปยังบุคคลหรือองค์กรหลายคนให้ระบุผู้รับหลัก (ที่อยู่ของเขา) ก่อน

การจำแนกประเภทจดหมายบริการ

จดหมายบริการสามารถจำแนกตามเหตุผลที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์เนื้อหาความสำคัญเร่งด่วนสถานะของผู้รับ

โดยทั่วไปจดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นประเภทต่อไปนี้:

1. ที่สนับสนุน
2. ขอจดหมาย
3. ข้อมูล
4. การโฆษณา
5. การประกัน
6. สำหรับความทะเยอทะยาน
7. อนุญาโตตุลาการ
8. จดหมายเตือนชำระเงิน
9. จดหมายยืนยัน
10. จดหมายขอ
11. จดหมายแจ้งเตือน

การจำแนกประเภทนี้เป็นสากลมากที่สุด ลองมาดูอย่างใกล้ชิดกับความหลากหลายของการเขียนเชิงธุรกิจ

จดหมายปะหน้า

จดหมายปะหน้า - เอกสารที่พวกเขาแจ้งให้ผู้รับทราบว่ามีเอกสารใดถูกส่งถึงเขาบางทีอาจมีบางสิ่งที่กำลังอธิบายหรือชี้แจง จดหมายดังกล่าวไม่ได้มีส่วนที่อยู่

ตามกฎแล้วเอกสารดังกล่าวเริ่มต้นด้วยคำว่า: "เรากำลังส่งคุณ ... ", "เราแจ้งให้คุณทราบ ... "

ในเวลาเดียวกันอาจมีข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ เกี่ยวกับการผลิตหรือการจัดการ ตัวอย่างเช่น: "สอดคล้องกับข้อตกลง ... "

ข้อความของเอกสารดังกล่าวอาจมีคำอธิบายหรือคำขอเกี่ยวกับวัสดุที่แนบมากับจดหมายปะหน้า มันถูกวาดขึ้นบนแบบฟอร์ม นอกเหนือจากรายละเอียดทั้งหมดข้างต้นแล้วควรมีบันทึกเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน

จดหมายเชิญ

ในเอกสารดังกล่าวผู้รับได้รับเชิญให้เข้าร่วมในเหตุการณ์ จดหมายดังกล่าวสามารถส่งไปยังบุคคลหรือองค์กรที่เฉพาะเจาะจง พวกเขาเริ่มต้นด้วยวลี: "เราขอให้คุณเยี่ยมชม ... ", "เราขอเชิญคุณ ... " เอกสารเปิดเผยสาระสำคัญของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นพร้อมกับการระบุข้อผูกมัดของวันและเวลาของเหตุการณ์รวมถึงเงื่อนไขสำหรับการเข้าร่วม

จดหมายข้อมูล

การเขียนแบบนี้เป็นเรื่องธรรมดามาก มันแจ้งผู้ส่งข้อมูลอย่างเป็นทางการ ตามกฎแล้วจดหมายดังกล่าวค่อนข้างปกติและถูกส่งโดยโครงสร้างการจัดการไปยังองค์กรรอง พวกเขาอาจระบุบทบัญญัติกฎหมายข้อเสนอและคำแนะนำเฉพาะ

โดยวิธีการจดหมายข่าวอาจมีสิ่งที่แนบมา ปริมาณของเอกสารตามกฎไม่เกินหลายหน้า พวกเขาลงนามโดยหัวหน้าขององค์กร

จดหมายส่งเสริมการขาย

นี่เป็นจดหมายข้อมูลชนิดหนึ่ง แต่ส่งถึงบุคคลหรือองค์กรใดโดยเฉพาะมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการ ข้อความในจดหมายประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียด เป้าหมายสูงสุดของมันคือการกระตุ้นให้เกิดการได้รับบางสิ่งบางอย่างจากผู้รับ

หนังสือค้ำประกัน

นี่คือเอกสารที่มีภาระผูกพันหรือการยืนยันของพวกเขา พวกเขาจะจ่าหน้าถึงบุคคลและองค์กรที่เฉพาะเจาะจง เรากำลังพูดถึงอะไรรับประกัน? ตัวอย่างเช่นการรับประกันการชำระค่าสินค้าค่าเช่าค่าบริการเงื่อนไขการทำงาน จดหมายดังกล่าวมีการลงนามตามกฎโดยสองคน - ผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีและยังได้รับการรับรองโดยตราประทับ

จดหมายเรียกร้อง (ร้องเรียน)

นี่คือจดหมายธุรกิจที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการค้นพบการไม่ปฏิบัติตามเช่นผลิตภัณฑ์ที่มีมาตรฐานที่ระบุไว้ในสัญญา วัตถุประสงค์ของเอกสารดังกล่าวคือเพื่อชดเชยความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการละเมิดบทบัญญัติตามสัญญา การเรียกร้องจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร ในทางปฏิบัติไม่มีรูปแบบของจดหมายดังกล่าว แต่มีองค์ประกอบที่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม

การอ้างสิทธิ์ต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:

1. ที่อยู่เต็มขององค์กรที่ส่งเอกสาร
2. มีการระบุเหตุ (อ้างอิงถึงการรับประกันสัญญา)
3. ข้อกำหนดเฉพาะ (การส่งคืนสินค้าเงินการทำเครื่องหมาย)

การเรียกร้องถูกส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือจดหมายรับการจัดส่งมันมีสำเนาของเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันว่าผู้ส่งถูกต้อง การรับจดหมายจะถูกเก็บไว้ที่ดีที่สุด

จดหมายเริ่มต้นด้วยวลี:“ เรากำลังส่งเรื่องร้องเรียนถึงคุณ ... ”

การสอบสวน

จดหมายขอ - ส่งเอกสารธุรกิจเพื่อรับข้อมูลอย่างเป็นทางการ ข้อความมีเหตุผลที่ชัดเจนสำหรับความต้องการข้อมูล สิ่งเหล่านี้อาจเชื่อมโยงกับกฎหมายข้อบังคับ จดหมายลงนามโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอย่างเป็นทางการ

จดหมายขอหมายถึงจดหมายตอบกลับ สถานะพิเศษมอบให้กับคำขอที่ส่งโดยเจ้าหน้าที่

จดหมายเตือนชำระเงิน

นี่คือเอกสารที่ใช้ในกรณีที่องค์กรไม่ปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่ แต่เพียงทำหน้าที่เป็นตัวกลาง ตามกฎแล้วตัวอักษรประกอบด้วยหลายส่วน ครั้งแรกของพวกเขาหมายถึงเอกสารที่ภาระผูกพันได้รับการแก้ไข และในวินาที - ขอให้ดำเนินการใด ๆ

จดหมายแจ้งเตือน

เอกสารดังกล่าวแจ้งเกี่ยวกับเหตุการณ์ (สาธารณะ) จดหมายถูกส่งไปยังองค์กรหรือผู้คนจำนวนมากสำหรับการมีส่วนร่วมการมีส่วนร่วม พวกเขาสามารถแจ้งไม่เพียง แต่เกี่ยวกับเหตุการณ์สถานที่และเวลา แต่ยังแจ้งให้ทราบในเวลาเดียวกัน จดหมายดังกล่าวอาจมีสิ่งที่แนบมาเช่นโปรแกรมแบบสอบถามของผู้เข้าร่วม ตามกฎแล้วจะถูกส่งไปยังรายชื่อผู้รับทั้งหมดซึ่งหมายความว่าไม่ได้ระบุผู้รับ จดหมายจะถูกลงนามโดยบุคคลที่รับผิดชอบเหตุการณ์

แทนคำที่ตามมา

ในบทความของเราเราตรวจสอบจดหมายธุรกิจที่ใช้มากที่สุดรวมถึงความแตกต่างของการเขียนจดหมาย เมื่อศึกษาหัวข้อเล็กน้อยคุณสามารถนำทางได้อย่างอิสระและไม่สับสนถ้าคุณได้รับข้อเสนอ: "เขียนจดหมายบริการ" อย่างที่คุณเห็นนี่ไม่ใช่เรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณจำข้อกำหนดพื้นฐานและรายละเอียดทั้งหมดสำหรับการเขียนเอกสาร ตัวอย่างของวิธีการวาดจดหมายบริการ (ตัวอย่าง) เราให้ไว้ในบทความ ขอให้โชคดี