ข้อควรจำ: วิธีเขียน, ออกแบบกฎและตัวอย่าง

บันทึกช่วยจำคือเอกสารระหว่างรัฐที่การสื่อสารอย่างเป็นทางการระหว่างพนักงานเกิดขึ้น เนื้อหาจะลดลงตามการมอบหมายประสิทธิภาพของงานใด ๆ ฯลฯ นั่นคือปัญหาในการทำงาน แม้ว่าที่จริงแล้วการเขียนบันทึกเป็นเรื่องง่ายและไม่เป็นระเบียบตามกฎที่เข้มงวดมาก แต่คุณต้องรู้ ในบทความนี้เราจะพิจารณาขั้นตอนการรวบรวมเอกสารประเภทและอื่น ๆ

ลักษณะ

ลักษณะของบันทึกย่อการบริการคือการให้ข้อมูลซึ่งหมายความว่ามีการแจ้งเตือนข้อความคำแนะนำ ฯลฯ ปัญหาที่กล่าวถึงในนั้นเกี่ยวข้องกับพนักงานเฉพาะที่ถูกส่งไป กล่าวอีกนัยหนึ่งบันทึกช่วยจำคือกล่องเครื่องมือสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร

หมายเหตุ: ยังไม่ได้กำหนดบันทึกช่วยจำ นี่คือเอกสารเพิ่มเติมถึงแม้ว่าคำสั่งซื้อและคำแนะนำอาจจะวาดขึ้นบนพื้นฐานของมัน

การปฏิบัติ

บันทึกช่วยจำนี้ถือเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยในเวลาเดียวกันไม่รวมอยู่ในรายการเอกสารการจัดการที่จัดประเภทอย่างเป็นทางการ ใช้กันอย่างแพร่หลายมันกลายเป็นการสื่อสารในระดับแนวนอนนั่นคือมันถูกรวบรวมโดยพนักงานของหน่วยหนึ่งเพื่อถ่ายโอนคำขอหรือข้อเสนอไปยังพนักงานของอีกหน่วยหนึ่ง

สำคัญ: สถานะของวัตถุของการจัดการระหว่างการสื่อสารที่ทำผ่านบันทึกช่วยจำควรจะเทียบเท่า มิฉะนั้นเอกสารจะถือว่าไม่ใช่บันทึก แต่เป็นบันทึก

วัตถุประสงค์ในการใช้งาน

สามารถใช้บันทึกช่วยจำในการทำงานได้ในหลายกรณี

นี่คือตัวอย่าง:

• สำหรับโบนัสพนักงาน
• เพื่อส่งพนักงานไปทัศนศึกษา
• รายงานไปยังแผนกโลจิสติกส์เกี่ยวกับความผิดปกติของอุปกรณ์
• บันทึกซื้อ
• การแจ้งเตือนของหัวหน้าหน่วยรักษาความปลอดภัยจากหัวหน้าหน่วยงานอื่น ๆ เกี่ยวกับความต้องการสำหรับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต (ไม่ใช่พนักงาน) เพื่อเข้าสู่อาคาร บริษัท ด้วยเหตุผล;
• คำขอในรูปแบบของบันทึกช่วยจำที่ส่งไปยังแผนกบัญชีสำหรับการจัดสรรทรัพยากรวัสดุสำหรับความต้องการบางอย่าง ฯลฯ

กรณีที่เลือกสำหรับการเขียนบันทึกช่วยจำ

แม้ว่าบันทึกนั้นถือเป็นกระดาษภายใน แต่หนึ่งในนั้นคือเอกสารที่ส่งไปยังคณะกรรมการรับรอง อย่างไรก็ตามการใช้โน้ตย่อเพื่อการสื่อสารในการทำงานยังคงเป็นเรื่องปกติ

จะเขียนบันทึกได้อย่างไร?

กฎพื้นฐานสำหรับการเขียนบันทึกมีความคล้ายคลึงกับอื่น ๆ พวกเขารวมถึงการเขียนบนกระดาษ A4 รูปแบบคำแนะนำจากใครและใครจะส่งการรับรองตามวันและลายเซ็น แต่จะเขียนบันทึกเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมดได้อย่างไร?

• ในศูนย์ (อนุญาตทางด้านซ้ายของแผ่น) เขียนชื่อที่สอดคล้องกันของเอกสาร;
• มีสองตัวเลือกสำหรับการเขียนวันที่ - ทั้งในตัวเลขอารบิกสมบูรณ์และตัวบ่งชี้ของเดือนด้วยคำพูด;
• ในชื่อเรื่องคำอธิบายสั้น ๆ ของเนื้อหาของเอกสารสามารถเพิ่มลงในหัวเรื่องหลักได้
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับจะต้องสมบูรณ์: ชื่อนามสกุลและนามสกุลชื่อเต็มของตำแหน่งและแผนก (หน่วย) ที่แนบตำแหน่งนี้

เนื้อหาหมายเหตุบริการ

คำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนบันทึกรวมถึงไม่เพียง แต่รายละเอียดและคุณสมบัติของเอกสารนี้ แต่ยังรวมถึงเนื้อหาที่ควรมี

กระดาษที่อยู่ในการพิจารณาไม่จำเป็นต้องมีคำแถลงเกี่ยวกับปัญหาในภาษาที่แห้งมากและเป็นทางการ - อนุญาตให้มีการบรรยายฟรีโดยเฉพาะซึ่งสะท้อนถึงเหตุผลในการเขียนโดยเฉพาะ

เนื้อหามักจะแบ่งออกเป็นสองส่วน สิ่งแรกของสิ่งเหล่านี้เรียกว่าคำนำ มันพูดสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นให้ drafter เขียนบันทึกและส่งไปยังพนักงานที่เฉพาะเจาะจง

ส่วนที่สองถือเป็นหลักก็ยังมีขนาดใหญ่กว่าปรัมปรา ข้อความนี้มีข้อความของคำขอหรือข้อเสนอโดยตรง มันสามารถเพิ่มการวิเคราะห์สถานการณ์ข้อสรุปและผลลัพธ์

รูปร่าง

เมื่อถูกถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนบันทึกช่วยจำบาง บริษัท ก็ให้แบบฟอร์มพิเศษแก่พนักงานของพวกเขา แต่ควรสังเกตว่านี่ไม่ใช่การรวมที่บังคับ - GOST ให้บทบัญญัติที่ปรึกษาเท่านั้น (เกี่ยวกับแบบอักษรขนาดและระยะห่าง) โดยไม่มีตัวอย่างที่ได้รับอนุมัติ อย่างไรก็ตามหากสิ่งนี้มีอยู่ใน บริษัท ใด บริษัท หนึ่งจะเป็นการดีที่สุด

บริการและบันทึกช่วยจำ

สูงขึ้นเล็กน้อยในบันทึกย่อมันเป็นข้อสังเกตว่าบันทึกอย่างเป็นทางการและการรายงานแตกต่างกันอย่างไร แต่หลายคนก็ยังมีแนวโน้มที่จะทำให้สับสนระหว่างกัน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• บันทึกช่วยจำสำหรับพนักงานจากพนักงานถึงเจ้านาย (อันที่จริงแล้วเป็นรายงาน);
• เกี่ยวกับการขึ้นเงินเดือน
• เกี่ยวกับโปรโมชั่น

สองคนสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการรักษาไม่ได้อยู่ในระดับแนวนอน แต่ในแนวตั้งซึ่งปฏิเสธความหมายของบันทึก

สำคัญ: การแบ่งของบันทึกช่วยจำเป็นบันทึกช่วยจำและคำอธิบายเบื้องต้นที่ไม่ถูกต้อง

การลงทะเบียน

บันทึกช่วยจำทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในรีจิสทรี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดระเบียบเอกสารในแต่ละ บริษัท ไม่ว่าจะเป็นคนที่ดึงกระดาษหรือผู้ที่ได้รับมันสามารถจัดการกับเรื่องนี้ ไม่ว่าในกรณีใดก็ตามสิ่งนี้จะช่วยลดความจริงที่ว่าหมายเหตุบริการได้รับการกำหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันซึ่งควรระบุไว้ในข้อความ

ตัวอย่างบันทึก

"ฝ่ายขายผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ V. A. Kutsak
บันทึก
№ 19-43/102
13 เมษายน 2558
ในการทดสอบสถานะของพีซีเพื่อประสิทธิภาพ
เริ่มตั้งแต่วันที่ 04/10/2558 ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของพนักงานขาย R. D. Maksimenko มีความผิดปกติเป็นประจำคือรีบูตโดยไม่ต้องให้คำสั่งนี้กับพีซีปัญหาเกี่ยวกับการเปิด / ปิดและหน้าจอกะพริบ เนื่องจากการอธิบายฉันขอให้คุณดำเนินการวินิจฉัยที่จำเป็นโดยผู้เชี่ยวชาญของแผนกของคุณเพื่อตรวจหาสาเหตุของความผิดปกติรวมทั้งแก้ไขปัญหาให้สำเร็จ ฉันขอแนะนำให้ผลลัพธ์ของการทดสอบเป็นลายลักษณ์อักษรโดยสรุปผลการดำเนินการเพิ่มเติม: การซ่อมแซมหรือการเปลี่ยนเครื่อง

หัวหน้าภาควิชา L. A. Kudryavtsev "

สมมติว่าปรากฎว่าพีซีนั้นไม่สามารถซ่อมแซมได้ ในกรณีนี้เราเขียนบันทึกเพื่อตัดอุปกรณ์

ตัวอย่างบันทึกการรื้อถอน

"ฝ่ายขาย ผู้อำนวยการด้านโลจิสติกส์ กรมเอ็ม. โอเลนิก
บันทึก
№ 21-45/104
16 เมษายน 2558
เกี่ยวกับการรื้อถอนพีซีที่ไม่ทำงาน
ตั้งแต่วันที่ 10 เมษายน 2015 เป็นต้นไปความผิดปกติทั่วไปเกิดขึ้นในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของพนักงานขาย R. Maximenko การวินิจฉัยที่เกิดขึ้นเป็นผลมาจากสิ่งนี้โดยผู้เชี่ยวชาญของแผนกไอทีพบว่า: พีซีไม่เหมาะสำหรับการดำเนินการต่อไป ในเรื่องนี้ฉันขอให้ตัดอุปกรณ์ดังกล่าวเพื่อความไม่สามารถใช้งานได้

หัวหน้าภาควิชา L. A. Kudryavtsev "

นอกจากเธอแล้วคุณจะต้องทราบอีกครั้ง - เพื่อแทนที่อุปกรณ์ที่เลิกใช้แล้ว

หมายเหตุการเปลี่ยนอุปกรณ์

"ฝ่ายขายผู้อำนวยการฝ่ายโลจิสติกส์ M. A. Oleinik
บันทึก
№ 22-46/104
17 เมษายน 2558
เกี่ยวกับการเปลี่ยนพีซีที่ใช้งานไม่ได้
คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของผู้เชี่ยวชาญแผนก Maksimenko R. D. ถูกปลดประจำการและจำเป็นต้องเปลี่ยนเนื่องจากความไม่สามารถใช้งานได้ (อ้างอิงจากเอกสารหมายเลข 20-44 / 103 จาก 04/15/2015)โปรดระบุอุปกรณ์ใหม่ที่ตรงกับพารามิเตอร์ที่เลิกใช้แล้ว กรุณาแจ้งเกี่ยวกับการใช้งานเป็นลายลักษณ์อักษร ฉันกำลังแนบรายงานของแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวกับการวินิจฉัยและผลลัพธ์ของมัน

หัวหน้าภาควิชา L. A. Kudryavtsev "

โดยสรุป

โดยทั่วไปแล้วการเขียนบันทึกจะไม่ทำให้เกิดปัญหา เอกสารระหว่างรัฐนี้เป็นวิธีการสื่อสารที่ค่อนข้างคุ้นเคยในระดับต่างๆของรัฐบาล เฉพาะ "ความสับสน" ระหว่างบันทึกช่วยจำและบันทึกช่วยจำเท่านั้นที่สามารถทำให้เกิดปัญหาและอุปสรรคตามเงื่อนไข (บทความระบุว่าพวกเขาแตกต่างกันอย่างไร)

ในบาง บริษัท การรวบรวมบันทึกช่วยจำเกิดขึ้นเฉพาะตามรุ่นที่ได้รับการแนะนำและได้รับการอนุมัติ (ในกรณีนี้มันจะดีกว่าที่จะตุนด้วยรูปแบบพิเศษสำหรับพวกเขา) ในที่อื่น ๆ นั้นฟรีมากกว่า

เมื่อรวบรวมเอกสารนี้ควรมีกฎเดียวกับเอกสารอื่น - แบบอักษรและการเว้นวรรคตาม GOST วันที่และลายเซ็นเพื่อความถูกต้องของบันทึก

โดยทั่วไปแล้วบันทึกช่วยจำเป็นชุดเครื่องมือที่สะดวกมากซึ่งง่ายต่อการควบคุมและเมื่อใช้อย่างถูกต้องจะมีการประสานงานที่ดีและชัดเจนของทีมงานขององค์กร ช่วยในการรักษาการเชื่อมต่อแบบองค์รวมระหว่างแผนกและเสริมสร้างโครงสร้างที่พวกเขาทำขึ้น