จะเขียนบันทึกอธิบายได้อย่างไร? ตัวอย่างการเขียนหมายเหตุอธิบาย

หากคุณจำเป็นต้องเขียนบันทึกอธิบายและในทางปฏิบัติแสดงว่ามีกรณีดังกล่าวค่อนข้างบ่อยให้ทำอย่างถูกต้องและถูกต้อง อย่าดูถูกดูแคลนเอกสารนี้ แนวทางที่จริงจังจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและมาตรการทางวินัยเพิ่มเติม บทความนี้จะช่วยคุณในเรื่องนี้ เราเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนบันทึกอธิบายสิ่งที่เป็นประเภทและข้อกำหนดสำหรับมัน นอกจากนี้ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดการและบุคคลที่มีความสามารถรวมถึงปัญหานี้

บันทึกคำอธิบายคืออะไร

ในความหมายทั่วไปของคำว่าควรอธิบายให้เข้าใจเป็นเอกสารทางธุรกิจพิเศษซึ่งรวบรวมเพื่อให้คำอธิบายเกี่ยวกับบทบัญญัติบางประการของเอกสารหลัก (แผนรายงานร่าง) หรือให้ความเห็นเกี่ยวกับเหตุผลของเหตุการณ์หรือการกระทำใด ๆ

ชุดรูปแบบจำนวนมากและชุดรูปแบบของเอกสารนี้สามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่มแบบมีเงื่อนไข

ประเภทของบันทึกอธิบาย

1. ประกอบเอกสารหลักหรือให้คำอธิบายเกี่ยวกับบทบัญญัติของแต่ละบุคคล
2. หมายเหตุอธิบายเกี่ยวกับเหตุการณ์การกระทำสถานการณ์ปัจจุบันและพฤติกรรมของพนักงานแต่ละคนขององค์กร นี่เป็นประเภทเอกสารที่ใช้กันทั่วไปโดยพนักงานขององค์กรตามคำร้องขอของผู้จัดการโดยตรงหรืออาวุโส เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นในกระบวนการแรงงานและกิจกรรมการผลิต ตามกฎแล้วข้อความอธิบายถูกเขียนถึงผู้อำนวยการเกี่ยวกับสถานการณ์ฉุกเฉินการละเมิดแรงงานและ (หรือ) วินัยการผลิตความผิดทางวินัยและการละเมิด ฯลฯ ในกรณีนี้นายจ้างต้องร้องขอจากพนักงาน (ตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียมาตรา 193) เพราะมันถูกพิจารณาโดยสมาชิกสภานิติบัญญัติว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของการป้องกันตนเอง ดังนั้นบันทึกอธิบาย (ตัวอย่างด้านล่าง) จึงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการฝึกฝนวินัยของพนักงาน

การออกคำอธิบาย

สำหรับเอกสารประเภทแรกเอกสารเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับข้อความที่เขียนด้วยลายมือตัวที่สองบนกระดาษ A4 มาตรฐาน ทุกคนควรรู้วิธีการเขียนบันทึกอธิบายและสิ่งที่ระบุในเพราะในทางปฏิบัติเรื่องนี้เป็นเรื่องธรรมดามาก ไม่ว่าพนักงานของคุณจะเป็นแบบไหนสถานการณ์ต่างกันและไม่มีใครปลอดภัยจากพวกเขา โครงสร้างของบันทึกอธิบายประกอบด้วยองค์ประกอบที่จำเป็นดังต่อไปนี้:

• รายละเอียดผู้รับ
• ชื่อของเอกสารบ่งชี้ประเภท;
• ชื่อเรื่องของข้อความ (เริ่มต้นด้วยคำบุพบท "O (O) ... ");
• เนื้อความ;
• วันที่เขียนเอกสาร
• ลายเซ็นส่วนตัว

หมายเหตุอธิบาย (ตัวอย่างที่ให้ไว้ด้านล่าง) ในส่วนเนื้อหาควรสะท้อนข้อมูลวัตถุประสงค์ในเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงให้คำอธิบายที่ชัดเจน ข้อความหลักสะท้อนถึงตำแหน่งส่วนบุคคลของพนักงานในสถานการณ์ปัจจุบันทัศนคติของเขาต่อการประพฤติมิชอบและผลที่ตามมาอย่างสมบูรณ์แบบ หากพนักงานร้องขอความผิดจากการประพฤติผิดเขาสามารถสะท้อนสิ่งนี้ในส่วนที่สำคัญแสดงถึงการกลับใจของเขาสำหรับการกระทำและสัญญาว่าจะไม่ทำซ้ำในอนาคต หากเขาคิดว่าตัวเองไร้เดียงสาก็มีโอกาสที่จะแสดงความคิดเห็นของเขาและให้ข้อโต้แย้งและหลักฐานที่จำเป็น

สรุปแล้วเราสามารถพูดได้ว่าข้อความอธิบายเป็นตัวอย่างของวิธีการที่พนักงานสามารถปกป้องตัวเองในสถานการณ์ที่มีการโต้เถียง คำอธิบายนั้นมีส่วนสำคัญในการประเมินวัตถุประสงค์โดยนายจ้างในความเป็นจริงและทำให้สามารถระบุสถานการณ์ทั้งหมดของความผิดได้และหากจำเป็นให้เลือกมาตรการที่เป็นธรรมสำหรับการลงโทษทางวินัย

ประกาศพนักงานของคำอธิบาย

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วนายจ้างจะต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานของเขาก่อนที่จะดำเนินการทางวินัย มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซีย) นอกจากนี้กำหนดเวลาภายในคำอธิบายที่ควรได้รับ - สองวันทำการ จากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้บัญญัติกฎหมายได้จัดสรรเวลาไว้นายจ้างจะต้องจัดทำเอกสารวันที่เมื่อเขาขอให้พนักงานของเขาจัดทำบันทึกย่อ ไม่มีข้อกำหนดบังคับสำหรับสิ่งนี้ แต่จากมุมมองที่ใช้งานได้จริงเอกสารดังกล่าวจะมีประโยชน์ ประการแรกนี่คือวันที่เริ่มต้นและประการที่สองหลักฐานเอกสารว่าสิทธิของพนักงานไม่ได้ละเมิด เรายกตัวอย่างด้านล่างเพื่อให้ชัดเจนว่าควรระบุอะไรในนั้นและวิธีเขียน ขอให้มีคำอธิบายบนหัวจดหมายพร้อมลายเซ็นของตัวแทนจากนายจ้างซึ่งมีความสามารถในการออกมาตรการลงโทษทางวินัย โดยทั่วไปแล้วนี่คือผู้นำหรือบุคคลที่ได้รับมอบอำนาจนี้

ตัวอย่างการแจ้งเตือน

รองหัวหน้าแพทย์

Kukushkina R.R.

ในการให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร

ในการเชื่อมต่อกับการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมของคุณซึ่งแสดงให้เห็นว่าไม่อยู่ในที่ทำงานตั้งแต่ 12/21/14 ถึง 12/23/14 ฉันขอให้คุณให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความจริงนี้ต่อฝ่ายบุคลากรก่อน 18.00 น. ของวันที่ 26 มกราคม 2014

หัวหน้าแพทย์ (ลายมือชื่อ) P.P. Sorokin

ได้รับการแจ้งเตือนเมื่อวันที่ 24 มกราคม 2014

รองหัวหน้าแพทย์ (ลายมือชื่อ) Kukushkin R.R.

อาจเป็นไปได้ว่าพนักงานปฏิเสธที่จะรับและลงนามในเอกสารดังกล่าวและบันทึกอธิบายสำหรับงานเขียนล่าช้าเมื่อไม่สามารถใช้มาตรการทางวินัยและกำหนดเวลาทั้งหมดได้อีกต่อไป ในกรณีนี้อาจมีวิธีถัดไปที่จะส่งมอบการแจ้งเตือนไปยังคณะกรรมการนั่นคือในการปรากฏตัวของหัวหน้างานทันทีตัวแทนจากสหภาพการค้าที่ปรึกษากฎหมายขององค์กรและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ หากมีการปฎิเส ธ มันก็คุ้มค่าที่จะทำสิ่งที่มีลายเซ็นของทุกคนที่มีอยู่ ด้วยวิธีนี้คุณยืนยันการปฏิบัติตามข้อกำหนดของศิลปะ 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

คำอธิบายที่อธิบายได้ (ตัวอย่าง) สำหรับการทำงาน: ตัวอย่างที่ 1

สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการขาดงานหรือการมาทำงานสาย

ผู้บัญชาการหน่วยทหาร 65487

ผู้พัน Sidorov S.S.

จากพนักงานของกระทรวงกลาโหมของรัสเซียเสมียน

Volkova R.L.

คำอธิบายที่ชัดเจน

เกี่ยวกับการมาทำงานสาย 16 พฤษภาคม 2014

ฉัน Volkov Roman Lvovich มาทำงานสายเป็นเวลา 4 ชั่วโมงในวันที่ 16 พฤษภาคม 2014 ในสาระสำคัญฉันสามารถอธิบายต่อไปนี้ เช้านี้ในระหว่างการเดินทางไปทำงานในรถยนต์ของฉันฉันเห็นอุบัติเหตุ ในเรื่องนี้เขาถูกบังคับให้เป็นพยานกับตำรวจจราจร ใช้เวลานานมาก ฉันแนบสำเนาของโปรโตคอลเป็นหลักฐานและบันทึกสนับสนุนโดยผู้ตรวจการของตำรวจจราจร Orlova P.P.

16 พฤษภาคม 2014 (ลายเซ็น) Volkov R.L.

ตัวอย่างหมายเลข 2

ถึงผู้อำนวยการร้าน Parus

Malinina M.M.

จากผู้จัดการคลังสินค้า

Smorodintseva S.S.

คำอธิบายที่ชัดเจน

เกี่ยวกับการมาทำงานสาย 30 ธันวาคม 2557

ฉัน Smorodintseva Sofia Semenovna เมื่อวันที่ 30 ธันวาคม 2014 สายไปทำงานเป็นเวลา 2 ชั่วโมง ความจริงก็คือเมื่อวันก่อนฉันซื้อนาฬิกาใหม่พร้อมนาฬิกาปลุก เมื่อไม่เข้าใจกลไกอย่างสมบูรณ์ฉันตั้งเวลาไม่ถูกต้องและนอนนานเกินหนึ่งชั่วโมง ฉันรับทราบความผิดพลาดของฉัน ฉันสัญญาว่าจากนี้ไปจะไม่เกิดขึ้นอีก

30 ธันวาคม 2557 (ลงชื่อ) Smorodintseva S.S.

ข้อผิดพลาดอธิบายอธิบาย: ตัวอย่าง

พบเอกสารประเภทนี้ค่อนข้างบ่อยข้อผิดพลาดอาจมีหลายชนิดที่เกี่ยวข้องกับ กิจกรรมภาคปฏิบัติ งานเอกสาร ฯลฯ ในกรณีนี้จะพิจารณาถึงสถานการณ์ที่ไม่สามารถปฏิบัติตามแผนงานได้

เรียนผู้อำนวยการ Much Money LLC

Monetkina L.D.

จากผู้เชี่ยวชาญหลักอาร์ Bozhkina

คำอธิบายที่ชัดเจน

เกี่ยวกับความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนในเดือนกันยายน 2014

ฉัน Monetkina Lyudmila Denisovna มีการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนสำหรับการสรุปสัญญาเงินกู้อธิบายต่อไปนี้ ปัญหาเกี่ยวข้องกับการขาดพนักงานเนื่องจากผู้เชี่ยวชาญสองคนถูกปลดออกจากตำแหน่งในหนึ่งเดือนและไม่มีใครจ้างคนมาแทนพวกเขา พนักงานที่เหลือสองคนไม่สามารถรับมือกับปริมาณงานได้แม้ว่าพวกเขาจะทำงานเกินกว่ามาตรฐาน

15 ตุลาคม 2557 (ลงชื่อ) Monetkina L.D.

การวาดภาพการกระทำที่ไม่ได้ส่งโดยพนักงานของบันทึกอธิบาย

หากในตอนท้ายของระยะเวลาที่กำหนดบันทึกย่ออธิบาย (ตัวอย่างข้างต้น) ไม่ได้จัดทำโดยพนักงานจากนั้นตามบทความที่ระบุของรหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียนายจ้างจะต้องทำหน้าที่พิเศษ จริงผู้บัญญัติกฎหมายไม่ได้ระบุว่าพนักงานคนใดควรทำสิ่งนี้ในกรอบเวลาใดและจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับพนักงานด้วยหรือไม่ สิ่งนี้จะถูกกำหนดในระดับองค์กรโดยคำนึงถึง กฎการทำงานในสำนักงาน การกระทำนั้นขึ้นอยู่กับการมีส่วนร่วมของกลุ่มบุคคลและยืนยันเหตุการณ์หรือข้อเท็จจริงที่พวกเขาสร้างขึ้น ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องรวบรวมมันรวมกันมันจะแนะนำให้ดึงดูดพนักงานเหล่านั้นที่อยู่ในขณะที่พนักงานได้รับแจ้งความต้องการที่จะให้บันทึกคำอธิบาย มันเขียนไว้ในแบบฟอร์มทั่วไปและอาจมีแบบฟอร์มที่แสดงด้านล่าง

พระราชบัญญัติตัวอย่าง

ACT

10.07.2014

เกี่ยวกับความล้มเหลวของพนักงานที่จะให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรในการเชื่อมต่อกับความผิดทางวินัย

ฉันหัวหน้าแผนกบุคลากร Koroleva E.E. ต่อหน้าหัวหน้านักบัญชี Ivanova N.N และนักเศรษฐศาสตร์ Pevtsova R.I. พระราชบัญญัตินี้ได้ถูกร่างขึ้นดังนี้:

07/06/2014 นักบัญชี Petrova I.I มันถูกเสนอตามมาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม 2014 เพื่อให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความผิดทางวินัยที่กระทำโดยเธอซึ่งปรากฎตัวในที่ทำงานเป็นเวลา 6 ชั่วโมงติดต่อกัน Petrova I.I. เธอไม่ทำสิ่งนี้ภายในเวลาที่กำหนดโดยบอกว่าเธอได้รับคำอธิบายด้วยวาจาแล้วและจะไม่เขียนอะไรอีก

การกระทำนี้ทำซ้ำกัน

/ ลายมือชื่อ / Koroleva E.E.

/ ลายเซ็น / Ivanova N.N.

/ ลายเซ็น / Pevtsov R.I.

สำเนาของการกระทำที่ได้รับ:

/ ลายเซ็น / Petrova I.I.

อย่าถือว่าการปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบายเป็นความผิดทางวินัยใหม่เพราะนี่เป็นสิทธิ์เฉพาะของพนักงานและไม่ใช่ข้อผูกมัด และด้วยการกระทำนี้นายจ้างเพียง แต่ยืนยันว่ากฎทั้งหมดของกฎหมายได้รับการปฏิบัติตาม

ความแตกต่างระหว่างบันทึกอธิบายจากการบรรยายกับเจ้าหน้าที่

อย่าสับสนแนวคิดทั้งสามนี้ เราได้แยกออกเป็นคนแรกแล้ว รู้วิธีการเขียนบันทึกอธิบายคุณสามารถรับมือกับส่วนที่เหลือได้อย่างง่ายดาย เรามาพูดถึงเรื่องย่อกัน บันทึก ตรงข้าม วัตถุประสงค์ของการเขียนเพื่อแจ้งให้ผู้บริหารทราบถึงสถานการณ์ปัจจุบันสถานการณ์ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นนั่นคือเพื่อกระตุ้นให้คุณดำเนินการใด ๆ

บันทึก เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับสาขา "แนวนอน" ของการจัดการนั่นคือจากผู้จัดการหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งพนักงานของแผนกหนึ่งไปยังพนักงานของแผนกอื่น ๆ ฯลฯ ตามกฎแล้วพวกเขาเกี่ยวข้องกับประเด็นทางเทคนิคองค์กรองค์กรเศรษฐกิจและปัญหาอื่น ๆ ในความเป็นจริงนี่คือการติดต่อทางธุรกิจ

วิธีการเขียนบันทึกอธิบาย (ตัวอย่างหรือตัวอย่าง) สามารถพบได้ง่ายบนเน็ต ไม่มีรูปแบบเดียว แต่มีข้อกำหนดบางอย่างที่เราได้ระบุไว้ คุณสามารถใช้และสร้างตัวอย่างข้างต้น "ด้วยตัวคุณเอง" ได้อย่างง่ายดาย