ในเกือบทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายและจำนวนพนักงาน (แม้ว่าเราจะพูดคุยเกี่ยวกับผู้ประกอบการรายบุคคล) ในกระบวนการของงานเอกสารทางธุรกิจจำนวนมากจดหมายรายงานภาษีและข้อมูลอื่น ๆ จะถูกสะสมในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ องค์กรเกือบทั้งหมดที่ดำเนินงานมาเป็นเวลานานหรือน้อยกว่านั้นไม่ช้าก็เร็วต้องเผชิญกับความจำเป็นในการจัดระบบคลังข้อมูลของพวกเขา
เอกสารบางส่วนจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้และในทางกลับกันก็ถึงเวลาที่จะทำลาย แต่ระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับเอกสารทางบัญชีคืออะไรหลังจากนั้นพวกเขาสามารถกำจัดได้อย่างปลอดภัย? อันที่จริงกรอบกฎหมายของเราแทบจะไม่ได้รับการยอมรับจากการละเมิดเงื่อนไขดังกล่าวและดังนั้นจึงจำเป็นต้องรู้
บทความนี้มีไว้เพื่อการเปิดเผยของปัญหานี้
เป็นอย่างไร
ควรสังเกตว่าเอกสารจำนวนมากควรถูกเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 75 ปีและโดยทั่วไปแล้วหมวดหมู่การรายงานบางประเภทขอแนะนำอย่างยิ่งว่าไม่ควรสัมผัสตลอดการทำงานทั้งหมดของ บริษัท เป็นอย่างไร ท้ายที่สุดฉันต้องการที่จะปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเต็มที่ แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ทำให้ชีวิตของพนักงานที่ต้องรับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลที่ซับซ้อน!
ก่อนที่เราจะตอบคำถามนี้เราจะทำความคุ้นเคยกับเอกสารกำกับดูแลหลักซึ่งเป็นข้อกำหนดพื้นฐานที่พิจารณาอายุการเก็บรักษาของเอกสารทางบัญชีขององค์กรทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบขนาดและทิศทางของกิจกรรมทางกฎหมาย
ระเบียบกฎเกณฑ์ของการจัดเก็บเอกสาร
ลองดูที่เอกสารกำกับดูแลหลักที่ควบคุมการเก็บถาวรในองค์กร
ประการแรกกฎหมายของรัฐบาลกลางของเดือนพฤศจิกายน 2004 ฉบับที่ 125-FZ เอกสารนี้เป็นเอกสารทั่วไปควบคุมการเก็บถาวรในประเทศของเราอย่างสมบูรณ์ ดังนั้นบทบัญญัติของเขาพูดเกี่ยวกับองค์กรของกระบวนการของการเก็บรักษาเอกสารการผลิตและการบัญชีทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการได้มาและการใช้งานของคลังเก็บ นอกจากนี้ยังให้การรับรองกระบวนการของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างสถาบันเอกสารและประชาชนที่ต้องการใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ที่นั่น
แน่นอน "กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานขององค์กรเอกสาร" มีบทบาทอย่างมาก พวกเขาได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการและแนะนำให้ใช้โดยการตัดสินใจของหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับการรับรองเมื่อวันที่ 02/06/2002 การเริ่มต้นองค์กรของแผนกเก็บถาวรในองค์กรเราขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณทำความคุ้นเคยกับเอกสารนี้เป็นอันดับแรกเนื่องจากมันจะแสดงจุดที่สำคัญที่สุดและพื้นฐานของกิจกรรมประเภทนี้
เอกสารอื่น ๆ
สำหรับการเก็บรักษาเอกสารสำคัญตามปกติก็จำเป็นต้องทราบรายการเอกสารเก็บถาวรมาตรฐานที่สร้างขึ้นในระหว่างกิจกรรมการทำงานขององค์กรใด ๆ มันอยู่ที่ระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่ระบุไว้และเอกสารนี้ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งแยกต่างหากของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียในปี 2010 หมายเลขเอกสารคือ N 558 จากชื่อที่ชัดเจนจะมีรายชื่อหลักทรัพย์หลักที่เกิดขึ้นจากธุรกิจหรือกิจกรรมอื่น ๆ ขององค์กร
มรดกล้าหลัง
ระเบียบเกี่ยวกับเอกสารที่ตีพิมพ์โดยกระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2526 หมายเลข 105 ยังคงมีความเกี่ยวข้อง ภายในกรอบของบทบัญญัตินี้จะมีการกำหนดเงื่อนไขเริ่มต้นของการจัดเก็บเอกสารและขั้นตอนการสร้างการยอมรับและการใช้งาน
จากรหัสภาษี
นอกจากนี้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องในบทความ 23 ของเอกสารที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นในบทความที่แปดมีประโยคที่แยกพิจารณาช่วงเวลาของการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่สามารถใช้ในการเกิดขึ้นและหักภาษีได้ เหล่านี้รวมถึงหลักทรัพย์ที่ยืนยันการรับโดยตรงของรายได้ค่าใช้จ่ายรวมทั้งภาษีที่จ่ายไปแล้วเพื่อประโยชน์ของรัฐ
ในที่สุดข้อมูลดังกล่าวมีอยู่ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง 29 (ฉบับที่ 402-ФЗลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554)“ การบัญชี” ในนั้นคุณสามารถค้นหาระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีในองค์กรสำหรับองค์กรการค้า
สิ่งที่ควรจัดเก็บและนานเท่าไหร่?
ไม่น่าแปลกใจที่การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีทั่วไปที่เกิดขึ้นในกิจกรรมขององค์กรใด ๆ (ทั้งหมดนี้อยู่ในรายการข้างต้น) มีความสำคัญอย่างยิ่ง เอกสารทั่วไปจะถูกเก็บไว้: 1 ปี, 5 ปี, 75 ปี เอกสารบางอย่าง (ข้อมูลเกี่ยวกับการรับเงินในจำนวนมากโดยเฉพาะ) จะต้องจัดเก็บอย่างถาวร
กลุ่มการจัดเก็บ
ผู้ตรวจสอบบัญชีมืออาชีพกล่าวว่าเอกสารทั้งหมดที่สะท้อนถึงบันทึกการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็นสี่กลุ่มหลัก นี่คือรายการของช่วงเวลาการจัดเก็บข้อมูลสำหรับเอกสารทางบัญชี:
- เอกสารที่ควรเก็บไว้อย่างถาวร ซึ่งรวมถึงงบการเงินประจำปีรวมถึงหลักฐานใด ๆ ที่ได้รับเมื่อลงทะเบียนกับหน่วยงานภาษี
- กลุ่มการจัดเก็บข้อมูลระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) นี่คือการแจ้งเตือนเอกสารที่ลงนามโดยพนักงานเมื่อได้รับความยินยอมในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลเกี่ยวกับตัวมันเองซึ่งได้รับความยินยอมนั้นน่าจะมีให้ 75 ปี
- ประเภทชั่วคราว สันนิษฐานว่าเอกสารของกลุ่มนี้ควรถูกเก็บไว้นานถึง 10 ปีโดยรวม เหล่านี้รวมถึงใบแจ้งหนี้เช่นเดียวกับจดหมายค้ำประกัน
- ความหลากหลายที่สี่รวมถึงเอกสารข้างต้นทั้งหมดที่หมดอายุและดังนั้นจึงต้องถูกกำจัด
ความแตกต่างที่สำคัญ
ที่สำคัญ! คุณจำเป็นต้องรู้ว่าการลดอายุการเก็บรักษานั้นเป็นสิ่งต้องห้ามอย่างเคร่งครัด แต่การอนุญาตให้เพิ่มเวลานี้ได้ แต่สิ่งนี้ใช้ได้เฉพาะกับองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเฉพาะอย่างมาก
ดังนั้นอายุการเก็บรักษาของเอกสารการบัญชีใน LLC ซึ่งมีส่วนร่วมในการให้สินเชื่อทางการเงินแก่ประชาชนเริ่มต้นจาก 75 ปี ในทางปฏิบัติหน่วยงานตรวจสอบทราบว่าเอกสารดังกล่าวควรจะมีอยู่ตลอดเวลาเนื่องจากในกรณีที่มีการเรียกร้องใด ๆ (จากด้านข้างของทายาทเป็นต้น) พวกเขาอาจจำเป็นต้องได้รับการเลี้ยงดูแม้หลังจากช่วงเวลานี้
ดังนั้นองค์กรของระบบการตั้งชื่อที่จะใช้ในองค์กรเฉพาะสำหรับองค์กรธุรกิจจดหมายเหตุจึงมีความสำคัญเป็นพิเศษ ตอนนี้เราจะพิจารณาข้อกำหนดขั้นพื้นฐานที่องค์กรตรวจสอบทำขึ้นสำหรับองค์กรเฉพาะโดยขึ้นอยู่กับรูปแบบความเป็นเจ้าของตามกฎหมาย
โดยทั่วไปแล้วพวกเขาไม่ได้มีความหลากหลายแตกต่างกัน แต่ก็มีความแตกต่างเล็กน้อยเช่นกัน ตามกฎแล้วพวกเขาเกี่ยวข้องกับปริมาณของรายได้ที่ บริษัท ได้รับ
จำกัด
ก่อนอื่นให้พิจารณา LLC เนื่องจากการหมุนเวียนขององค์กรดังกล่าวค่อนข้างสำคัญข้อกำหนดสำหรับพวกเขาจึงเข้มงวดขึ้น ประการแรกการบัญชีและการรายงานภาษีทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 75 ปี นอกจากนี้อายุการเก็บรักษาเอกสารการบัญชีใน LLC สามารถขยายไปเรื่อย ๆ ในกรณีที่เราได้พิจารณาไปแล้วข้างต้น
เอกสารสำหรับการตั้งถิ่นฐานกับบุคลากรควรเก็บไว้ตลอดการทำงานของบุคคลเฉพาะในองค์กรและอย่างน้อย 10 ปีนับจากวันที่เขาถูกไล่ออก หากพนักงานลาออกจาก บริษัท นี้จะต้องเก็บรักษาเอกสารไว้อย่างถาวรเนื่องจากในกรณีที่มีการเรียกร้องเกี่ยวกับขนาดของค่าใช้จ่ายพวกเขาจะต้องถูกยกขึ้นก่อน
ใบแจ้งหนี้เอกสารอื่น ๆ ที่เป็นหลักฐานการชำระหนี้กับซัพพลายเออร์และลูกค้าเป็นของกลุ่มที่สามดังนั้นจึงต้องเก็บไว้นานถึง 10 ปีโดยรวม ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วงบการเงินทั่วไปควรเก็บไว้อย่างถาวร
ผู้ประกอบการส่วนบุคคล
ข้อกำหนดสำหรับ บริษัท ประเภทนี้เข้มงวดน้อยกว่าเนื่องจากจำนวนเอกสารที่สร้างขึ้นมีน้อยกว่ามาก ดังนั้นอายุการเก็บรักษาของเอกสารบัญชี IP คืออะไร? ลองดูที่ปัญหานี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม ประการแรกใบรับรองการลงทะเบียนทั้งหมดรายงานประจำปีให้กับหน่วยงานภาษี ข้อมูลนี้ควรเก็บไว้อย่างถาวรตลอดอายุการใช้งานของ บริษัท ใด บริษัท หนึ่ง
อย่างไรก็ตามหากผู้ประกอบการไม่มีพนักงานและเขาเก็บบันทึกตามรูปแบบที่เรียบง่ายข้อกำหนดทั้งหมดก็จะจบลงที่นั่น แน่นอนว่าอายุการเก็บรักษาของเอกสารการบัญชี IP ในกรณีนี้คือ 75 ปีเดียวกันเนื่องจากมีรายงานประจำปีอยู่ในหมู่พวกเขาเท่านั้น
UAB
เนื่องจากกิจกรรมขององค์กรดังกล่าวเกี่ยวข้องกับการได้รับรายได้จำนวนมากเช่นเดียวกับการตั้งถิ่นฐานกับผู้ถือหุ้นข้อกำหนดสำหรับเอกสารที่จัดเก็บในกรณีนี้จึงเข้มงวดที่สุด โดยทั่วไปในกรณีส่วนใหญ่อายุการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีใน บริษัท อย่างน้อย 75 ปี อย่างไรก็ตามมีข้อยกเว้น
แน่นอนว่าข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับทุนที่ได้รับอนุญาตปริมาณของเงินฝากขนาดของส่วนแบ่งเช่าเหมาลำของผู้ก่อตั้งควรถูกจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง รายการของเอกสารที่ต้องเก็บถาวรเป็นระยะเวลา 75 ปีหรือมากกว่านั้นรวมถึงเอกสารทางบัญชีที่องค์กรภาษีสามารถนำไปใช้ได้: ข้อมูลเกี่ยวกับผลตอบแทนจากสินทรัพย์, ข้อความเกี่ยวกับการตั้งถิ่นฐานกับผู้ถือหุ้นรวมถึงสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีข้อมูลรายได้ ในบัญชีขององค์กรของกองทุนในจำนวนมากโดยเฉพาะ
ข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งถิ่นฐานของบุคลากรจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี เอกสารอื่น ๆ (ใบแจ้งหนี้หนังสือค้ำประกัน) มีระยะเวลาเก็บรักษาสูงสุด 10 ปี
องค์กรงบประมาณ
และระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีเป็นอย่างไร สถาบันงบประมาณ ตามกฎแล้วไม่มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับเรื่องนี้ เชื่อว่าเป็นเวลา 75 ปีเท่านั้นที่ควรเก็บข้อมูลงบการเงินประจำปีและหลักทรัพย์ที่มีไว้สำหรับหน่วยงานด้านภาษี เอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้นานถึง 10 ปี
คุณสมบัติที่สำคัญ
หากคุณคุ้นเคยกับรายการกฎหมายและข้อบังคับทั้งหมดที่มีอยู่ข้างต้นคุณอาจประหลาดใจ: อายุการเก็บรักษามาตรฐานของเอกสารการบัญชีไม่เกินห้าปี (Federal Law No. 402)! ในเวลาเดียวกันในบทความของเราเราเขียนประมาณ 10 ปีขึ้นไป สิ่งนี้จะเป็นอย่างไร แต่น่าเสียดายที่ในกรณีนี้มีรายละเอียดที่ไม่ดีของกรอบการกำกับดูแลเมื่อข้อกำหนดของกฎหมายขัดกับความเป็นจริง ให้เราอธิบายด้วยตัวอย่าง
หากคุณเป็นผู้ประกอบการค้ารายเดียวที่เรียบง่ายคุณสามารถพบกับสถานการณ์ที่ผู้ตรวจสอบภาษีต้องการยื่นเอกสารที่หมดอายุแล้ว (ตามข้อกำหนดของกฎหมาย) ในกรณีของ CJSC และ LLC การหมุนเวียนประจำปีซึ่งอาจเกินสิบหรือหลายร้อยล้านรูเบิลการไม่มีหลักทรัพย์ที่ไม่สำคัญบางอย่างอาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่
ตัวอย่างเช่นเอกสารที่จำเป็นมักจะยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของการเรียกร้องของลูกหนี้ มันไม่มีความลับที่ในทางปฏิบัติคำนั้นสามารถประมาณได้เกือบสิบปี ตามกฎหมายแล้วเอกสารการบัญชีสองชุดสามารถทำลายได้ในเวลาเดียวกัน หาก บริษัท กำจัดพวกเขาจริง ๆ ก็อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมาก อย่างไร? ง่ายมาก
หาก บริษัท ไม่สามารถจัดหาหลักทรัพย์ตามที่ร้องขอคุณจะต้องคำนวณภาษีจากกำไร (แม้ว่าอาจจะไม่มีอยู่เลย) รวมถึงชำระค่าปรับจำนวนมากเมื่อกำหนดระยะเวลาในการเก็บข้อมูลเราควรได้รับคำแนะนำไม่มากตามข้อกำหนดของกฎหมาย (ขัดแย้งอย่างที่มันอาจเป็น) แต่ด้วยความสำคัญที่แท้จริงของเอกสารสำหรับ บริษัท ใด บริษัท หนึ่ง
แน่นอนว่าอายุการเก็บรักษาของเอกสารทางบัญชีหลักในกรณีใด ๆ ควรนานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่แม้จะมีใบแจ้งหนี้จำนวนมากภายใต้เงื่อนไขบางประการที่ต้องเก็บไว้ในที่เก็บถาวรนานกว่า 15 ปี หาก บริษัท มีลูกหนี้ใด ๆ หรือหากเป็นหนี้กับใครบางคนเอกสารดังกล่าวจะต้องจัดเก็บอย่างถาวรโดยไม่คำนึงถึงข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางและการแก้ไขปัญหา
จะกำหนดความสำคัญของเอกสารทางบัญชีสำหรับองค์กรได้อย่างไร
ทำอย่างไรจึงจะเข้าใจว่าเอกสารใดที่ควรระบุว่า“ จำเป็นก่อน” เมื่อเก็บเอกสารและควรทำอะไรกับพวกเขาในอนาคต ในกรณีนี้ทนายความมืออาชีพแนะนำให้ตรวจสอบแยกต่างหากของมูลค่าของเอกสารที่เก็บไว้
ข้อกำหนดหลักที่สมาชิกของคณะกรรมการควรได้รับการชี้นำโดยไม่เพียง แต่คุณค่าของข้อมูลในเอกสารที่เก็บไว้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเสียหายที่องค์กรอาจประสบหากสูญหาย
ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเพิ่มอายุการเก็บรักษาสำหรับเอกสารทางการเงินและบัญชีต่อไปนี้: สัญญาและการประมาณการสำหรับงานเหล่านั้นที่ในทางทฤษฎีสามารถเพิ่มมูลค่าของทั้งองค์กรเองและส่วนประกอบของแต่ละบุคคล เอกสารและสื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาที่แข่งขันได้ เอกสารทั้งหมดที่อาจจำเป็นต้องใช้ในทางเดียวหรืออื่นในกรณีของการดำเนินคดี (เป็นไปได้ในทางทฤษฎี)
หมายเหตุสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคล
เนื่องจากมีข้อกำหนดจำนวนมากและการตีความของพวกเขาในการออกกฎหมายต่าง ๆ และการตัดสินของศาลมีความหลากหลายอย่างมากกระบวนการจัดเก็บเอกสารกลายเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการเนื่องจากผู้ประกอบการแต่ละรายมักไม่มีพื้นฐานทางกฎหมาย ในกรณีนี้มีความจำเป็นต้องติดต่อ บริษัท กฎหมายในกรณีที่มีข้อพิพาทใด ๆ หากพวกเขาอยู่บนพื้นฐานของเอกสารการบัญชีข้อกำหนดและขั้นตอนที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในกฎหมาย
โปรดทราบ: ยิ่งขั้นตอนการเก็บถาวรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสมบูรณ์ยิ่งขึ้นปัญหาที่คุณจะพบเจอในอนาคตก็จะน้อยลง
ข้อกำหนดสำหรับองค์กรของการเก็บถาวรใน บริษัท
ดังนั้นเราจึงตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเวลา แต่จะจัดระเบียบที่เก็บเอกสารขององค์กรได้อย่างไร? มีวิธีการอะไรบ้าง?
ประการแรกคุณสามารถสร้างไฟล์เก็บถาวรของคุณเอง ในกรณีของผู้ประกอบการรายบุคคลและ LLCs ขนาดเล็กผู้จัดการขององค์กรหรือพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างเป็นพิเศษมักจะกลายเป็นผู้เก็บเอกสารสำคัญ ตัวเก็บถาวรเองจะกลายเป็นห้องเฉพาะหรือแม้แต่ตู้เซฟขนาดใหญ่
แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาการเปลี่ยนมาเป็น บริษัท พิเศษที่มีความเชี่ยวชาญในการสร้างและจัดเก็บจดหมายเหตุเป็นที่นิยมมาก พวกเขาสามารถช่วยทั้งจัดระเบียบสถานที่จัดเก็บที่มีอยู่และสร้างใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น ในกรณีของ บริษัท ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องเก็บเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านความปลอดภัยที่สมบูรณ์ บริษัท เหล่านี้สามารถจัดเก็บข้อมูลของพวกเขาในกล่องที่ได้รับการคุ้มครองเป็นพิเศษและได้รับการคุ้มครองเป็นพิเศษ
ข้อดีของวิธีแรกคือการควบคุมเอกสารของคุณอย่างสมบูรณ์และความถูกของวิธีนี้ก็ชัดเจน ข้อเสียรวมถึงช่องโหว่ของที่เก็บถาวร (ไม่ใช่ทุกคนที่มีวิธีในการติดตั้งห้องทนไฟ) นอกจากนี้ไม่ใช่ทุกคนที่มีการศึกษาด้านกฎหมายที่เหมาะสมสำหรับองค์กรการจัดเก็บที่เหมาะสม
ข้อได้เปรียบของวิธีที่สอง ได้แก่ การจัดเก็บข้อมูลในอุดมคติรวมถึงการเตรียมความพร้อมทางกฎหมายอย่างเต็มรูปแบบของเจ้าหน้าที่หน่วยงาน ด้านลบอยู่ไกลจากการควบคุมที่เก็บถาวรของการจัดการ บริษัท ทั้งหมด
ดังนั้นเราจึงตรวจสอบอายุการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีที่จัดทำขึ้นตามมาตรฐานทางกฎหมายรวมถึงข้อกำหนดที่ใช้กับรูปแบบทางกฎหมายหลักของธุรกิจในกรณีนี้
