За сваког послодавца је важно знати који временски период се чува. На крају крајева, сигурност документације је одговорност коју свака компанија преузима. Он не само да треба да прикупља информације о запосленима, већ и осигурава њихово чување. И безуспешно. Само што сви не знају шта та документација подразумева. Чак штовише, многи не разумију принципе складиштења и евидентирања налога за особље. Сви детаљи у вези са овим питањима представљени су у наставку. Они ће вам помоћи да схватите колико и како се тачно чувају информације о запосленима, као и друга документа која се могу приписати кадровској документацији.
Шта је ово?
Први корак је утврдити о чему се ради. Шта су наређења кадровски? На крају крајева, пре него што почнете са нечим складиштењем, морате у потпуности разумети са којом документацијом морате да радите.
Налози за особље - Регулативни папири радни односи између запосленог и послодавца. Ова документација је све што може указивати на датотеке и информације које се односе на активност. Све поруџбине су подељене у неколико категорија:
- Документи дугорочног складиштења.
- Краткорочни радови.
- Привремене наруџбе.
Сходно томе, свака од категорија има своје карактеристике. Стога, пре него што почнете да проучавате теорију складиштења и књиговодствене документације за особље у компанији, морате да схватите којој врсти припада овај или онај папир. Тек након тога биће могуће, без кршења утврђених правила, спровести проучаване процесе. Који су рокови задржавања за налоге особља? Шта би сваки послодавац требао знати о овом тренутку?
Дугорочни документи
Сада је вријеме да размотрите сваку врсту претходно набројаних докумената. Већ је речено да ће ово помоћи да се у потпуности схвати колико треба чувати документација. Али рачуноводство за све врсте хартија од вредности је исто. Стога је питање обично једноставно. Време складиштења кадровска документа директно зависе од врсте папира. Први су налози за дугорочно складиштење. Није тешко погодити да ће их послодавац узети у обзир и чувати дуже време. Колико тачно? Више о томе касније.
Шта се може приписати овој документацији? Ово су документи који описују радни однос између послодавца и подређених, а такође указују на значајне радне факторе. Шта им се може приписати? Ово је:
- Уговор о раду са налогом за посао.
- Преводилачка документа.
- Налози о утврђивању одређене плате на одређеној позицији.
- Потврде о потврђивању награде или бонуса запослених.
- Радови о пословним путовањима (дугачким, иностраним).
- Личне датотеке.
- Пријаве се попуњавају током запослења.
- Налози за отпуштање.
Не од особља
Сада је јасно који су документи дугорочни. Једино је што је налог за запошљавање запосленог папир, који се односи на особље. Али постоји мали изузетак од правила. То треба запамтити.
О цему прицас? Нису сви налози за запошљавање, заједно са уговором о раду, налози за особље. Слични радови имају изузетак. Постоје такозване наредбе за главну делатност. Они укључују следеће:
- Уговор о раду одговарајућим налогом.
- Промене у уговору о раду (на пример прелазак на друго радно место).
- Документи о одбацивању оквира.
Треба напоменути да ће се за главне активности ове хартије од вредности разматрати само у односу на појединце. Обично су то руководиоци предузећа, као и рачуновође, шефови, заменици. То особље је често прописано у статуту компаније. Ово се правило треба упамтити ако послодавац жели открити какви су увјети за похрану налога за особље. Не спадају сви документи у ову категорију.
Краткорочно складиштење
Затим треба да схватите шта се може приписати папирима за краткотрајно складиштење. Наравно, нека врста рачуноводства налога за особље у овој ситуацији ће бити направљена. Али након кратког времена такви документи ће бити уништени. Шта се може приписати овој категорији? Документи краткорочног складиштења називају се налозима који благовремено регулишу радни однос запосленика у одређеној радној делатности. Односно, ово нису тако озбиљни документи као што су папири о отпуштању или уговор о раду. Тачније, можемо разликовати:
- Налози за одмор.
- Упутства за кратка путовања.
- Документи који указују на разне дисциплинске мере.
- Наређења за слање особља на курсеве за обуку или наставак образовања
Али то није све. Правила складиштења за проучене документе имају бројне карактеристике и нијансе. Поред већ разматраних опција, може се разликовати привремено складиштење и трајно складиштење. Ови случајеви нису превише чести.
Привремено и трајно
Привремени документи су све наредбе и упутства која не играју значајну улогу за рад. Обично су у одређеном тренутку важни. А након што више нису потребни, они се уништавају. Постоје и поруџбине за трајно складиштење. Најчешће се само лични досјеи менаџера и других службеника прописаних у статуту корпорације могу разликовати од папира о особљу. Рачуноводство и чување такве документације врши се у континуитету. И уништава се тек након затварања компаније.
Дуго времена
Који су рокови задржавања за налоге особља? Већ је речено да много тога зависи од врсте хартија од вредности у питању. Постоји документација за дугорочно складиштење. Треба га систематизовати и узети у обзир према утврђеним правилима. А такви документи се дуго чувају.
С обзиром да су само неке компаније способне да раде дуже време након отварања, можемо рећи да папир за дугорочно складиштење не треба континуирано уништавати. Зашто? Чињеница је да се налози за особље ове категорије чувају 75 година. И тек након овог периода можете уништити. Само неке корпорације успевају да раде више од наведеног периода.
Да ли је кратко?
И који су рокови чувања докумената о особљу који су класификовани као краткорочни? Таква документација може и даље проћи кроз фазу уништења без затварања или ликвидације организације. Краткорочни документи се обично чувају 5 година. У неким случајевима (ако је прописано у повељи) - 10. Али не више.
О рачуноводству и складиштењу
Колико налога за особље се чува? Одговор на ово питање није тежак. Сада можете обратити пажњу на правила рачуноводства ових докумената. То је такође важна ствар коју би сваки послодавац требао знати. Уосталом, ако постоје папири који се чувају одређено време, о томе морате некако да водите евиденцију, јер у супротном можете изгубити важне налоге.
Сада постоји неколико врста похране докумената. У било којој компанији се морају имплементирати. Сада компаније морају да креирају посебне спискове рачуноводства својих хартија од вредности за особље, у папирном и електронском облику.Успут, друго се може занемарити. Али општеприхваћени папирни облик презентације је обавезан. Али како спровести рачуноводство? Принципи за електронску и материјалну верзију су исти. О њима даље.
Основни рачуноводствени принципи
Дакле, рачуноводство налога за особље је одговорна ствар и регулисана су општеприхваћеним стандардима. Сви кадровски документи морају бити регистровани. Ако то није урађено, не можете да похраните овај или онај папир. Нема регистрације - нема документа. Шта се подразумева под овим процесом?
Регистрација налога за особље је пренос детаља написаних на документима у специјализоване обрасце документације са накнадним додељивањем броја и датумом одобрења папира као што је евидентирано. То јест, и у преводу на папиру и у електронској интерпретацији, сваком је налогу потребно доделити дигитално означавање. А такође га напишите у једном или другом облику. Ово је обавезна ставка.
Подаци се бележе у регистрима налога за особље. Такође, унос се дешава у електронским базама података и архивима. То је једини начин да у потпуности снимите и чувате документе. Компаније обезбеђују слободан избор обрасца за чување документације. Повеља треба садржавати правила према којима се све наредбе (или било које посебне) чувају и у папирној и у електронској верзији. Вреди напоменути да је први став обично обавезан. То је материјални документ који може да потврди одређену поруџбину.
Ордер Јоурнал
Најчешћа пракса снимања и чувања документације је књига налога за особље коју издаје компанија. Овај документ је мала свеска. Садржи број налога, као и њихове главне податке (детаље). На пример, име и датум одобрења. Часопис за налоге бележи папир за трајно, дугорочно и краткотрајно складиштење. Али ако говоримо о привременој документацији, она не би требало да се уписује у такву бележницу. Осим ако компанија не да повељу за посебан часопис, намењен искључиво привременим наруџбама. Испуњен је до самог краја. Чим се празни листови заврше, морате унети нови рачуноводствени документ у раду. Стари се подноси и шаље на чување. Успут, ово је папир константног рачуноводства.
Арцхивес
Без обзира о којим се налозима говори о особљу, свака компанија обезбеђује архивско чување докумената. Ово је најчешћи облик рачуноводства на папиру. И сви они. Није нужно у особљу. Сви подаци шаљу се у архиве након што више нису потребни. Или оне које су већ изведене. На пример лични досијеи запослених. Чим се потпише налог за отпуштање као и ако је случај затворен, мора бити послан у архиву на чување одређено време. Постоји неколико врста сортирања података, али о томе касније.
За почетак, треба напоменути да се архиви могу представити у папирном облику (обавезно), као и електронском. Без обзира на то, компанија бира принципе организовања сачуваних информација. Архивски подаци имају попис. Омогућава кратак списак целе сачуване документације. Архивско чување докумената је најповољнији облик снимања података. Користи се и у папирном и у електронском облику. Треба напоменути да се привремени документи не архивирају. Причвршћени су за главне хартије од вредности, а затим уништени. Препоручује се слање свих привремених налога за складиштење на посебно место и не комбиновање са дугорочним или краткорочним.
Савети за систематизацију
Периоди задржавања кадровских докумената су разумљиви. Обично је стар 5 и 75 година. Али то није све. Посебна пажња је потребна архивима.Након регистрације налога, као и стављања у архиву, потребно је некако систематизовати све доступне податке. У ту сврху компаније користе неколико принципа:
- Складиштење документације у засебним мапама с подјелом на краткорочне и дугорочне документе. Препоручује се да не слажете све папире заједно.
- Систематизација по години, месецу и датуму. Свака мапа са документима је наредби одређеног временског периода. Изнутра су сви папири изложени узимајући у обзир њихову регистрацију у рачуноводственом часопису (месецима и данима). Тако је олакшан задатак проналажења одређеног документа.
- Употреба локације према бројевима налога узимајући у обзир абецедни ред. Већ унутар сваке мапе препоручује се систематизација према бројевима налога, као и великим словима.
Крај рачуноводства
Шта урадити након истека рока за чување документа у архиви? Посебна служба у компанији прегледава папире. Затим их систематизује и издаје наредбе за уништење. Обично се документи спаљују или пролазе кроз дробилицу. У сваком случају, наруџбе се не могу једноставно бацити. Управо их треба уништити. За доделу докумената једној или другој врсти укључује се посебна комисија. Она цени важност наруџби, додељује им рок трајања. И тек тада се у један или други облик стављају у архиве.
