У сваком предузећу, обрачун плата и рада запослених врши се у складу са примарном документацијом, коју израђује и одржава служба за кадрове. Ако се активности ове јединице не испоручују довољно добро, озбиљни кварови се дешавају у раду читаве компаније. Размотримо даље који су документи управљања евиденцијама о особљу. 
Опште информације
Као што је већ поменуто, код недовољно компетентне организације одељења за особље у предузећу се јављају различити проблеми. Конкретно, могућа су кашњења у исплати плата, накнада за боловање и неблаговремена припрема докумената за подношење надзорним органима. Све то доводи до значајног погоршања финансијских перформанси компаније. Документи службе за особље попуњавају се у складу са захтевима Кодекса о раду. Контролу над исправношћу папирологије врше и инспекције рада и порези. Супервизор може посетити било који уред компаније, без обзира на његову врсту делатности и врсту власништва, и тражити документацију о особљу организације за верификацију. Таква овлашћења инспектори су у складу са савезним законом бр. 134.
Задаци из папира
Активности кадровске службе обухватају све процесе који се односе на састављање и обраду документације у складу са утврђеним правилима. Обавља се ради решавања бројних задатака управљања. Они укључују, посебно:
- Пребацивање запослених на други посао.
- Закључивање уговора о раду и пријем у државу.
- Организација професионалне активности радници.
- Подстицање запослених.
- Осигуравање одмора запосленима.
- Сертификација запослених.
- Рачуноводство коришћења времена за рад.
- Прављење особља.
- Привлачење запослених за нерадне празнике и викенде.
- Туристички аранжмани.
- Отпуштање с посла и отказ уговора.
- Изрицање дисциплинских санкција.
Чему служи кадровска документација?
Главна сврха ових хартија од вредности је осигурање максималне транспарентности у оквиру радних односа. Свештенички систем заснован је на одређеним правилима и захтевима. Њихово поштовање гарантује стабилност запослених, а за административно особље компаније - поједностављено управљање. Захваљујући прецизној регулацији распона дужности и права пружених кадровским документима, уважавају се интереси свих учесника у радним односима.
Врсте радова
У складу са нормама Закона о раду, главни облици кадровске документације су сљедећи:
- Распоред особља
- Распоред одмора.
- Интерна правила у предузећу.
- Документа у складу са којима је утврђен поступак обраде личних података запослених, као и њихове дужности и права.
- Упутства и правила за ОТ. Сваки послодавац мора обезбедити сигурно окружење за запослене да обављају своје професионалне активности. Запослени се требају упознати са писаним упутствима и правилима са потписом.
- Промени распореда. Кодекс рада утврђује максимално дозвољено трајање рада дневно. Током рада у смени, време се узима у обзир при изради одговарајућих распореда.
Наведени кадровски документи најчешће су предмет верификације од стране регулаторних органа. 
Особље
Документи о особљу, укључујући податке о запосленима, креирају се током рада јединице са особљем.Такви папири су увек уско повезани са одређеним запосленим у предузећу. Они одражавају информације о професионалној активности запосленог, његовим квалификацијама, резултатима рада, условима за пријем у особље, дужини службе и тако даље. Такви документи нарочито укључују:
- Административни папири којима се потврђује радна активност грађана.
- Информације и документи о нагодби.
- Званична интерна преписка.
- Књиге / часописи о регистрацији и рачуноводству.
Документи сваке групе имају своје специфичности. Предвиђени су за различите сврхе, развијени, пуштени у употребу, одобрени одговарајућим редоследом.
Административни радови
Ова категорија укључује налоге и налоге од надређених. Уз помоћ свог вође спроводи овлашћења за управљање предузећем, која су предвиђена статутом предузећа. Наруџбе су подељене у две групе. Први укључује акте о главним активностима компаније. То су посебно наредбе о производним питањима, поступак сертификације, упутства и тако даље. У другој групи су наређења о особљу. Они укључују отпуштање, запошљавање, премештање, одобравање одсуства, дисциплинске санкције, подстицаје. Документи прве групе покривају активности предузећа у целини и индиректно се односе на рад одељења за особље. Друга категорија хартија од вредности директно је повезана са радом особља. Углавном су то обједињени кадровски документи. Њихове обрасце одобрава Државни комитет за статистику. Документи који одражавају активности особља укључују:
- радна књижица;
- потврду о запослењу;
- уговор о раду;
- копија налози за отпуштање и упис у државу.
Ови документи имају за циљ да пруже потпуну илустрацију радног искуства запосленог. Он ће, са своје стране, бити важан како у будућности да му додели пензију, тако и за израчунавање инвалиднине током његових активности у предузећу. Копије налога других послодаваца служе као основа за прављење у књизи радне књижице о хонорарном раду, регистрацији дупликата.
Категорија рачунања информација
Ови документи се чувају у циљу евидентирања личних података запослених, ради консолидације информација у вези са њиховим радним активностима. Међу њима су присутни:
- лична карта;
- временски лист;
- особље стола;
- приватна афера.
Већина их користи стандардне обрасце. Јединствени облици докумената о особљу знатно поједностављују поступак њиховог попуњавања. 
Интерна преписка
Користи се у предузећу за регистрацију прихваћених кадровских одлука. На пример, за привлачење дисциплинска одговорност сваки запослени мора да узме објашњење од њега. Ако се запослени треба охрабрити, његов непосредни надређени шаље одговарајући поднесак директору предузећа. Интерна преписка делује као једна од опција за званичну размену мишљења између запослених.
Књиге о контроли и рачуноводству
Часописи за регистрацију осмишљени су тако да узимају у обзир доступну документацију о особљу (налоге, потврде, личне досијее, радне књижице). Сваком раду је додељен одређени број. Часопис такође садржи датум регистрације документа. Правилно рачуноводство даје правној снази хартије од вредности. То вам, заузврат, омогућава да докажете одређено стајалиште у радном спору. Регистрацију и складиштење кадровских докумената ове групе обављају овлашћена лица. Компанија користи записе:
- Налози за премештање, отпуштање, запослење.
- Уговори о раду.
- Налози за одмор.
- Путне потврде.
- Дисциплински налози и награде.
- Задаци посла.
- Наруџбе на пословном путовању.
- Локални акти.
- Радне књижице и додатни додаци њима.
- Помоћ.
- Болнички листови.
- Несреће у предузећу.
Неки примери кадровских докумената су одобрени на савезном нивоу, док је друге развила сама компанија.
Да ли су потребни сви папири?
Условно горе наведени кадровски документи подељени су у три категорије:
- Зависно од специфичности компаније.
- Препоручује се.
- Обавезно.
Потоња морају да одржавају сва предузећа, без изузетка, без обзира на број запослених, врсту делатности, правни статус. Ови документи су директно или индиректно назначени у Кодексу рада. На пример, потреба за доношењем правила предузећа произилази из чланака 189-190, а особље - из чл. 57. Препоручени радови дизајнирани су да оптимизирају особље. Њихово присуство или одсуство зависи од одлуке шефа. Документи који зависе од специфичности организације биће обавезни за одређену компанију. Ако компанија обезбеђује штетне или опасне услове рада, онда је обавезна развити додатна правила и упутства. На пример, то може бити Уредба о редовним лекарским прегледима, упутствима о безбедности и тако даље. 
Опоравак папира
Када се у предузећу појави нови запослени, он наилази на одређене потешкоће. На пример, компанија можда нема једне или друге потребне хартије од вредности. Немогуће је саставити и имплементирати потребне документе у једном дану. У овом случају, потребно је истакнути најважније и започети њихов дизајн. Стручњаци препоручују, пре свега, почетак састављања распореда одмора и особље. Тада треба проверити доступност и исправност извршења уговора, налога за премештај, запослење, ознаке у радним књигама.
Ако компанија нема рачуноводствене књиге, оне се такође морају водити. Затим морате ставити све своје личне карте у ред. Сви документи су датирани у време извршења. Међутим, у тексту обрасца, на пример, ф. Т-2, наводи се стварни датум, односно број када је запослени ангажован или премештен. У том случају можете се обратити рачуноводственом одељењу за помоћ и затражити личне рачуне запослених да разјасне и потврде податке. У процесу враћања изгубљених или несталих хартија од вредности предузећа, не треба заборавити на тренутни рад. Након овога потребно је започети са састављањем, састављањем и применом обавезних локалних аката. Периоди складиштења кадровске документације одобравају одговарајућу листу. Сви списи наведени у том документу морају се накнадно предати у архиву.
