Ниједно модерно предузеће не може радити без докумената. Стога је компетентна организација процеса рада један од фактора који утичу на укупне перформансе предузећа. Шта овај концепт укључује? Које су врсте и систем тока рада? Све ћемо то размотрити у чланку.
Радни ток и папирологија
На први поглед, то су идентични концепти. Али ако погледате изблиза, можете уочити разлику. Папирологија укључује три фазе:
- Израда документа о чињеници привредне активности - документација.
- Организација рачуноводства хартија од вредности и њихово кретање кроз организацију и даље је проток докумената.
- Складиштење докумената - архивирање.
Ток документа је једна од фаза канцеларијског рада. Унутар овог процеса такође се разликују фазе или токови:
- Долазна документација је оно што долази у предузеће споља.
- Излазно - које компанија шаље колегама.
- Интерна документација је оно што се креира у организацији и користи за активности управљања.
Правилна организација процеса омогућава вам контролу кретања документа у свим његовим фазама, од тренутка креирања до пријема складиштења. То омогућава у сваком тренутку да се зна где је папир, о каквој се врсти посла ради.
Кораци за обраду докумената
Сваки долазни документ у предузећу пролази кроз одређене фазе. Дужина пута зависи од редоследа који је одређен у организацији. Сва долазна преписка може у почетку ићи за столом до главе, а тек након тога до извођача. То је дужи начин, не користи се тако често.
Краћи је пут када се секретар бави расподјелом одјељења. Ова опција се користи чешће. Његова предност је очигледна: документи брже долазе до извођача радова.
Сваки долазни документ пролази кроз процедуру регистрације. То се ради у посебном часопису. Наводи се датум пријема, као и унапред додељени серијски број.
Посебно важни документи се могу надгледати. Завршна фаза обраде је слање документа у архивско складиште.
Принципи организације рада
Организација процеса рада има за циљ да смањи време проведено на документима. Да би се постигао овај циљ, развијени су одређени принципи:
- Централизовани пријем, предрадња и отпрема. У малим организацијама тајник се бави овим, у великој компанији читав одељење може обављати задатке.
- Смањивање места пролаза документа, елиминишући могућност његовог враћања
- Развој шема и прописа о току рада.
- Регистрација радова.
- Увођење прелиминарне фазе разматрања докумената.
Придржавање ових правила елиминише губитак времена на дупликатним радњама, ствара једнолично оптерећење за људе који раде са папирима.
Шта је ток докумената?
Тако је уобичајено да се називају документи сличне намене или врсте који имају једну сврху да следе.
Проток карактерише структура, фреквенција и густина. У трговинској организацији која свакодневно испоручује робу у велики број малопродајних објеката, ток докумената ће имати једнолику структуру, свакодневност и високу густину. Ако се компанија бави производњом скупе индустријске опреме, тада ће њен проток бити са различитим карактеристикама.
Електронско управљање документима
Чињеница да у класичном тиражном документу постоји материјални медиј документа ствара низ озбиљних проблема. Радови се морају некако пренијети са једне организације на другу. За то се користе курири или пошта. То захтева финансијске и временске трошкове, осим тога могући су кварови у испоруци и грешке због људских фактора. Ток документа је озбиљан финансијски и временски трошак.
Радове је потребно негде чувати. Ако је организација велика, потребне су велике површине за складиштење. У случају више силе, смрт исправа је могућа без могућности накнадне рестаурације. А то је далеко од свих проблема.
Електронско управљање документима је систем који постаје све популарнији, јер је лишен горе наведених недостатака. За пренос података користе се модерни сигурни системи који осигуравају брзу и прецизну испоруку, смањују вријеме размјене докумената и осигуравају поуздану похрану. 
Владине организације, попут пореског уреда или пензијског фонда, брзо су увиделе предности електронске размјене информација, тако да покушавају навести што више организација да их пријаве.
Јасан ток рада је способност брзог проналажења потребних информација и слања на адресу са најмање времена.
