Свака организација, без обзира на облик власништва и делатност, креира документе. Налози, протоколи, писма, електронски и папирни. Сви они су део општег и кадровског управљања предузећа. Успех пословања и просперитет компаније директно зависе од тога колико је овај процес добро успостављен.
Опште основе организације свештеничког рада
Папирологија је процес креирања и промета свих докумената организације. Укључујући њихов пријем, обраду, изјаву о контроли и извршењу. У предузећу ову активност обављају секретар, руководилац канцеларије или читава јединица на челу са водећим стручњаком - стручњаком за документацију.
Главне фазе канцеларијског рада су:
- Израда или пријем докумената, укључујући њихову регистрацију.
- Контрола извршења документа, његовог преноса на адресиране службенике, потписивања, одговора и других радњи.
- Папирологија за оперативно или архивско складиштење. У неким је случајевима могуће уништење датотека и папира.
Вођење евиденције у предузећу може се организовати на више начина, а најчешће су следеће врсте:
- децентрализовани - документи се креирају, прихватају и обрађују појединачно у свакој јединици. То важи за велика предузећа са разним активностима;
- централизована - организација има посебну јединицу која се бави искључиво радом са документацијом. То може бити секретаријат, канцеларијски одјел или један запослени који обавља ове функције. Карактеристично за мала и средња предузећа;
- мешовита - укључује комбинацију прве две врсте.
Без обзира колико организовали папирологију - то би требало да се одрази на регулаторне документе предузећа.
Вођење евиденције и управљање документима у предузећу - организациона потреба
Финансијски успех активности компаније директно зависи од тога колико је организован процес рада. Менаџери би требало да одаберу компетентно особље, редовно трују секретаре ради даље обуке и прате промене у законодавству.
У свакој организацији папирологија је у ствари „циркулаторни систем“ предузећа. Компетентним приступом он несметано функционише, доставља потребне документе одговорним званичницима, шаље писма, уклања непотребне документе за складиштење.
Било који менаџер компаније схвата да је папирологија систем који мора деловати јасно и компетентно. Ако је потребно, размотрите разне опције за електронске асистенте и, у складу с тим, обучите особље за рад у овим системима.
Управљање људским ресурсима је основа за стабилан рад предузећа
У већини великих предузећа активно се баве не само генерално, већ и управљањем евиденцијама о особљу. То јест, систем који укључује документе који се односе на личне и податке о раду запослених.
Управљање кадровским евиденцијама карактерише много строжа регулација. Већина докумената издаје се на стандардним обрасцима. Све формулације и напомене морају бити у складу са законом - посебно Кодексом рада. Поред тога, компанија има сопствене акте који регулишу радне односе са запосленима.
Организација управљања евиденцијама о кадровима је увек посебна целина предузећа.Ако је предузеће мало, онда то може бити један запослени, али у овом случају његове дужности морају бити одређене у уговору о раду.
Називи јединица могу бити веома различити:
- "Одељење за људске ресурсе";
- "Кадровска служба";
- "ХР менаџери";
- ХР одељење
Регулисање уредског рада и тока посла
Структура свештеничког дела предузећа мора бити прецизирана у локалним прописима.
Може бити:
- колективни уговор о раду;
- упутства о свештеничком раду организације;
- опис послова запослених који су у директној вези са радом са документима;
- чартер компаније
Било која регулаторна документа предузећа која се односе на особље и опште канцеларијске послове не смеју да се супротстављају важећем законодавству.
Правилно организовано особље и општа документација су основа стабилног пословања предузећа.
