Концепт „ревизије особља“ чврсто је ушао у колоквијални фонд домаћих фирми и предузећа. Али не знају сви о чему се ради. У опште прихваћеном разумевању, ревизије особља се спроводе како би се проценила усклађеност запослених са њиховим тренутним положајима. Али у ствари, овај концепт има много шире значење.
Шта је ревизија?
Ревизију особља обављају посебно обучени запослени у предузећу. То је због потребе да се верификују резултати управљања запосленима, њихова интеракција и изгледи на њиховим позицијама за перформансе компаније.
Ревизија особља у организацији се по својој природи може приписати препорукама, а не обавезној. Ревизија помаже у анализи ситуације која влада у предузећу и пружа менаџменту могућност да одлучи о запошљавању или замени запослених. Међутим, право доношења коначне одлуке о промени особља припада искључиво шефовима компаније.
Циљеви ревизије
Ревизија има следеће задатке. Пре свега, задатак провере особља је да закључи да специјалци испуњавају циљеве предузећа. Истовремено, вриједно је осигурати: да ли запослени поштују упутства која су за њих састављена регулаторним оквиром предузећа, да ли делују у оквиру својих овлашћења, не прелазе ли своје обавезе, колико брзо особље може да одговори на ситуацију и донесе исправне одлуке. Главни циљ ревизије је правовремено уклањање проблема и недостатака у кадровској политици предузећа.
Предмет ревизије је целокупно особље, јер је он главно средство успешности предузећа и профит од њихових активности.
Ревизија особља је облик управљања, или боље речено, начин праћења и управљања радном снагом.
Као и сваки поступак, и ревизија се врши на основу посебних смерница. На једну од главних принципи ревизије може се приписати професионалности његовог извршења.
Селекцију и верификацију особља обављају посебно обучени стручњаци за усклађеност запослених са њиховим положајима. Штавише, стручњаци за ревизију требало би да имају потребну независност и не би требало да показују пристрасност или попуштање особљу које ревидирају.
Ревизија особља се заснива на принципима поштења и отворености; нико нема право да утиче на то што ревизори усвајају одлуке о усклађености особља са њиховим функцијама.
Критеријуми за оцену особља
У обављању својих активности, ревизори првенствено обраћају пажњу на усклађеност квалификација особља са захтевима њихових положаја или професионалних карактеристика. Истовремено, ревизори се, по правилу, позивају на развијени обједињени референтни књиговодствени систем струка. Штавише, рецензенти процењују корисност и комплементарност особља. Такође је потребно сазнати како уравнотежено особље користи своје радно време.
Треба напоменути да приликом оцјењивања особља ревизори узимају у обзир колико правилно управљање пружа кадровску политику и који су показатељи промета особља.
На основу резултата ревизије ревизори доносе одлуку о усклађености особља са позицијама које заузимају и захтевима закона, као и даљим корацима за побољшање запошљавања, отклањање недостатка особља, побољшање управљања и повећање поштовања надређених међу подређенима.
Информације о ревизији
Одређени услови се такође постављају за податке на основу којих се врши ревизија особља. Неопходно је да се информације добијене током ревизије односе посебно на период у којем се проводе.Такође морате да будете сигурни да су ти подаци примљени у целости, упркос чињеници да су у потпуности потребни или нису, и односе се на све запослене.
Уобичајено је да се потребне информације добију у три облика. Први од њих је добијање информација у облику графикона, графикона, табела, дијаграма, обично у документарној или електронској верзији.
Такође, један од начина перцепције информација о особљу је праћење у стварном времену како особље или подређени комуницирају једни са другима.
Други начин је комуникација са запосленима и стицање директних утисака од њих о клими у тиму, политици у компанији итд.
Методе ревизије
Стручњаци врше ревизију управљања људским ресурсима у три области. Први од њих има организациони приступ и осмишљен је за верификацију докумената за усклађеност са законом. Поред провере законитости, овакве акције помажу да се утврди колико је ефикасно управљање особљем.
Други приступ је процена мотивације и психосоцијалне ситуације у тиму, односа према резултатима њихових активности, фокус на укупни успех компаније.
Трећа област је економске природе и састоји се у верификацији успеха предузећа.
Класификација ревизије
Стручњаци препоручују редовно вршење ревизије особља и документације. Већина стручњака се слаже да је оптимални период ревизије једном у две до три године, у зависности од величине компаније, њеног промета и, сходно томе, промет особља.
На основу учесталости ревизије можемо извести следећу класификацију.
Пре свега, ревизија се може поделити на тренутну, која се врши у одређеним интервалима, као и на оперативну, која се врши када се таква потреба нагло појави.
Зависно од потпуности обима провјерених података, ревизија кадровске политике дијели се на цјеловиту, локалну и тематску.
Методама верификације може бити селективна и сложена.
У вези са нивоом ревизије, контролу може вршити више руководство, шефови одељења или сама служба за запошљавање.
Провести ревизију кадровског потенцијала могу стручњаци извана и њихови специјалци. Главна ствар је да су они компетентни у овом питању.
Алгоритам ревизије
Свака провера има своје карактеристике. Ревизија кадровске организације се по правилу врши у неколико корака.
Прва од њих је припрема. У овој фази, стручњаци се суочавају са задатком формулисања задатака верификације, одабира потребних стручњака за његово спровођење и издавања докумената.
Затим слиједи директна провјера информација, током којих ревизори прикупљају потребне документе, организују састанке и разговоре са запосленима, врше анкете итд.
У трећој фази, прикупљени подаци се проверавају и добијени резултати упоређују са регулаторним актима. У последњој фази, ревизори припремају резултате ревизије и на основу њих доносе закључке који се шаљу менаџменту организације.
Ревизија траје две до три недеље, ређе месечно. Трајање ревизије може варирати у зависности од величине особља. Након прикупљања и проучавања потребних докумената за усклађеност са законским оквиром, ови резултати се приказују у завршном извештају. Посебно поглавље посвећено им је.
Након поновљене верификације, ревизори праве копију коначног сажетка. Ова метода документације резултата мониторинга елиминира могућност било каквих грешака. По правилу, резултати се приказују на листовима формата А-4. За просечно предузеће, запремина ће бити око 50 листова.
Извештај потврђује ревизију и садржи њене резултате.Овај документ садржи информације о стању кадровске политике у компанији, као и начине за отклањање недостатака и савете за побољшање ситуације у предузећу.
По правилу се извештај саставља на основу опште прихваћене шеме и садржи следеће ставке:
- која су документа или одељења проверена;
- које су празнине пронађене;
- стручно мишљење о исправљању недостатака у документацији;
- подаци о утврђеним неусклађењима са важећим законом;
- колико је реална претња од правне одговорности даљим неакцијама;
- Информације о могућности поврата изгубљених података или докумената.
Све то ће помоћи у оптимизацији рада било ког предузећа, а самим тим и повећати његову профитабилност.
