Нова правила за канцеларију

Правила канцеларијског рада у савезној држави извршни органи власти не раде на актима који садрже државну тајну. На основу захтева, овлашћена структура развија смернице за попуњавање, одржавање и чување папира. При одобравању правила канцеларијског рада координишу се са руководством државне архиве.

Креирајте дела

Правила чиновничког рада у савезним извршним тијелима прописују да ове структуре могу користити посебне обрасце, стандардне листове папира у А5 или А4 формату. Допуштено је креирање аката у електронском облику. Без обзира на форму, документ мора да садржи тражене детаље, који се налазе на прописани начин. Обрасци се развијају у складу са њиховим правокутним или уздужним правописом. У првом случају, детаљи се налазе у горњем углу са леве стране листа. Уздужном методом постављају се у средину облика на врху. Правила папирологије у папирологији омогућавају употребу образаца у припреми електронских аката. На сваком листу треба навести увлаке: најмање 20 мм на левој страни, најмање 10 мм на десној страни и 20 мм на врху и на дну. Електронске обрасце и узорке мора одобрити шеф извршне савезне власти.

Рекуиситес

Правила за папирологију у папирологији одређују да актима морају присуствовати:

1. Државни грб Русије.
2. Назив структуре која чини акт.
3. Назив структурне јединице.
4. Име радног места овлашћеног лица које израђује документ.
5. Референтне информације о структури.
6. Назив врсте документа.
7. Датум састављања
8. Регистрацијски број.
9. Линк до података долазног акта.
10. Место објављивања (компилације).
11. Трака за ограничавање приступа садржају.
12. Одредиште
13. Леш одобравања.
14. Рјешење (упуте за извршење дјела).
15. Текст
16. Референтна марка.
17. Запис о апликацији.
18. Потпис (белешка на електронском потпису).
19. Лешник на одобрење.
20. Виса
21. Место штампања
22. Запис о извођачу.
23. Напомена о спровођењу акта и његовом слању.
24. Записник о пријему документа.
25. Веза са чином.

Састав детаља утврђује се у складу са врстом и сврхом акта. Општа правила о папирологији одређују да је одобрење папира оверено визом овлашћеног запосленог. Ова одредба се примењује на интерне акте структуре. Координација докумената састављених у савезној извршној институцији са другим државним органима оверава се печатом, протоколом или дописом.

Достава, пријем и регистрација аката

У клерикалном раду извршних савезних органа користе се следећи радови:

1. Инбок
2. Послано.
3. Интерни

Слање и достава аката врши се коришћењем телекомуникација, поште, курирске службе. Општа правила папирологије прописују почетну обраду пристиглих папира. Након тога врши се регистрација и прелиминарно разматрање аката ради даљег преноса на њихово управљање. Почетна обрада хартија од вредности укључује верификацију исправне испоруке, доступност документације и апликација. Домаћи стручњаци такође сортирају цертификате за и не подлијежу регистрацији. Последње се врши на дан пријема, припреме (потписивања или одобрења) или сутрадан (радни дан), ако законом није другачије одређено.

Прелазак на структурне јединице

Правила за свештенички рад у савезним властима предвиђају да се акти након регистрације морају доставити менаџменту на разматрање. Међутим, дозвољено је слање хартија од вредности другом званичнику. Ово захтева објављивање одговарајуће одлуке од стране шефа. Документација или њихове копије са решењима (упутства за извршење) службе службе за управљање морају предати одговорним особама. Оригинални акт се шаље на структурна јединица на коме је поверена његова примена. Ако неколико одељења делује као извођач, оригинал се преноси одговорним од њих, док остали добијају копије. Ако овлашћена јединица има приступ електроничкој копији, оригинални акт може остати у служби регистрације, ако је то одређено у одговарајућим Правилима.

Подношење дела

Након потписивања од стране руководства извршног органа или другог овлашћеног службеника, документи се предају запосленима у канцеларијском одељењу. Потоњи врше регистрацију и отпрему. Правила чиновничког рада у извршним органима обавезују запослене да провере исправност састављања, потпуност и усклађеност броја примерака са списком поште. Неправилно завршени акти морају се вратити јединицама одговорним за њихово спровођење. Ако у њима нема прекршаја, радови се морају послати на дан регистрације или сутрадан (радни дан). Пренос докумената из једне структурне јединице у другу врши се преко канцеларијског одељења.

Књиговодствене карактеристике

Основна правила канцеларијског рада укључују поступак прикупљања података о долазним, састављеним, послатим актима. Анализу и систематизацију информација врши одговорно одељење. Извештаји се достављају шефу извршног тела на начин који он одреди. За евидентирање и тражење дјела у електроничкој бази података примјењују се обавезне информације о актима, у складу с додатком. Дозвољено је коришћење додатних података.

Документарни фонд

Настаје из аката који се користе у раду државне структуре. Извршно федерално тело, у договору са архивским одељењем, развија и одобрава списак радова насталих током свог рада, као и функционисање подређених институција. Штавише, за сваки акт се наводи време складиштења. Извршно тело такође развија предлоге албума за обједињене форме, генерисане документе. Запослени одговорни за ову активност координирају је са шефом структуре. Правила папирологије прописују формирање номенклатуре аката. Одговорни запослени морају осигурати њихову сигурност, књиговодство и пријенос у архиву.

Номенклатура

Правила папирологије укључују његово формирање у задатке регистрационе структурне јединице. Номенклатура:

1. Састављен на основу рачуноводствених информација одељења.
2. Одобрава шеф извршног федералног тела. У овом случају треба извршити прелиминарну координацију са стручном комисијом. Одобрење се врши најкасније до краја текућег периода. Номенклатура ступа на снагу почетком следеће године (од 1. јануара).
3. Једном сваких 5 година то одобрава Комисија за стручне провере Државних архива. Акти Архивског фонда настали током дела преносе се на трајно чување.
4. Приликом промене структуре или функција савезне власти Овлашћење треба да буде усаглашено са стручном комисијом.

Називи делова номенклатуре су називи структурних јединица.

Специфичности складиштења

При формирању случајева они се дистрибуирају у зависности од трајања садржаја у архиви. Постоје категорије сталног и привременог складиштења.Правила управљања особљем предвиђају више од 10 година за папире о особљу. Период привременог складиштења може бити мањи од наведене вриједности. Случајеви од датума њиховог формирања до преноса у архиву или уништења налазе се у структурним јединицама на месту састављања. Радови се могу издавати на привремену употребу запосленима у периоду који одреди шеф установе. Након истека овог периода подложни су враћању. Остале владине агенције издају акте у складу са својим писаним захтевима уз дозволу шефа извршног федералног тела или његовог заменика. У изузетним случајевима дозвољено је уклањање хартија од вредности из трајног складиштења. Истовремено, правилима канцеларијског рада савезним властима прописано је остављање копије папира оверених на утврђени начин, као и акт о разлозима за издавање оригинала.

Архивирање

Случајеви привременог (више од 10 година) и трајног складиштења шаљу се најкасније у року од годину дана, али најкасније у року од три године од дана завршетка њихове свештеничке службе. Пренос хартија од вредности врши се у складу са залихама. Случајеви чији је привремени рок чувања краћи од 10 година (укључиво) се не преносе у архиву. На крају одређеног периода подложни су уништавању. Основа за састављање залиха је номенклатура предмета.

Значајке рада са електронским актима

Правила управљања канцеларијом одређују да се стварање, обрада и складиштење информација може обављати у информационом систему државне структуре. У овом случају, електронски акти морају бити састављени у складу са захтевима важећим за акте на папиру. Они такође морају имати тражене податке, осим Државног грба Русије. Састав електронских аката одређује се списком докумената, чији се дизајн, складиштење и накнадна употреба врши искључиво у дигиталном облику приликом организовања унутрашњег рада грађевине. Ова листа се развија у складу са препорукама Државног архива. Списак аката, чије ће састављање, чување и накнадна употреба бити извршена у дигиталном облику, одобрава шеф установе у договору са архивским одељењем.

Електронска обрада акта

Документи морају бити потписани квалификованим побољшаним дигиталним потписом овлашћеног службеног лица. Слање и примање електронских аката врши служба за регистрацију установе. Након пријема документа служба за управљање канцеларијом мора да провери ваљаност дигиталног потписа. Електронским актима укљученим у информациони систем додељују се подаци о регистрацији и регистрацији. Омогућавају управљање документима. Између осталог, то укључује претрагу, приступ, складиштење, контролу, употребу итд. Регистрација радњи примљених на папиру врши се формирањем електронске копије. Номенклатура указује да се случај води у дигиталном формату. То је назначено у наслову или у пољу "Напомена". Након примене или отпреме, електронски акти чувају се за периоде утврђене за сличне случајеве извршене на папиру. На крају периода информације у дигиталном облику уништавају се.

Смернице

Они су описани у одговарајућим упутствима. Правила о папирологији служе као основа за израду смерница и других локалних аката који регулишу технологију рада са папирима у институцији. Они дефинишу технике, поступак састављања, поступак рада са подацима. Поступајући на основу владине уредбе бр. 477, правило вођења евиденције одређено је за сваку државну структуру управо таквим локалним актима.

Функције развоја

При састављању Методолошких препорука узимају се у обзир тренутна правила рада канцеларије РФ. Званичници одговорни за развој требало би да се равнају према Моделним прописима и координирају пројекат са архивском јавном институцијом. У складу са ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, свака институција мора утврдити и утврдити унутрашња правила канцеларијског рада. Њихов циљ би требао бити формирање система управљања поузданим, аутентичним и употребљивим актима који могу подржати пословне активности током потребног временског периода.

Садржај препорука

Структура текста није регулисана прописима међусекторског значаја. Обично препоруке укључују опште одредбе, поглавља о темама и прилоге. У првом блоку одредите:

1. Обим препорука. На пример: "Упутство се односи на сву документацију институције."
2. Одговорност за непоштовање закона.
3. Јединица је одговорна да осигура јединствен поступак за састављање аката и рад са њима сва остала одељења.
4. Регулаторни оквир.

Секције

Обично почињу са правилима организовања папирологије. Овај одељак даје класификацију аката који се користе у спровођењу информативних, административних и других активности у институцији. Следећи одломак идентификује кључне захтеве за папир. Свако правило управљања канцеларијом утврђује се посебним одломком. Ово такође укључује поступак виђења, координације, потписивања. У овом блоку су постављена и правила:

1. Регистрација и оверење копија (апликација).
2. Употреба и чување маркица, образаца, печата.
3. Рад са актима особа одговорних за њихово спровођење.

У овом одељку могу бити присутне и друге ставке. На пример, садржај се може проширити и на припрему аката колегијалне структуре, заменике шефова итд. У одељку „Управљање документима“ утврдите:

1. Поступак у складу са којим се врши прихватање, обрада и дистрибуција пристиглих аката.
2. Правила превоза и преноса из једне јединице у другу.
3. Кључни случајеви кретања дела.
4. Правила за припрему и слање излазне документације.
5. Поступак евидентирања обима аката.

Одељак „Регистрација“ поставља:

1. Правила према којима се долазним, унутрашњим и одлазним актима додељују бројеви.
2. Методе, обрасци и рокови за регистрацију.
3. Поступак индексирања.

У одељку "Референтни рад" су утврђени:

1. Принципи формирања референтног система у институцији.
2. Опис ормарића датотека, база података и других извора.
3. Технологија за спровођење активности проналажења информација.

Одељак „Контрола извршења докумената“ дефинише:

1. Врсте аката који подлежу обавезној верификацији.
2. Процедура у складу са којом се документи стављају под контролу.
3. Правила за спровођење инспекција. Овде се могу описати облици картица, употреба посебних ознака и тако даље.
4. Одговорности извођача
5. Типични рокови за спровођење аката.
6. Процедура за састављање контролних информација.
7. Правила у складу са којима ће руководство бити обавештено о извршеним контролама.

Одељак „Онлине складиште“ садржи информације о:

1. Поступак садржаја аката. Инсталира се и за услугу управљања канцеларијом и за друге структурне јединице.
2. Одговорност одређених службеника за обезбеђивање сигурности аката.
3. Правила у складу са којима се врши формирање одређених категорија докумената у пословању.
4. Процедура за развој и накнадну употребу номенклатуре.
5. Правила индексације и систематизације предмета.

У одељку „Припрема за доставу у архиву“ су дефинисани:

1. Редослед испитивања.Посебно је описана технологија избора документације за касније складиштење и уништавање.
2. Поступак припреме аката за архивирање.
3. Захтеви за дизајн и опис предатих кофера.
4. Поступак у складу са којим одговорна лица преносе и прихватају акте.

У зависности од усвојене технологије, специфичности активности, услови рада, састав секција може се допуњавати и мењати. Тако, на пример, у упутство можете да укључите блокове који одређују поступак рада са жалбама грађана, актима ограниченог обима, техничком подршком за обуку (скраћеница, штампање, снимање звука и тако даље).

Апликације

Они треба да садрже највише референтног и илустративног материјала. Мора се систематизовати у складу са редоследом одељка. У Прилозима се налазе шеме протока докумената, примери жигова и печата, обрасци узорака, извршење одређених врста аката, спискови контролисане документације, облици њеног књиговодства и тако даље.

Закључак

Садашња службена правила канцеларијског рада омогућавају јасан поступак рада са актима различитог карактера који се користе у извршним органима савезне владе, као и у другим државним институцијама. Они успостављају кључне захтеве за запослене одговорне за састављање и регистровање, примање и слање папира. Правила одређују и поступак за рад са електронским облицима докумената, базама података. Свака посебна институција их детаљно описује, развијајући локалне документе. Као један од њих наводи се упутство о папирологији. Требало би да одражава цео процес рада са актима, технолошким операцијама смештеним у логичном редоследу. Упутство регулише активности не само канцеларијске службе. Пошто се акти премештају између структурних одељења, њихови запослени такође би требало да буду упознати са утврђеном процедуром. Израда локалних регулаторних докумената врши служба за управљање канцеларијом. Истовремено, у том процесу учествују и запослени у архивском и правном одељењу. Нацрт треба да буде усвојен и потписан од стране шефа институције. Шеф издаје налог у складу са којим упутство ступа на снагу. У свим структурним јединицама треба га користити као нормативни акт. Штавише, његове одредбе би требало да буду јасно и јасно формулисане за запослене. У складу са својим одредбама и захтевима институција ће састављати, регистровати и дистрибуирати документе.