Структурална јединица је структурални део организације која врши одређене производне или функционалне задатке у оквиру повеља и описа послова запослених.
Правни аспекти рада структуралних јединица
Структурална јединица се не може посматрати одвојено од предузећа, јер није обдарена правном или економском независношћу. У складу са законом, могу се разликовати следећа обележја ових структуралних јединица:
- ако је руководство предузећа одлучило да је потребно створити структуралну јединицу, нема потребе или обавезе да то пријави органима регистрације;
- регистрација код пореских органа, пензијских и осигуравајућих фондова није потребна;
- не постоје посебни рачуноводствени документи за структуралну јединицу, а његове активности се одражавају у општем билансу организације;
- овом линку није додељен посебан статистички код;
- није дозвољено отварање засебних банковних рачуна за структурне јединице.
Правилник о подјелама
Активности структуралне јединице спроводе се на основу посебне одредбе, коју руководство предузећа развија у складу са утврђеним законодавним нормама. Документ садржи следеће главне одељке:
- опште одредбе које описују само предузеће, као и намере за стварање посебне организационе структуре;
- преглед броја и састава особља како у целини тако и за сваку јединицу;
- функције које би структурна јединица требало да обавља;
- одређивање циљева његових активности, као и постављање циљева који ће осигурати њихово остварење;
- именовање менаџмента јединица, као и одређивање њиховог задатка;
- опис механизама интеракције између структурних јединица, као и са управљачким тијелима;
- утврђивање одговорности јединице у целини, као и лично и руководиоца и појединих запослених;
- поступак ликвидације структуралне везе који указује на поступак, као и значајни разлози.
Захтеви за структурне јединице
Да би се осигурао континуиран ефикасан рад, структурална јединица мора да испуњава бројне обавезне захтеве, а то су:
- потчињавање треба да буде централизовано, односно сваки запослени треба да буде директно одговоран шефу ове структуралне јединице, који заузврат редовно извештава генералног директора;
- рад јединице мора бити флексибилан, са способношћу да брзо реагује на било какве промене како у организацији тако и у спољном окружењу;
- рад сваке структуралне јединице треба да буде строго специјализован (то јест, веза би требало да буде одговорна за одређену област активности);
- оптерећење на једном вођи не би требало да буде превелико (не више од 20 људи, ако говоримо о средњој вези);
- Без обзира на функционалну сврху, јединица мора да пружи сваки могући начин за уштеду финансијских средстава.
Функције структурних јединица
Свака структурна јединица организације позвана је да испуни одређене функције које су одражене у одговарајућој одредби. Њихов садржај зависи од обима и врсте активности везе. Приликом развијања функција, смернице би требало да се заснивају на следећим захтевима:
- формулација функција подразумева истовремено формулисање задатака за њихово постизање;
- одређивање функција у документу врши се силазним редоследом (од основне до секундарне);
- функције различитих структуралних јединица не би се требале преклапати и понављати;
- ако веза има одређене везе са другим структуралним јединицама, онда њихове функције треба да буду координиране како би се избегле контрадикције;
- све функције јединица требале би имати јасан нумерички или привремени израз како би се пружила прилика за процену квалитета рада;
- приликом развоја функција мора се водити рачуна да не пређу ауторитет или права менаџмента.
Менаџмент одељења
Као и предузеће у целини, и свим његовим везама је потребно ефикасно управљање. Непосредна одговорност за спровођење овог задатка је на челу структуралне јединице. Вриједно је напоменути да локалне власти могу бирати методологију и моделе управљања самостално или делегирати одозго.
У зависности од области делатности јединице, као и обима одговорности шефа, последњи има право да делегира одређена овлашћења својим подређенима. Истовремено се мора поштовати строг систем извештавања и контроле. Крајња одговорност за резултате рада сноси само руководилац.
Активности треба организовати на следећи начин:
- на почетку периода, вођа спроводи планирање, које је утврђено одговарајућим документима;
- тада постоји континуирано праћење резултата рада како би се благовремено могло реаговати на одступања;
- на крају извјештајног периода врши се провјера усклађености резултирајућих показатеља са планираним.
Закључци
Структурна јединица организације је њена главна радна јединица која врши одређене функције регулисане одговарајућом одредбом. Вриједно је напоменути да је таква структурална подјела препоручљива само у оквиру великог предузећа, јер се у малим фирмама овласти могу расподијелити између појединачних запослених.
Важно је организовати ефикасну интеракцију између различитих структуралних одељења. Њихове функције не треба да се дуплирају, као и да се супротстављају једна другој. Посебна пажња се посвећује организацији лидерства. Шефови структурне везе, иако имају широка овлашћења у погледу управљања, ипак се обавезују да ће се стриктно придржавати свих наредби и захтева Генералног директора.
