Факсимил је репродукција оригиналне графичке слике. Као што може бити гравирање, цртање, текст, цртеж, монограм и тако даље. Сама реч потиче од латинског фац симиле. У буквалном преводу значи „радите тако“. 
Историјска позадина
До 19. века факсимили су обично рађени цртањем оригинала помоћу провидног папира, гравурама на дрвету или металу и литографијом. У савременом свету је овај поступак много лакши. Захваљујући проналаску и накнадном унапређењу лаког сликања - фотогравирања, фотографија и других процеса који вам омогућавају безусловно добијање истинских копија искључиво механичким средствима. Процес репродукције назива се факсимил. Уз његову помоћ објављују се ретки примерци у научне сврхе. Данас је употреба факсимилног потписа прилично честа. Размотримо даље шта је то и зашто је потребно.
Опште информације
Факсимилски потписи на документима дуго се сматрају реткошћу. У неким је случајевима погодније користити управо такве, а не оригиналне елементе. Ипак, и поред прилично широке дистрибуције, факсимилни потпис није дозвољен на свим папирима. Постоји низ ограничења, чије кршење може довести до прилично озбиљних последица.
Потписни факсимил: правна сила
У Грађанском законику постоји само једно помињање предметних реквизита. Конкретно, у чл. 160, став 2, дозвољено је да се по завршетку трансакција може користити електронски факсимил потпис или други аналогни изворник, створен механичким или другим копирањем. Ово је дозвољено у случајевима предвиђеним законом или договором страна. У тим ситуацијама факсимилни потпис је правно обавезујући. Могућност његове примене требало би заузврат да се утврди одговарајућим споразумом. Тек након закључења, факсимилни потпис на уговору може заменити оригинал. У супротном, сматра се да се писани образац током трансакције не поштује у складу са чл. 160 ГК.
Упоредо са тим, пракса спровођења закона је таква да стране у уговору могу предвидјети могућност употребе факсимилног потписа директно у свом тексту, као посебан ставак. У овом случају, нема потребе за састављањем додатног споразума. МНС се држи ове позиције. У одговарајућем писму је дато објашњење да, пошто није успостављено законодавство, факсимилни потпис може се користити само уз обострани договор странака, што би требало писмено потврдити. У недостатку споразума, арбитражни судови признају да трансакције нису закључене због непоштовања утврђених захтева за облик њиховог извршења. Слиједи да странке саме одлучују гдје ће ставити факсимилски потпис и да ли је уопће допуштено примјењивати га. 
Процес трансакције
По правилу, факсимил потпис потписује се у облику печата на коме се налази тачна копија оригинала. Такви реквизити се користе за убрзавање папирологије у компанији. Међутим, постоје бројни недостаци при кориштењу овог потписа.Конкретно, сваки запослени то може користити без знања директора. Поред тога, не може сваки факсимил потпис на папиру заменити оригинал. Трансакције правних лица међусобно и са грађанима обично се закључују у писаном облику, без обзира на вредност. Овај поступак се проводи израдом одговарајућег документа. У ствари, одражава садржај трансакције. Да би потврдиле своје намере, стране би требало да потпишу споразум. То се по правилу врши директно од стране самих особа или њихових представника.
Неке препоруке
Пре склапања уговора, који ће бити оверен факсимилним потписом, требало би да се направи споразум о поступку примене овог атрибута. У пракси нема посебних тешкоћа при његовом дизајнирању. У споразуму се обично каже да факсимилски потпис има исту снагу као оригинални потпис овлашћеног лица. Странке, дакле, признају надлежност и законитост радова који су их оверили. Као што је горе поменуто, иста клаузула може се директно навести у главном уговору. Последња опција је у последње време све популарнија. Поред тога, препоручљиво је унапред предвидети на којим документима можете ставити факсимилски потпис. На пример, то могу бити апликације, привремени извештаји, налози, информације или гарантна писма, потврде, додатни уговори и тако даље. Такође би се требало јасно назначити круг људи који могу користити клишеје, направити факсимилни потпис и приложити узорке отисака. 
Уговор о раду
Не постоји забрана или ограничење употребе копије потписа у ТЦ-у. Међутим, могућност његове примјене треба забиљежити у локалним актима компаније. Такође могу да дају списак радова на којима клише може да замени оригинал. Тако ће копија налога, уговора, налога за пренос и других аката бити у потпуности легална.
Важна тачка
Од октобра 2014. године на снази је савезни закон бр. 267. У складу са њим, измене су у другом закону којим се уређује поступак обезбеђења социјалне заштите за слабовидне особе. Према тренутним стандардима, у неким случајевима ови грађани могу заменити оригинал свог потписа факсимилом у банкама. Идентитет клишеја и оригинала оверава се код јавног бележника и потврђује одговарајућом потврдом.
Телефакс потпис на примарним документима
Контролни органи су изнели свој став у вези легитимности употребе клишеја у одговарајућим писмима. Конкретно, у објашњењима је наведено да факсимилски потпис на примарним документима, фактурама, пуномоћима, уплатама и другим хартијама од вредности које имају финансијске последице није дозвољен. Међутим, судска пракса је прилично двосмислена у разматрању овог питања. Већина арбитражних институција заузима положај регулаторних органа. Међутим, у једној од одлука ФАС-а у Уралском округу, приметио је да је апелациони суд позивајући се на чл. 160, део 2, тачно је истакнуто да у важећем законодавству не постоји норма која би забранила или ограничила употребу клишеја приликом закључивања аката у облику ЦОП-2, уговора о раду и израде потврда за ф. КС-3.
Резолуција ФАС-а у московском округу која каже да споразум према којем клише може заменити оригинал може произаћи из конкретне акције. Непостојање у уговору назнаке могућности коришћења факсимила без узимања у обзир других околности, само по себи, не може служити као основа за признавање рачуна потписаних на овај начин као нелегалних ако на њима имају печат купца. Даје се додатна потврда о трансакцији акти помирења што одражава дуг за снабдевање.Све ово указује да приликом потписивања примарне документације факсимилима постоји ризик од спорних ситуација. 
Фактура
Горе је назначено да у таквим радовима факсимилни потпис не може заменити оригинал. Ипак, нису сви потпуно јасни по овом питању. Према регулаторним органима, употреба клишеја на фактури делује као кршење правила за њен дизајн. Такве хартије од вредности не дају право на одбитак ПДВ-а. ВИ сте у једној од својих одлука подржали став пореских власти. Суд је у свом појашњењу назначио да у Пореском законику, у чл. 169, посебно, није дата могућност употребе факсимилног потписа у поступку издавања рачуна. Окружни судови се такође придржавају овог става и доносе одлуке које нису у корист пореских обвезника.
Забране и дозволе
Законодавство не дозвољава употребу факсимилских потписа на:
- Рачуни.
- Пореске пријаве.
- Налози за плаћање пуномоћи. Што се тиче последњег, постоји диспозиција у складу са којом је дозвољено да се факсимили употребљавају уз договор страна.
- О пријавама за учешће на тендерима за задовољење потреба државе и хартија од вредности које су део њих.
- Банковне картице са отисцима и потписима.
Упоредо са тим, закон допушта употребу факсимила на:
- Честитке, позивнице, захвална писма, други радови који не повлаче за собом финансијске посљедице.
- Уговори, амандмани или допуне уз њих, под условом да је могућност коришћења клиша прописана њима или утврђена договором страна.
Наручите
Директор предузећа самостално решава питања везана за употребу факсимилног потписа у току документа. Ако донесе избор у корист клишеја, то би требало бити уоквирено одговарајућим актом - наредбом. Обично се саставља у произвољном облику. На располагању руководилац саставља списак папира на којима се може ставити потпис факса и круг особа овлашћених да их овере на овај начин. Такође је препоручљиво издати посебно упутство које ће истакнути све важне тачке у вези са директном употребом клишеја, његовим складиштењем и уништењем ако је потребно.
Могући проблеми
Често пословни лидери праве велику грешку када, приликом коришћења факсимилне репродукције потписа, службеницима чији аутограм није оверен. Ово се сматра кршењем утврђеног правила за канцеларијски рад. То је због чињенице да само онај чији је аутограм стварно репродукован може користити факсимилски потпис. У овом случају, потребно је запамтити да је задатак клишеа заменити оригинал, помоћу којег се може утврдити одређени службеник.
Према томе, папир је тај који треба да одобри рад, јер сноси одговорност за поузданост рада. Уз то, менаџер не може увек да буде присутан приликом потписивања одређених докумената. У таквим случајевима треба да изда посебан налог којим овлашћује другу одговорну особу. Те промене треба извршити у локалним актима компаније, укључујући њену оснивачку документацију. 
Карактеристике креирања клишеја
Да би се примијенио факсимилни потпис и испунио захтјеве утврђене законодавним нормама, неопходно је да буде израђен висококвалитетно. Опрема која се користи за стварање клиша издржава високи притисак и штити отисак од механичких оштећења. За то се користи високотехнолошки ГРМ елемент. Опремљен је посебним механизмом који ограничава силу притиска. Величина снимке зависи од величине аутографа. ГРМ елемент омогућава вам да добијете јасан, а не сломљен утисак.Генерално, израда факсимилског потписа не прати озбиљне потешкоће, осим неких техничких суптилности које се јављају током процеса. Прво се врши скенирање аутографа. За узорак се прави клише. Изгледа по правилу у облику печата. Опрема може бити једноставна (метална или пластична) или аутоматска. Пре почетка производње компанија мора да узме факсимил писмену дозволу купца.
Закључак
Из горњих података може се закључити да је факсимилски потпис прилично повољно средство за примену вашег аутографа за многе људе. Међутим, далеко од тога да је замјена оригинала увијек сигурна. Треба имати на уму да ни у грађанском ни у пореском закону није регулисан поступак коришћења репродукције факса. Ипак, у случају појашњења и неких постојећих захтева, ризик се може значајно умањити. На овај или онај начин, стручњаци препоручују да пре потписивања било каквих споразума или других важних папира саставе прелиминарни споразум у коме ће обе стране признати клише као легитимне. На њу би требало приложити и отиске. Директори предузећа, међутим, морају да посвете пуну пажњу припреми одговарајућег налога у њиховом предузећу, у складу са којим ће се користити факсимилски потпис. Посебан значај треба дати дефиницији оних особа које су овлашћене да на неки начин подрже одређене радове. При издавању налога за преношење таквих могућности на било ког запосленог, потребно је одредити одговорност овог запосленог за препознавање кршења или прекорачење овлашћења. 
Не треба сматрати да факсимилни потпис у потпуности замењује оригинал. То је далеко од случаја. Штавише, закон успоставља листу хартија од вредности које се могу видети само лично. У случају било каквих спорова, главни аргумент у корист употребе факсимила биће међусобни договор странака или постојање одговарајуће клаузуле у уговору. У супротном, суд препознаје његово коришћење као незаконито, а рад је неважећи. Док употреба клишеа није строго регулисана законом, употреба штампе је најбоље ограничена. У неким организацијама обрасци папира који нису од финансијског значаја се унапред одобравају. На пример, ово се односи на захвална писма, пословна писма, честитке, најаве и тако даље.
