Врсте докумената. Документ: концепт и врсте

Документ је опипљив предмет који садржи одређене информације. Реч има латинске корене и преводи се као "доказ, узорак, доказ". Размотримо даље типове докумената.

Терминологија

Законодавство садржи дефиницију документа. У складу с њим, то је материјални медиј информација које су у њој снимљене у облику текста, слике, звучног записа или комбинације истих. Скоро све врсте докумената имају своје детаље. По овим елементима можете идентификовати медије. Користи се за пренос информација у простору и времену за чување и накнадну употребу. Ова дефиниција карактерише документ у ужем смислу. У ширем смислу, разни предмети могу деловати као такав медиј за складиштење. На пример, документи се могу сматрати књигама, скулптурама и тако даље.

Кључне карактеристике

Тренутно постоје различите врсте докумената. Сви они имају своје специфичности, карактеристичне особине. Међутим, сви су обједињени једном сврхом - користе се за преношење било каквих информација. Најзначајнијим носиоцима информација сматрају се документи грађана. Они делују као потврде којима се идентификује једна или друга особа, указујући на њихову припадност неком удружењу или способност обављања једне или друге активности. У информационим системима, с једне стране, документ као материјални објект карактерише комплекс вриједности његових својстава (детаља, атрибута), односно његових метаподатака. Упоредо са тим описан је садржај присутних и фиксираних информација. То се обично врши путем индекса или кодова. На пример, лекари приликом попуњавања одређених медицинских докумената користе шифре уместо речи.

Клерикални рад

Различите врсте докумената могу се односити на једно питање. У неким случајевима, да би се поједноставио рад са њима, они се комбинују. Збирка медија посвећених одређеном предмету назива се документација. У процесу његовог стварања и дизајнирања бележе се информације. Изводи се према одређеним правилима. Ово се посебно односи на случајеве када се стварају документи предузећа. Организација мора имати особу која ће снимати информације на медијима. Било који извор, укључујући опште документе компаније, делује као извор ове или оне информације.

Ако се не поштују утврђена правила, важне информације могу се изгубити. Током документације потребно је узети у обзир постојеће законодавне стандарде, у складу са националним захтевима за прикупљање и обраду информација. Ради потпуније примене захтева издају се посебна упутства и правила и утврђује поступак за свештенички рад. Дакле, рачуноводствена документа се извршавају према ПБУ. Ова Правила утврђују основне захтеве за пријављивање садржаја. Да би се поједноставио рад, користе се облици докумената који су одобрени на државном нивоу. Њихова употреба је обавезна за све организације које послују у разним областима.

Класе докумената

Сви носиоци ове или оне информације могу се поделити према различитим знаковима. Дакле, по пореклу се разликују лични и службени документи. Први укључују медиј за складиштење које је креирала особа ван своје професионалне активности. Лични документи укључују преписку, дневнике, мемоаре и тако даље. Све су створене као део нечије приватности.Званична документа су она која саставља, извршава и оверава на одговарајући начин појединачно или правно лице.

У овој категорији разликује се група носилаца личних података. Они укључују, посебно, документе који вам омогућавају да идентификујете особу (боравишна дозвола, пасош), овјеравате своје образовање и специјалност (увјерење, диплома), радни стаж и тако даље. Канцеларијске услуге обично раде са званичним носачима података. Већина њих је повезана са менаџментом. Они су створени за примену таквих функција и задатака као што су планирање, финансирање, рачуноводство (рачуноводствени документи), набавка, контрола и тако даље. У тренутним активностима компаније користе се сервисни медији.

Категорије по методи

У зависности од начина снимања података, распоређују се следећи документи:

• Писмено. Ово је текстуални медиј, информације у којима су снимљене различитим врстама слова.
• Руком писано. Подаци се у такав документ уносе ручно.
• Текст. На таквим медијима се налазе гласовне информације снимљене помоћу било којег система за снимање звука или писање.
• Електронски. Ови документи су креирани помоћу рачунара.
• Писани на машини. Писмени натписи се на такве медије примјењују техничким средствима.
• Фино. Документи у овој категорији приказују информације илуструјући предмет.
• Фотографски - створен помоћу фотодетектора.
• Кинематографски - аудиовизуелни или визуелни документи.

У управљању компанијама користе се текстуални носачи информација који се стварају машински или рукописни, као и електронским путем. Канцеларијске услуге обављају њихову обраду и складиштење. Документи такође могу бити:

• Бела. У таквим документима текст се пише без исправка или исправки или се преноси са другог медија.
• Нацрт. Такви документи одражавају рад уредника или аутора на тексту.

У зависности од односа према уређајима за управљање, организације разликују долазне, интерне и одлазне медијуме за складиштење. Обично имају свој серијски број.

Садржај и ограничења приступа

У зависности од броја питања, текст обухвата једноставне и сложене документе. У прве спадају, на пример, изјаве, писма итд. Њихов текст поставља једно питање. Сложени документи могу се истовремено послати више званичника, структурних одељења, институција. Они нарочито укључују одлуке, одлуке, наредбе, упутства и друге. Неки од њих се користе као правни документи.

На пример, локални регулаторни акти организације - наредбе, упутства. Међу њима постоје технички документи. На пример, то могу бити прописи, стандарди, упутства и тако даље. Зависно од ограничења приступа, документи могу бити некласификовани, тајни и за службену употребу. Потоње могу по потреби слободно користити службеници ове компаније. За рад са тајним документима потребно је посебно одобрење. Њихова употреба врши се у складу са утврђеним правилима. Многи од њих се користе и као правни документи. Тајни и службени медији за складиштење обележени су одговарајућим маркама.

Начин презентације

Према овом критеријуму, документи су подељени на:

• типично;
• екран;
• појединац.

У последњем, садржај је представљен у облику повезаног текста. Аутор (преводилац, извршилац) појединачних докумената припрема оригиналну изјаву која се тиче једног или више питања за обављање одређеног менаџерског задатка. Такви медији су књижевни текст. Заслонски документи одликују се формализираном презентацијом.Они користе унапријед припремљене изразе или поједине фрагменте текста који се понављају и постоје пропусти за уношење варијабилних информација. Најчешће врсте таквих докумената укључују потврду или упитник.

Променљиве информације им се обично уклапају у руку. За трајне информације постоје посебни обрасци докумената. На примјер, могло би бити захвална писма декларације и тако даље. Узорци докумената користе се за снимање дупликата информација. Текстови су моделирани. На пример, то могу бити правни документи (уговори, уговори), упутства, правила и тако даље. Метода куцања у папирологији користи се за састављање облика текстова - узорака (стандарда). На њиховој основи се већ стварају одређени документи. Пример узорака назива се модел. Након тога на њену основу се постављају текстови сличног садржаја.

Степен аутентичности

Документи могу бити оригинални, дупликати и копије. Изворници се називају једнострука или прва инстанца. То су у правилу правни документи који се овере потписом овлашћеног лица, печатом одобрења, печатом печата и индексом регистрације. Оригинал, без грешке, садржи податке који потврђују његову аутентичност. Дакле, правни документи, на пример, садрже податке о аутору, месту, времену настанка. Дупликат се зове дупликат. Такав документ такође има правну снагу. Дупликати се издају када се изгуби оригинал. На пример, у случају губитка радне књижице, послодавац је дужан да издаје дупликат запосленом. Копија у потпуности или делимично репродукује информације из оригинала. Такав документ нема правну снагу. Копија га добија након примене релевантних детаља на њега. На пример, копија пуномоћи коју овери нотар има правну снагу.

Остали критеријуми

У зависности од периода током кога су у институцији присутни информативни медији, они идентификују: документе трајног, привременог (до десет година) и дугорочног (више од 10 година) складиштења. Ова или она раздобља утврђује Савезни архив и утврђују се у одговарајућим списковима. У зависности од начина преноса, разликују:

• Телефонске поруке.
• Телекес.
• Е-поруке.
• Телеграми.
• Писма.
• Факс поруке.

За пренос неких података користи се канцеларијска опрема (на пример факс).

Додјела медија

Документи, приказујући (поправљајући) ове или оне податке, пружају, на тај начин, њихово сакупљање и очување, могућност преношења заинтересованим лицима, поновну употребу. Носачи информација сматрају се једним од битних елемената унутрашње структуре организације, институције, компаније путем које се обезбеђује интеракција јединица. На основу ових или оних информација доносе се различите одлуке. Информације делују као доказ о извршавању налога, извор генерализација, материјал за референцу и претрагу. Документ у менаџерском раду је и предмет и резултат рада, јер се одлука која је донета бележи у њему. Задатак службеника је да надгледају безбедност, благовремено достављање, издавање информационих медија. Ако се рад односи на папирне или електронске документе, тада се стручњаци морају придржавати утврђених захтева када су састављени.

Главни знакови

Вањски параметри документа укључују оне који одражавају његову величину и облик, начин снимања, као и елементе дизајна. Аутор је правно лице или лице које је текст саставило. Документ садржи неколико елемената који се називају реквизити. Они нарочито укључују:

• Име.
• Одредиште
• Аутор.
• Датум.
• Текст
• Резолуција.
• Потпис
• Печат одобрења, одобрења итд.

У различитим документима се користе различите групе детаља. Неки имају ограничен број потребних елемената. Број детаља зависи од сврхе стварања, сврхе, захтева за формом и садржајем документа, као и од начина записивања информација.

Образац

То је скуп детаља. Образац који се користи за одређено врста докумената (налози, налози) назива се стандардним. Карактерише га одређени скуп детаља који су распоређени у строгом редоследу.

На пример, образац за пријаву укључује: примаоца, аутора, наслов документа, текст, лични потпис, датум. Један медијум за складиштење се сматра једном копијом. Међутим, активности организације су документоване и забележене у комплексу више докумената. Они или њихове групе међусобно делују на одређени начин и одговарају управљачким функцијама. Укупност носача информација који су повезани својим именом, сврхом, карактеристикама, обимом дистрибуције, као и једнообразни захтеви за њихов дизајн, чине документациони систем. Тренутно се у пословном промету компанија налазе службене информације на папирном и електронском медију.